4
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРИЕМА РЕГИСТРИРУЕМЫХ
ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ УФПС “ТАТАРСТАН ПОЧТАСЫ”
ВВЕДЕНИЕ
С течением времени требования к автоматизации деловых и
организационных процессов растут. И если когда-то ставилась задача
автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию
большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной
вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот
подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации. Документы
- это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними
требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную
поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают
все бизнес-процессы. Это относится как к коммерческим предприятиям, так и
государственным организациям.
Документооборот - это непрерывный процесс движения документов,
объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей
управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери,
дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют
далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном
построении документооборота. Все это может сильно затормозить, а в
исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей
эффективного управления. Документооборот исключительно важен для
правильной организации финансового и управленческого учета.
Системы электронного документооборота формируют новое поколение
систем автоматизации организаций. Основными объектами автоматизации в таких
системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных
бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы,
представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к
5
автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным, и
универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-
процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного
инструментария.
Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать
огромное количество, например: регистрация корреспонденции (входящие,
исходящие); электронный архив документов; согласование и утверждение ОРД;
контроль исполнения документов и поручений; автоматизация договорного
процесса; управление библиотекой книг (book management); библиотека
регламентов управленческих процедур; оформление командировок; организация
внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений; система
контроля выполнения должностных инструкций.
Целью выпускной квалификационной работы является разработка
автоматизированной системы регистрируемых почтовых отправлений для УФПС
«Татарстан почтасы».
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
- дать технико-экономическую характеристику УФПС «Татарстан почтасы»
- дать характеристику комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации приема регистрируемых почтовых отправлений УФПС «Татарстан
почтасы»;
- провести анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации приема регистрируемых почтовых отправлений УФПС «Татарстан
почтасы»;
- разработать проект автоматизации приема регистрируемых почтовых
отправлений УФПС «Татарстан почтасы;
- провести обоснование экономической эффективности проекта
автоматизации приема регистрируемых почтовых отправлений УФПС «Татарстан
почтасы».
6
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Технико-экономическая характеристика УФПС «Татарстан почтасы»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
УФПС «Татарстан почтасы» – филиал ФГУП «Почта России» ориентировано
на почтовое, агентское и финансовое обслуживание физических и юридических
лиц. Сегодня наше предприятие меняется: расширяется спектр услуг, внедряются
новые технологии, повышается уровень почтового сервиса. Почта России
превращается в инвестиционно привлекательную и коммерчески успешную
компанию. Анализ финансовых результатов УФПС «Татарстан почтасы» за 2014-
2016 гг. представлен в табл. 1.
Таблица 1 - Финансовые результаты УФПС «Татарстан почтасы», тыс. руб.
Наименование
2014
2015
2016
Абс. откл.
(+,-)
Отн. откл.
(%)
Выручка
160773
2889580
3152782
2992009
1861,02
Себестоимость продаж
3729296
2334648
2906084
-823212
-22,07
Валовая прибыль (убыток)
-3568523
554931
246698
3815221
106,91
Коммерческие расходы
623
99430
126019
125396
20135,24
Прибыль (убыток) от
продаж
-3569146
455501
120680
3689825
103,38
Проценты к получению
16398
17006
0
-16398
-
Прочие доходы
48811
11867
14721
-34090
-69,84
Прочие расходы
67837
42293
23918
-43920
-64,74
Прибыль (убыток) до
налогообложения
-3571773
442082
111483
3683256
103,12
Отложенные налоговые
активы
-7691
7535
4513
12204
158,68
Отложенные налоговые
обязательства
48963
-1327
507
-48456
-98,97
Текущий налог на прибыль
-582712
71689
-5005
577707
99,14
Иные платежи за счет
прибыли
25559
-3246
-843
-26402
103,30
Чистая прибыль (убыток)
-2973347
379846
112326
3085674
103,78
7
Согласно данным табл. 1 на протяжении 2014-2016 гг. заметно увеличение
валовой прибыли на 3815221 тыс. руб. Однако организация получает валовой
убыток в 2014 году, который затем сменился прибылью в 2015-2016 гг. Чистая
прибыль выросла на 3085674 тыс. руб. и составила 3085674 тыс. руб. по итогам
2016 года. Это вызвано опережающими темпами роста выручки по отношению к
темпам роста себестоимости, что привело к значительному росту валовой прибыли,
который в условиях меньшего прироста различных статей расходов в абсолютных
величинах и обеспечил значительный рост всех видов прибыли - от продаж, до
налогообложения и чистой прибыли.
