15
создаваемая при декомпозиции, охватывает ту же область, что и родительский
процесса, но описывает ее более подробно. При декомпозиции стрелки
родительского процесса переносятся на дочернюю диаграмму в виде граничных
стрелок.
Выделение 4-х видов стрелок. Выделяются следующие виды стрелок:
Вход, Выход, Механизм, Управление. Входы преобразуются или расходуются
процессом, чтобы создать то, что появится на его выходе. Управления
определяют условия, необходимые процессу, чтобы произвести правильный
выход. Выходы – данные или материальные объекты, произведенные процессом.
Механизмы идентифицируют средства, поддерживающие выполнение процесса
[10].
Для выполнения процесса моделирования функциональной модели можно
воспользоваться инструментальными CASE-средствами, такими как
Design/IDEF, BPwin, общая методология которых позволяет исследовать
структуру, параметры и характеристики производственно-технических и
организационно-экономических систем [24]. BPwin - мощный инструмент
моделирования, который используется для анализа, документирования и
реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами
BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности -
действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления,
требующиеся для этого ресурсы и др. [10,15]. Таким образом, формируется
целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в
маленьких отделах до сложных иерархических структур. При разработке или
закупке программного обеспечения модели бизнес-процессов служат
прекрасным средством документирования требований, помогая обеспечить
высокую эффективность оптимизации исследуемых бизнес-процессов.
16
Рис. 1.1 IDEF0-модель бизнес-процесса приема заказов на продажу
компьютерной техники и установки комплектующих
На рисунках 1.1 и 1.2 представлена разработанная диаграмма IDEF0 (с
разной степенью детализации исследуемого бизнес-процесса), которая
используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и
функции системы, а также потоки информации и материальных объектов,
связывающие эти функции.
Рисунок 1.2 демонстрирует взаимосвязи с другими подзадачами процесса
приема заказов на продажу компьютерной техники и установку комплектующих
и программного обеспечения, задействованных в их решении специалистов (они
же – механизмы процесса).
17
Рис. 1.2 Функциональная модель исследуемого бизнес-процесса
(декомпозиция)
Бизнес-процесс приема заказов на продажу компьютерной техники и
установку комплектующих и программного обеспечения ООО «Гео-Свет»
включает в себя несколько этапов:
1. Работа с клиентом (консультирование клиента/формирование заказа).
Клиент, обращающийся в ООО «Гео-Свет», должен представить общую
информацию о заказе, в которой указываются реквизиты клиента (ФИО, номер
счета, месторасположение), перечень необходимых работ или услуг. Клиента
информируют об основных условиях выполнения заказа, после чего заказ
клиента проходит следующий этап. При этом менеджер отдела обслуживания
клиентов должен получить максимально полную необходимую информацию о
клиенте и полученном заказе.
2. Рассмотрение и анализ заказа.
На данном этапе происходит уточнение данных по заказу и информации,
предоставленном клиентом. На данном этапе заказ находится на рассмотрении в
IT отделе ООО «Гео-Свет», после чего формируется (обычно в устной форме)
передача информации в отдел снабжения для проверки наличия необходимой
для выполнения заказа клиента компьютерной техники и комплектующих.
18
3. Сбор информации о наличии необходимой компьютерной техники и
комплектующих.
Данный этап представляет собой рассмотрение сформированного заказа
клиентом в отделе снабжения. Данную операцию выполняет менеджер отдела
снабжения. В случае наличия требуемой компьютерной техники, заказ клиента
подтверждается, и информация передается в IT отдел. При отсутствии нужной
компьютерной техники менеджер отдела снабжения приобретает необходимую
технику или комплектующие у поставщиков оборудования.
4. Заключение о возможности выполнения заказа клиента.
На основе полученной информации из отдела снабжения, техник IT
отдела формирует заключение о выполнении заказа и сообщает об этом
менеджеру отдела обслуживания клиентов для последующего оформления
результатных документов, которые выдаются клиенту. Помимо этого, в
заключении указывается ответственный сотрудник IT отдела, который будет
выполнять данный заказ, сроки его выполнения и стоимость заказа.
5. Оформление результатных документов.
Этап включает оформление документов, сопровождающих работы и
услуги ООО»Гео-Свет». К результатным документам относятся:
1) Счет к оплате.
2) Заказ на обслуживание.
3) Расписка.
