86
3. В выпадающем списке в поле № необходимо выбрать для дублирования
заявку.
Данные выбранной заявки отобразятся в таблице.
Для того, чтобы произвести экспорт заявки в Excel, необходимо:
1. Открыть существующую заявку или создайте новую.
2. Нажать кнопку «Экспорт заявки в Excel».
3. В появившемся окне «Экспорт заявки в Excel» внести название файла в
поле «Имя файла», в котором будут сохраняться данные, выбрать
месторасположение создаваемого файла.
4. Нажать кнопку ОК.
В выбранном месте на диске появится файл, который содержит данные
выбранной заявки.
Данные заявки отобразятся в окне в таблице с перечнем материалов.
Для того, чтобы сделать импорт заявки в Excel необходимо:
1. Открыть существующую заявку.
2. Нажать кнопку «Импорт заявки из Excel».
3. В открывшемся окне выбрать заявку (файл в формате .xls, xlsx).
4. Нажать кнопку «Открыть».
В окне заявки в таблице отобразятся данные о материалах, внесенные в
файл формата Excel.
Для корректного отображения данных в форме заявки данные в Excel
файле должны быть представлены в определенном формате.
Таблица должна содержать четыре колонки: Наименование, Количество,
Ед. измерения, Примечание.
Рис. 2.27 Заявка в Microsoft Excel
87
Для того чтобы отправить заявку на согласование, необходимо сделать
следующее:
1. Выделить заявку в проводнике системы.
2. Нажать на кнопку «Выполнить» на панели инструментов.
3. В появившемся окно выбрать «Отправить на согласование» и нажать
«Подтвердить»
Рис. 2.28 Окно изменения статуса заявки (на согласование)
4. Задача отправлена на согласование указанным в маршруте лицам.
5. Внизу проводника системы отобразится информация об отправке
письма на согласование.
Для того, чтобы согласовать поступивщую заявку, сделайте следующее:
1. Выделите заявку в проводнике системы.
2. Нажмите на кнопку Выполнить на панели инструментов
3. В появившемся окне выберите «Согласовано» и нажмите «Подтвердить»
88
Рис. 2.29 Окно изменения статуса заявки (отметка согласования)
4. Заявка отправлена следующему согласующему лицу, согласно
установленному маршруту.
Для того, чтобы отправить заявку на исполнение, необходимо сделать
следующее:
1. Выделить заявку в проводнике системы.
2. Нажать на кнопку «Выполнить» на панели инструментов
3. В появившемся окно выбрать «Согласовано начальником» и нажать
«Подтвердить»
4. Заявка отправляется на исполнение.
5. Внизу проводника системы отображается информация об отправке
письма на исполнение.
Рис. 2.30 Отображение информации об изменение статуса заявки
Для того, чтобы внести информацию о ходе исполнения заявки,
необходимо сделать следующее:
1. Выделить заявку в проводнике системы.
2. Нажмите на кнопку «Редактировать» на панели инструментов
3. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Поставка».
89
Рис. 2.31 Отображение информации об исполнении заявки
4. В колонке «Поставлено» вносятся значения о количестве поставленного
материала.
5. Нажать кнопку «Подтвердить». Информация о ходе выполнения заявки
сохранится в системе
Рис. 2.32 Отображение информации об изменение статуса заявки
Благодаря последовательности шагов в онлайн режиме, всегда можно
проследить, у кого и на каком этапе исполнение находится заявка, узнать
результат. Исполнитель может просмотреть перечень заявок, полученных для
90
ознакомления, требующих согласования или находящихся под контролем.
Реализован личный архив каждого сотрудника: в течение последних 6 месяцев
в программе сохраняются все отправленные сотрудниками заявки. Заявки,
сортированные по датам, можно выбрать путем фильтрации и скачать. Также
возможен поиск заявок не только по виду, но и по теме.
Администратор имеет возможность вносить изменения в справочники
материлов и объектов.
Рис. 2.33 Справочник материалов
Рис. 2.34 Справочник назначений
Вывод по разделу: В данном разделе была рассмотрена проектная часть
дипломного проекта. Выполнена разработка проекта автоматизации,
определено информационное обеспечение задачи и необходимое программное
обеспечение для осуществления поставленной задачи, дано описание
поэтапной реализации проекта.
91
3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Экономический эффект в процессе использования ИС подсчитывается по
показателям замены ранее функционировавшего ИС на более эффективное и
мощное, а также по параметрам включения в ИС нового средства с целью
автоматизировать ранее не автоматизированные участки производства. Если
применять это к нашему случаю – то тут дополнительный процесс
автоматизации учета и обработки заявок.
На разных стадиях жизненного цикла ИС и при различных целях расчета
могут быть рассчитаны и зафиксированы разные виды экономического
эффекта:
Предварительный;
Текущий;
Гарантированный;
Фактический.
Источниками для экономии у организаций, использующий ИС, являются:
Улучшение показателей главной деятельности в результате
использования ИС;
Быстрое освоение новых ИС за счет более продуманных
эргономических характеристик, большей функциональности и быстродействия;
Сокращение времени на обработку информации и принятие
решений;
Повышение качества и уровня производимой продукции;
Увеличение объёма обработанных данных и уменьшение сроков
переработки информации;
Уменьшение численности персонала, в том числе тех
высококвалифицированных специалистов, которые занимаются
обслуживанием и настройкой автоматизированных систем;
92
Снижении сложности работы программистов при создании
прикладного ПО для внедренной ИС;
Уменьшение затрат на эксплуатационные материалы.
Для проведения анализа экономической эффективности внедрения
разработанной системы к существующим ИС определим процессы, которые
будут им автоматизироваться. Для этого выберем методику сравнения
внедряемой ИС с уже существующей.
