2
Содержание
Введение ................................................................................................................... 5
I Аналитическая часть ........................................................................................ 7
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» .......................................... 7
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ............................ 7
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ................. 9
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия .......... 11
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации ........................................................................ 14
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ............................................................... 14
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание ......................................................................................................... 17
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи ........................................................................ 19
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ..................................................................................... 21
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» .................................................................................. 21
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи .... 21
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ................ 28
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи ................................................................................... 29
1.4 Обоснование проектных решений .......................................................... 30
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению .................................................................................................. 30
3
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
32
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
37
II Проектная часть ............................................................................................. 39
2.1 Разработка проекта автоматизации ........................................................ 39
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации .......................... 39
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание .... 40
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации .... 42
2.2 Информационное обеспечение задачи ................................................... 44
2.2.1 Информационная модель и её описание .......................................... 44
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ................................................................................................... 47
2.2.3 Характеристика результатной информации .................................... 48
2.3 Программное обеспечение задачи .......................................................... 49
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ............ 49
2.3.2 Характеристика базы данных............................................................ 52
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
55
2.3.4 Описание программных модулей ..................................................... 56
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание .................. 57
III Обоснование экономической эффективности проекта ............................. 66
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности ................................................................................................... 66
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта .............. 67
4
Заключение ............................................................................................................ 70
Список использованных источников .................................................................. 71
Приложение 1 ........................................................................................................ 74
Приложение 2 ........................................................................................................ 75
Приложение 3 ........................................................................................................ 76
Приложение 4 ........................................................................................................ 77
Приложение 5 ........................................................................................................ 80
5
Введение
Процесс принятия заявок представляет собой процесс, при котором
сотрудники компании добавляют в её информационную систему все
входящие заявки для их регистрации и дальнейшей обработки.
Основная цель процесса принятия заявок – гарантировать, что
входящее обращение от клиента быстро, точно и в соответствующей форме
попадет в информационную систему, в которой в дальнейшем будет
производится обработка этого обращения менеджерами по продажам.
По сути, процесс принятия заявок является пограничным процессом
между работой маркетологов, по привлечению этих заявок, и работой
менеджеров по продажам, которые идут на контакт с клиентом, оставившим
заявку с её дальнейшей обработкой. Цель работы сотрудников выполняющих
процесс принятия заявок, - скопировать информацию оставленную в заявке,
составить по этой информации карточку клиента, внести информацию в базу
данных и назначить ответственного менеджера по продажам, который в
дальнейшем будет обрабатывать эту заявку.
Процесс принятия заявки осуществляется менеджером
операционистом. Как правило в его обязанности не входит дальнейшее
заполнение контактно или иной информации, которая поступает в процессе
обработки заявки. Этим занимается менеджер по продпжам.
Принятие заявок может осуществляться не только с заявками с сайта,
но и с любых других источников, например с электронной почты компании,
тематических форумов, торговых площадок, от знакомых людей самих
сотрудников и т. д.
Процесс принятия заявок для крупных торговых компаний, имеющих
большой объем продаж очень важен. Ошибки в работе сотрудников
осуществляющих этот процесс, приведут к большим экономическим
потерям.
6
В современном мире стало понятно, что без автоматизированного
процесса принятия заявок ни одна компания не сможет расти и расширятся,
так как, при увеличении влияния человеческого фактора, происходит
увеличение процента ошибок в данном процессе, что как и говорилось ранее,
несет за собой большие финансовые потери.
Цель дипломного проектирования - автоматизация процесса принятия
входящих заявок с сайта компании ООО «Бизнес Транзит».
Задачи работы:
охарактеризовать деятельность ООО «Бизнес Транзит».
проанализировать бизнес-процессы компании;
рассмотреть действующую систему принятия заявок;
провести анализ продуктов автоматизации принятия заявок,
предлагаемых на IT-рынке;
охарактеризовать основы автоматизации задачи;
раскрыть этапы жизненного цикла проекта автоматизации;
рассмотреть информационное и программное обеспечение задачи
проектирования ИС;
разработать информационную модель базы данные;
провести анализ экономической эффективности внедрения
проекта автоматизации процесса принятия заявок.
7
I Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
ООО «Бизнес Транзит» является одной из многочисленных в России
компаний по организации доставки грузов из Китая в Россию, занимающееся
поиском китайских заводов-производителей любых товаров и сырья,
ведением переговоров с китайским производством и составлением с ним
контрактов на поставку, организацией доставки грузов по территории КНР и
России, официальным таможенным оформлением и денежными переводами
в Китай.
На сегодняшний день в составе компании 4 офиса и 4 склада, по
одному в городах Хэйхэ, Гуанчжоу, Благовещенск и Москва. Данное
расположение позволяет организовывать импорт на самом коротком
таможенном переходе России, между городами Хэйхэ и Благовещенск и
быстро решать сложные таможенные вопросы и проблемы находясь в этих
приграничных городах. Наличие склада и офиса в Гуанчжоу позволяет
организовывать доставку грузов напрямую в Москву, через Казахстан. Склад
в Москве дает возможность для консолидации грузов с дальнейшей
переотправкой по всей России. Офис в Москве дает возможность иметь свое
представительство в самом крупном городе России. Благодаря такому
географическому разбросу, является возможным круглосуточная работа с
клиентами без введения ночных смен для сотрудников. Количество
сотрудников составляет 32 человека в штате и 5 человек работающих на
условиях аутсорсинга. В среднем на один склад с офисом приходится 8
сотрудников, позволяющих филиалу работать в режиме автономии. Данная
модель позволяет открывать филиалы в любых стратегически важных для
компании городах, не неся при этом чрезмерных финансовых затрат.
