23
каждого зачетного модуля, итогово - модульный для каждой учебной
дисциплины, семестровый (академический).
В рамках учета успеваемости учитывается оценки за прохождение
практики. Сроки и содержание каждой практики определяются рабочими
учебными планами и программами практик по специальностям.
В рамках итоговой аттестации студенты сдают государственные
экзамены и защищают дипломную работу или проект.
Информация о пропущенных занятиях систему вводится
еженедельно, на основе документальных данных. Для ввода предусмотрено
по каждой группе студентов количество вкладок, которые соответствуют
количеству и номерам семестров из учебного плана. По каждому студенту
класса вводится общее за неделю по всем дисциплинам количество
пропущенных часов.
Инспектор деканата ведет учет всех документов - уважительных
причин пропуска занятий в системе.[35]
Автоматизированная система «1С: Деканат» на базе «1С:Предприятие
7.7». разработана для оперативного контроля успеваемости студентов и
также решения различных учетных задач (ведение базы данных о студентах,
подготовка ведомостей на экзамены и зачеты, сертификатов и выписок с
оценками, расчеты по оплате за обучение и т.п.). Данный продукт удобен
тем, что для ведения бухгалтерского учета в большинстве образовательных
учреждений используется сетевая версия «1С:Бухгалтерия 7.7», которая
развернута на всех компьютерах администрации и бухгалтерии. Кроме
этого, в некоторых учебных заведениях используется программа
«1С:Библиотека школы», а для контроля знаний - программа
«1С:Экзаменатор».
Система учета успеваемости разработана на базе типовой
конфигурации «Бухгалтерия 7.7». Для решения поставленных задач в
конфигурацию внесен ряд изменений.
24
Добавлены новые справочники и средства для работы с ними:
- Обучаемые;
- Специальности;
- Дисциплины;
- Преподаватели;
- Дисциплины специальности.
Добавлены новые документы и соответствующие им журналы:
- Прием на курс;
- Оценки по дисциплине;
- Акты за обучение;
- Квитанции на оплату;
- Сертификаты за обучение.
Добавлены новые отчеты:
- Свод оценок;
- Сведения об обучаемых;
- Выгрузка сведений в библиотеку и бухгалтерию.
В начале учебного года корректируются справочники для учета
изменений в учебных планах и составе преподавателей. Затем формируются
приказы о приеме студентов на первый или переводе на очередной курс.
Сведения о впервые принятых студентах переносятся в программы
«1С:Библиотека» и «1С:Бухгалтерия». В процессе обучения еженедельно от
преподавателей поступает информация о текущей успеваемости, зачетах,
контрольных работах, экзаменах и т.п., которые и вносятся в систему. После
обработки данных формируется свод оценок в различных разрезах, на
основании чего формируется текущий рейтинг студента. В период сессии с
помощью системы формируются списки студентов, допущенных к
экзаменам, и экзаменационные ведомости. По окончании учебного года
студентам выдаются сертификаты ebsi Группа европейских бизнес-школ,
находящихся в различных городах Европы и США, в которых указываются
25
дисциплины на русском и иностранном языках, перечисляются оценки,
полученные студентами по шкале ebsi, и соответствующие им российские
оценки.[25]
Существуют и другие системы реализующие автоматизацию процесса
учета и анализа посещаемости и успеваемости. Однако все они по своим
характеристикам схожи с вышеописанным программным обеспечением.
Из вышесказанного следует, что ни одна из известных программ не
удовлетворяет в полной мере потребности администрации МБОУ СОШ
№21.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Из анализа предприятия следует, что работа на данный момент
построена неудобно, выявляется много недостатков. Прежде всего, это
касается хранилища и обработки информации. Хранится информация на
бумажных носителях, часть – в документе формата xls, который из-за своего
большого размера открывается долго, поиск информации так же происходит
длительное время, компьютер не справляется с обработкой поступающих
оператором команд и иногда Microsoft excel перестает отвечать.
Архивы прошлых годов печатаются и хранятся на бумажных
носителях, занимают много пространства и постоянно пополняются.
Проблематично составить анализ расхода топлива за прошлый год или
посчитать количество заказов определенного водителя или автомобиля, т.к.
приходится вручную считать и анализировать совершенные поездки. Это
порой занимает более суток, к тому же не стоит забывать о человеческом
факторе, человек может сбиться или ошибиться в расчетах. На сегодняшний
день учет успеваемости в МБОУ СОШ №21 можно считать
малоэффективной, требующей больших затрат времени и ресурсов.
Существует четыре варианта стратегии автоматизации - кусочная
(хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по
направлениям и комплексная автоматизация.