Показатели ликвидности и платежеспособности предприятия представлены
в табл. 2.
Таблица 2 - Показатели ликвидности и платежеспособности предприятия
Показатели
Индикатор
2014г.
2015г.
2016г
.
1. Общий показатель ликвидности
≥1
0,87
0,80
0,69
2. Коэффициент абсолютной
ликвидности
≥0,2-0,7
0,41
0,35
0,34
3. Коэффициент «критической»
оценки
Допустимое 0,7-0,8
Желаемое 1
0,94
0,95
0,77
4. Коэффициент текущей
ликвидности
Необходимое: 1-2
оптимальное: 2-3
0,98
0,98
0,81
5. Коэффициент маневренности
функционирующего капитала
Уменьшение
показателя в
динамике является
положительным
фактом
0,10
0,08
0,25
6. Доля оборотных средств в
активах
≥ 0,5
0,98
0,97
0,80
7. Коэффициент обеспеченности
собственными средствами
≥ 0,1
-0,02
-0,03
-0,24
Общий показатель ликвидности не достигал нормативных значений в 2014-
2016 гг.
Коэффициент абсолютной ликвидности имеет нормативное значение на
протяжении 2014-2016 гг. Так, на конец 2016 года предприятия может погасить
34% краткосрочной задолженности в ближайшее время.
8
Коэффициент «критической» оценки имел допустимое значение в 2014-2016
гг. и на конец 2016 года 77% краткосрочных обязательств предприятия может быть
погашена за счет средств на счетах, в краткосрочных ценных бумагах, а также
поступлений от кредиторов.
Коэффициент текущей ликвидности не достиг необходимого минимума на
протяжении всего анализируемого периода, сохраняя значение менее 1.
Динамика коэффициента маневренности функционирующего капитала
является сначала двоякой – значение коэффициента снижается, затем растет, и на
конец 2016 года четверть функционирующего капитала обездвижена в запасах и
долгосрочной дебиторской задолженности.
Доля оборотных средств в активах на протяжении всего анализируемого
периода достигает нормативного уровня, однако имеет тенденцию к ежегодному
уменьшению, и на конец 2016 года 80% активов сформированы за счет оборотных
средств.
Коэффициент обеспеченности собственными средствами имеет значения
ниже нормативного минимума во время всего отчетного периода. Более того, его
значение отрицательно, то есть у предприятия отсутствуют внеоборотные активы,
сформированные за счет заемных средств.
Показатели финансовой устойчивости представлены в табл. 3.
Таблица 3 - Показатели финансовой устойчивости организации
Наименование показателей
Индикатор
Годы
2014
2015
2016
1. Коэффициент капитализации
≤ 1,5
664,37
676,54
703,26
2. Коэффициент обеспеченности
собственными источниками
финансирования
Нижн. граница: 0,1
Оптим.: значение ≥
0,5
-0,02
-0,03
-0,24
3. Коэффициент финансовой
независимости
≥ 0,4 – 0,6
0,002
0,001
0,001
4. Коэффициент финансирования
Норм: ≥ 0,7
Оптим.: 1,5
0,002
0,001
0,001
5. Коэффициент финансовой
устойчивости
Норм.: ≥0,6
0,003
0,01
0,01
9
Таким образом, можно сделать вывод, что в указанном периоде организация
недостаточно финансово устойчива в связи с отсутствием собственного оборотного
капитала.
Значение коэффициента обеспеченности собственными источниками
финансирования в отчетном периоде недостаточно и отрицательно, то есть
оборотные активы финансируется за счет заемных источников и головной
организации.
Значение коэффициентов финансовой независимости, финансирования и
финансовой устойчивости в отчетном периоде ниже допустимого минимума в
связи с недостатком собственного оборотного капитала.
Коэффициент капитализации, напротив, намного выше норматива, то есть
организация чрезмерно зависит от заемных источников финансирования.
К показателям деловой активности относятся показатели оборачиваемости
(табл. 4). Для УФПС «Татарстан почтасы» в отчетном периоде динамика всех
коэффициентов деловой активности, является положительной.
Таким образом, можно сделать вывод о неоднозначной динамике основных
результатов деятельности УФПС «Татарстан почтасы» в исследуемом периоде.
