26
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В связи с тем, что выбранный для дальнейшей автоматизации процесс
является схожим по своей структуре с другими обозначенными процессами,
необходимо создать универсальные модули для шагов получения запросов и
отправки запросов, которые в дальнейшем будет возможно имплементировать
на другие процессы, тем самым, сэкономив время на решении последующих
задач, связанных с автоматическим предоставлением информации инициатору
запроса.
Описание шагов, необходимых для дальнейшей автоматизации проекта:
1. Получение запроса по электронной почте с входящими данными: номер
кредитора, номер РО или номер документа, сумма (необязательно).
2. Загрузка транзакции FBL1N в SAP по входящим данным и поиск
документов оплаты.
3. Определение банка-плательщика, даты и суммы (если не указано)
платежного поручения(ий).
4. Поиск PDF файла платежного поручения в файловом хранилище на
диске Share Drive.
5. Отправка файла инициатору запроса.
Шаги, связанные с чтением, обработкой и отправкой почтовых запросов
будут являться унифицированными шагами для последующих проектов, что
несомненно является потенциальным снижением времени на их разработку .
Для клиента решение о роботизации поступающих запросов также имеет
ряд преимуществ и является абсолютно бесплатным, так как разработка
происходит полностью за счет Центра. Клиент получает такие привелегии как:
более быстрый отклик и получение ответа на запрос в кратчайшие сроки;
минимизация ручных ошибок, связанных с невнимательностью
сотрдуников либо с недостаточным опытом и профессиональной
подготовкой;
27
1.2.3. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Управление защитой информации и обеспечением безопасности и
санкционирования доступов осуществляется обеими сторонами. Подробные
условия определены договором и соответствующими дополнительными
соглашениями.
Все клиентские данные, системы учета и приложения хранятся серверах
клиента, доступ к которым осуществляется посредством удаленного доступа
через Citrix с использованием Identity Manager. Identity Manager выполняет
автоматическую синхронизацию учётных записей пользователей между
разнородными службами каталогов и базами данных, как внутри предприятия,
так и между различными предприятиями. Identity Manager позволяет
автоматически предоставлять, изменять или отзывать разрешения пользователя
на доступ во всех системах в реальном времени. Это позволяет незамедлительно
предоставлять новым сотрудникам доступ ко всем ресурсам, необходимым им
для продуктивного выполнения поставленных задач с первого дня работы в
организации. При прекращении работы сотрудника в организации его доступ к
ресурсам предприятия прекращается автоматически, это значительно снижает
риск утечки важной информации или вредительства со стороны бывших
сотрудников.
Identity Manager позволяет снизить число паролей, которые необходимо
помнить пользователям. В результате сотрудники IT-подразделений тратят
меньше времени на решение проблем пользователей с паролями и получают
возможность уделять больше времени стратегически важным проектам.
Сотрудники могут сами изменять свои пароли через специализированный портал
самообслуживания без обращения к службе поддержки. Двунаправленная
синхронизация паролей позволяет пользователям менять свои пароли с
использованием основных инструментов системы, в которой они работают
(например, Windows), после чего Identity Manager производит синхронизацию
28
паролей в остальных системах, с которыми должен работать пользователь.
Identity Manager также предоставляет средства для реализации глобальной
политики управления паролями, что способствует большему усилению защиты
во всех информационных системах предприятия. Политика позволяет
контролировать такие параметры, как синтаксис паролей, их свойства, время
жизни, использование специальных символов и различные исключения.
Полный контроль, такой как сквозная видимость пользователей и трафика
приложений происходит на стороне ИТ-отдела клиента. Выполняются такие
процедуры как:
Контроль над отсутствием неавторизованного изменения ПО;
Выполнение резервного копирования сетевых дисков и других файловых
хранилищ;
Регламентные работы, связанные с обновлением и ремонтом ПО;
Управление разграничением прав доступа пользователей к пространствам,
документам и системам учета.
Для ИТ-департамента Центра доступен мониторинг и аналитика поведения
пользователей для выявления аномалий и применения политик безопасности
относительно локальных приложений, а также контроль защиты от утечки
клиентской информации. В целях безопасности приняты такие меры как:
Полное отключение на ПК пользователей USB-портов для
подключения периферийных устройств
Невидимость локальных дисков при работе с Citrix
Отключение всех открытых облачных хранилищ
Выполнение ежедневного скрининга почтовых ящиков
пользователей
Запрет на использование фото и видео съемки на рабочем местах
Отключение всех доступов для уволившихся сотрудников в течение
24 часов
29
Политики безопасности компании отвечают требованиям стандартов
ISO/IEC 27001:2005 и регулярно подтверждают сертификацией.
