102
Рис. 3.18 Параметры документа
Администратор также управляет правами доступа:
Рис. 3.19 Права доступа
К каждому документу можно настроить параметры доступа через
добавление правил:
Рис. 3.20 Права доступа
103
Кроме того, имеется возможность просмотра и
редактирования
прикрепленных к документу файлов:
Фрагмент листинга программных модулей приведен в Приложении.
104
4
Обоснование экономической эффективности проекта
4.1
Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Подсчет экономической эффективности ИТ всегда предполагает
количественное сравнение затрат и полученных результатов. И если показатели
без проблем можно сформировать, то саму процедуру оценки нужно
осуществлять при помощи известных методик подсчета экономической
эффективности для инвестиционных проектов. Такой подход наиболее общий и
сложно реализуем, особенно для специфических проектов, которые отличаются
от внедряемых в промышленность. И главной сложностью применения данного
проекта для внедрения информационных технологий в делопроизводство
являются результаты экономической оценки[19].
Вторым этапом для приближения к решению поставленной задачи
выделяют анализ подходов к оцениванию эффективности ИС, несмотря на их
предметные области. Здесь обычно отмечают отсутствие методики, которая
готова к применению сразу. Практические опыты есть только для частных
случаев и некоторых условий, касающихся вариантов внедрения ИС.
В связи с отсутствием адекватного применимого подхода к оценке
экономической эффективности информационных технологий сегодня
разрабатываются новые методы для ИС, которые могут служить решением
конкретных задач управления. Большая часть представленных методов включает
в себя эвристический характер и основывается на изучении последствий и
экономических затрат для каждого конкретного случая в отдельности. И если
удается определить качественные затраты и результат использования подобных
систем, то в дальнейшем имеет смысл применение обобщенного подхода в
оценке экономической эффективности проектов с инвестициями, о которых
говорилось выше.
Такой уровень оценки эффективности является самым оптимальным для
информационной системы, но и самым труднодостижимым. Поэтому плюсом
можно определять уже то, что были выявлены позитивные результаты внедрения
конкретной ИС при помощи определенных качественных показателей.
105
Обобщенный подход к оценке экономической эффективности проектов с
инвестиционной поддержкой. Универсальные методики поддержки такого рода
проектов содержат лишь базовые и общие принципы и являются актуальными
только для проектов производственного назначения. В таких методиках
указывается необходимости привлечения специальных процедур для оценки
полученного результата (например, в проекте экологического или научно-
технического развития). Это может намекать на то, что методики рассчитаны на
более широкие, нежели производство товара, цели. Данные методики оценки
эффективности определяют наиболее правильное вложение средств в
возможные направления здравоохранения, науки, промышленности и т.д. Но
одна и та же методика должна уметь сравнивать все нестандартные проекты с
проектами промышленности, поскольку инвестируемые ресурсы от этого не
изменяются.
Отличие оценки эффективности действия информационных технологий
состоит в отражении результатов, не являющихся доходами с продаж
выпускаемой продукции, поэтому и отличается так от промышленных
инвестиционных решений. Для реализации подобных ситуация предусмотрены
следующие методики. В них прямо подчеркивается, что инвестиции делаются
для получения выгоды. Сам же термин «выгода» фигурирует для того, чтобы не
показывать ограниченность целей инвестированных проектов, а наоборот, их
возможность принимать формы экономии средств, предотвращения потерь и
т.д[1].
Параметр экономической эффективности при использовании АИС в
каждодневных процессах компании всегда учитывается при обосновании
плановых показателей эффективного применения ЭВМ и ПО, таких, как
экономия от уменьшения себестоимости продукции, возрастание объема
производства, расширение клиентской базы, уменьшение численности
сотрудников, экономия компьютерных ресурсов[12].
Выражение эффективности ИС базируется на принципах экономической
эффективности компании и применения в фирме новых технологий.
Экономический эффект в процессе использования ИС подсчитывается по
показателям замены ранее функционировавшего ИС на более эффективное и
106
мощное, а также по параметрам включения в ИС нового средства с целью
автоматизировать ранее не автоматизированные участки производства. Если
применять это к нашему случаю – то тут дополнительный процесс
автоматизации паспортизации объектов благоустройства.
