79
технических средств, обучением персонала и т.д. Также в них можно включить
расходы, которые связаны с организационными изменениями в бизнес-процессах
компании, но расчет их оценки может являться неточным. Результаты
эффективности внедрения достигаются так же и в последующей эксплуатации
программного обеспечения. Иногда сложно сразу вычислить прямой
экономический или какой-либо другой эффект от проекта.
Существующие методы оценки эффективности внедрения
информационных технологий делятся на две группы в зависимости от
используемого подхода к оценке:
1. Апостериорный подход объединяет методы непосредственной оценки
результатов внедрения информационных систем на этапе эксплуатации системы.
Данные методы учитывают различные ключевые факторы до и после внедрения
информационной системы и сравнение результата с затраченными усилиями на
реализацию проекта внедрения системы.
2. Априорный подход – объединяет методы оценки и прогнозирования
результатов внедрения информационной системы на этапе выбора решения и
согласования объемов инвестиций. В данных методах используются прогнозные
значения ключевых факторов, которые определяются на основании построенных
моделей, при этом могут быть учтены различные виды рисков, влияющие как на
эффекты, так и на затраты проекта внедрения информационной системы, а также
различные неявные возможности.
Рассмотрим особенности этих групп методов. В случае, когда до начала
внедрения системы зафиксированы измеримые цели этого внедрения (например,
сокращение производственного цикла на 20%, увеличение выручки на 10%),
применение методов оценки эффективности в рамках апостериорного подхода
сводится к сравнению планируемых и достигнутых результатов, которые имеются
по всем заявленным целевым показателям. При этом точный результат изменений
целевых показателей можно получить только в том случае, если известны их
методика измерения и значения до внедрения системы. В качестве примера можно
привести измерение длительности бизнес-процессов до и после внедрения
системы. В некоторых случаях, как в приведенном примере, получение
количественных значений показателей может оказаться достаточно трудоемким.
80
Основная проблема рассматриваемого подхода – это доказать, что изменения в
компании, если они и произошли, связаны именно с внедряемой информационной
системой, а не с тем, что, например, менеджмент компании начал принимать
более эффективные решения вследствие изменения экономической конъюнктуры
и т.д. При этом в компании могут параллельно внедряться несколько
информационных систем, что еще более усложняет задачу оценки.
Опыт внедрения информационных технологий крупных компаний
показывает, что среди существующих методов оценки эффективности наиболее
привлекательными являются методы, позволяющие оценить искомую
эффективность до реализации самого проекта, на этапе технико-экономического
обоснования, другими словами, методы в рамках априорного подхода. К ним
относятся следующие показатели:
IRR (Internal Rate of Return);
ROI (Return on Investment);
TEI (Total Economic Impact);
NPV (Net Present Value);
BSC (Balanced Scorecard);
EVA (Economic Value Added).
Проведение оценки в рамках данного подхода до начала реализации самого
проекта, позволит ответить на вопрос, а стоит ли вообще инвестировать в данный
ИТ-проект. Так, рассчитав рентабельность инвестиций и сравнив полученный
показатель, например, со ставкой по банковским депозитам или с установленной
в компании внутренней нормой доходности, в случае превышения первого над
последним, можно говорить о том, что планируемые инвестиции будут
эффективными.
Необходимо учитывать, что ключевыми моментами при использовании
перечисленных методов является оценка прогнозируемого эффекта от внедрения
ИТ-системы. В связи с тем, что данные методы используют прогнозные значения,
достоверность численных оценок непосредственной выгоды от внедрения
системы может вызывать вопросы со стороны менеджмента, принимающего
решения.
81
Существуют следующие способы расчета показателей экономической
эффективности проекта:
Сравнение вариантов организации ЭИС по комплексу задач
(например, сравнение ЭИС, предлагаемой в проекте, с существующей).
Сравнение вариантов организации информационной базы комплекса
задач (файловая организация и база данных).
Сравнение вариантов технологии проектирования ЭИС (например,
индивидуального проектирования с методами, использующими пакеты программ
или модельного проектирования).
Сравнение вариантов технологии внутримашинной обработки
данных.
Рассмотрим способ расчета экономической эффективности проекта.
Экономическая эффективность проекта состоит из двух составляющих:
Косвенный эффект, который может характеризоваться следующими
показателями: увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов,
снижением уровня брака в производстве, уменьшение количества рекламаций,
получаемых от клиентов, снижение затрат на сырье и материалы, уменьшение
сумм штрафов, неустоек и т. д.
