69
Рисунок 56 - форма поиска документа
Код запроса
<html>
<head>
<meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=UTF-8" />
</head>
<form action="send1.php" method="post">
Напишите фамилию, имя и отчество<input type="text"
name="first_name"><br>
Email: <input type="text" name="email" required placeholder="Обязательно
поле"><br>
Номер телефона: <input type="text" name="phone"><br>
Сообщение:<br><textarea rows="5"name="message" сols="30"></textarea><br>
<input type="submit" name="submit" value="Submit">
</form>
</html>
send1.php
<?php
if(isset($_POST['submit'])){
$to = "mypkompleks1@.yar.ru";
$from = "*****@yar.ru"; // Здесь нужно написать e-mail
/* переменные, в которые будет записываться информация с формы */
$first_name = $_POST['first_name'];
$email = $_POST['email'];
$phone = $_POST['phone'];
70
$message = $_POST['message'];
$subject = "Прошу предоставить документ из архива МУП «Комплекс»";
/* Проверка правильного написания e-mail адреса */
if (!preg_match("/([\w\-]+\@[\w\-]+\.[\w\-]+)/", $email))
{
show_error("<br /> Е-mail адрес не существует");
}
$mail_to_myemail = "Здравствуйте!
Вам направлено письмо с просьбой о выдаче документа из архива!
Имяотправителя: $first_name
E-mail: $email
Номер телефона: $phone
Текст сообщения: $message
Чтобы ответить на письмо, создайте новое сообщение, скопируйте
электронный адрес и вставьте в поле Кому.";
$headers = "From: $from \r\n";
mail($to, $subject, $mail_to_myemail, $headers . 'Content-type: text/plain;
charset=utf-8');
echo "Сообщение отправлено," . $first_name . ", секретарь свяжется с Вами
либо вышлет скан документа на почту.";
}?>
<!--Переадресация на главную страницу сайта, через 3 секунды-->
<script language="JavaScript" type="text/javascript">
functionchangeurl(){eval(self.location="https://secretarMYP.net");}
window.setTimeout("changeurl();",3000);
</script>
71
2.13. Внедрение информационной системы электронного архива в
МУП «Комплекс»
Процесс внедрения информационной системы проходил в несколько
этапов.
1.Установка программной оболочки на компьютер секретаря-
делопроизводителя. Обучение секретаря. Отладка таблиц, форм и макросов.
Внесение изменений в должностные инструкции секретаря-
делопроизводителя, системного администратора
2.Ввод данных за 2019 год.
3.Перенос базы данных на сервер MySQL, настройка управления
базой данных через Access, обучение секретаря – делопроизводителя 1
рабочий день.
4.Загрузка html-страницы и php-кодов для работы с информационной
системой сотрудников МУП «Комплекс»1 рабочий день
5.Подготовка информационного письма о функционале программы
электронный архив. Запись видео - файла о технологии работы с
электронным архивом – 1 день.
6.Внесение изменений в должностные инструкции секретаря-
делопроизводителя, системного администратора – 1 день.
Дополнительно была проведена он-лайн конференция с
сотрудниками, у которых появились вопросы по работе информационной
системы.
На конференции были даны пояснения о том, какое программное
обеспечение используется для функционирования данной системы, где
расположена информационная система, объяснена схема вычислительной
сети, порядок получения логинов и паролей, порядок работы с архивными
документами.
72
В течение двух лет в базу данных будут внесены все архивные
документы, и программа Электронный архив начнет функционировать в
полном объеме.
3. Обоснование экономической эффективности
информационной системы
3.1. Единовременные, капитальные, периодические и косвенные
затраты
Затраты на внедрение информационной системы можно разделить на
прямые и косвенные. К прямым затратам относятся единовременные,
капитальные и периодические
Единовременные затраты:
– Проектирование базы данных, подготовка интерфейса
информационной системы.
– Установка и настройка информационной системы.
– Интеграция информационной системы с другими приложениями.
– Подготовка словарей для ввода данных.
– Организационно-штатные изменения.
– Разработка документации.
– Обучение пользователей.
Капитальные затраты:
– Приобретение оборудования.
– Приобретение программного обеспечения.
– Установка, монтаж нового оборудования и системного
программного. обеспечения.
Периодические затраты
– Техническая поддержка оборудования, системного и прикладного.
программного обеспечения.
