8
Содержание
Введение ................................................................................................................. 10
I Аналитическая часть .......................................................................................... 14
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ............................................ 14
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности ................................ 14
1.1.2. Организационная структура управления предприятием ...................... 16
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия ................ 18
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации ............................................................................ 30
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов........................................................................ 30
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание ................................................................................................................. 33
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи ................................................................................ 39
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ............................................................................................. 43
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ...................................................................................... 47
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ........... 47
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ...................... 53
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи ………………………………………………………………………….56
1.4. Обоснование проектных решений ............................................................. 58
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению…………………………………………………………………...58
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению ... 62
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению .... 72
II Проектная часть ................................................................................................. 74
9
2.1. Разработка проекта автоматизации ............................................................ 74
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ................................ 74
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание .......... 81
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ............ 83
2.2. Информационное обеспечение задачи ...................................................... 97
2.2.1. Информационная модель и её описание ................................................ 97
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ........................................................................................................... 97
2.2.3. Характеристика результатной информации ........................................ 105
2.3. Программное обеспечение задачи ........................................................... 107
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)................. 107
2.3.2. Характеристика базы данных ................................................................ 107
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) . 115
2.3.4. Описание программных модулей ......................................................... 115
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание ................... 117
III Обоснование экономической эффективности проекта .............................. 125
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности125
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ................... 129
Заключение .......................................................................................................... 134
Список использованной литературы ................................................................. 137
Приложения ......................................................................................................... 140
10
Введение
Актуальность темы выпускной квалификационной работы обусловлена
тем, что потребности правительственных учреждений и органов
государственного сектора в сфере управления информацией и защиты данных
представляют собой непростую и c каждым днем все более усложняющуюся
задачу. Необходимость использования электронных архивов в современном
государственном учреждении обусловлена колоссальным объемом, как текущего
документооборота, так и еще более впечатляющими объемами архивных
ресурсов, при этом необходимость оперативно принимать управленческие
решения требует сокращения времени обработки этих документов.
Хранение архивных документов - это обеспечение рационального
размещения и сохранности документов. Согласно Российской практике
делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным
процессом, не относящимся к документообороту. Однако практически любой
орган власти осуществляет архивное хранение собственных документов.
Законодательной базой, на которой основывается весь процесс
организации архивного хранения документов, является федеральный закон от 22
октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
пришедший на смену Основам законодательства РФ об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года № 5341-1 и
Постановлению Верховного Совета Российской Федерации от 7 июля 1993 года
№ 5342-1 «О порядке введения в действие Основ законодательства Российской
Федерации об Архивном фонде РФ и архивах».
Под архивным делом следует понимать деятельность государственных
органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере
организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Сами
же архивные документы представляют собой материальный носитель с
зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие
его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных
носителя и информации для граждан, общества и государства.
Способ хранения информации в бумажном виде - самый
распространенный. Причина этого, прежде всего, в том, что из всех
11
описываемых способов он «самый старый». Основным преимуществом является
«наглядность и привычность». Действительно, никто не станет возражать, что
работать с книгой или листом бумаги удобно. Отсутствует всякое
дополнительное оборудование между Вами и носителем информации.
Недостатки же данного способа заключаются в большом физическом объеме
архива. Бумага имеет свойства выцветать, протираться от многократных
прикосновений, рваться. Информация на поврежденных бумажных носителях
может быть частично или полностью утеряна. Учет информации бумажного
архива при помощи книг или карточек тоже довольно громоздок, не говоря о
поиске необходимой книги, документа. Довольно громоздким является процесс
извлечения наконец-то найденного из шкафов и полок. Тиражировать
информацию бумажных носителей достаточно неудобно.
Решить проблемы, описанные мною выше, позволит внедрение систем и
средств автоматизации. Автоматизация архивного дела имеет главной своей
целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения
сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту
его информационных ресурсов.
Перевод ручной технологии работы с архивами на автоматизированную
позволит не только существенно снизить издержки без создания
дополнительных рабочих мест в службе ДОУ или архиве, но и сделать работу
этих подразделений более эффективной, ускорить процесс получения
информации, необходимой в принятии управленческого решения.