Прямой эффект, который заключается в снижении трудовых и
стоимостных показателей.
Трудовые показатели включают в себя следующие компоненты:
Абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год.
Показатель рассчитывается по формуле 1:
Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
базовому варианту;
Т
1
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
предлагаемому варианту;
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ),
который рассчитывается по формуле 2:
К
Т
= Т / T
0
* 100% (2)
Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности
82
труда (Y
T
), который рассчитывается по формуле 3:
Y
T
= T
0
/ T
1
(3).
В группу стоимостных показателей включены следующие:
абсолютное снижение стоимостных затрат (C) в рублях за год;
коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC);
индекс снижения стоимостных затрат (YC);
Все перечисленные показатели рассчитываются аналогично предыдущим.
После того как рассчитаны трудовые и стоимостные показатели, будет
целесообразным произвести расчет срока окупаемости затрат на внедрение
проекта автоматизированной информационной системы (Т
ок
), который
рассчитывается в годах, долях года или в месяцах года по следующей формуле:
Т
ок
= К
П
/C, (4)
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
Для наглядности операции технологического процесса при базовом
(проектном) варианте за год представляют в виде таблицы.
Наиболее подходящим методом расчета экономической эффективности для
проекта автоматизации процесса обработки заявок на полиграфические услуги
будет являться расчёт с помощью метода сравнения существующего бизнес-
процесса и бизнес-процесса после внедрения информационной системы,
поскольку показатели, рассчитываемые в рамках этого метода наиболее точно
способны описать экономический эффект от разработки информационной
системы.
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Осуществим расчет показателей экономической эффективности проекта
автоматизации процесса обработки заявок на полиграфические услуги. Для этого
необходимо дать характеристику затратам на обработку информации по базовому
и проектному плану. По базовому плану учет заявок осуществлялся с помощью
бумажных носителей или электронной почты. Обработка заявок не учитывалась,
поэтому требовались большие временные затраты на контроль обработки заказов.
Характеристика затрат по базовому варианту представлена в таблице 14.
83
Таблица 14
Характеристика затрат на обработку информации по базовому варианту
Наименование
операции
Объем
работы
в год,
чел-
час
Среднечасовая
зарплата
специалиста
(руб.)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(руб.)
Прямые
затраты, руб.
Накладные
затраты, руб.
Формирование
заявки
320
200
50
64000
16000
Передача заявки
300
200
50
60000
15000
Контроль
изготовления
410
200
50
82000
20500
Выдача клиенту
100
200
50
20000
5000
Итого
1130
226000
56500
После внедрения информационной системы, автоматизирующей процесс
обработки заявок на полиграфические услуги, в процесс будут внесены
изменения, вследствие чего снизятся временные затраты на обмен данными
между отделами организации, заявки будут храниться и обрабатываться
централизовано и будет проще контролировать их выполнение. Процесс будет
включать в себя следующие этапы:
1. Создание заявки сотрудником организации.
2. Учет изготовления продукции.
3. Оформление документов.
4. Формирование отчетов.
Характеристика затрат по проектному варианту представлена в таблице 15.
Таблица 15
Характеристика затрат на обработку информации по базовому варианту
Наименование
операции
Объем
работы
в год,
чел-
час
Среднечасовая
зарплата
специалиста
(руб.)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(руб.)
Прямые
затраты, руб.
Накладные
затраты, руб.
Создание заявки
180
200
50
36000
9000
Учет
изготовления
продукции
160
200
50
32000
8000
Выдача клиенту
140
200
50
28000
7000
Формирование
отчета
180
200
50
36000
9000
Итого
660
132000
33000
84
Осуществим расчет показателей экономической эффективности проекта.
Рассчитаем прямой эффект от разработки системы, который включает в себя
расчет трудовых и стоимостных показателей.
Абсолютное снижение трудовых затрат в год в часах составило:
Т = 1130 – 660 = 470 часов.
Рассчитаем коэффициент относительного снижения трудовых затрат:
К
Т
= 470 / 1130 * 100% = 41%.
Рассчитаем индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда:
Y
T
= 1130 / 660 = 1,71.
Осуществим расчет стоимостных показателей. Абсолютное снижение
стоимостных затрат в рублях за год составит:
C = 282500 - 165000 = 117500 рублей.
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат составит:
К
C
= 117500 / 282500 * 100% = 41%.
Индекс снижения стоимостных затрат составит:
Y
C
= 282500 / 165000 = 1,71.
Динамика трудовых затрат представлена на рисунке 29.
