27
1.2.2. Определение места проектируемой задачив комплексе задач
и ее описание
Мною был выбран «Процесс размещения клиента», так как
автоматизация данного процесса позволит значительно быстрее искать
свободный гостиничный номер и регистрировать там клиента. За выполнение
данного процесса ответ администратор гостиницы, который подпирает номер
гостиницы, подходящий клиенту, после чего регистрирует его и выдает ключ
от номера.
В информационной системе будут храниться все занятые и
свободный номера гостиницы, отсортированные по критериям, а также
список зарегистрированных клиентов.
Данный процесс является одним из главных для работоспособности
организации, так как он отвечает за главную деятельность гостиницы.
Теперь стоит продемонстрировать процесс «Процесс размещения
клиента», за который я взялся. Он продемонстрировал на рисунке 5.
28
A1
Рассмотрение
заявки клиента
A2
Поиск нужного
номера
A3
Регистрация
клиента
A4
Выдача ключей
клиенту
Заявка клиента
Данные клиента
Данные о номерах
Регистратура
Учет
условий
клиента
Нужный
номер
Согласие
клиента
Правовые нормы
и законы РФ
Устав гостиницы
Договор о предоставлении
услуг
Данные о занятых номерах
Отчет о стоимости
Рисунок 5. Схема процесса «Процесс размещения клиента»
29
Подписанное
соглашение о
предоставлении
гостиничного номера
Действие
Регистратура
1. Заполнение
Заявки на
предоставление
номера
2. Проверка
правильности
заполнения заявки
и ее подписание
И
с
п
о
л
н
и
т
е
л
ь
Заявка на
предоставление
гостиничного
номера
Оформленный
отчет о клиенте и
снятом номере
Заявка на
предоставление
гостиничного
номера
Клиент
3. Получение
копии подписанного
соглашения
Заявка на
предоставление
гостиничного
номера
Архив
1.2.3. Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Автоматизация данного процесса позволит в разы быстрее
просматривать список свободных и занятых гостиничных номеров, позволит
вести более удобный учет, а также сократит время регистрации клиента.
Внедрение информационной системы «процесса размещения клиента»
позволит:
Ускорить прием подачи заявки клиента;
Уменьшить риск человеческого фактора;
Убрать лишнее время на перепроверку данных;
Убрать лишнее время на поиск нужной информации.
Также будет показана схема движения документооборота в процессе
размещения клиента на рисунке 6 для наглядного примера.
Рисунок 6. Схема документооборота
В таблице 10 предоставлены временные затраты данного процесса до
его автоматизации.
30
Таблица 10
Временные затраты процесса размещения клиентов
Подпроцесс
Времени на
одного клиента
Среднее
количество
клиентов за год
Затраченное
время за год
Приём данных
6 мин.
3052 чел.
305.2 ч.
Проверка данных
5 мин.
3052 чел.
254.3 ч.
Учёт данных
7 мин.
3052 чел.
356 ч.
Всего
915.5 ч.
В таблице 11 представлены временные показатели уже после внедрения
данной автоматизации.
Таблица 11
Временные затраты процесса размещения клиентов после
автоматизации
Подпроцесс
Времени на
одного клиента
Среднее
количество
клиентов за год
Затраченное
время за год
Приём данных
3 мин.
3052 чел.
152.6 ч.
Проверка данных
2 мин.
3052 чел.
101.7 ч.
Учёт данных
3 мин.
3052 чел.
152.6 ч.
Всего
406.9 ч.
Как видно из двух таблиц выше, после автоматизации данного
процесса количество временных затрат сильно спадет, что несомненно
ускорит работу регистратуры и позволит всегда получать актуальную
информацию, а значит данная автоматизация необходима.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
В соответствии с положениями Федерального закона Российской
Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» для защиты информации используются
правовые, организационные и технические меры [15], направленные на:
Обеспечение защиты информации от неправомерного
доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования,
копирования, предоставления, распространения, а также от иных
неправомерных действий в отношении такой информации;
31
Соблюдение конфиденциальности информации
ограниченного доступа:
Реализацию права на доступ к информации.
За политику информационной безопасности в организации отвечает
технический отдел, который контролирует права и возможности каждого
сотрудника, подключенного к системе. Каждое действие пользователя
системы отслеживается, а благодаря системе авторизации можно узнать кто
именно внес определенные правки в систему. [11]
Выход в интернет через фаервол настроенный на ограниченный
доступ ресурсов в глобальной сети. При возможной внешней угрозы, которая
может быть представлена в виде зараженного внешнего носителя, установлен
антивирус «Avast Internet Security» на каждом из компьютеров организации,
который настроен на сканирование подключаемых внешних носителей и не
только. [14]
Если в теории злоумышленник получит доступ к локальной сети
и/или рабочей станции сотрудника, то он сможет работать с документами
компании, которые не должны быть ему доступны. Для таких случаев все
электронные документы снабжаются электронной подписью и используют
защищенный протокол передачи данных, а также каждый сотрудник имеет
свою учетную запись для входа. Каждая учетная запись имеет свои права для
возможного редактирования, удаления, создания или обновления. Данные
права регулирует технический отдел.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для процесса размещения клиентов в гостиничные номера на рынке
есть некое количество решений, поэтому нужно рассмотреть некоторые из
них:
32
1. IS-Hotel- универсальный помощник в работе, который
повышает качество работы и обслуживания. Ориентирован на мини-
отели и хостелы. Разработан организацией ККС.