– Амортизация оборудования.
73
– Затраты на персонал.
– Обучение новых сотрудников.
– Разработка новых форм отчетов.
– Внесение в систему изменений, связанных с требованиями.
законодательства и руководства компании.
– Коммуникация.
Косвенные затраты
– Размещение.
– Связь.
– Другие расходы, которые могут быть отнесены на внедрение.
информационной системы.
Таблица 5
Единовременные затраты
Наименование работ
Количество дней
Стоимость
1
2
3
Проектирование базы данных,
подготовка интерфейса
информационной системы. Установка и
настройка информационной системы.
Интеграция информационной системы
с другими приложениями. Выполняет
инженер-программист. Подготовка
словарей для ввода данных.
Выполняет секретарь-
делопроизводитель
10 рабочих дней
38 000
(с учетом
социальных
отчислений)
Внесение изменений в должностные
инструкции. Выполняет специалист
отдела кадров.
1 рабочий день
3 000 рублей.
Обучение пользователей. Выполняет
инженер-программист.
1 рабочий день
3 800 рублей.
Итого:
44 800 рублей
74
Таблица 6
Капитальные затраты
Оборудование
Количество
Стоимость
1
2
3
Сервер базы данных
Готовый кластерный (Active/Passive НА-кластер)
MySQL-сервер с методом кластеризации на уровне
ядра операционной системы
1
120 000
рублей
Сервер приложений
Готовый кластерный WEB, MySQL (LAMP)-сервер
совмещающий функции высокой доступности и
распределения нагрузки (Active-Active НА-кластер
+ LoadBalancer-кластер, 2 nodes + возможность
масштабирования)
1
210 000
рублей
Архивный сервер
MasterSCADAArchiveServer(MAS) - выделенный
архивный SCADA-сервер на 100 архивируемых
параметров и 100 внешних точек ввода-вывода.
1
39 000
рублей
Тестовый сервер и сервер управления
СерверHPEProLiantMicroServer
1
36 299
рублей
WEB-И Сервер доступа
1
5 826
рублей
Межсетевой экран ALTELL NEO v. 1.5, по 2-му
классу защищенности
1
82 500
рублей
Офисный компьютер IntelCeleron J3355 2.4 ГГц,
DDR3 1 Гб 1333 МГц, 8 Гб NAND-Flash ,
интегрированная SMA, No DVD
1
7590 руб.за
ед.
Монитор ASUS VS197DE ЖК-монитор с диагональю
18.5" тип матрицы экрана TFT TN разрешение
1366x768
1
4500 руб. за
ед.
1
2
3
75
Многофункциональные устройства
(принтер/копир/сканер)
МФУ лазерное Ricoh SP 210SU
[черно-белая печать, A4, 1200x600 dpi, ч/б - 22
стр/мин (А4), USB]
1
7699 руб. за
ед.
Свитч 8 портов
1
400 рублей
Витая пара, RJ-45, кабель каналы
1
3000 рублей
Серверная комната 12 кв.м, источник
бесперебойного питания, система газового
пожаротушения, кондиционер, датчики
температуры и влажности, телекоммуникационные
шкафы, короба для кабелей, розетки и другое
электромонтажное оборудование
1
96 000
рублей
Итого 0 рублей: Все оборудование приобреталось ранее, на нем
функционирует различное программное обеспечение, поэтому капитальные
затраты при внедрении и эксплуатации информационной системы по учету
заявок не предусматривались.
Все структурные подразделения имеют в своем распоряжении
необходимую компьютерную технику (компьютеры, сканеры, принтеры) и
подключены к сети Интернет, поэтому дополнительных затрат на
приобретение оборудования не потребуется.
Таблица 7
Приобретение программного обеспечения
Программное обеспечение
Количество
Стоимость
1
2
3
Все сервера и межсетевой экран идут в
комплекте с программным обеспечением
Windows 10 + MSOffise
4
11 000 руб.за 1
ед.
44 000 рублей
1
2
3
Lunix
3
41 195 рублей
76
Apache web server, PHP programming
Language and MySQL/MariaDB Database
Server
1
Открытое
лицензионное
соглашение GNU
NotePade+, CodeBlock
1
Открытое
лицензионное
соглашение GNU
KerioControl
1
Открытое
лицензионное
соглашение GNU
Итого 0 рублей: Все оборудование приобреталось ранее, на нем
функционирует различное программное обеспечение, поэтому капитальные
затраты при внедрении и эксплуатации информационной системы по учету
заявок не предусматривались.