26
Частичная автоматизация предполагает под собой приобретение
предприятием без конкретного стратегического плана отдельных
фрагментов информационной системы, которые не способны оказать
реальной пользы предприятию в целом. Дальнейшее развитие
информационной системы образовательной организации связано с новыми,
значительными затратами.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию
отдельных учебных участков, объединенных по набору выполняемых
функций. Этот способ автоматизации выбирается при условии, если
существуют участки, где применение автоматизированных систем дает
значительный экономический эффект, например за счет сокращения
персонала.
Автоматизация по направлениям подразумевает под собой
автоматизацию отдельных направлений деятельности компании. В этом
случае компания получает полную автоматизацию работы, например,
кадровой службы, производства, бухгалтерии или логистики. Такой подход
к автоматизации вполне нормален и в дальнейшем интеграция уже
автоматизированных направлений в рамках всего предприятия не будет
связана с серьезными препятствиями[15].
Хаотичная, она же частичная стратегия не подходит, так как
автоматизируем целый отдел, при этом используется несколько
составляющих ИС, такие как веб сервер, СУБД, клиент-серверное
приложение, нельзя автоматизировать только часть из них, эффекта от этого
будет ноль.
Полная стратегия автоматизации тоже не подходит в данном случае,
так как автоматизируем одно из направлений деятельности организации.
Стратегия автоматизации по участкам лучше всего подходит в данном
дипломном проекте, потому что в нашем случае автоматизируем
деятельность учебного отдела, отдела администрации школы, в смену в нем
27
работает 5 человек, которые на 30 процентов времени заняты телефонными
звонками, а всё остальное время заняты рутинной работой по регистрации и
обработке данных по успеваемости. Автоматизировав данный процесс,
можно будет сократить численность данного отдела не понижая
продуктивность его работы.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
В связи с большой затратой времени на организацию учета
успеваемости, поиск необходимых данных, неудобством хранения
вордовских и экселевских отчетов, руководством МБОУ СОШ №21 было
принято решение о создании более эффективного способа решения
возникших проблем.
Организацией рассматривалось два варианта решения проблемы:
приобретение готового программного обеспечения;
разработка программного обеспечения своими силами.
При первом варианте положительные стороны заключаются:
богатый опыт авторов в наработках проблемного
направления;
относительно малые сроки реализации;
решения проблем, которые неочевидны для неопытных в
данной сфере людей.
Отрицательные стороны:
дороговизна "профессионального" решения, в частности,
система "Biletion Office" стоит до 130 000 руб. Многие
программные комплексы включают в себя ежегодную
оплату.
Универсальные решения - мы платим за функциональные
излишества. Модули содержат функции, которые не
используются при учете процесса контроля знаний
28
учащихся. Также необходимо отметить, что данную
систему необходимо внедрять во всей организации, что
потребует обучения сотрудников, стоимость обучения
составит около 3 000 руб. на одного сотрудника;
сложность адаптации под конкретную проблемную
ситуацию.
Не все необходимые для работы в МБОУ СОШ №21
функции присутствуют в готовом ПО.
При втором варианте положительные стороны:
меньшие финансовые затраты;
ориентированность к реальному объекту;
обслуживание и обновление программы.
Отрицательные стороны:
большие сроки исполнения;
сложность обслуживания программы в случае перехода
разработчика на другую работу.[35]
Проанализировав оба варианта, руководством было решено
разработать программу своими силами.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) – совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации, схем информационных потоков, циркулирующих в
организации, методология построения баз данных. Данная подсистема
предназначена для своевременного представления информации, принятия
управленческих решений.
Автоматизированная система процесса контроля знаний учащихся
МБОУ СОШ №21 предназначена для организации учета успеваемости,
29
согласно, соответствующих документов. Прежде чем создать проект
разрабатываемой системы нужно разработать структурную схему объекта
автоматизации. При этом нужно представлять, и знать как будет
функционировать автоматизированная система процесса контроля знаний
учащихся МБОУ СОШ №21.
К внемашинному информационному обеспечению можно отнести
следующие информационные документы:
инструкция пользователя процесса контроля знаний учащихся
МБОУ СОШ №21;
инструкция по инсталляции ПО процесса контроля знаний
учащихся МБОУ СОШ №21.
Инструкция пользователя должна содержать следующее: схему
работы с программой, порядок доступа персонала, порядок работы с
программой, штатный режим работы программы, завершение работы с
программой. Инструкция пользователя является необходимым
информационным обеспечением процесса контроля знаний учащихся
МБОУ СОШ №21.
Инструкция по инсталляции позволяет правильно установить и
запустить ПО процесса контроля знаний учащихся МБОУ СОШ №21.
