76
произошли, связаны именно с внедряемой информационной системой, а не с тем,
что, например, менеджмент компании начал принимать более эффективные решения
вследствие изменения экономической конъюнктуры и т.д. При этом в компании
могут параллельно внедряться несколько информационных систем, что еще более
усложняет задачу оценки.
Опыт внедрения информационных технологий крупных компаний
показывает, что среди существующих методов оценки эффективности наиболее
привлекательными являются методы, позволяющие оценить искомую
эффективность до реализации самого проекта, на этапе технико-экономического
обоснования, другими словами, методы в рамках априорного подхода. К ним
относятся следующие показатели:
IRR (Internal Rate of Return);
ROI (Return on Investment);
TEI (Total Economic Impact);
NPV (Net Present Value);
BSC (Balanced Scorecard);
EVA (Economic Value Added).
Проведение оценки в рамках данного подхода до начала реализации самого
проекта, позволит ответить на вопрос, а стоит ли вообще инвестировать в данный
ИТ-проект. Так, рассчитав рентабельность инвестиций и сравнив полученный
показатель, например, со ставкой по банковским депозитам или с установленной в
компании внутренней нормой доходности, в случае превышения первого над
последним, можно говорить о том, что планируемые инвестиции будут
эффективными.
Необходимо учитывать, что ключевыми моментами при использовании
перечисленных методов является оценка прогнозируемого эффекта от внедрения
ИТ-системы. В связи с тем, что данные методы используют прогнозные значения,
достоверность численных оценок непосредственной выгоды от внедрения системы
может вызывать вопросы со стороны менеджмента, принимающего решения.
Рассмотрим методы оценки эффективности внедрения информационных
систем, которые используют крупнейшие компании:
77
1. Методология оценки, основывающаяся на опыте и эффекте внедрения
систем в предыдущих проектах. Этот метод относится к априорному подходу. Суть
метода заключается в следующем: компании предлагается самостоятельно оценить
ряд предложенных ключевых показателей ее деятельности. Затем полученные
показатели сопоставляются с аналогичными показателями других клиентов из той
же отрасли по имеющейся базе данных проектов или на основании информации из
открытых источников. После этого компания получает оценку возможного
экономического эффекта, который может быть достигнут в результате доведения ее
ключевых показателей до сопоставляемого уровня в ходе реализации проекта. Таким
образом, данный эффект оценивается не расчетным путем, а на основе результатов,
достигнутых реальными компаниями в ходе реальных проектов. К достоинствам
данного метода можно отнести простоту его использования. В то же время его
недостатком является отсутствие гарантий того, что ранее достигнутый результат
будет также достигнут этой компанией.
2. Методология Total Economic Impact (TEI). С помощью этого метода
компании могут продемонстрировать, обосновать и помочь понять осязаемую
ценность проектов по внедрению информационных технологий руководству и
главным акционерам. Если кратко, методология TEI состоит из четырех
компонентов оценки инвестиционной стоимости: выгоды, расходы, риски и
гибкость. Результатом модели является рассчитанные показатели ROI и
PaybackPeriod. К достоинствам модели можно отнести наглядный и понятный
каждому лицу, принимающему решения о финансировании проекта, результат.
Основной трудностью модели является непрозрачность определения прогнозных
значений экономических выгод от внедрения, что является ноу-хау компании-
разработчика данного метода.
3. Методология Rapid Economic Justification (REJ). REJ – это методология
экономической оценки, которая помогает организациям внедрять ИТ-решения в
бизнес-процессы, а затем определять абсолютную финансовую прибыльность этих
решений. Сущность методологии REJ состоит в том, что она гарантирует, что
инвестиции в информационные технологии определяются в соответствии с
поставленными целями, важными для данной организации. Методология REJ
применяется к бизнес-процессам, в наибольшей степени влияющим на рост
78
эффективности деятельности предприятия. Целью методологии REJ является
разработка бизнес-плана, который поможет главным менеджерам лучше понять
достоинства конкретных вложений в ИТ. Модель REJ состоит из пяти шагов: оценка
бизнеса, выработка решения, оценка прибыли и затрат, выявление и учет
потенциальных рисков, расчет финансовых показателей. По своей сути,
методология REJ подобна методологии TEI и имеет схожие достоинства и
недостатки. Кроме упомянутого выше, методология REJ помогает найти общий язык
ИТ-специалистам и бизнес-менеджменту.
Проанализировав перечисленные методики, можно заключить, что наиболее
оптимальным выбором является следующая комбинация методик с точки зрения
полноты и минимизации затрат на проведение оценки в рамках априорного подхода.
