12
Рисунок 4 – Контекстная диаграмма
К входам контекстного процесса «Деятельность предприятия» относятся:
- Заявки клиентов: заявки на поставку и реализацию товаров, реализуемых
предприятием;
- Поставка: товары, поставляемые поставщиком, и информация о них;
- Счет от поставщика: счет на оплату поставленных товаров от поставщика;
- Оплата клиента: денежные средства и сопроводительные документы от
клиента по оплате товаров.
Выходами данного процесса являются:
- Договор с клиентом на продажу товара (перечня товаров). В договоре ука-
зываются сроки поставки, наименования и количество товара, условия оплаты
(предоплата, оплата при получении);
- Продажа: проданные товары и сопроводительная документация к ним (то-
варная накладная и т.д.);
- Заказ поставщику: перечень товаров, которые закупаются у конкретного
поставщика;
- Счет клиенту: счет на оплату в зависимости от условий договора и выпол-
нения заявки (полностью, частично, с заменой);
- Финансовая отчетность: отчетность в государственные органы (ФНС и т.д.)
о результатах деятельности.
13
Данный процесс выполняется в соответствии с требованиями законодатель-
ства РФ.
Выполнение процессов возложено на персонал предприятия: руководство,
менеджеров, бухгалтера.
Декомпозиция контекстной диаграммы позволяет увидеть процессы внутри
предприятия, а также информационные и управляющие потоки между процессами.
Декомпозиция контекстной диаграммы дает диаграмму первого уровня (рисунок
5).
Рисунок 5 – Диаграмма первого уровня
Как видно из диаграммы первого уровня, на предприятии выполнятся три
процесса, распределенные между сотрудниками предприятия в соответствии с ор-
ганизационной структурой:
- Процесс «Управление» выполняется руководством предприятия (директор,
зам. директора по сбыту) и заключается в формировании управленческого воздей-
ствия на остальные процессы в виде приказов, распоряжений. Основаниями для
выполнения процесса являются отчеты по продажам и финансовые отчеты, посту-
пающие из других процессов.
- Процесс «Работа с клиентами» является основным процессом предприятия.
В данном процессе выполняется основная работа с клиентами: оформление заявки
14
на поставку, заказ товаров у поставщиков, реализация товаров клиенту. Процесс
выполняется менеджерами по сбыту и регламентируется законодательством РФ и
руководящими документами из процесса Управления.
- Процесс «Финансовая деятельность» является вспомогательным процес-
сом, обеспечивающим финансовые операции по выполнению основной деятельно-
сти. Процесс выполняется бухгалтером предприятия.
Очевидно, что наиболее сложным процессом является основной процесс
предприятия – процесс работы с клиентами. Поэтому необходима дальнейшая де-
композиция этого процесса (рисунок 6).
Рисунок 6 – Декомпозиция процесса «Работа с клиентами»
Процесс «Работа с клиентами» включает следующие подпроцессы:
- Оформление заявки: выполняется на основе поступившей от клиента заяв-
ки. В ходе процесса заключается договор с клиентом, выполняется подбор товаров.
- Закупка: на основании перечня товаров, требуемых клиентам, выполняется
выбор поставщика и формируется заказ поставщику. Также в данном процессе
оформляется поступление товаров от поставщиков в соответствии с заказом и рас-
пределение из по заявкам клиентов.
15
- Реализация: на основании заявки клиента и полученных товаров формиру-
ются документы по реализации и отгрузке, выполняется отгрузка клиенту товаров,
счет на оплату передается клиенту и в процесс финансовой деятельности.
- Составление отчетов: по результатам своей деятельности менеджеры со-
ставляют отчеты, которые передаются в процесс управления.
Как видно, подпроцессы процесса работы с клиентами также являются до-
статочно сложными. Поэтому для дальнейшей работы выбирается автоматизация
одного из этих процессов – процесса оформления заявки.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Для автоматизации был выбран процесс оформления заявки. Для постановки
задачи необходимо определить место автоматизируемой задачи. Для этого процесс
работы с клиентами необходимо рассмотреть с точки зрения потоков и преобразо-
вания информации. Поэтому процесс «Работа с клиентами» представлен в методо-
логии DFD (рисунок 7).