Эта методика была выбрана, потому что новая ИС призвана не заменить,
существующие в компьютерном парке программные комплексы, а лишь
дополнить новыми функциями часть процессов фирмы. В результате ее
внедрения не потребуется вносить существенных изменений ни в
программную, ни в аппаратную структуру компании.
Обычно трудозатраты можно рассчитать по следующим формулам:
1. абсолютное снижение трудозатрат (Т), измеряется в часах за год:
Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
показывает трудозатраты в часах за год на обработку данных в
базовом варианте;
Т
1
отражает трудозатраты в часах за год на обработку данных во
внедряемом варианте;
2. параметр относительного снижения трудозатрат (К
Т
):
К
Т
=Т / T
0
* 100% (2)
3. индикатор уменьшения трудозатрат или повышение
производительности труда (Y
T
):
Y
T
= T
0
/T
1
(3)
Динамика стоимостных затрат рассчитывается по аналогичным
формулам:
1. абсолютное уменьшение стоимостных затрат (С) в рублях за год:
С = С
0
- С
1,
(4)
где С
0
является стоимостной затратой в рублях за год на обработку
данных в базовом варианте;
93
С
1
показывает стоимостные затраты в рублях за год на обработку данных
в внедряемом варианте;
2. величина относительного снижения стоимостных затрат (K
C
):
К
C
=C / C
0
* 100% (5)
3. индикатор снижения стоимостных затрат или повышение
суммарной прибыли (Y
С
):
Y
С
= С
0
/ С
1.
(6)
Помимо рассмотренных выше показателей правильно будет также
рассчитать период окупаемости расходов на внедрение проекта
автоматизированной обработки данных (Т
ок
), рассчитываемый в годах, частях
года или в месяцах года:
Т
ок
= К
П
/C , (7)
где К
П
является затратами на создание проекта (проектирование и
установка).
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Определим основные суммы затрат для базового варианта и программы
автоматизации учета заявок. Если средняя зарплата программиста на
предприятии составляет 840, что в перерасчете на час при 21 восьмичасовом
рабочем дне составляет 5 рублей в час.
Если предположить то, что объем одной заявки составляет около 10
документострок, объем сведений о пользователе – 10 документострок, запись,
содержащая сведения о выполненных заявках – 20 документострок, а объем
отчета - 200 документострок, объем отчетов, получаемых из архива – 400
строк.
Тогда за год будем иметь:
Всего заявок - 10*21*12=2520 документострок;
Всего строк при регистрации заявки - 10*21*12=2520 документострок;
Всего сведений об исполненных заявках - 20*21*12=5040
документострок;
94
Всего отчетов – 200*4*12=9600 документострок.
Всего отчетов из архива – 400*4*12=19200 документострок.
В таком случае, операции технологического процесса при базовом и
проектном варианте за год и их характеристики представлены в таблице 3.1 и
таблице 3.2.
Таблица 3.1
Базовый вариант
№
п/
п
Наименован
ие операций
технологичес
кого
процесса
решения
комплекса
задач
Единица
измерения
Объем
работ
ы в год
Норм
а
выраб
отки
(опер/
в час.)
Трудоемко
сть (Ч)
Среднечас
овая
зарплата
специалис
та (бел.
руб.)
Стоимост
ные
затраты
для
ручных
операций
(бел.
руб.)
1
Учет
пользователе
й
документост
рока
2520
80
31,5
5
157,5
2
Учет заявок
работа
2520
50
50,4
5
252
3
Учет работ по
заявкам
работа
5040
100
50,4
5
252
4
Формировани
е отчетов
работа
9600
120
80
5
400
5
Поиск
информации
в архиве
работа
19200
100
192
5
960
Итого:
404,30
2021,5
Таблица 3.2
Проектный вариант
№
п/
п
Наименование
операций
технологическ
ого процесса
решения
комплекса
задач
Оборуд
ование
Ед.
Изм.
Объе
м
работ
ы в
год
Норма
выработки
/
производи
тельность
устройств
ЭВМ
(опер/в
час.)
Трудоем
кость (Ч)
Среднечас
овая
зарплата
специалис
та (бел.
руб.)
Стоимост
ные
затраты
(бел.
руб.)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
Учет
пользователей
ЭВМ
работа
2520
300
8,4
5
42
2
Учет заявок
ЭВМ
работа
2520
250
10,08
5
50,4
95
Продолжение таблицы 3.2
1
2
3
4
5
6
7
8
9
3
Учет работ по
заявкам
ЭВМ
работа
5040
300
16,8
5
84
4
Формирование
отчетов
ЭВМ
работа
9600
350
27,429
5
137,145
5
Поиск
информации в
архиве
ЭВМ
работа
1920
0
300
64
5
320
Итого:
126,71
633,545
Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку
информации:
Т=404,30-126,71=277,59 часов
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат
K
т
=(277,59/404,30)*100%=68 %
Показатель уменьшения трудозатрат или повышение
производительности труда:
Y
T
= 404,30/126,71=3,19
Абсолютный показатель снижения стоимостных затрат:
С=2021,5– 633,545=1387,955 рублей
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат:
К
C
=(1387,955 / 2021,5) * 100%=68%
Показатель снижения стоимостных затрат или повышение суммарной
прибыли:
Y
С
= 2021,5 /633,545=3,19
Произведем расчет основных затрат на внедрение и проектирование
системы учета заявок. Для корректного расчета необходимо учесть заработную
плату разработчиков системы. При средней заработной плате 840 руб.,
привлечении 2 разработчиков информационной системы и общем сроке
разработки 21 рабочий день (месяц), определяем стоимость разработки – 1680
рублей.
Срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки
информации: