16
Следует Процедурам выполнения Бизнес процессов (DTP – от англ.
Desktop Procedure) и другим руководствам, и, если есть необходимость,
инициирует обновление данных процедур;
Составляет регулярные финансовые отчеты по запросу Бизнеса
(ежемесячно и по запросам инициаторов);
Оценивает возможные риски по своим процессам и своевременно
информирует о них менеждера;
В случае необходимости оказывает активную поддержку своим коллегам
в рамках имеющейся экспертизы по процессам;
Активно помогает во внутренних и внешних аудитах, вовремя выполняет
финансовые контроли и соответствующие процедуры.
Департамент по работе с дебиторами О2С разделен на три отдела:
Account Receivable - отдел по работе с дебиторской задолженностью
Account Reconciliation – отдел сверок с покупателями
Customer document agreement (CDA) - отдел проведения договоров с
крупными ключевыми или локальными дебиторами, а также с
дистрибьюторами.
Департамент по работе с кредиторами P2P делится на:
Vendor Reconciliation – отдел сверок с поставщиками
Vendor Sevices – отдел проверки входящей документации по поставщикам
Invoice Entry – отдел проведения счетов
Travel & Expenses – отдел по учету командировочных и прочих расходов
(71 счет)
Call Center – колл-центр, предоставляющий информацию по статусу оплат
РО
IV processing – группа индексации электронных документов в системе
Image Vision
17
Самые высококвалифицированные специалисты бухгалтерского учета
сосредоточены в департаменте R2R, который состоит из таких ключевых
отделов как:
Banking – банковская группа, осуществляющая все казначейские и
банковские операции
Currency control – группа валютного контроля экспортных и импортных
отгрузок
General Ledger – отдел, осуществляющий учет журнальных проводок
главной книги
Tax group – налоговая группа
Fixed Assets – отдел по учету основных средств
Помимо сервисных департаментов, ведущих непосредственно
бухгалтерский и финансовый учет клиента, в Центре действуют отделы,
относящиеся к так называемой инфраструктуре Центра - это такие отделы как
ИТ, отдел персонала и другие.
Менеджер по операциям подчиняется непосредственно директору Центра
и выполняет сопроводительные функции Центра наряду с Директором, является
его главным замещающим лицом. В подчинении у Менеджера по операциям
находится небольшая команда разработчиков и консультантов, представляющих
собой отдел CI (от англ. Continuous Improvements – непрерывные улучшения).
Данный отдел выполняет задачи по улучшению эффективности существующих
бизнес-процессов, является сравнительно малым по численности сотрудников,
но приносит большие бенефиты для компании и для ее клиентов. Отдел не
привязан к конкретному клиенту и выполняет задачи для всех клиентов Центра.
Контрольную функцию в Центре выполняет Бизнес контролер, который
также подчиняется Директору Центра. В главную задачу контролера входит
контроль и проверка надлежащего исполнения всех существующих внутренних
контролей КСО, разработка планов тестирования контролей, отчетность,
составление планов по устранению нарушений и т.д.
18
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Центр расположен на втором этаже здания СЭЗ и занимает несколько
открытых рабочих пространств по типу Open Space, серверное оборудование
расположено на том же этаже в отдельном закрытом помещении. Рассмотрим
техническую и программную архитектуру Центра.
Центр в связи со спецификой деятельности, хорошо оснащен
вычислительной техникой. Локальная вычислительная сеть (далее ЛВС) на 1200
портов построена на основе структурированной кабельной системы (далее СКС)
категории 5е.
СКС является физической основой информационной инфраструктуры
Центра, позволяющая свести в единую систему множество информационных
сервисов разного назначения: локальную вычислительную и телефонную сеть,
систему контроля уровня доступа, видеонаблюдения. СКС представляет собой
иерархическую кабельную систему здания, разделенную на структурные
подсистемы. Она состоит из набора медных и оптических кабелей, кросс-
панелей, соединительных шнуров, кабельных разъемов, модульных гнезд,
информационных розеток и вспомогательного оборудования.
ЛВС объединяет 837 рабочих мест, 8 серверов (таблица 1.3), 50 прочих
сетевых устройств (принтеры, многофункциональные устройства) (рисунок 1.1).
Сеть построена на основе коммутаторов Cisco. В качестве коммутатора уровня
распределения используется маршрутизирующий коммутатор Cisco Catalyst 500.
В качестве коммутаторов уровня доступа используются устройства Cisco
Catalyst WS-C3550-24PWR-SMI, которые имеют 24 порта Ethernet 10/100
Мбит/сек с поддержкой Inline Power для питания IP телефонов. Количество
коммутаторов этой модели в ЛВС - 4.
Доступ ЛВС к корпоративной сети осуществлен отказоустойчивым
способом через двух провайдеров связи, не зависящих друг от друга с точки
зрения организации последней мили и опорного оборудования доступа. Каналы
19
Рисунок 1.1. Техническая архитектура ИС предприятия
20
связи от каждого из операторов связи опираются на отдельный
маршрутизатор серии Cisco 2651XM.
В локальной сети используется разграничение доступа на уровне
виртуальных сетей (VLAN). Для разграничения доступа пользователей к
различным приложениям, виртуальным сетям, внешней сети, а также
непосредственно к сетевым устройствам ЛВС применены списки доступа
(Access Control Lists), содержащие списки IP-адресов, правил и ограничений
доступа для сетевых устройств с данными адресами.
В ООО «ИБМ ВЕА» принят корпоративный стандарт на вычислительную
технику, согласно которому закупается только техника Hewlett Packard. В
каждом из отделов компании используются ПК различных моделей,
характеристики которых приведены в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Характеристики персональных компьютеров
№
Модель
компьютера
Характеристики
1. HP Pro 3120
Процессор Intel® Core™2 Duo E7500 (2,93 ГГц, 3
МБ кэш-памяти L2, FSB 1066 МГц)
ОЗУ 2 Гб 1333 МГц DDR3 SDRAM
Жесткий диск SATA (7200 об./мин) 750 Гб
Пишущий DVD-привод SATA SuperMulti
LightScribe
Видеокарта NVIDIA GeForce GT320 (1 ГБ)
2. HP Pro 3120
Процессор Intel® Core™2 Quad Q9500 (2,83 ГГц,
12 МБ кэш-памяти L2, FSB 1333 МГц)
ОЗУ 4 Гб, 1333 МГц DDR3 SDRAM
Жесткий диск SATA (7200 об./мин) 750 Гб
Пишущий DVD-привод SATA SuperMulti
LightScribe
Видеокарта NVIDIA GeForce GT320 (1 ГБ)
3. HP Compaq 6000 Pro
Процессор двухъядерный процессор
Intel®
Celeron® E3300 (2,50 ГГц, 1 МБ кэш-памяти L2,
FSB 800 МГц),
ОЗУ 4 ГБ DDR3-Synch DRAM
Жесткий диск SATA (7 200 об./мин) 1 Тб
DVD
-
привод
SATA DVD+/
-
RW SuperMulti
LightScribe
видеокарта ATI Radeon HD 4650 1 ГБ DH PCIe x16
21
4. HP 500B
Процессор Intel® Core™2 Duo E7500 (2,93 ГГц, 3
МБ кэш-памяти L2, FSB 1066 МГц)
ОЗУ 1 Гб 1333 МГц DDR3 SDRAM
Жесткий диск SATA (7200 об./мин) 320 ГБ
Пишущий
DVD
-
привод
SATA SuperMulti
LightScribe
видеокарта NVIDIA GeForce G210 HDMI (512 MБ)
Для обеспечения работы серверов используются источники
бесперебойного питания (ИБП) APC Smart-UPS 1500VA USB & Serial RM 2U
230V. Время их работы при полной нагрузке 9.1 мин, при половинной нагрузке
31.6 мин, количество выходных разъемов питания - 4 (из них с питанием от
батарей - 4), время зарядки - 3 часа.
Для печати документов используются принтеры моделей, перечисленных
в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Характеристики моделей принтеров
№
Модель
принтера
Характеристики принтера
1.
HP
LaserJet
M3035 MFP
принтер/сканер/копир, A4, печать лазерная черно-белая,
двусторонняя, 33 стр/мин ч/б, 1200x1200 dpi, подача: 600
лист., вывод: 250 лист., Post Script, память: 256 Мб, 40 Гб
HDD, Ethernet RJ-45, USB, ЖК-панель, устройство
автоподачи оригиналов
2.
HP
LaserJet
P4015dn
пр
ин
тер, A4, печать лазерная черно
-
белая, двусторонняя,
52 стр/мин ч/б, 1200x1200 dpi, подача: 600 лист., вывод:
600 лист., Post Script, память: 128 Мб, Ethernet RJ-45, USB,
ЖК-панель
3.
HP
LaserJet
Enterprise
P3015d
принтер, A4, печать лазерная черно-белая, двусторонняя,
40 стр/мин ч/б, 1200x1200 dpi, подача: 600 лист., вывод:
250 лист., Post Script, память: 128 Мб, USB, ЖК-панель
4.
HP
Officejet Pro
8000
(CB047A)
принтер, A4, печать термическая струйная цветная,
двусторонняя, 4-цветная, 35 стр/мин ч/б, 34 стр/мин цветн.,
4800x1200 dpi, подача: 250 лист., вывод: 150 лист., память:
32 Мб, Ethernet RJ-45, USB, Wi-Fi, печать фотографий
22
Таблица 1.3
Характеристики серверов
№
Назначение
сервера
Модель
сервера
Характеристики сервера
1.
Web-сервер
Ftp-сервер
HP ProLiant
DL160 G6
(AV340A)
Процессор Intel® Xeon® E5504 (2,00 ГГц,
кэш-память L3 4 Мб, 80 В)
ОЗУ 2 x 2ГБ DDR3 RDIMM
Блок питания 460Вт с возможностью
горячей замены
Контроллер SATA RAID(1+0/1/0)
Жесткие диски 2 х 250 Гб
2.
Proxy-сервер
Сервер HP
ProLiant
DL180 G6-
2U(487506-
421)
Процессор
Intel® Xeon® E5540 (2,53
ГГц
, 8
МБ кэш-памяти L3, 80 Вт)
ОЗУ 3 x 2ГБ DDR3 RDIMM
Блок питания 460Вт с возможностью
горячей замены
Контроллер RAID HP Smart Array P410
/512MB Controller (RAID 0/1/1+0/5/5+0)
Жесткие диски 2 x 160GB
4.
Файловый
сервер
HP ProLiant
DL385
(585335-
421)
Процессор AMD Opteron™ 6136 (8 ядер, 2.4
ГГц, 12 МБ L3, 80 Вт)
ОЗУ 4 x 2ГБ DDR3 RDIMM
Блок питания 460Вт с возможностью
горячей замены
Контроллер
храни
лища
Smart Array
P400i/256МБ SAS RAID
Жесткие диски 2 х 500 Гб
5.
Сервер ИС
HP ProLiant
DL980
(AM445A)
Процессор Intel® Xeon® E6540 (6-
ядерный, 2,0 ГГц, 18 МБ, 105 Вт)
ОЗУ 4 x 2ГБ DDR3 RDIMM
2 резервных блока питания, 1200 Вт, с
возможностью горячей замены
контроллер Smart Array P410i с
поддержкой RAID
Жесткие диски 4 х 1 Тб
На всех компьютерах используется операционная система Windows 10, на
серверах установлена ОС Windows Server 2008.
На каждом рабочем месте установлен пакет Microsoft Office 2016, в разных
отделах используется различное специальное ПО для решения
профессиональных задач. Все задачи, связанные с ведением финансового учета
23
ПепсиКо выполняются на клиентском ПО, посредством предоставления
удаленного доступа через Citrix, информация записывается и хранится на
серверах клиента.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Главной задачей по достижению эффективности проекта является поиск
возможностей сокращения издержек с одновременным повышением качества
оказываемых услуг. Ввиду того, что информационные системы, посредством
которых происходит ведение финансового учета клиента, лежат за пределами
возможностей автоматизации, наиболее приемлемый путь достижения
эффективности бизнес-процессов посредством автоматизации становится
роботизация человеческого труда.
Необходимо провести ассессмент существующих процессов по ветке
Delivery и определить возможные области для роботизации труда и сокращения
издержек.
В комплексе процессов оказываемых услуг наблюдаются
гомогенезированные подпроцессы, выполняемые существенным количеством
сотрудников, обеспечивающих ежедневные операции. Проводя ассессмент
данных подпроцессов становится очевидным, что все они соответствуют
определенному алгоритму действий, осуществляемых при помощи
программного обеспечения и продиктованных процессом правил.
В результате ассессмента можно выделить основные подпроцессы, в
которых задействовано минимум когнитивных функций сотрудников и
сконцентрировано достаточное большое количество трудовых ресурсов:
Банковская группа - предоставление платежных поручений по
запросам от инициаторов;
24
Группа сверки взаиморасчетов – предоставление актов сверки с
покупателями;
Группа дебиторской задолженности – предоставление данных о
задолженности по запросам покупателей;
Отдел по работе с поставщиками – предоставление информации о
статусе PO (Purchase Order – заказ на закупку).
Данные подпроцессы основаны на принципе предоставления обратной
связи инициатору через электронную почту и имеют общую основу:
Получение запроса по электронной почте;
Получение/выгрузка информации из системы SAP;
Отправка ответа инициатору.
Для выбора проекта приоритетным являются затраты на процесс, по
причине того, что роботизируется исключительно ручной труд, а не
информационные системы и процесс, собственником которого является клиент.
Рассчитаем детально трудозатраты на каждый подпроцесс с целью
определения наиболее перспективного проекта для автоматизации. Для расчета
трудозатрат используем метрики, применяемые в компании, а именно:
FTE (от англ. Full time employee – полный рабочий день сотрудника) –
данная метрика используется в компании как единица сотрудника.
Компанией определено и утверждено, что 1 FTE – это 146,67 рабочих часов
в месяц. То есть, это среднее минимальное рабочее время в месяц, которое
ожидается для выполнения работы сотрудником, с учетом отпусков и
возможных больничных.
Таким образом, применяя расчет одного сотрудника как 146,67 часов
вместо привычных 168 рабочих часов, мы получаем более точную и
прозрачную картину расчета, не занижая возможные затраты.
Бэнд сотрудника (от англ. Band - уровень) – уровень расходов на одного
сотрудника. Каждый бэнд определяет уровень затрат на сотрудника, в
который заложены такие расходы как зарплатный уровень, включая
25
бюджетные отчисления, расходы на одно рабочее место, аренду
помещения, оплата лицензий, оплата технического оборудования и прочее.
Расчет трудозатрат на определенные выше подпроцессы представлен в
таблице 1.4
Таблица 1.4
Расчет трудозатрат
Как видно из таблицы, несмотря на то, что процесс по предоставлениям
актов сверок занимает большее количество времени и трудовых ресурсов,
денежные затраты на предоставление платежных поручений превышают все
остальные процессы. С точки зрения получения наибольших бенефитов от
проекта он становится самым привлекательным для автоматизации. Итоговая
экономическая эффективность от проекта будет рассчитана в главе 3.
Процесс
Время
на
обработ
ку 1
запроса,
мин
Количест
во
запросов
в месяц,
шт
Время
на
подпр
оцесс
в
месяц
, час
Бэнд
сотру
дника
групп
ы
Стоимо
сть 1
FTE,
долл.
Затраты
на
процесс
в мес,
FTE
Затрат
ы на
проце
сс в
мес,
долл.
Предоставле
ние
платежных
поручений 16
1650
440,0
5
2536
3,0
7607,8
предоставле
ние актов
сверки 18
1870
561,0
3
1578
3,8
6035,7
предоставле
ние данных
о
задолженно
сти 12
1700
340,0
4
1980
2,3
4589,9
предоставле
ние
информации
о статусе PO
16
1480
394,7
3
1578
2,7
4246,2