13
Техническая архитектура информационной сети компании представлена
в таблице 1.3.
Таблица 1.3 – Техническая архитектура
Оборудование
Характеристики
Персональный компьютер
сотрудника
CPU: Intel Core i3 2.6Ghz
RAM: 4Gb DDR3
HDD: 500GB
Персональный компьютер
руководителя
CPU: Intel Core i5 3.4Ghz
RAM: 8Gb DDR4
HDD: 1TB
Маршрутизатор
Маршрутизатор Zyxel
Keenetic Extra II
Стандарты Wi-Fi 802.11 aс, 802.11 b/g/n
Диапазон частот Wi-Fi модуля 2.4 ГГц, 5
ГГц
Максимальная скорость по частоте 2.4 ГГц
300 Мбит/с
Максимальная скорость по частоте 5 ГГц
867 Мбит/с
Количество LAN портов 4
Базовая скорость передачи данных 100
Мбит/сек
Техническая архитектура ИС ООО «Бизнес Транзит» развита и
достаточно мощна для внедрения новых информационных решений.
Программная архитектура содержит пробелы – работа плохо
автоматизирована.
14
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
На рисунке 1.3 представлена диаграмма потоков данных деятельности
завода ООО «Бизнес Транзит». На диаграмме показаны информационные
потоки так, как есть, без введения новой информационной системы.
Рисунок 1.3 – Диаграмма потоков данных деятельности ООО «Бизнес
Транзит»
На диаграмме видно, что управляющими объектами являются:
законодательство РФ;
база поставщиков;
уведомления о налогах и сборах;
регламенты.
Входными объектами:
распоряжения и приказы;
тарифы на поставку;
15
партнеры;
оплаты от клиентов;
новые клиенты;
планирование стратегии развития.
Выходными объектами:
отчёты;
закрывающие документы;
коммерческие предложения;
рекламные компании;
налоги, отчисления, з/п;
договора с клиентами;
выполнение заказа;
прибыль.
Исполнителями:
руководство компании;
склад;
отдел продаж;
отдел заказов;
финансовый отдел;
отдел маркетинга.
В общем процессе функционирования компании можно выделить
следующие процессы (рисунок 1.4):
руководство компании;
маркетинг;
обработка заявок;
исполнение заказов;
финансовые операции.
16
Связующими объектами, между этими процессами являются поручения,
заявки, расчеты и уведомления об оплатах, требуемые для функционирования
компании.
Рисунок 1.4 – Структурно-функциональная диаграмма деятельности ООО
«Бизнес Транзит»
Рассмотрим подробнее процесс обработки заявок (рисунок 1.5). Этот
процесс можно представить в виде следующих процессов:
принятия заявок;
формирования кп;
переговоры с клиентами.
17
Рисунок 1.5 – Структурно-функциональная диаграмма процесса обработки
заявок
Рассмотрев бизнес-процессы протекающие в компании ООО «Бизнес
Транзит» приходим к выводу, что комплексом задач, подлежащим
автоматизации следует выбрать процессы принятия заявок. Так как от них во
многом зависит прибыль компании, эти процессы трудоёмки.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Задачи принятия заявок подлежат автоматизации. В комплексе задач
были выделены именно эти задачи. На рисунке 1.6 изображена диаграмма
потоков данных при работе ИС процесса принятия заявок.
18
Рисунок 1.6 – Диаграмма потоков данных ИС процесса принятия заявок
Входные данные:
новые клиенты;
входящие заявки.
Выходными данными являются:
карточка клиента;
назначение ответственного менеджера.
Управляющим процессами являются:
регламенты;
база клиентов.
Ресурсами:
менеджеры операционисты.
В решении задачи автоматизации будут принимать участие в качестве
консультантов руководитель отдела продаж и менеджеры операционисты. Для
разработки потребуется программисты.
19
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
На рисунке 1.7 изображена схема процесса принятия заявки в ООО
«Бизнес Транзит».