Инструмент разрабатываемой автоматизации согласно политике
безопасности должен быть имплементирован в рабочую среду клиента (в Citrix),
что позволит запускать его только авторизованным пользователям и
коррелировать только с клиентскими приложениями.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Так как главной задачей является полная роботизация ручных действий
сотрудника, все должно сводится только к запуску инструмента автоматизации
и дальнейшей автоматической его 9инструмента) работы с приложениями и
системами без участия сотрудника. Рассмотрим детально ПО и приложения,
которые будут участвовать в автоматизации подпроцесса.
Microsoft Outlook. Вся активность через электронную почту построена на
работе через общие почтовые ящики отделов. Каждый отдел, функция имеют
общий обезличенный почтовый ящик группы для получения запросов от клиента
и других инициаторов. Каждый сотрудник имеет доступ к общему ящику только
той группы, чей функционал он выполняет. Практически все категории
поступающих заявок стандартизированы и разделены на группы. Ввиду
большого потока входящих запросов и для облегчения работы с ними, все
запросы стандартизированы процессом и разделены на группы. На почтовом
ящике настроены стандартные правила Outlook для сортировки запросов по
папкам. Планируется, что инструмент автоматизации будет подключаться к
одной папке «запрос пп» общего ящика банковской группы для обработки
писем-запросов (рисунок 1.2).
30
Рисунок 1.2. Папка для обработки заявок
Для автоматизированной работы с Exchange сервером существует хорошая
открытая библиотека со множеством функций, часть которых возможно
использовать для текущего проекта, сэкономив при этом время на написание
кода с нуля, что даст снижение трудозатрат и времени на проект.
SAP EСС Р16-500. Программное обеспечение клиента для ведения
бухгалтерского и финансового учета. В данном случае для работы используется
FI модуль программы и просмотровая транзакция FBL1N (рисунок 1.3). Для
реализации инструмента автоматизации должна быть активна встроенная
функция SAP GUI Scripting (рисунок 1.4). Сотрудникам, использующим
автоматизированные инструменты доступ к данной функции согласовывается и
предоставляется клиентом как дополнительная sap-роль. С помощью SAP GUI
Scripting будет реализована автоматическая выгрузка необходимых данных.
Далее код, созданный с помощью функции, необходимо будет адптировать с
другими программными модулями, переписав его на единый выбранный для
проекта язык программирования. Ввиду того, что клиент не предоставляет
открытый доступ к базам данных SAP, обращение к СУБД будет происходить
только через существующие транзакции с помощью SAP GUI Scripting. Данный
подход никак не влияет на эффективность разрабатываемого инструмента, а
только подкрепляет соблюдение информационной безопасности – клиенту не
нужно передавать доступ к своим СУБД третьим лицам, не работающим на его
стороне.
31
Рисунок 1.3. SAP Транзакция для проекта - FBL1N
Рисунок 1.4. Функция SAP GUI Scripting
32
Share Drive. Файловое хранилище, расположенное на серверах клиента,
которое используется для сохранения рабочих документов, отчетности,
платежных поручений, банковских выписок и прочей документации (рисунок
1.5). Данное хранилище будет использоваться в автоматизации, как исходное
место хранения платежных поручений в виде файлов PDF, находящихся по
определенному пути. Задача – автоматически определять нужный файл
платежного поручения по информации, полученной из транзакции FBL1N и
вкладывать в письмо. Все программные модули и пакеты также будут храниться
на данном хранилище в защищенной папке, с доступом только для
авторизованных пользователей.
Рисунок 1.5. Файловое хранилище
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует четыре варианта стратегии автоматизации: хаотичная
автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и
комплексная автоматизация.
Хаотичная автоматизация предполагает под собой приобретение
предприятием без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов
информационной системы, которые не способны оказать реальной пользы
предприятию в целом. Дальнейшее развитие информационной системы
предприятия связано с новыми, значительными затратами.