4. Определение затратной части проекта с использованием метода
TotalCostofOwnership (TCO). Метод ТСО отражает совокупную стоимость владения
информационной технологией, которая была разработана аналитиками компании
«Gartner» в середине 1990-х годов, с помощью интеграции моделей «Gartner» и
разработок приобретенной компании «Interpose». Показателями методики «ТСО»
являются суммы прямых и косвенных затрат организации на этапе эксплуатации
информационных систем.
Методика «ТСО» является ключевым количественным показателем
эффективности процессов автоматизации компании, поскольку она позволяет
провести оценку совокупных затрат на использование информационных
технологий, которые включают: оборудование, инструментальные средства,
процессы сопровождения ИС, а также деятельность конечных пользователей. А
также провести их анализ и соответственно управлять бюджетом для достижения
наилучшей отдачи от информационных технологий в организации. Метод «TCO»
является не просто отдельным интегральным показателем, а целой системой
показателей, которые соответствуют различным статьям расходов. Тем не менее
оценить только затраты на ИС недостаточно для успешных инвестиций в ИТ-
проекты. Для расчета TCO необходимо учитывать такие показатели, как:
стоимость приобретения и поддержки оборудования, необходимого для
работы системы в требуемом режиме;
стоимость программного обеспечения и его поддержка вендором;
79
стоимость внедрения программного обеспечения, которая включает в
себя весь цикл создания продукта;
стоимость дальнейшей поддержки реализованного продукта;
стоимость обучения персонала, который будет работать с системой.
Также существуют следующие способы расчета показателей экономической
эффективности проекта:
Сравнение вариантов организации ЭИС по комплексу задач (например,
сравнение ЭИС, предлагаемой в проекте, с существующей).
Сравнение вариантов организации информационной базы комплекса
задач (файловая организация и база данных).
Сравнение вариантов технологии проектирования ЭИС (например,
индивидуального проектирования с методами, использующими пакеты программ
или модельного проектирования).
Сравнение вариантов технологии внутримашинной обработки данных.
Рассмотрим способ расчета экономической эффективности проекта.
Экономическая эффективность проекта состоит из двух составляющих:
Косвенный эффект, который может характеризоваться следующими
показателями: увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов,
снижением уровня брака в производстве, уменьшение количества рекламаций,
получаемых от клиентов, снижение затрат на сырье и материалы, уменьшение сумм
штрафов, неустоек и т. д.
Прямой эффект, который заключается в снижении трудовых и
стоимостных показателей.
Трудовые показатели включают в себя следующие компоненты:
Абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год. Показатель
рассчитывается по формуле 1:
Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по базовому
варианту;
Т
1
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
предлагаемому варианту;
80
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ), который
рассчитывается по формуле 2:
К
Т
= Т / T
0
* 100% (2)
Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда
(Y
T
), который рассчитывается по формуле 3:
Y
T
= T
0
/ T
1
(3).
В группу стоимостных показателей включены следующие:
абсолютное снижение стоимостных затрат (C) в рублях за год;
коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC);
индекс снижения стоимостных затрат (YC);
Все перечисленные показатели рассчитываются аналогично предыдущим.
После того как рассчитаны трудовые и стоимостные показатели, будет
целесообразным произвести расчет срока окупаемости затрат на внедрение проекта
автоматизированной информационной системы (Т
ок
), который рассчитывается в
годах, долях года или в месяцах года по следующей формуле:
Т
ок
= К
П
/C, (4)
где КП - затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
Для наглядности операции технологического процесса при базовом
(проектном) варианте за год представляют в виде таблицы.
Наиболее подходящим методом расчета экономической эффективности для
проекта автоматизации процесса обработки заявок на техническую поддержку будет
являться расчёт с помощью метода сравнения существующего бизнес-процесса и
бизнес-процесса после внедрения информационной системы, поскольку показатели,
рассчитываемые в рамках этого метода наиболее точно способны описать
экономический эффект от разработки информационной системы.
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Осуществим расчет показателей экономической эффективности проекта
автоматизации процесса обработки заявок на техническую поддержку. Для этого
необходимо дать характеристику затратам на обработку информации по базовому и
проектному плану. По базовому плану специалисты организации передавали заявки
в ИТ-отдел по телефону. Сотрудники ИТ-отдела принимали их по телефону,
81
мессенджеру или электронной почте и передавали руководителю отдела с помощью
мессенджера. Руководитель ИТ-отдела самостоятельно осуществлял распределение
заявок по сотрудникам отдела в зависимости от их квалификации. В связи с этим в
отделе не осуществляли учет заявок. Не велся учет закрытия заявок, поэтому
специалист мог забыть выполнить какую-либо из них и клиенту приходилось
звонить повторно. Характеристика затрат по базовому варианту представлена в
таблице 13. Итого затраты на обработку по базовому плану составили 3141000 тенге.