2. Shelter - Информационная система гостиницы Shelter
отвечает самым современным требованиям и обладает широкими
возможностями. Автоматизация отеля с помощью этой программы
позволит организовать эффективное функционирование службы
бронирования и размещения. Разработан организацией UCS.
3. 1C:Отель - Предназначена для решения основных
задач гостиничного бизнеса. Разработан 1С.
В таблице 12 был проведен сравнительный анализ вариантов,
упомянутых выше, с целью выбора более подходящей информационной
системы.
Таблица 12
Сравнительный анализ информационных систем
Параметры
IS-Hotel
Shelter
1С:Отель
Цена
45 тыс. руб.
От 20 тыс. руб.
От 50 тыс. руб.
База клиентов
+
+
+
Интеграция с 1С
+
+
+
Отчёты
+
+
+
E-mail рассылки
-
+
+
Веб-формы
-
-
-
Сканирование
паспорта
+
-
+
Демо-версия
-
-
+
Рассмотрим каждую из систем отдельно с основными
преимуществами и недостатками.
IS-Hotel:
Преимущества:
Интуитивно-понятный интерфейс, настройка
под пользователя;
Конструктор отчетов;
Доступность интеграции с любой нужной
системой.
33
Недостатки:
Отсутствие демо-версии;
Отсутствие E-mail рассылки;
Слабый учет гостей.
Shelter:
Преимущества:
Возможность видоизменять интерфейс;
Наличие подсказок;
Дешевизна;
Многофакторный анализ деятельности.
Недостатки:
Несмотря на наличие подсказок, интерфейс
достаточно сложный для нового пользователя;
Отсутствие работы со сканом паспорта гостя.
1С:Отель:
Преимущества:
Наличие всех основных функций для удобной
работы;
Есть демо-версия;
Обучение персонала;
Имеет огромную клиентскую базу.
Недостатки:
Отсутствие веб-форм;
Интерфейс не поддается настройке;
Самый дорогой вариант.
Кроме того, у всех систем есть техподдержка, которая поможет в
случае возникновения проблем.
Из всех выше представленных систем, для автоматизации процесса
34
размещения клиентов подошел бы вариант 1С:Отель, но из-за своей дорогой
стоимости и отсутствия гибкости в интерфейсе и применении данный
вариант является тяжелым для организации. В этом случае, было принято
решение о создании своей информационной системы для автоматизации
процесса размещения клиентов.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Есть 4 основных стратегии автоматизации:
По участкам;
Кусочная (хаотичная);
Полная;
По направлениям.
Автоматизация по участкам – автоматизация отдельных
производственных участков, которых объединяет набор выполняемых
функций. Этот способ выбирается, если есть участки, где применение систем
даёт значительный эффект, например – сокращение персонала.
Хаотичная автоматизация является одним из наиболее неэффективных
видов инвестирования средств в развитие предприятия. Под хаотичностью
процесса в данном разделе понимается отсутствие стратегического плана.
Как правило, при таком подходе процесс внедрения информационных
технологий определяется сиюминутными локальными задачами, а не
реальными потребностями бизнеса.
Полная автоматизация представляет собой распространение систем
автоматизации на все функции управления за счет системной интеграции при
внедрении.
Автоматизация по направлениям – автоматизация отдельных
направлений деятельности компании. Для автоматизации выбирается работа
какого-либо отдела.
Для данной работы подходит автоматизация по направлениям, так как
автоматизироваться будет регистратура и ее основное направление. Другие
35
отделы в данной автоматизации затронуты не будут.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Приобрести информационную систему для автоматизации можно
несколькими путями [5]:
Покупка готового решения;
Покупка и доработка;
Оплата сторонней разработки системы;
Собственная разработка системы.
При покупке готового решения – оно должно полностью
соответствовать деятельности предприятия. Поэтому найти такое решение
очень сложно, так как производители не делают свои системы для какого-то
одного бизнеса, поэтому некоторые функции могут быть лишними и
загружать систему. Также свойственна переплата.
Можно также купить готовое решение и потом его доработать, но для
этого потребуется открытый код у системы, а это есть не у всех систем. В
анализе информационных систем, который был проведён выше, выяснилось,
что для автоматизации учёта вполне подходит 1С:Отель, но так как он
достаточно сложный и неизменный, то приходится отказываться от данного
варианта. Также стоит учесть, что гостинице возможно будут нужны новые
функции, которые система не может предоставить.
Один из вариантов – дать заказ на разработку информационной
системы сторонней организации, чтобы та ее сделала под нужды данной
гостиницы. Этот вариант вполне целесообразный и исключает наличие
лишних функций и отсутствия полезных функций, но данные организации не
имеют каких-либо узконаправленных знаний для разработки
информационной системы именно для гостиницы, поэтому возможны какие-
либо недочеты и выполнение зачади уже после сроков, а также стоит
заметить, что данные услуги имеют свою не малую стоимость.
36
Разработка собственной системы предполагает наличие в компании
специалистов, способных разработать собственную систему, но так как
автоматизируется главный процесс гостиницы, то имеющийся технический
отдел, работающий в организации ООО «Илпа», вполне квалифицирован для
данной работы.
Поэтому, для данной задачи была выбрана разработка собственной
информационной системы.