Среди исполнителей (механизмов) вышеописанных этапов бизнес-
процесса приема заказов на поставку программного обеспечения ООО»Гео-
Свет» можно выделить следующих специалистов:
1) Менеджер отдела обслуживания клиентов – отвечает за
привлечение и консультирование потенциальных клиентов, а также за
формирование первичного заказа, выявление первоначальной информации о
клиенте; также формирует результатные документы для предоставления их
клиенту.
2) Менеджер отдела снабжения – на основе полученной информации о
заказе, выполняет проверку наличия в отделе снабжения необходимых
19
комплектующих для компьютерной техники, их количества. Результаты данного
анализа сообщает технику из IT отдела.
3) Техник – формирует заключение о возможности выполнения заказа,
согласование работ по выполнению заказа, назначение ответственного по
данному заказу.
Таким образом, необходимость автоматизации представленных процессов
является актуальной задачей.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Для определения места проектируемой задачи построим структурную
модель исследуемых процессов, связанных с функцией приема заказов на
поставку исследуемого предприятия. Структурная модель исследуемого
предприятия представлена в виде модели DFD – диаграммы потоков данных (на
рисунке 1.3 представлена контекстная модель) и представляет собой
структурное представление движения информационных потоков (путь данных) с
момента поступления входной информации до момента выдачи выходных форм
[22].
Модель DFD, как и большинство других структурных моделей —
иерархическая модель [15, 16]. Каждый исследуемый бизнес-процесс может
быть подвергнут декомпозиции, то есть разбиению на структурные
составляющие, отношения между которыми в той же нотации могут быть
показаны на отдельной диаграмме.
Нотация DFD — удобное средство для формирования контекстной
диаграммы, то есть диаграммы, показывающей разрабатываемую ИС в
коммуникации с внешней средой. Это — диаграмма верхнего уровня в иерархии
диаграмм DFD. Ее назначение — ограничить рамки системы, определить, где
заканчивается разрабатываемая система и начинается среда.
С помощью DFD- моделирования можно отразить:
взаимодействие предприятия с внешней средой;
превращение полученных извне ресурсов в продукцию
(услуги/работы) предприятия;
20
взаимодействие отделов предприятия в ходе деятельности [19].
Источники информации (внешние сущности) порождают
информационные потоки (потоки данных), переносящие информацию к
подсистемам или процессам. Те в свою очередь преобразуют информацию и
порождают новые потоки, которые переносят информацию к другим процессам
или подсистемам, накопителям данных или внешним сущностям - потребителям
информации [33].
Рис. 1.3 Диаграмма потоков данных – контекстный уровень
Выделим основные внешние сущности структурной модели исследуемого
бизнес-процесса ООО»Гео-Свет»:
1. Клиенты. Клиенты обращаются в ООО»Гео-Свет» для
предоставления заказа на продажу компьютерной техники или установку
комплектующих. Клиенты обращаются в отдел обслуживания клиентов, где
составляется заказ на оказание услуг. Заказ принимает менеджер по работе с
клиентами, после чего проводится анализ и планирование необходимых работ на
21
продажу компьютерной техники или оказание услуг (IT отдел ООО»Гео-Свет»).
После рассмотрения заказа, уточнения перечня необходимого программного
обеспечения, наличия данной компьютерной техники или комплектующих в
отделе снабжения ООО»Гео-Свет» для клиента формируются такие документы
как «Заказ на обслуживание» и «Счет к оплате». В случае выполнения работ для
клиента, связанных с гарантированным обслуживанием оборудования или
программного обеспечения, для клиента формируется документ «Расписка»,
который содержит перечень услуг, исполнителя (сотрудник IT отдела) и ФИО
принявшего заказ – менеджер по работе с клиентами.
2. Поставщики компьютерного оборудования – сторонние организации,
предоставляющие ООО»Гео-Свет» необходимое для выполнения работ и
оказания услуг оборудование и программное обеспечение на основании
документов об оплате, сформированных бухгалтерией ООО»Гео-Свет». Заказ на
продажу или установку оборудования формирует отдел снабжения ООО»Гео-
Свет». Поставщики программного обеспечения и оборудования, в свою очередь,
предоставляют прайс-листы, содержащие перечень продукции и ее стоимость, и
случае заказа – поставляют необходимые оборудование и программное
обеспечение.
3. Государственные органы. В государственные органы сдаются
документы по бухгалтерской и налоговой отчетности ООО»Гео-Свет»,
связанные с использованием материальных, финансовых и технических средств,
сметно-финансовая документация, расчеты, отчеты по финансовой деятельности
предприятия и т.п.