На разных стадиях жизненного цикла ИС и при различных целях расчета
могут быть рассчитаны и зафиксированы разные виды экономического эффекта:
Предварительный;
Текущий;
Гарантированный;
Фактический.
Предварительный эффект считается до выполнения всей разработки на
основе технических данных и ближайшего прогноза использования. Чаще всего
используется на этапе планирования и начале разработки ИС.
Потенциальный эффект принято рассчитывать по окончанию разработки,
основываясь на достигнутых заранее технико-экономических характеристиках и
прогнозируемых данных о наибольших объемах использования ИС в компании.
Данный эффект используется также при оценке работы компании-разработчика
ИС.
Гарантированный экономических эффект считается в виде эффекта для
заранее определенного внедрения и суммарного гарантированного внедрения по
всей совокупности объектов.
Для конкретного объекта гарантированный эффект можно рассчитать
только после окончания разработки для одного программного внедрения и
только основываясь на данных удельного эффекта, гарантированных
разработчиками в определенных сроках и в годовом объеме использования ИС.
Такой эффект от единственного внедрения ИС считается при оформлении
договора между клиентом и организацией.
Гарантированных эффект служит для создания и поддержания
экономически верной цены на всю продукцию компании.
Фактический экономический эффект считается на основе данных учета и
соотношения затрат к результатах применения ИС. Данный эффект также
рассчитывается от единственного программного внедрения на конкретном
107
объекте, а также как общий экономический эффект при использовании одного
ИС на всех объектах внедрения за период. Фактический эффект часто
применяется для оценивания деятельности компаний, разрабатывающий и
внедряющий ПО для отчисления в фонды экономического стимулирования, а
также для анализа эффективности работы ИС и выработки аппаратных
предложений по модернизации ИС и его условий применения.
Источниками для экономии у организаций, использующий ИС, являются:
Улучшение показателей главной деятельности в
результате
использования ИС;
Быстрое освоение новых ИС за счет более
продуманных
эргономических характеристик, большей функциональности и быстродействия;
Сокращение времени на обработку информации и
принятие
решений;
Повышение качества и уровня производимой продукции;
Увеличение объёмов обработанных данных и уменьшение сроков
переработки информации;
Уменьшение численности персонала, в том числе тех
высококвалифицированных специалистов, которые занимаются обслуживанием
и настройкой автоматизированных систем;
Снижении сложности работы программистов при создании
прикладного ПО для внедренной ИС;
Уменьшение затрат на эксплуатационные материалы.
Для проведения анализа экономической эффективности внедрения
разработанной системы к существующим ИС определим процессы, которые
будут им автоматизироваться. Для этого выберем методику сравнения
внедряемой ИС с уже существующей.
Эта методика была выбрана, потому что новая ИС призвана не заменить,
существующие в компьютерном парке программные комплексы, а лишь
дополнить новыми функциями часть процессов фирмы. В результате ее
внедрения не потребуется вносить существенных изменений ни в программную,
ни в аппаратную структуру компании.
108
Прямой эффект – понятие, обобщающее снижение трудозатрат и
реализации одинакового объема операций, а также снижение финальной
стоимости.
Обычно трудозатраты можно рассчитать по следующим формулам:
1.
абсолютное снижение трудозатрат (Т), измеряется в часах за год:
Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
показывает трудозатраты в часах за год на обработку данных в
базовом варианте;
Т
1
отражает трудозатраты в часах за год на обработку данных в
внедряемом варианте;
2.
параметр относительного снижения трудозатрат (К
Т
):
К
Т
=Т / T
0
* 100% (2)
3.
индикатор уменьшения трудозатрат или повышение
производительности труда (Y
T
):
Y
T
= T
0
/ T
1
(3)
Динамика стоимостных затрат рассчитывается по аналогичным формулам:
1.