С одной стороны, растут выручка предприятия, чистая прибыль, основные
производственные фонды, численность персонала, производительность труда и
среднемесячная заработная плата. Растет также производительность труда, однако
темпы роста производительности труда отстают от темпов роста оплаты труда, что
является негативным фактором.
Ликвидность и платежеспособность организации находятся на высоком
уровне и удовлетворяет нормативам, за исключением текущей ликвидности и
обеспеченности собственными средствами, которые недостаточны. Кроме того,
позитивной тенденцией в отчетном периоде является уменьшение длительности
оборота оборотных средств.
С другой стороны, финансовая устойчивость организации в отчетном
периоде отсутствует в силу недостатка собственного оборотного капитала.
10
Таблица 4 - Коэффициенты деловой активности
Наименование показателей
Формула расчета
2014г.
2015г.
2016г.
А – общие показатели оборачиваемости
1. Коэффициент общей оборачиваемости
капитала (ресурсоотдача)
Д1 = Вр/Аср
Вр – выручка (Ф№2, стр. 2110)
Аср – среднегодовая стоимость имущества предприятия
(Ф№1 стр.1600 (начало года + конец года)/2)
0,02
0,34
0,36
2. Коэффициент оборачиваемости
мобильных средств
Д2 = Вр/ОАср
ОАср - среднегодовая стоимость оборотных активов (Ф
№1 стр.1200 (начало года + конец года)/2)
0,02
0,34
0,40
3. Коэффициент отдачи собственного
капитала.
Д3 = Вр/СКср
СКср - среднегодовая стоимость собств. капитала
(Ф№1 стр.1300, гр. (начало года + конец года)/2)
12,54
225,44
245,9
8
Б – показатели управления активами
4. Оборачиваемость материальных
ресурсов
Д4 = Зср*t/Вр
3ср - среднегодовая стоимость запасов
(Ф№1 стр.1250 (начало года + конец года)/2)
t - продолжительность отчетного периода (360 дней)
433
23
24
5. Оборачиваемость денежных средств
Д5 = ДСср*t/Вр
ДСср - среднегодовые остатки денег на разл. счетах (Ф№1
стр.1210+стр. 1220 (начало года + конец года)/2)
7723
403
347
6. Оборачиваемость средств в расчетах
(дебиторской задолженность)
Д6 = ДЗср*t/Вр
Д3ch - среднегодовая величина дебит, задолженности
(Ф№1 стр.1230 (начало года + конец года)/2)
10161
606
516
7. Оборачиваемость кредиторской
задолженности
Д7 = КЗср*t/Вр
КЗср - среднегодовая величина кредит, задолженности
(Ф№1 стр.1520 (начало года + конец года)/2)
10913
648
647
8. Период погашения задолженности
поставщикам
Д8 = КЗпср*t/Вр
КЗпср – среднегодовая величина задолженности
поставщикам (Ф№1 стр.1521 (начало года + конец года)/2)
8
1
1
11
Динамика рентабельности предприятия представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 - Динамика рентабельности предприятия, %
Рентабельность предприятия на протяжении 2014-2016 растет, что говорит о
превышающем темпе роста цен на продукцию (работы, услуги) по сравнению с
темпами роста цен на сырье и материалы. Однако сами показатели являются
чрезвычайно низкими, то есть деятельность организации балансирует на грани
рентабельности. В 2014 году предприятие получило убыток от продаж вследствие
больших расходов.
Одной из основных целей предприятия УФПС «Татарстан почтасы» является
обеспечение устойчивого экономического развития и повышение качества
предоставляемых услуг населению за счет внедрения и широкого использования
инфокоммуникационных и инновационных технологий.
Основная задача УФПС «Татарстан почтасы» состоит в том, чтобы сделать
услуги почтовой связи не только доступными, но и качественными,
соответствующими самым высоким современным стандартам. При этом роль
-34,86
4,37
1,24
-1849,41
13,15
3,56
-79,73
16,27
3,87
-2000,00
-1500,00
-1000,00
-500,00
0,00
500,00
2014 2015 2016
1. Рентабельность активов
2. Рентабельность продаж
3. Рентабельность производства продукции
12
почтового работника всегда будет оставаться ключевой, и мы стремимся к тому,
чтобы те, на чьем добросовестном каждодневном труде держится российская
почта, получали заслуженное признание и достойное вознаграждение.