Рисунок 7 – Диаграмма потоков данных процесса работы с кли-
ентами
На рисунке 7 показана диаграмма AS-IS, то есть каким образом выполнятся
процессы работы с клиентами на текущий момент. Как видно из рисунка, подпро-
16
цессы в процессе работы с клиентами связаны использованием двух общих нако-
пителей информации:
- База данных заявок: заявки помещаются туда при оформлении и использу-
ются при формировании закупок и при оформлении реализации (продажи) клиен-
ту;
- База данных продаж: информация о продажах поступает при оформлении
реализации и используется при формировании отчетов по продажам.
Существующая система имеет ряд недостатков, связанных с обработкой за-
явок:
1. Заявки поступают в систему с помощью ручного ввода, в то время как
вполне возможно оформление заявки через шаблон, полученный по электронной
почте;
2. При отсутствии клиентской базы, информацию для договора, оформ-
ляемого по заявке, необходимо каждый раз дублировать;
3. Нет системы отслеживания состояния заявки: заказ передан постав-
щику, заказ отправлен поставщиком, заказ прибыл и т.д.
4. Нет системы отчетности по заявкам: исполненные, неисполненные,
исполненные частично, статистика по задержкам сроков и т.д.
Исправление указанных недостатков позволило бы повысить эффективность
обработки заявок клиентов на предприятии.
Для исправления указанных недостатков необходимо модифицировать су-
ществующую учетную систему следующим образом:
1. Дополнить (или создать) базу данных заявок, в которой отражались бы
не только заявки, но и их статус с историей его изменения;
2. Дополнить систему учета заявок модулем загрузки заявок из файла-
шаблона;
3. Дополнить модули оформления заказа поставщику и поступления то-
варов (или создать их) процедурами автоматического изменения статуса заявки;
4. Дополнить учетную систему клиенткой базой с возможностью отсле-
живать все заявки по клиенту;
5. Дополнить учетную систему модулем формирования отчетности по
заявкам.
17
В таком случае диаграмма потоков данных TO-BE будет модифицирована
следующим образом (рисунок 8).
Рисунок 8 – Диаграмма потоков данных процесса работы с кли-
ентами TO-BE
Как видно из рисунка, диаграмма потоков данных процесса работы с клиен-
тами дополнена следующими потоками:
- Поток «Статус» от подпроцессов «Закупка» и «Реализация» содержит све-
дения об изменении статуса заявки;
- Поток «Заявки» от базы данных заявок используется подпроцессом форми-
рования отчетов для формирования отчетов по заявкам.
В соответствии с добавленными потоками также должны быть модифициро-
ваны и подпроцессы.
Основные изменения должны коснуться подпроцесса «Оформление заявки».
Диаграмма потоков данных этого подпроцесса показана на рисунке 9.
18
Рисунок 9 – Диаграмма потоков данных подпроцесса «Оформле-
ние заявки»
Из диаграммы видно, что система должна быть дополнена необходимыми
элементами для эффективного функционирования
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной тех-
ники для решения задачи
Для решения поставленной задачи существующая система должна быть до-
полнена:
- базой данных клиентов, которая пополняется при оформлении заявки от
нового клиента и используется при оформлении заявки от клиента, обратившегося
повторно, а также при оформлении договора;
- модулем загрузки заявки от клиента через шаблон;
- модулем автоматического оформления договора на основании информации
о клиентах и заявки клиента.
Для реализации подобной системы необходимо использовать средства вы-
числительной техники, выбрать средства реализации базы данных и пользователь-
ского приложения.