Рисунок 29. График снижения трудовых затрат
Динамика стоимостных затрат представлена на рисунке 30.
0
200
400
600
800
1000
1200
До автоматизации После автоматизации
Динамика трудозатрат
85
Рисунок 30. График снижения стоимостных затрат
Произведем расчет срока окупаемости проекта. Для этого необходимо
оценить затраты на разработку и внедрение информационной системы.
Далее рассчитаем единовременные капитальные затраты на разработку и
внедрение системы (К
П
). Затраты на разработку и внедрение системы
рассчитываются по формуле:
допотладкавнедрпрогрпроектП
СССCK
(8)
С
проект
= 23 800 рублей.
С
прогр
= 46 700 рублей.
С
внедр
= 5875 рублей.
К
п
= 23800+46700+5875 = 76375 рублей.
Рассчитаем срок окупаемости проекта:
Т
ок
= 76375 / 117500 = 0,65 года
На основании проведенных расчетов можно заключить, что автоматизация
процесса обработки заявок на изготовление полиграфической продукции
позволит организации снизить трудовые затраты в год на 470 часов, что составит
41%. А снижение стоимостных затрат в год составит 117500 рублей, что также
составить 41%. Стоимостные затраты по проектному варианту ниже, чем по
базовому в 1,71 раз. Трудовые затраты по проектному варианту также ниже
базовых в 1,71 раз. Срок окупаемости проекта составил 0,65 года. На основании
всех рассчитанных показателей проект разработки информационной системы,
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
До автоматизации После автоматизации
Динамика стоимостных затрат
86
автоматизирующей процесс обработки заявок на изготовление полиграфической
продукции можно считать выгодным.
87
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Товарищество с ограниченной ответственностью «Подсолнух PRO» в
течении 15 лет предоставляет услуги на рынке полиграфии. У компании есть
мощная производственно-технологическая база, благодаря чему компания может
изготавливать полиграфическую продукцию самого высокого качества в
кратчайшие сроки. Компания осуществляет печать любой полиграфии и
широкоформатной печати: от печати визиток до интерьерной широкоформатной
печати. Проанализировав динамику финансовых показателей деятельности
организации, мы пришли к выводу о положительной динамике развития.
Анализ бизнес-процессов организации показал, что учет обработки заявок
ведется в устной форме и с помощью бумажного документооборота.
Трудозатраты этого процесса складываются из наличия бумажного
документооборота, временных затрат на коммуникацию, передачу
управленческих решений между сотрудниками организации и времени на
подготовку отчета по выполнению поставленных задач. В ходе работы были
проведены расчеты трудозатрат по существующей схеме работы и трудозатрат
после внедрения программного обеспечения. На основании этих расчетов было
принято решение об автоматизации этого процесса.
Для проектируемой системы была выбрана стратегия «пилотный проект»
поскольку система будет автоматизировать только процесс обработки заявок на
полиграфические услуги. В качестве модели жизненного цикла была выбрана
спиральная модель. Стандартом разработки программного обеспечения будет
ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010.
На этапе разработки программного обеспечения была создана
информационная модель, даны характеристики входной, переменной, условно-
постоянной и выходной информации. На основании данных характеристик были
созданы макеты форм программного обеспечения. Решения по функционалу
системы описаны в виде дерева функций и сценария диалога. Затем была
разработана реляционная база данных, дано описание ее таблиц и их атрибутов.
Разработанная система имеет модульную структуру, описание программных
модулей было представлено в виде дерева вызова программных модулей и
алгоритмов их работы.
88
В результате проделанной работы была разработана информационная
система, в которой пользователи могут создавать заявки, добавлять в каждую
заявку услуги, которые необходимы клиенту и вводить их количество. Также
система позволяет вести учет обработки заявок, заполнять акты приема-передачи
и формировать отчет по обработке заявок.
Для проекта разработки системы был произведен расчет показателей
экономической эффективности. На основании проведенных расчетов можно
заключить, что автоматизация процесса обработки заявок на изготовление
полиграфической продукции позволит организации снизить трудовые затраты в
год на 470 часов, что составит 41%. А снижение стоимостных затрат в год
составит 117500 рублей, что также составить 41%. Стоимостные затраты по
проектному варианту ниже, чем по базовому в 1,71 раз. Трудовые затраты по
проектному варианту также ниже базовых в 1,71 раз. Срок окупаемости проекта
составил 0,65 года. На основании всех рассчитанных показателей проект
разработки информационной системы, автоматизирующей процесс обработки
заявок на изготовление полиграфической продукции можно считать выгодным.