Услуги почтовой связи на территории Республики Татарстан оказывают 1163
объекта почтовой связи, из них стационарных отделений почтовой связи 1104 (в
том числе 250 городских и 854 сельских), передвижных ОПС — 24, пунктов
почтовой связи — 35. В настоящее время в УФПС «Татарстан почтасы» 1
отделение почтовой связи 1 класса, 11 — 2 класса, 80 — 3 класса, 299 — 4 класса и
713 — 5 класса.
В структуру УФПС «Татарстан почтасы» входят 21 обособленных
структурных подразделений (далее – ОСП) - 9 почтамтов, 11 межрайонных
почтамтов и РРЦ «Почтовый курьер». Из них 4 межрайонных почтамтов и 1
почтамт относятся к 1 категории, 5 межрайонных почтамтов — ко 2 категории, 5
почтамтов и 2 межрайонных почтамта — к 3 категории, 3 почтамта — к 4
категории.
Для перевозки и доставки почтовых отправлений автомобильным
транспортом по Республике Татарстан организованы 9 межрайонных и 238
внутрирайонных маршрута. Общая протяженность почтовых маршрутов
Республики Татарстан составляет 34 541 км. Транспортный парк филиала включает
343 единиц автотранспорта.
Почтовые услуги: письменная корреспонденция, посылки, «Отправления 1
класса», экспресс-почта «EMS Почта России». Финансовые услуги:
- выплата/доставка пенсий и пособий – доставка пенсионных выплат
осуществляется филиалом на всей территории Республики Татарстан и частично по
городам Казань и Нижнекамск. Услугами филиала пользуются более 390 тыс.
пенсионеров, что составляет 40% от общей численности людей пенсионного
возраста, проживающих в республике. Филиалом заключены договоры, которые
позволяют доставлять и выплачивать различные социальные и пенсионные
выплаты на всей территории республики. По итогам 2016 года произведено 8 млн.
выплат пенсий и пособий;
- денежные переводы «КиберДеньги» – в настоящее время в отделениях
связи УФПС «Татарстан почтасы» действует 1195 почтово-кассовых терминалов,
13
общее количество пунктов Единой системы почтовых переводов (ЕСПП)
составляет 1072 единиц. По итогам 2016 года отправлено более 1,1 млн. переводов;
- прием коммунальных и муниципальных платежей – филиалом заключено
более 500 договоров как с региональными, так и с районными поставщиками
коммунальных услуг. Услуга предоставляется во всех отделениях почтовой связи и
на терминалах самообслуживания. В почтовых отделениях области можно
оплатить услуги за газ, воду, отопление, электроэнергию, содержание детей в
детском саду, обучение, телефон, квартплату, домофон, телевидение и т.д. По
итогам 2016 года принято порядка 24 млн. платежей;
- прием платежей на терминалах самообслуживания – осуществляется в г.
Казани, г. Наб. Челны территории республики находится 39 терминалов
самообслуживания. По итогам 2016 года принято 416659 платежей;
- срочные переводы «Форсаж» — к данной услуге подключено 1004
отделений почтовой связи г. Казани. Проект позволяет получать переводы через 1-
3 часа после отправки. По итогам 2013 года принято около 25 тыс. переводов;
- международные переводы «WesternUnion» – система работает в 9
отделениях почтовой связи Казанского МРП, Нижнекамского МРП, Набережно-
Челнинского МРП, Альметьевского МРП.
Услуги для населения:
- «Почта-финанс» – в 1046 отделениях почтовой связи Татарстан почтасы
для клиентов предлагается оформление банковских продуктов, таких как
кредитные карты банка «Тинькофф Кредитные Системы» Банк (ЗАО), банковские
вклады банков «Тинькофф Кредитные Системы» Банк (ЗАО) и ЗАО «Банк Русский
стандарт», оформление почтовой карты ЗАО «Банк Русский стандарт», страховые
продукты ООО «СК Благосостояние», ООО «СК «Ингосстрах-Жизнь» программа
«Ваша защита», ОСАО «Ингосстрах» продукт «Мой дом», инвестирование ЗАО
«ФИНАМ»;
- реализация лотерейных билетов – более 40 видов лотерейных билетов
реализуются во всех отделениях почтовой связи. По итогам 2016 года реализовано
порядка более 828 тыс. тиражных и бестиражных лотерейных билетов;
- реализация железнодорожных билетов – в настоящий момент билеты
можно приобрести в 960 отделениях почтовой связи Республики Татарстан. По