22
Рассмотрим процесс в виде диаграммы декомпозиции по организации
обучения и переподготовки персонала.
В декомпозиции контекстной диаграммы показаны основные работы,
которые осуществляет предприятие в процессе своего функционирования на
основе входной информации из внешней среды.
Декомпозиция контекстной диаграммы имеет номер А0 (рис. 2).
Рисунок 6 - Диаграмма декомпозиции А0
1.2.1 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Существующий способ приема заявок способ учета связан с большой
трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью
ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день
невозможно в короткий срок получить сведения об общем количестве заявок,
провести анализ основных причин возникновения проблемных вопросов у
пользователей и проанализировать причины обращения, дать оценку
эффективности или неэффективности работы учебного центра.
Схема документооборота заявки представлена на рисунке 13.
23
Сотрудник
компании
Бухгалтерия
Учебный центр
Отдел
управления
персоналом
Внутренний
портал
Информация о
тренингах
Счет на оплату
Данные о результатах обучения за
предыдущий период
Заявка на тренинг
Главный
бухгалтер
Заявка на оплату
тренинга
Список
потоков
Учебные
материалы
Запрос
учебных
материалов
ООО «Sib River»
Анкета слушателя
Результаты
аттестации
слушателей
Платежный документ
Статус оплаты
тренинга
Сертификат о
прохождении
тренинга
Расписание
тренингов
Учредитель
ООО «Sib
River»
Запрос
отчетности
Аналитические
отчеты
Данные о
проведении
тренингов
Статус оплаты
тренинга
Рисунок 6 - Схема документооборота заявки
. Временные характеристики работы процессов приведены в таблице 6.
Таблица 6
Характеристики процессов работы ИТ отдела
Действие
Среднее кол-во
заявок за день
на одного
сотрудника
Время, необходимое для
выполнения одного
действия, минуты
Общее время,
минуты
Регистрация
заявки
40
15
600
Поиск
необходимой
информации
7
15
105
ИТОГО, минут:
705
24
Как видно из таблицы, ежедневно, в среднем, 705 минут или 11 часов,
специалист отдела управления персоналом занят занесением необходимых
сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском
нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня
составляет 12 часов, можно сделать вывод, что на непосредственную работу
по решению проблем пользователей остается менее 10 % рабочего времени,
что крайне неэффективно.
Основные недостатки, присущие существующей практике управления
и обработки заявок:
- большое количество заявок в бумажном виде;
- неудобство контроля исполнения заявок;
- сложное определение очереди заявок;
- низкая производительность труда в производственной сфере;
- высокая трудоемкость обработки информации ;
- низкая оперативность, снижающая качество работы отдела;
- несовершенство организации сбора и регистрации исходной
информации;
- несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения.
В результате проводимой автоматизации предполагается сократить
время на создание и передачу заявки до 3 мин. Расчет эффекта
внедренияуказан в таблице 7.
Таблица 7
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее кол-во
заявок за день
на одного
сотрудника
Время, необходимое для
выполнения одного
действия, минуты
Общее время,
минуты
Регистрация
заявки
40
3
120
Поиск
необходимой
информации
7
5
35
ИТОГО, минут:
155
25
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет
около 2,5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы
сотрудников.
В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно
иметь точнейшие сведения о количестве заявок, их приоритете, сократить
время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет
их электронной формы.
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие
средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное
программное обеспечение и локальную вычислительную сеть.
26
1.2.3. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Для обеспечения сетевой безопасности используются следующие
средства:
фильтрация трафика;
ограничение доступа в интернет и во внутреннюю сеть;
антивирусная фильтрация;
система обнаружения атак;
контроль содержания трафика;
протоколирование и регулярный мониторинг доступа.
Локальная безопасность обеспечивается осуществлением следующих
мероприятий:
антивирусный контроль;
аппаратная защита от несанкционированного доступа;
криптографическая защита данных;
защита персональным файрволом;
резервирование данных;
протоколирование доступа.
В настоящее время в компании используются следующие программные
средства обеспечения информации:
Встроенные в маршрутизатор брандмауэры;
Антивирусный комплекс;
Стандартные средства операционных систем аутентификации и
разделения доступа пользователей.
Для ограничения использования беспроводной сети она защищена
шифрованием по протоколу WEP2, а также настроена фильтрация клиентов
по MAC-адресам.
Кроме того, используется система видеонаблюдения, система
пожаротушения и система контроля и управления доступом.
27
В компании разработана и применяется политика безопасности.
Целями политики безопасности являются:
сохранение конфиденциальности критичных информационных
ресурсов;
обеспечение непрерывности доступа к информационным
ресурсам Компании для поддержки бизнес деятельности;
защита целостности деловой информации с целью поддержания
возможности по оказанию услуг высокого качества и принятию эффективных
управленческих решений;
повышение осведомленности пользователей в области рисков,
связанных с информационными ресурсами;
определение степени ответственности и обязанностей
сотрудников по обеспечению информационной безопасности.
Руководители подразделений должны обеспечить регулярный контроль
за соблюдением положений политики. Кроме того, должна быть
организована периодическая проверка соблюдения информационной
безопасности с последующим представлением отчета по результатам
указанной проверки руководству.
Требования политики распространяются на всю информацию и
ресурсы обработки информации. Соблюдение политики обязательно для всех
сотрудников (как постоянных, так и временных). В договорах с третьими
лицами, получающими доступ к информации, должна быть оговорена
обязанность третьего лица по соблюдению требований политики
безопасности.
