19
которой функционирует программное обеспечение рассматриваемой
организации.
Поскольку для выполнения функциональных обязанностей сотрудников
компании используются разные программные продукты, на схеме программной
архитектуры программное обеспечение сгруппировано по отделам. Схема
программной архитектуры представлена на рисунке 2.
Сервер
ОС Windows Server
2012
1С:Предприятие 8.2
Интернет
HTTP
TCP/IP
Kaspersky Total Security
18.0.0.405
ПК сотрудников
финансового отдела и
отдела кадров
ОС Windows 10
MS Office 2013
Google Chrome
66.0.3359.181
1С: Предприятие 8.2
HTTP
TCP/IP
WordPress 4.9.4
Kaspersky Internet
Security 18.0.0.405
CКЗИ Крипто
Про 8.1
ПК сотрудников отдела
продаж, закупок и склада
ОС Windows 10
MS Office 2013
Google Chrome
66.0.3359.181
1С: Предприятие
8.2
Kaspersky Internet
Security
18.0.0.405
ПК отдела маркетинга,
полиграфии
ОС Windows 10
MS Office 2013
Google Chrome
66.0.3359.181
Kaspersky
Internet Security
18.0.0.405
HTTP
TCP/IP
HTTP
TCP/IP
Apache 2.4.33
ПК ИТ-отдела
ОС Windows 10
MS Office 2013
Google Chrome
66.0.3359.181
Kaspersky Internet
Security 18.0.0.405
AIDA 64 2.20.1800
PC Wizard 2016
Adobe frame
maker 5.4.1
Рисунок 2. Программная архитектура
Деятельность компании автоматизирована с помощью корпоративной
информационной системы (КИС) «1С. Предприятие». КИС охватывает
деятельность следующих отделов:
1. Отдела кадров.
2. Финансового отдела.
3. Отдела закупок.
4. Отдела продаж.
20
5. Склада.
Для сдачи бухгалтерской отчетности применяется осуществляется с
помощью программного сервиса «Контур-Экстерн», доступ к которому
осуществляется через веб-браузер. Для поддержки процесса сдачи отчетности
используется средство криптографической защиты информации «КриптоПро».
Основу для деятельности перечисленного программного обеспечения
составляют операционная система Windows 10, установленная на клиентских
персональных компьютерах, и операционная система Windows Server 2012,
установленная на сервере организации.
Для обеспечения информационной безопасности используется
антивирусное программное обеспечение «Kaspersky Total Security 2018» со
встроенным брандмауэром, который обеспечивает контроль сетевого трафика.
Кроме перечисленных программных средств в компании используется
пакет офисных программ MS Office и веб-браузер, входящий в комплект
стандартных программ операционной системы.
Программное обеспечение устанавливается и функционирует на
аппаратном обеспечении организации. Совокупность технических средств
компании составляет ее техническую архитектуру. Опишем состав технической
архитектуры компании.
Сервер компании состоит из следующих элементов:
1. Процессор Intel Xeon E5345.
2. Оперативная память Kingstone 64GB Module - DDR4 2400MHz.
3. Дисковый массив - Dell PowerVault MD3800f.
Аппаратное обеспечение клиентского ПК включает:
1. Процессор Intel Core i5-7500.
2. Оперативная память SODIMM Goodram [GR2133S464L15S/8G] 8
ГБ.
3. Жесткий диск Seagate BarraCuda ST500DM009500 ГБ.
Представленные компоненты аппаратного обеспечения поддерживают
оптимальную работу программного обеспечения компании. Схема технической
архитектуры компании представлена на рисунке 3.
21
Сервер
Маршрутизатор Mikrotik CCR1016-12G
Отдел продаж Отдел маркетинга
ИТ-отдел
Склад Финансовый отдел
Отдел кадров
Canon PIXMA MG2440м
ПК
Canon PIXMA MG2440м
ПК
Canon MAXIFY MB2040
ПК
Canon PIXMA MG2440м
ПК
Canon PIXMA MG2440м
ПК
Canon PIXMA MG2440м
ПК
Интернет
Отдел закупок
Canon PIXMA MG2440м
ПК
Отдел полиграфии
МФУ Canon image
PROGRAF
iPF770 MFP L36e
ПК
Рисунок 3. Техническая архитектура компании
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов
ТОО «Подсолнух PRO» предоставляет клиентам полиграфические услуги.
Это основной вид деятельности организации, который является важным для нее.
Поэтому в работе будет рассмотрен процесс предоставления полиграфических
услуг. Процесс будет рассматриваться с помощью методологии IDEF0, которая
является одним из инструментов структурного анализа. Эта методология
позволяет дать описание процессу от «черного ящика» до самых мельчайших
задач [23]. Начало работы в этой методологии осуществляется с построения
контекстной диаграммы. Она представлена на рисунке 4.
Входами процесса являются обращение клиента и оплата заказа. Выходом
процесса является переданная клиенту продукция. Управление процессом
осуществляется согласно уставу организации. Механизмы процесса: отдел
полиграфии и полиграфическое оборудование.