8
Совокупное количество грузов доставляемых в год, составляет порядка
60 тонн. Количество оказанных услуг в роли таможенного брокера
составляет более 100 в год.
Компания предоставляет клиенту гибкую систему оплаты. Т.е.
безналичная оплата на ООО с НДС 18%, оплата на ИП без НДС,
возможность наличного расчета. Разнообразные виды оплаты: по 100%
предоплате, 50/50, 30/70 и оплату при получении груза, в зависимости от
условий заказа.
Компания способна найти в Китае необходимый клиенту товар лишь
по одной картинке или краткому описанию, начиная от обычного
текстильной продукции и заканчивая сложным техническим оборудованием,
подобрать проверенного и качественного производителя, вести переговоры
от лица клиента, составить техническое задание на для начала производства,
организовать денежный перевод поставщику, организовать доставку по
территории Китая до таможенного поста, произвести официальное
таможенное оформления, как под свой контракт, так и под контракт клиента,
оптимизировать таможенные платежи и доставить груз от таможенного поста
до двери клиента в любой город России.
Компания не имеет минимального и максимального заказа. Клиенту
предоставляется возможность заказать доставку груза любого веса и объема,
тем самым позволяя клиенту получить в свои руки как маленький образец
товара или сырья, так и несколько контейнеров.
ООО «Бизнес Транзит» имеет опыт в крупных поставках для клиентов,
выполняющих государственные заказы, с предоставлением всей
закрывающей документации, сертификации и грузовых таможенных
деклараций.
В таблице 1.1 представлен состав и количество оборудования и
недвижимости на балансе предприятия.
Таблица 1.1 – Техника компании ООО «Бизнес Транзит»
9
Тип техники
Количество
Рабочие станции
30
Терминалы оплаты
8
Автотранспорт
4
Офисные помещения в собственности
2
Складские помещения в собственности
2
Другое оборудование
51
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Организационная структура управления ООО «Бизнес Транзит»
изображена на рисунке 1.1. Это иерархическая структура с
централизованным управлением и чётко выраженной линией подчинения от
высшего звена к нижнему.
10
Рисунок 1.1 – Организационная структура управления ООО «Бизнес
Транзит»
Генеральный директор осуществляет общую координацию деятельности
предприятия в рамках политики развития компании и стратегии управления.
Финансовый директор осуществляет контроль финансовых потоков на
предприятии, работает с контрагентами и ключевыми клиентами,
координирует расходы средств на развитие компании, и другие цели. Кроме
того, он контролирует работу отдела бухгалтерии.
Бухгалтерия предприятия осуществляет учет финансовых операций
компании, производит начисления заработной платы сотрудникам и сдает
налоговую отчетность в соответствующие органы.
Директор отдела заказов координирует и контролирует деятельность
руководителей отдела заказов, складов и декларантов. Осуществляет
переговоры с ключевыми китайскими партнерами компании. Так же,
участвует в планерках, проводимых генеральным директором для
директоров, с целью определения дальнейшего направления развития
компании.
Руководитель отдела закупок контролирует работу специалистов по
закупкам и штатных курьеров, проводит их обучение и каждодневные
планерки. Организовывает поиск новых сотрудников для своего отдела,
проводит собеседования.
Специалисты отдела закупок контролируют грузы на всех этапах их
доставки, расставляют соответствующие статусы, предоставляют
логистическую информацию менеджерам по продажам и взаимодействуют с
партнерами компании осуществляющими доставку.
На складах осуществляется хранение и консолидация грузов,
осуществляется их проверка и регистрация о прибытии или отправке. Кроме
того, со складов осуществляется отправка при помощи штатных курьеров.
Декларант осуществляет подготовку и подачу на таможню документов,
необходимых для таможенной очистки грузов.
11
Директор отдела продаж составляет планы продаж, организовывает
работу и контролирует работу руководителей отдела продаж, ведет
переговоры с клиентами по самым маржинальным сделкам.
Руководитель отдела продаж контролирует работу менеджеров по
продажам, проводит их обучение и каждодневные планерки. Организовывает
поиск новых сотрудников для своего отдела, проводит собеседования,
отвечает за соблюдение планов продаж.
Менеджеры по продажам осуществляют переговоры с клиентами на
всех этапах сделки, принимают новые заявки, делают расчеты, информируют
клиентов об изменении статуса доставки груза, составляют коммерческие
предложения.
Менеджер операционист регистрирует поступившие заявки, оформляет
их и назначает ответственного менеджера по продажам.
Директор отдела маркетинга организовывает и контролирует работу
программистов и специалистов отдела маркетинга, разрабатывает стратегии
управления рекламным трафиком.
Специалисты отдела маркетинга осуществляют сбор данных по
используемым рекламным трафикам, анализируют их и внедряют новые по
техническому заданию директора отдела.
Программисты осуществляют квалифицированную поддержку для всех
отделов.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Рассмотрим техническую и программную структуру компании ООО
«Бизнес Транзит». На рисунке 1.2 представлена техническая и программная
архитектура информационной сети компании.