Рисунок 1.7 – Схема процесса принятия заявки
Количество процессов, которое приходится выполнять и учитывать
сотрудникам отдела продаж слишком велико, требует много времени и
соответственно денежных затрат. Именно эти проблемы и призвано решить
внедрение использования автоматизированной системы.
Подтвердим необходимость использования автоматизированной
системы расчётами экономической эффективности. В таблице 1.3 приведены
основные характеристики объёма информационных потоков, обрабатываемых
специалистами отдела продаж.
20
Таблиц 1.3 – Характеристики объёма информационных потоков
Наименование
процесса
Частота
возникновения,
раз/год
Трудовые
затраты на
обработку
одного
процесса, чел.-
час/процесс
Трудовые
затраты на
обработку
процессов в год,
чел.-час/год
Перенос
контактной
информации и
текста заявки в
базу данных
10950
0,2
2190
Создание
карточки клиента
в Excel таблице
10950
0,3
3285
Присвоение
заявки
менеджеру
10950
0,1
1095
Итог
0,6
6570
Ставка менеджера операциониста отдела продаж составляет 125 руб./ч.
Итак, сумма, затраченная на все процессы принятия заявки, составит: C
=125руб./ч*6570=821250руб.
После введения автоматизированной системы надобность в
механической работе сотрудника отпадает время, затраченное на данные
процессы, будет составлять 0 час/процесс. Соответственно, в год
экономическая эффективность составит все 821250 рублей.
Отсюда делаем вывод, что внедрение автоматизированной системы в
процесс принятия заявок – экономически крайне выгоден.
21
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Устойчивость системы к сбоям, защита от вирусов и хакерских атак - всё
это является целью системы информационной безопасности.
Основные критерии, решение которых приводит к организации
безопасности:
разграничение прав доступа к информации;
выявление угроз заранее, принятие мер к предотвращению их;
проектирование систем с учётом безопасности, уменьшение риска
безопасности ещё на стадии проектирования;
организации быстрого реагирования на возникающие угрозы;
при нанесении ущерба, иметь возможность локализовать его и
уменьшить распространение, затем устранить.
Но система информационной безопасности преследует не только цель
обеспечить безопасность работы системы, но и защиту тайн, служебной
информации, защита прав интеллектуальной собственности.
Для построения сбалансированной системы информационной
безопасности предполагается первоначально провести анализ рисков в
области информационной безопасности. Затем определить оптимальный
уровень риска для организации на основе заданного критерия. Систему
информационной безопасности (контрмеры) предстоит построить таким
образом, чтобы достичь заданного уровня риска.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В данном проекте не будет разрабатываться собственное программное
обеспечение, так как это понесет за собой огромные финансовые и трудовые
затраты. К тому же, такое программное обеспечение, из за часто меняющихся
22
условий работы, будет нуждаться в постоянном обновлении при помощи
сторонних программистов, что понесет за собой дополнительные финансовые
расходы. Вместо этого будет внедряться готовая CRM-система.
CRM – система управления взаимоотношениями с клиентами (от англ.
Customer Relationship Management). Прикладное программное обеспечение
предназначенное для автоматизации стратегии взаимодействия с заказчиками
или клиентами, повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и
улучшения степени обслуживания путем сохранения информации о клиенте и
истории установления и улучшения бизнес-процессов взаимоотношений с
ним, установления и улучшения бизнес-процессов с последующим анализом
их результатов.
CRM-система поможет не только решить задачу автоматизации
процесса принятия заявок, но и автоматизировать важные процессы в других
отделах компании в будущем, такие как обработка заявок, маркетинговая
аналитика, контроль качества и многие другие.
Рассмотрим предложенные на рынке CRM-системы. Следует заметить,
что мировой, как и российский рынки CRM-систем достаточно развиты, и
потому имеют большое количество решений.
Например:
Битрикс24;
CRM «Простой бизнес » ;
amoCRM;
Мегаплан;
Pipedrive
Highrise и многие другие.
Так как все CRM-системы достаточно похожи, для сравнения
рассмотрим три наиболее разные из них
Битрикс24;
Pipedrive;