Таблица 8
Периодические затраты (расчет на месяц эксплуатации)
Наименование работы
Стоимость
1
2
Техническая поддержка оборудования, системного и прикладного
программного обеспечения. (консультации сотрудников,
архивирование, тех.поддержка)
500
рублей
Амортизация оборудования и программного обеспечения
200
рублей
Затраты на персонал и обучение новых сотрудников, разработка
новых форм отчетов, внесение в систему изменений связанных с
требованиями законодательства и руководства компании
2000
рублей
Дополнительно подключения к коммуникациям не требуется
(поскольку все подразделения МУП «Комплекс» в настоящее
время подключены к вычислительным сетям для решения других
производственных задач)
-
Электроэнергия, офисные принадлежности, уборка и пр.
Дополнительной оплаты не требуется, поскольку на компьютерах
уже установлено различное ПО, спользующееся в основных
бизнес-процессах и компьютеры находятся в рабочем режиме.
Итого
2700
рублей
Таким образом, получаем следующие обобщенные данные.
Единовременные затраты: проектирование ИС, установка, отладка,
тестирование, запуск – 44 800 рублей. Капитальные затраты (приобретение и
77
размещение техники) – 0 рублей. Периодические затраты (техническая
поддержка и связь) –2700 рублей.
Общая сумма, затраченная на разработку, внедрение и первый месяц
эксплуатации составляет 47500 рублей.
При постановке задачи и внедрении информационной системы
ставились задачи повышения эффективности и эргономичности. Рабочая
среда и вспомогательные бизнес-процессы станут более удобными как для
секретаря-делопроизводителя, так и для других сотрудников МУП
«Комплекс. Внедрение программы, позволит через некоторое время в
большинстве случаев вообще не привлекать секретаря для выдачи архивных
документов, что позволит сэкономить значительное количество времени.
Анализ современных коммуникаций между людьми показывает, что многим
более удобно и привычно составить заявку через сайт. Кроме того,
эксплуатация данной программы позволит значительно уменьшить
трудозатраты на составление различных отчетов.
Прямой экономический эффект от внедрения информационной
системы не планировался.
3.2. Анализ затрат рабочего времени
Выигрыш во времени в течение двух последующих лет, до момента
пока весь архив не будет оцифрован, не планируется. У секретаря-
делопроизводителя достаточно обширные обязанности и на перевод
находящихся в архиве документов в цифровой формат он может выделять в
среднем один час рабочего времени в день. Ниже приведен примерный
расчет рабочего времени на работу с архивом до и после внедрения
информационной системы.
78
Таблица 9
Временные затраты секретаря-делопроизводителя на архивную
работу
Наименование
вида
деятельность
Затраченное время до
внедрения ИС в часах
расчете на 1 месяц.
Затраченное время после
внедрения ИС в часах в
расчете на 1 месяц.
1
2
3
Обеспечение формирование документов в дела постоянного и временного
хранения, регистрации, систематизации, хранения, учета и выдачи документов,
поступающих в архив, и их комплектование по номенклатурным делам. отбор
документов с истекшими сроками хранения.
2 часа
1час
Сокращение времени
происходит за счет того, что
описи и карточки-
заместители формируются
автоматически
Создание справочного каталога к архивным документам, облегчающего их учет
и использование.
2часа
2 часа
Инструктирование работников структурных подразделений о порядке
формирования, подготовки и сдачи дел в архив, проверка правильности
формирования дел при передаче их в архив.
1час
0,25 часа
Прием из структурных подразделений документов и копий документов,
подлежащих хранению в архиве МУП «Комплекс», контроль за полнотой
передаваемых и своевременным поступлением документов на хранение, а
также правильностью оформления описи поступающих дел
2 часа
1,5часа
Сокращение времени
происходит за счет того, что
опись формируется
автоматически
Ведение учета документооборота и количества дел, выдача архивных справок
на основе данных, имеющихся в документах архива
1 часа
0,3 часа
1
2
3
Выдача в соответствии с поступившими запросами архивных копий и
документов, составление необходимых справок на основе сведений,
имеющихся в документах архива, оказание методической помощи в поиске
необходимых документов
.
20 часов
8 часов