Автоматизация по направлениям подразумевает под собой автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. В этом случае компания
получает полную автоматизацию работы, например, кадровой службы,
производства, бухгалтерии или логистики. Данный подход не может быть
33
применим к работе, так как обозначенная задача по текущей автоматизации не
охватывает все направление деятельности компании. По аналогичной причине
не является подходящей и полная стратегия автоматизации.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных
производственных участков, объединенных по набору выполняемых функций.
Этот способ автоматизации выбирается при условии, если существуют участки,
где применение автоматизированных систем дает значительный экономический
эффект, например, за счет сокращения персонала. Данная стратегия более всего
отвечает поставленной задаче автоматизации, так как в нашем случае мы
автоматизируем деятельность одного участка, который представляет собой
законченный процесс.
Стоит отметить, что стратегия автоматизации должна коррелировать с
принципами Agile, применяемых в компании для процессов автоматизации
аутсорсинга, что означает упрощенный поток документации. Это обусловлено
сокращением затрачиваемого времени на проект ввиду ограниченного срока
существования самого готового продукта автоматизации: минимальный срок
использования – один год, максимальный – срок окончания контракта.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение - совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации.
Информационное обеспечение рассматриваемой задачи включает:
внемашинное обеспечение (входные и выходные документы), и
внутримашинное обеспечение (условно-постоянная, промежуточная и
результатная информация).
34
Входными данными будут являться заполненные шаблоны от
инициаторов, отправляющих заявки, эти данные будут классифицироваться на
несколько типов в зависимости от того, какую информацию в шаблоне указывает
инициатор. В следствие этого, все входные данные необходимо будет
проанализировать и структурировать для дальнейшего написания кода
программы под каждый случай.
Выходными данными будут сканы платежных поручений, отправляемых
инициатору в ответ посредством электронной почты, но только в случае
успешного заврешения заявки. Выходные данные также могут отсутствовать,
если никакая информация по заявке не была найдена.
По внутримашинному обеспечению условно-постоянной информацией
будет являться информация по месторасположению документов платежных
поручений на сетевом диске, а также образцы текстовых ответов инициаторам.
Данная информация будет описана в программных модулях через переменные,
ввиду того, что нет необходимости в создании отдельного информационного
справочника, ведь обьем информации невелик, а срок жизни проекта
относительно недолог.
Промежуточная информация это информация, полученная из SAP для
последующего поиска документов платежных поручений на сетевом диске.
Данная информация носит определяющий характер для предоставления
обратной связи инициатору заявки, на основании нее проводится поиск
финальных документов, анализируются ошбики и определяется текст ответного
письма. Данная информация будет храниться в массиве данных в коде
программы и очищаться по завершению обработки каждой заявки.
Результатная информация по внутримашинному обеспечению является
отправленное электронное письмо через Exchange сервер с текстом сообщения и
вложением ( если таковое было найдено).
35
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение (ПО) включает совокупность компьютерных
программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ. Все программное
обеспечение принято делить на две части: общее и специальное ПО. В состав
общего программного обеспечения включают операционные системы, оболочки,
СУБД и т.д. Специальное ПО представляет совокупность прикладных программ,
разработанных для решения конкретных задач.
Ввиду того, что разработка автоматизации происходит в четко
обозначенной среде, выбор ПО не стоит обособленным вопросом, а только
констатируется как данность. Клиент использует в работе операционную
систему Windows 10 , которая и является общим программным обеспечением в
данном проекте автоматизации.
Специальное ПО представляют собой набор приложений и
информационных систем, которые задействованы в реализации инструмента
автоматизации. К таковым относятся : SAP P16-500 и приложения MS Office
(Outlook и Excel).
Еще одной важной деталью является выбор языка программирования.
Учитывая имеющееся программное обеспечение, используемый для проекта
язык программирования должен быть максимально удобен, прост и
имплеменироваться в разных средах. Также не стоит забывать и о стоимости
специалистов, владеющих тем или иным языком. В Центре имеются штатные
разработчики java, python, abap, html, php, vba. Среди быстродоступного выбора
самым привлекательным является Python.
Python – это высокоуровневый язык программирования общего
назначения, ориентированный на повышение производительности разработчика
и читаемости кода. Синтаксис ядра Python минималистичен. В то же время
стандартная библиотека включает большой объём полезных функций. Он
обладает всеми главными преимуществами для данного проекта, а также
относительно невысокой ценой на оплату разработчиков.