После внедрения информационной системы, автоматизирующей процесс
обработки заявок для техподдержки, в процесс обработки заявок будут внесены
изменения. Например, появится возможность назначения специалистов на
проведение заявок и формирования отчетности. Процесс будет включать в себя:
1. Создание заявки, описание проблемы.
2. Отправка заявок в отдел автоматизации.
3. Распределение заявок между специалистами.
4. Проведение работ.
5. Проверка работоспособности.
6. Закрытие заявок.
Характеристика затрат по проектному варианту представлена в таблице 14.
Итого затраты на учет приема и анализа заявок техподдержки составили 2379000
тенге.
Рассчитаем прямой эффект от разработки системы, который включает в себя
расчет трудовых и стоимостных показателей.
Абсолютное снижение трудовых затрат в год в часах составило:
Т = 10300 – 7800 = 2500 часов.
Рассчитаем коэффициент относительного снижения трудовых затрат:
К
Т
= 2500 / 10300 * 100% = 24%.
Рассчитаем индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда:
Y
T
= 10300 / 7800 = 1,32.
82
Таблица 13
Характеристика затрат на обработку информации по базовому варианту
№
п/п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Ед.
Изм.
Объем
работы
в год
Норма
выработки /
производител
ьность
устройств ЭВМ
(опер/в час.)
Тру-
доемкость
Среднечасовая
зарплата
специалиста
(тенге)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(тенге)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
(тенге)
Стоимостные
затраты для
операций,
вып. на ЭВМ
(тенге)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
Прием заявки от
сотрудника
Ч-
час
2100
600
3
300
3000
9000
630000
2
Распределение
заявок от
сотрудников
Ч-
час
3200
600
5
300
3000
15000
960000
3
Работа над
заявками
Ч-
час
5000
600
9
300
3000
27000
1500000
10300
17
51000
3090000
83
Таблица 14
Характеристика затрат на обработку информации по автоматизированному варианту
№
п/п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Ед.
Изм.
Объем
работы
в год
Норма
выработки /
производител
ьность
устройств ЭВМ
(опер/в час.)
Тру-
доемкость
Среднечасовая
зарплата
специалиста (руб.)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
Стоимостные
затраты для
операций,
вып. на ЭВМ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
Отправка заявок
Ч-
час
1200
600
2
300
3000
6000
360000
2
Распределение
заявок от
сотрудников
Ч-
час
2600
600
4
300
3000
12000
780000
3
Работа над
заявками
Ч-
час
4000
600
7
300
3000
21000
1200000
7800
13
39000
2340000
Осуществим расчет стоимостных показателей. Абсолютное снижение
стоимостных затрат в год составит:
C = 3141000 – 2379000 = 762000 тенге.
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат составит:
К
C
= 762000 / 3141000 * 100% = 25%.
Индекс снижения стоимостных затрат составит:
Y
C
= 3141000 / 2379000 = 1,33.
Динамика трудовых затрат представлена на рисунке 46.
Рисунок 46. График снижения трудовых затрат
Динамика стоимостных затрат представлена на рисунке 47.
Рисунок 47. График снижения стоимостных затрат
Произведем расчет срока окупаемости проекта. Для этого необходимо
оценить затраты на разработку и внедрение информационной системы.
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
До автоматизации После автоматизации
Динамика трудозатрат
0
500000
1000000
1500000
2000000
2500000
3000000
3500000
До автоматизации После автоматизации
Динамика стоимостных затрат
85
Далее рассчитаем единовременные капитальные затраты на разработку и
внедрение системы (К
П
). Затраты на разработку и внедрение системы
рассчитываются по формуле:
допотладкавнедрпрогрпроектП
СССCK
(8)
С
проект
= 150 070 тенге.
С
прогр
= 341 360 тенге.
С
внедр
= 119 840 тенге.
С
доп
= 88 530 тенге.
К
п
= 699 800 тенге.
Рассчитаем срок окупаемости проекта:
Т
ок
= 699 800 / 762 000 = 0,9 лет
На основании проведенных расчетов можно заключить, что автоматизация
процесса обработки заявок техподдержки повлечет снижение трудовых затрат в
год на 2500 часов, что составит 24 %. Снижение стоимостных затрат составит 762
000 тенге или 25 %. Стоимостные затраты по проектному варианту ниже, чем по
базовому в 1,32 раз, а трудовые затраты по проектному варианту ниже базовых в
1,33 раз. Срок окупаемости проекта составил 0,9 лет. На основании всех
рассчитанных показателей проект разработки информационной системы,
автоматизирующей процесс обработки заявок техподдержки можно считать
выгодным для организации.