В этом случае документооборот предприятия в части учета заявок будет вы-
глядеть следующим образом (рисунок 10):
19
Заявка
Договор
Реализация
Отчет
Клиент
Менеджер
Руководство
Оформление
заявки
Заключение
договора
Анализ
заявок
Операция
Исполнитель
Заявка
Исполнение
завки
Рисунок 10 – Схема документооборота
- Клиент или менеджер оформляют заявку. В случае, если заявку оформляет
клиент самостоятельно, она должна загружаться в систему автоматически;
- Менеджер заключает с клиентом договор на поставку (если долгосрочный
договор не был заключен ранее);
- По прибытию заказа менеджер оформляет реализацию товара; при этом
учитывается, выполнена ли заявка полностью или частично, или с заменами товара
на аналог;
- На основании документов руководство формирует отчеты для выполнения
анализа работы предприятия.
Для предварительной оценки экономического эффекта от автоматизации
можно сравнить временные затраты на выполнение каждой из групп операций без
использования автоматизированной системы и с ее использованием. Для унифика-
ции рассматриваются только трудозатраты менеджера в расчете на 1 месяц (табли-
ца 2).
20
Таблица 2
Сравнение трудозатрат начальника подразделения с использова-
нием и без использования АС
Операция
Время выполнения
без использования
АС, час/мес
Время выполнения с
использованием АС,
час/мес
Оформление заявки
100
30
Заключение договора
30
10
Оформление реализации
50
15
Формирование отчетов
8
2
ИТОГО
188
57
Таким образом, ежемесячно экономится около 131 часа работы каждого ме-
неджера, что свидетельствует о том, что автоматизация экономически выгодна.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Для обеспечения информационной безопасности используется антивирусная
защита. Антивирусные базы обновляются. Регулярно отслеживаются новые уязви-
мости и соответственно обновления для используемого программного обеспечения.
Антивирусная защита выполняется с помощью Kaspersky Endpoint Security для
бизнеса стандартный. Возможности программы:
Многоуровневая защита: сигнатурные методы защиты сочетаются с
эвристическим анализом, проактивной защитой и облачными технологиями, что
позволяет оградить организацию от известных, новейших и комплексных угроз.
Эффективное обновление системы безопасности: базы обновляются
намного чаще, чем у других поставщиков систем безопасности.
Защита от неизвестных угроз: усовершенствованная технология и
средства анализа угроз «нулевого часа», чтобы обеспечить защиту организаций
даже от самых изощренных новых угроз.
Автоматическая защита от эксплойтов: не позволяет вредоносному ПО
использовать уязвимости в операционных системах или приложениях, работающих
в сети. AEP отслеживает работу приложений, которые чаще всего становятся жерт-
вами вредоносного ПО, – Adobe Reader, Internet Explorer, Microsoft Office, Java и
многих других, чтобы обеспечить дополнительный уровень мониторинга безопас-
ности и защиты от неизвестных угроз.
21
Предотвращение хакерских атак: система предотвращения вторжений
(HIPS) ограничивает действия приложения на рабочих местах сообразно уровню
доверия, назначенному приложению. Система HIPS работает вместе с персональ-
ным сетевым экраном на уровне приложений, ограничивая их сетевую активность.
Для защиты от несанкционированного доступа в систему 1С:Предприятие
используется механизм аутентификации и парольная защита.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматиза-
ции «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На сегодняшний день существует ряд готовых решений для автоматизации
учета заявок клиентов предприятия. Для сравнения этих решений необходимо ис-
пользовать следующие критерии:
- функциональность, полнота охвата заявленных функций (учет заявок и их
характеристик, анализ выполненных заявок);
- масштабность решения (для крупных компаний, для небольших компаний,
комплексная или узкая автоматизация);
- возможность доработки (адаптации) решения, дополнения новыми отчета-
ми;
- стоимость решения.
Одним из решений является он-лайн решение Класс365 [17]. Программа поз-
воляет выполнять следующие функции:
управление взаимоотношениями с потенциальными клиентами;
ведение клиентской базы с возможностью настройки полей в карточке кли-
ента, прикрепления файлов и картинок, добавления комментариев ко всем
документам;
сохранение истории взаимоотношений с клиентами;
получение актуальных данных о документах и изменениях в них, клиентах и
контрагентах, состоянии коммерческих предложений, заявок, сделок и сче-
тов при помощи оперативных уведомлений;
встроенный почтовый клиент;
возможность автоматической отправки SMS-уведомлений и рассылки;