В состав базы данных процесса контроля знаний учащихся МБОУ
СОШ №21 входят справочники, которые будут содержать необходимую для
формирования планов и статистических отчетов, условно-постоянную,
информацию:
справочник «Предметы»;
справочник «Учащиеся»;
справочник «Преподаватели»;
справочник «Успеваемость».
30
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Будущая программа предназначена предоставлять оперативную
информацию для руководства, подготавливать информацию для
дальнейшего анализа, снижать объёмы бумажного документооборота и д.р.
Наиболее удобной для создания такой базы данных является
реляционная СУБД – в данной работе выбрана СУБД Access, которая
обладает рядом преимуществ:
- База данных расширяется по мере наполнения информацией, без
заметного уменьшения быстродействия операций с записями в
многопользовательском режиме.
- обеспечивается максимальная безопасность.
В наше время существует огромное количество разнообразных сред
разработки программного обеспечения и приложений для смартфонов,
компьютеров и прочих гаджетов, без которых современный человек не
представляет своей жизни. В свою очередь, наряду с развитием
современных компьютерных технологий развиваются и подходы к
программированию.
Рождение более новых подходов и методов программирования можно
объяснить попыткой ускорить процесс создания разработки. Все это
делается лишь с одной целью, а именно для упрощения самого хода
создания достаточно крупных и масштабных программных проектов, в
разработки которых может участвовать достаточно большое количество
разработчиков. Одним из значащих нововведений за последние годы, на мой
взгляд, можно назвать объектное и событийное программирование. Так же
можно отметить зрительный подход к созданию приложений, бесспорно
развивающийся в последние годы.
Delphi можно назвать достаточно многофункциональной и сильной
средой разработки приложений, RAD-оболочкой, в которой собраны
31
последние подходы к программированию. Библиотеку VCL, на основе
которой написана оболочка Delphi, называют в какой-то степени
революционной. Если сравнить Delphi и C++ нельзя не заметить, что
эффективность работы кода, который написан на языке Pascal, на пару
процентов отличается от кода, сгенерированного на языке C++. Можно
сделать вывод, что потенциалы языка почти не ограничены.
Одним из основных преимуществ Delphi перед его аналогами
заключается в достаточно быстром процессе разработки программных
продуктов, которые, в свою очередь, включают в себя довольно
замысловатый интерфейс. Еще можно отметить наличие обширного набора
компонентов, обеспечивающих работу с базами данных. Упорядоченный
набор данных работает с разными базами данных, как с локальными, так и
с промышленными. Например с такими, как, Oracle или MS SQL Server. Так
же возможность управления базами данных на логическом уровне не
используя низкоуровневые запросы к драйверам можно назвать
значительным плюсов Delphi в этой области применения[7].
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому
обеспечению
Техническое обеспечение - комплекс технических средств,
предназначенных для работы информационной системы, а также
соответствующая документация на эти средства и технологические
процессы.
В комплекс технических средств входят:
компьютеры;
устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода
информации;
устройства передачи данных и линий связи;
эксплуатационные материалы.
32
В нашем случае элементами технического обеспечения будут
автоматизированные рабочие места сотрудников МБОУ СОШ №21.
В качестве АРМ предполагается использовать персональные
компьютеры со следующей конфигурацией:
Процессор Intel Core i5, 3,2 MГц и выше;
ОЗУ 4 ГБ и выше;
Windows 7 с пакетом обновлений 3 (SP3)·и выше;
Жесткий диск 500,0 Gb HDD и выше;
Видеокарта GeForce 750 TI;
Привод DVD±RW;
Картридер;
Монитор с диагональю 17.
Источник бесперебойного питания (ИБП) любой.
Данная конфигурация является оптимальной и позволяет сэкономить
средства организации, но, тем не менее этого достаточно, чтобы иметь
высокую производительность при работе с разрабатываемой
информационной системой.
На персональном компьютере оператора необходима сетевая карта
для подключения к локальной сети и выходу в интернет. Непосредственно
для работы в информационной системе процесса контроля знаний учащихся
МБОУ СОШ №21 локальная сеть и интернет не нужны, но у операторов
имеются и другие служебные обязанности, не связанные с успеваемостью
обучающихся, подразумевающие выход в Интернет и использование
корпоративного обменника. Картридер и привод DVD±RW так же не
являются обязательными и носят рекомендательный характер. ИБП –
обязательный элемент, т.к. в организации могут быть проблемы с
электричеством и сотруднику необходимо сохранить проделанную работу,
которая в случае резкого выключения компьютера может быть напрасной.