Рисунок 4. Контекстная диаграмма процесса
Подробнее процесс рассмотрен на декомпозиции контекстной диаграммы,
которая приведена на рисунке 5. Привлечением клиентов и крупных заказов
занимается отдел продаж. Также клиенты могут обратиться в организацию
самостоятельно. При самостоятельном обращении, с клиентами сразу работают
сотрудники отдела полиграфии: консультируют, осуществляют сбор требований
к продукции и т.д. Когда с клиентами работают сотрудники отдела продаж, заявки
на полиграфические услуги передаются в отдел полиграфии. Заявка представляет
собой текстовый документ, в котором перечислены параметры. Поскольку заявка
не стандартизирована, необходимо с максимальной точностью донести
требования заказчика до сотрудника отдела полиграфии – от этого зависит и
скорость выполнения заказа, и репутация организации.
У заявок есть несколько параметров, по которым изготавливается
полиграфическая продукция:
1. Вид услуги.
2. Материалы.
3. Размеры.
4. Количество.
Но поскольку процесс передачи заявок сопровождается бумажными
документами или файлами в текстовом редакторе, это сопровождается
дополнительными затратами. Также необходимо вести учет выполнения работ по
каждой заявке, например:
учитывать даты согласования макетов;
контролировать печать продукции;
заполнять документы для передачи заказа клиенту.
Сейчас учет обработки заявок ведется в устной форме. Поэтому процесс
обработки заявок нуждается в оптимизации. Для дальнейшей работы был выбран
процесс сбора и обработки заявок на печать полиграфической продукции.
Рисунок 5. Декомпозиция процесса предоставления полиграфических услуг
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Процесс сбора и обработки заявок на изготовление полиграфической
продукции будет рассматриваться от сбора заявок от клиентов до выдачи заказа
клиенту. Важность процесса сбора заявок от клиентов сотрудниками полиграфии
заключается в том, что точность принятия заявки, описания материалов, размеров
и вида продукции оказывает прямое влияние на удовлетворенность клиента и
снижения доли брака в изготовленной продукции.
Процесс сбора и обработки заявок на предоставление полиграфических
услуг связан с изготовлением полиграфической продукции, потому что
продукция производится согласно заявке клиента. А также этот процесс связан с
процессом реализации услуг организации. Потому что в реализации услуг
организации участвует продукция, произведенная в результате сбора и обработки
заявок клиентов.
Входным информационным потоком бизнес-процесса является обращение
клиента. А выходным информационным потоком бизнес-процесса является
требования к макету. Процесс осуществляется сотрудниками полиграфии.
Результатными показателями процесса являются:
1. Количество обработанных заявок.
2. Количество реализованной продукции.
3. Доля брака.
Исполнителями процесса являются сотрудники отдела полиграфии,
которые разрабатывают макеты и контролируют производство полиграфической
продукции.
На основании анализа бизнес-процесса обработки заявок на изготовление
полиграфической продукции был выделен ряд задач, которые подлежат
автоматизации:
1. Создание заявки.
2. Учет этапов обработки заявки с возможностью отслеживания.
3. Формирование документов на выдачу заказа клиенту.
4. Формирование отчета по заявкам для отслеживания обработки
заявок.
Рисунок 6. Модель бизнес-процесса сбора заявок
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Для того, чтобы дать обоснованное решение о необходимости
использования средств вычислительной техники для решения поставленной
задачи, необходимо проанализировать трудозатраты сотрудников, связанные с
процессом обработки заявки на изготовление полиграфической продукции.
В процессе участвуют следующие документы:
заявка;
акт приема-передачи;
отчет.
Заполнение заявки осуществляется сотрудниками отдела продаж и отдела
полиграфии. Акт приема-передачи заполняется сотрудником отдела полиграфии
при выдаче заказа клиенту. Отчет моет формироваться по необходимость или
запросу руководителя. Рассмотрим схему документооборота процесса (рисунок
7).
КлиентОтдел продаж
Сбор заявок
Изготовление
макетов
Производство
продукции
Процесс
Полиграфический
отдел
ЗаявкаЗаявка Заявка
Макет
Выдача заказа
Акт приема-
передачи
Акт приема-
передачи
Отчет
Отчет
Отчет
Рисунок 7. Схема документооборота
28
Трудозатраты на осуществление документооборота процесса
складываются из затрат на прием, обработку, проверку заявок и формирование
документооборота. Характеристика документооборота по существующей схеме
представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Заявка
Акт
Отчет
Количество документов в год, шт.
5000
5000
48
Количество символов в документе, шт.
1000
3000
1000
Частота возникновения в год
250
250
20
Трудозатраты на обработку в год, чел-час
280
340
510
Трудозатраты на формирование документооборота по существующей
схеме составляют 1130 человеко-часов в год. С помощью средств вычислительной
техники заявки будут вводиться в информационную систему сотрудниками
отделов продаж и полиграфии. Все этапы обработки заявок будут учитываться в
системе для того, чтобы можно было оперативно отслеживать выполнение
каждой заявки. Также система будет формировать акт приема-передачи заказа
клиенту. Это позволит снизить трудозатраты на передачу заявок между отделами
и сделать процесс более прозрачным и контролируемым. Характеристика
документооборота после применения средств вычислительной техники
представлена в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота после автоматизации
Характеристика
Заявка
Акт
Отчет
Количество документов в год, шт.
5000
5000
48
Количество символов в документе, шт.
1000
3000
1000
Частота возникновения в год
250
250
20
Трудозатраты на обработку в год, чел-час
180
170
310
Согласно приведенным расчетам трудозатраты на формирование
документооборота на текущий момент составляют 1130 человеко-часов. После
автоматизации процесса трудозатраты составят 660 человеко-часов. Снижение
трудозатрат на формирование документооборота является достаточным
основанием для автоматизации бизнес-процесса.