абсолютное уменьшение стоимостных затрат (С) в рублях за год:
С = С
0
- С
1,
(4)
где С
0
является стоимостной затратой в рублях за год на обработку
данных в базовом варианте;
С
1
показывает стоимостные затраты в рублях за год на обработку данных
в внедряемом варианте;
2.
величина относительного снижения стоимостных затрат (K
C
):
К
C
=C / C
0
* 100% (5)
3.
индикатор снижения стоимостных затрат или повышение
суммарной прибыли (Y
С
):
Y
С
= С
0
/ С
1.
(6)
Помимо рассмотренных выше показателей правильно будет также
рассчитать период окупаемости расходов на внедрение проекта
автоматизированной обработки данных (Т
ок
), рассчитываемый в годах, частях
года или в месяцах года:
Т
ок
= К
П
/C , (7)
109
где К
П
является затратами на создание проекта (проектирование и
установка).
4.2
Расчёт показателей экономической эффективности проекта
В соответствии с выбранной выше методикой произведем расчет
основных показателей экономической эффективности разработанной
информационной системы.
Для этого необходимо оценить объемы обрабатываемой информации в
базовом и проектном варианте.
Для того, чтобы оценить экономическую эффективность разработанной
системы, оценим трудовые и стоимостные затраты до и после использования
разработанной ИС. При этом будем учитывать среднечасовую заработную плату
пользователя системы, которая составляет 200 рублей в час, а также объем
используемых в работе системы документов. Оценим стоимостное и проектные
затраты (Таблица 3.1 и 3.2)
110
Базовый вариант
Таблица 4.1
№
п/
п
Наименова
ние
операций
технологи
ческого
процесса
решения
комплекса
задач
Оборудование
Объем работы
в год
Норма выра-ботки /
(опер/в час.)
Трудоемкость,
часов
Часовая стои-
мость накладных
расходов (руб.)
Стоимост-
ные
затраты
для
ручных
операций,
рублей
1.
Регистра
ция
докумен
тов
д/с
31680
50
633,6
148,81
94285,71
2.
Учет,
регистра
ция
пользовате
лей
д/с
110880
50
2217,6
148,81
330000,00
3.
Сведения о
движении
докумен
тов
д/с
39600
50
792
148,81
117857,14
4.
Отчеты о
работе
системы
д/с
31680
100
316,8
148,81
47142,86
5.
Формирова
ние списка
сотрудни
ков
д/с
34320
150
228,8
148,81
34047,62
6.
Формирова
ние списка
докумен
тов по
видам
д/с
34320
151
227,284
8
148,81
33822,14
7.
Формиро
вание
номенкла
туры дел
д/с
39600
100
396
148,81
58928,57
8.
Формиро
вание
учетной
карточки
документа
д/с
39600
101
392,079
2
148,81
58345,12
9.
ИТОГО:
5204,16
774429,16
111
Проектный вариант
Таблица 4.2
№
п/
п
Наименование
операций
технологическ-
ого процесса
решения
комплекса
задач
Оборудование
Объем работы
в год
Норма выра-
ботки / (опер/в
час.)
Трудоемкость,
часов
Часовая стои-
мость
накладных
расходов (руб.)
Стоимост-
ные
затраты
для ручных
операций,
рублей
1.
Регистрация
документов
ЭВМ
31680
70
452,5
7
148,8095
67346,94
2.
Учет,
регистрация
пользователей
ЭВМ
110880
75
1478,
4
148,8095
220000,00
3.
Сведения о
движении
документов
ЭВМ
39600
60
660
148,8095
98214,29
4.
Отчеты о работе
системы
ЭВМ
31680
130
243,6
9
148,8095
36263,74
5.
Формирование
списка
сотрудников
ЭВМ
34320
210
163,4
3
148,8095
24319,73
6.
Формирование
списка
документов по
видам
ЭВМ
34320
226,5
151,5
2
148,8095
22548,09
7.
Формирование
номенклатуры
дел
ЭВМ
39600
120
330
148,8095
49107,14
8.
Формирование
учетной
карточки
документа
ЭВМ
39600
131,3
301,6
148,8095
44880,86
9.
ИТОГО:
3781
562680,79