В соответствии с методологией проектирования, модель системы
определяется как иерархия диаграмм потоков данных (ДПД или DFD),
описывающих асинхронный процесс преобразования информации от ее ввода в
систему до выдачи пользователю. Для отображения взаимодействия отделов
ООО»Гео-Свет» в ходе выполнения исследуемых задач необходимо провести
детализацию (декомпозицию) контекстной диаграммы.
На рисунке 1.4 представлен первый уровень декомпозиции DFD-модели.
Рис. 1.4 описывает взаимодействие отделов ООО»Гео-Свет» в процессе
приема заказов на продажу компьютерной техники, установку комплектующих
22
или поставку программного обеспечения. Заказ клиента передается в IT отдел
для анализа и учета. IT отдел делает запрос в отдел снабжения ООО»Гео-Свет»
для получения информации о наличии необходимого для выполнения заказа
клиента оборудования и программного обеспечения.
Рис. 1.4 DFD-модель – первый уровень декомпозиции
В случае отсутствия нужного оборудования, в бухгалтерию передается
смета на оборудование. После проведения необходимых финансовых расчетов с
поставщиками программного обеспечения и оборудования, поставщик на
основании документа об оплате поставляет в отдел снабжения ООО»Гео-Свет»
необходимое компьютерное оборудование и программное обеспечение.
Согласованный заказ на обслуживание, совместно со счетом к оплате,
передаются клиенту менеджером по работе с клиентами.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В данной дипломной работе основное внимание уделено бизнес-процессу
приема заказов на продажу компьютерной техники и установку комплектующих,
23
который осуществляется в отделе обслуживания клиентов исследуемого
предприятия ООО»Гео-Свет».
Сущность исследуемой задачи автоматизации, прежде всего, связана с
понятием документооборота. Документооборот является важным звеном
делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения
документов, но и скорость этого движения. В общем случае, под
документооборотом понимают движение документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправки [20].
В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция
коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с
общими целями делопроизводства организации — информационным
обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования,
хранения и использования ранее созданной информации [23].
В таблице 1.1 представлено описание схемы документооборота.
Таблица 1.1
Приблизительные показатели по документам на одного менеджера отдела
обслуживания клиентов ООО»Гео-Свет»
Наименова
ние документа
Количество за
год, шт./г
Время обработки
одного документа,
ч
Время обработки
документов за год,
ч/г
Договор
460
0,5
230
В графе 2 таблицы 1.1 представлено среднее количество формируемых
договоров на выполнение услуг ООО»Гео-Свет» в год по одному менеджеру
отдела обслуживания клиентов, а значение графы 4 равно произведению двух
предшествующих.
В процессе приема заказов на продажу компьютерной техники и
установку комплектующих менеджеры отдела обслуживания клиентов тратят
много времени на подготовку и формирование документов, а также на
предшествующий ему поиск и сбор информации о клиенте и услугах, которые
ему необходимо предоставить. При этом менеджерам зачастую приходится
24
вводить много повторяющихся данных в шаблоны документов. Также не
исключена вероятность ошибок (т. н. человеческий фактор).
Исходя из вышесказанного, целесообразным будет автоматизация
исследуемого процесса приема заказов на поставку программного обеспечения
ООО»Гео-Свет».
В результате возрастет производительность труда и, как следствие,
расширится клиентская база организации. Участники исследуемого бизнес-
процесса приема заказов на поставку программного обеспечения смогут
принимать документы друг от друга, что также сократит длительность процесса
и положительно скажется на скорости обслуживания клиентов – ведь для них
тоже многое значит время ожидания обработки заказа. Фактор скорости и,
соответственно, качества обслуживания клиентов является конкурентным
преимуществом любой коммерческой организации [16].
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации ООО»Гео-Свет»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Способы приобретения информационной системы – это последующие
действия от определения и формализации решения о необходимости
информационной системы до момента пока информационная система не будет
введена в действие в организации. Можно выделить следующие способы
приобретения информационной системы:
разработка информационной системы (самостоятельная или по заказу);
покупка информационной системы;
покупка и доработка информационной системы;
аренда информационной системы.
Рассмотрим в деталях каждый из способов относительно возможности его
применения к автоматизации рассматриваемой задачи.
При покупке готового решения нужно выбрать такое решение, которое
будет соответствовать полностью правилам ведения бизнеса. Это очень сложно,