56
Также с помощью информационной модели объясняется с помощью каких
входных данных (документов) и какой нормативно-справочной информации
происходит выполнение основных функций. Информационная модель
представлена на рисунке 8.
57
58
Рисунок 8 – Информационная модель
В соответствии с составленной информационной моделью Администратор
может работать со справочниками системы: добавлять и изменять записи в них.
Работа пользователей (сотрудников всей организации в целом и
технического отдела в частности) в ИС возможна только после прохождения
авторизации с помощью формы входа. Далее зарегистрированный пользователь-
сотрудник компании может оставить заявку, или посмотреть результаты работы
по предыдущим заявкам, оставить комментарии к какой-либо заявке, либо
закрыть её (сменить статус), если проблема уже решена. Пользователи-
сотрудники технического отдела могут работать с оставленными заявками:
оставлять комментарии, либо изменять заявки (статусы), а также формировать
отчеты по заявкам за определенный период времени. Кроме того, каждый
пользователь системы может редактировать данные своей учетной записи (через
управление своим профилем).
Помимо отчета по заявкам, выходными данными для информационной
системы выступают письма, отправляемые автоматически.
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
В информационной системе используются пять справочников,
характеристики которых приведены в таблице 6.
Таблица 6
Справочники информационной системы
№
пп
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справочник
а в записях
Среднюю
частоту
актуализац
ии
Средний
объем
актуализац
ии, %
1
Пользователи
Администратор
Пользователь
100
1 раз в день
10
2
Виды
неисправносте
й
Администратор
10
1 раз в месяц
10
3
Отделения
Администратор
10
1 раз в год
10
4
Статусы заявок
Администратор
4
1 раз в год
25
5
Роли
пользователей
Администратор
3
1 раз в год
30
59
Справочник Статусы заявок носит нормативный характер и его нужно
актуализировать раз в год (добавлять дополнительные статусы заявок, либо
наоборот удалять неиспользуемые), точно также и справочники отделов и ролей
актуализируется раз в год.
Реквизитный состав каждого справочника представлен в виде таблицы 7.
Таблица 7
Реквизитный состав справочников информационной системы
№ пп
Название
справочника
Перечень реквизитов
1
Пользователи
ФИО пользователя;
логин;
пароль;
электронная почта;
отдел
роли пользователя
2
Виды
неисправностей
наименование неисправности;
отображать или нет на форме создания заявки?
3
Отделения
наименование отделения;
4
Статусы заявок
наименование статуса
5
Роли пользователей
наименование роли
Редактирование и ввод новых записей во все справочники осуществляется
с помощью специальных форм.
На рисунке 9 изображена форма для работы с записями справочника
«Пользователи».
60
Рисунок 9 – Форма Пользователь
Формы для работы с записями других справочников имеют аналогичный
вид (Рисунок 10-12).
Рисунок 10 – Форма Виды неисправности
61
Рисунок 11 – Форма Отделения
Рисунок 12 – Форма Статусы заявок
В качестве входных данных для информационной системы приема заявок
выступают сами заявки, а также комментарии к ним. Перечисленные входные
данные создаются с помощью форм, расположенных на сайте. Внешний вид форм
представлен на рисунках 13 (форма создания заявки) и 14 (форма отправки
комментария к заявке).
Рисунок 13 – Форма для создания заявки
Рисунок 14 – Форма отправки комментария к заявке
Данные, которые пользователи вводят в эти формы сохраняются в базе
данных, а затем используются для формирования результатной информации.
62
2.2.3. Характеристика результатной информации
Результатную информацию (выходные данные) информационной системы
можно разделить на два вида:
1. Письма, формируемые и отправляемые информационной системой
сотрудникам организации при появлении нового входного документа
(заявки или комментария к ней), а также при изменении статуса заявки.
2. Отчет по заявкам, формируемый в виде таблицы.
Подробное описание выходных данных в таблице 8.
63
Таблица 8
Описание результатной информации
№ пп
Наименование
Реквизиты
Таблицы, на основе которых
формируется
Частота
формирования
Способ
доставки
1
Письмо «Новая
заявка»
Номер заявки
ФИО сотрудника
Тип неисправности
Файл (необязателен)
Словесное описание
проблемы
Заявки
Пользователи
Статусы заявок
Типы неисправностей
По мере
необходимости
Электронное
письмо
2
Письмо «Новый
комментарий»
ФИО сотрудника
Номер заявки
Текст комментария
Заявки
Пользователи
Комментарии
По мере
необходимости
Электронное
письмо
3
Письмо
«Изменение
статуса заявки»
Номер заявки
ФИО сотрудника
Новый статус заявки
Заявки
Пользователи
Статусы заявок
По мере
необходимости
Электронное
письмо
4
Отчет по заявкам
Количество отправленных
заявок;
Количество выполненных
заявок;
Максимальное,
минимальное и среднее
время ответа на заявку
Заявки
Статусы заявок
Комментарии
Типы неисправностей
По мере
необходимости
Экранная форма,
может быть
выгружен в
формате
электронной
таблицы
Microsoft Excel
64
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Дерево функций информационной системы представлено на рисунке 15.
Основные
Управление
справочниками
Оставить комментарий к
поданной заявке
Сформировать отчет по
заявкам
Подать новую заявку
Просмотреть
результаты
выполнения
поданных ранее
заявок
Добавить
комментарий к
поданной ранее
заявке
Функции ИС
Изменить статус заявки
Служебные
Авторизация
пользователя
Управление
профилем
пользователя
Рисунок 15 – Дерево функций информационной системы
На основании дерева функций разработан сценарий диалога, который
представлен на рисунке 16.
Работа с
заявками
Посмотреть
заявки
Формирование
отчетов
Главная страница
Управление
справочниками
Пользователи
Типы
неисправностей
Отделы
Статусы заявок
Прокомментирова
ть заявку
Завершить заявку
Управление
профилем
Авторизация
Создать новую
заявку
Рисунок 16 – Сценарий диалога информационной системы
65
После открытия сайта пользователю необходимо пройти авторизацию с
помощью логина и пароля. После того, как пользователь выполнит функцию Вход
на сайт – он становится либо сотрудником организации, либо сотрудником
технического отдела (техником, или инженером-программистом), либо
администратором (в зависимости от данных, которые он введет на
соответствующей форме).
После авторизации на сайте, пользователь-сотрудник получает доступ в
раздел работы с заявками. В данном разделе пользователю доступны три функции
– подать новую заявку, просмотреть результаты выполнения поданных ранее
(перечитать комментарии, проверить статус) и оставить комментарий к какой-
либо заявке.
Следующий уровень доступа в иерархии групповой политики – сотрудник
технического отдела (техник и инженер-программист). После авторизации у
данного пользователя также открывается раздел работы с заявками. Учетные
записи техника и инженера-программиста отличаются только видами заявок,
которые им доступны. Технику отображатся все новые заявки и заявки в работе
на ремонт ПК, а инженерам-программистам – только заявки на модернизацию ПК.
В любой заявке сотрудник технического отдела может оставить
комментарий, а также закрыть эту заявку при решении всех заявленных проблем.
Также у сотрудников технического отдела открыт доступ в раздел формирования
отчета по заявкам.
Пользователь с уровнем доступа Администратор имеет доступ к функциям
управления справочниками информационной системы.
2.3.2. Характеристика базы данных
В качестве системы управления базой данный для разрабатываемой
информационной системы была выбрана СУБД MySQL.
Для хранения всех необходимых данных была спроектирована и создана
база данных, состоящая из 7 таблиц. ER-модель спроектированной базы данных
представлена на рисунке 17.