28
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На данный момент компания ООО «SibRiver» использует недостаточно
эффективные программные продукты в части управления учета обучения и
переподготовки сотрудников как в виде методологии так и в виде
информационной поддержки для решения следующих задач:
управление бизнес-процессами;
управление расчетами;
Именно в вышеперечисленных областях у компании ООО «SibRiver»
наблюдаются проблемы.
На данный момент времени на предприятии ООО «SibRiver»
средствами автоматизации процессов расчета билинг операций являются
стандартный офисный пакет MSOffice.
Такая система является типичным представителем локальных
информационных систем, которая хранит свою отдельную базу данных на
файл-сервере и не отличается высокой производительностью.[10]
Существует проблема поддержания так называемых наследуемых
систем. Затраты на поддержание работоспособности таких информационных
систем в период их эксплуатации чрезвычайно высоки и вынуждают
компанию ООО «SibRiver» задумываться об оптимизации либо кардинальной
реорганизации данной наследуемой информационной системы.
На сегодняшний день на рынке представлен широкий спектр систем
как западных, так и отечественных. Среди компаний мирового рынка,
которые представляют свои решения, есть как маститые игроки, давно
зарекомендовавшие себя на рынке, так и малоизвестные, а также многие
известные бренды, которые только относительно недавно представили свое
решение в этом сегменте программных решений.
29
Рассмотрим стоимость данных решений, которые представлены ниже в
таблице 7.
Таблица 7.
Цены на билинг - системы
Название АCRM-решения
Средняя стоимость решения на одно
рабочее место
1.Terra Обучение
196000 руб.
3.Oracle Suite
4830000 руб.
Исходя из проведенного анализа стало ясно, что в вышеперечисленных
программных продуктах присутствует избыточный функционал, который
компании ООО «SibRiver» не нужен в силу специфики их бизнес-процессов.
Поэтому, например компании совсем не подойдут продукты которые
являются более типизированными и требуют изменения бизнеса компании-
заказчика под свое ПО. А собственная разработка на данных программных
продуктах окажется нерентабельной в силу их дороговизны и отсутствия
большого количества специалистов для поддержки эксплуатации и
модернизации ЭИС в фазе сопровождения.
В отличии от вышеперечисленных вендоров, продукция отечественной
компании фирмы «1С» является более рентабельной, в силу относительно не
высокой стоимости внедрения и большого количества качественных
специалистов, способных поддерживать информационную систему.
В нашем случае, становится очевидным тот факт, что нам необходимо
программное обеспечение под заказ, так как автоматизируемая деятельность
обладает специфическими особенностями собственных бизнес-процессов
организации и конкретным назначением.
Также, выбор сильной отечественной информационной платформы
обосновывается тем фактором, что в нынешних условиях санкций активно
включается программа импортозамещения, иностранное программное
обеспечение становится в ещё более не конкурентном положении и становится
30
стратегически правильным внедрять более конкурентоспособные
информационные системы фирмы «1С».
Основным отличием от имеющихся аналогичных систем станет
направленность разрабатываемой информационной системы на реализацию
конкретных требуемых бизнес-процессов средствами информационной
поддержки ЭИС. Также стоит заметить, что залоежнная в платформу
функциональность и технология RAD (технология быстрого проектирования и
разработки приложений) позволяет произвести быструю доработку и
добавление в неё функционала при необходимых адаптационных запросах на
изменение ЭИС в соответствии с изменением предметной области. [11]
Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод о том, что наиболее
целесообразным способом приобретения ЭИС является разработка системы
своими силами. Стоимость самостоятельной разработки системы будет выше
по сравнению с приобретением аналогов.
Такие информационные системы не подойдут компании ООО
«SibRiver», что объясняется спецификой их тиражного распространения, в то
время, как разрабатываемая система создается для внедрения на конкретное
предприятие и конкретный бизнес-процесс.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы,
используемые при автоматизации предприятия[7]. В ее состав входят
следующие компоненты:
цели деятельности предприятия и последовательность, в которой
они будут автоматизированы;
способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация;
долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов, поддерживаемых на предприятии;
31
ограничения: финансовые, временные и т.д.;
процедура управления изменениями плана.
Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать
приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса. Компания, приняв решение о
внедрении системы автоматизации, должна выбрать стратегию из
нижеперечисленных вариантов:
1) Хаотичная – автоматизируются отдельные задачи, не связанные
между собой операции, выполняемые как одним, так и несколькими
сотрудниками. Недостатки данной стратегии – наличие
неавтоматизированных участков; вероятность дублирования информации
при вводе ее в разные приложения; низкая эффективность автоматизации.
2) Автоматизация по участкам представляет собой процесс
автоматизации решаемых задач в отдельных подразделениях предприятия,
объединенных по функциональному признаку. При этом подразумевается
выбор одной или нескольких задач, решаемых сотрудниками одного отдела,
без привязки к существующим на предприятии бизнес-процессам. Данная
стратегия выгодна в случаях, когда предприятие не имеет достаточно средств
для внедрения системы комплексной автоматизации, и существуют участки,
автоматизация которых дает значительный экономический эффект.
3) Автоматизация по направлениям отличается от автоматизации по
участкам тем, что предполагает участие в этом процессе всех
организационных подразделений предприятия, деятельность которых связана
с автоматизируемым направлением. Автоматизация по направлениям
предполагает автоматизацию одного или нескольких бизнес-процессов от
начала до конца.
4) Полная (комплексная) автоматизация предполагает автоматизацию
всех функций управления и всех бизнес-процессов предприятия. При таком
подходе наблюдается максимальная эффективность внедрения системы
автоматизации (по сравнению с автоматизацией по участкам и по
направлениям), а также значительная стоимость системы и высокие