Быстрое развитие электронной техники привело к дальнейшему
совершенствованию информационных архивных технологий. Многие архивы
оснастились персональными компьютерами и настольными издательскими
системами, появились новые возможности по обеспечению сохранности
архивных документов.
Все это в совокупности формирует актуальность выбранной темы
выпускной квалификационной работы.
Целью данного выпускного проекта является снижение трудовых и
стоимостных затрат сотрудников архива в результате внедрения системы
12
автоматизация процесса систематизации документации архивного отдела
администрации Нижнеилимского муниципального района Иркутской области.
Исходя из цели выпускной работы, определены следующие задачи:
представить технико-экономическую характеристику предметной
области и архива;
охарактеризовать задачи и обоснование необходимость
автоматизации процесса обработки заявок от пользователей;
провести выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов;
выполнить анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации;
провести анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации;
осуществить обоснование проектных решений;
провести разработку проекта автоматизации процесса обработки
заявок от пользователей;
разработать программное обеспечение задачи;
сформировать дерево функций и сценарий диалога;
представить характеристику базы данных;
рассмотреть контрольный пример реализации проекта и его
описание;
выполнить выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности;
провести расчёт показателей экономической эффективности
проекта.
Объектом исследования в настоящей работе является формирование и
администрирование информационных ресурсов в системе архивного
документооборота архивного отдела администрации Нижнеилимского
муниципального района Иркутской области.
Предметом исследования - деятельность по управлению
организационными и методологическими аспектами движения архивных
13
документов администрации Нижнеилимского муниципального района
Иркутской области.
Теоретической и методологической основой проведенного исследования
послужили труды отечественных и зарубежных ученых в области автоматизации
информационных систем. В работе использованы законодательные акты и
нормативные документы Российской Федерации, периодические издания,
учетные и отчетные данные организации.
При разработке и решении поставленных задач применялись методы
наблюдения, группировки, сравнения, обобщения, абстрактно-логические
суждения, дедукции и индукции и др.
Структурно выпускная квалификационная работа представлена
введением, основной частью, разделенной на три главы, заключения, списка
использованной литературы. В первом разделе представлен анализ деятельности
В заключении аккумулированы основные выводы по результатам
исследования.
14
I Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Объектом практического исследования в данной выпускной
квалификационной работе выступает архивный отдел администрации
Нижнеилимского муниципального района Иркутской области. Архивный отдел
администрации Нижнеилимского муниципального района (далее – архивный
отдел) является органом администрации Нижнеилимского муниципального
района (далее – администрация района), осуществляющим хранение,
комплектование, учет и использование документов архивного фонда Российской
Федерации, а также других архивных документов.
В своей деятельности архивный отдел руководствуется Конституцией
Российской Федерации [1], федеральными законами, актами Президента
Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных
органов государственной власти, Уставом Иркутской области, областными
законами, указами Губернатора области, постановлениями и распоряжениями
Правительства области, Уставом муниципального образования «Нижнеилимский
район», решениями Думы Нижнеилимского муниципального района,
муниципальными правовыми актами администрации района, а также
Положением об архивном отделе.
Архивный отдел имеет бланк со своим наименованием, печать архивного
отдела администрации Нижнеилимского муниципального района, угловой
штамп, а также печати для заверки архивных копий и архивных выписок –
«Архивная копия», «Архивная выписка».
31 января 1935 года Президиум Восточно-Сибирского крайисполкома
принял постановление об организации в крае 23 районных архивов (из них 15 на
территории Иркутской губернии), в котором все райисполкомы были обязаны
образовать районные архивы.
Нижнеилимский районный архив был образован 31 марта 1935 года (дата
неточная, т.к. документы Нижнеилимского райисполкома за 1935 год не
сохранились). Образование было приурочено к образованию Братского архива.
Архивные документы хранились в амбаре усадьбы райисполкома.
15
С той далекой поры и до настоящего времени обеспечение сохранности
являлось и является главнейшей задачей архивистов, ибо, как гласит заповедь
историка – «событие, от которого не осталось документов, считается не
произошедшим».
Основная задача сегодняшнего архивного отдела администрации
Нижнеилимского муниципального района – отбор и прием на хранение
документов, относящихся к составу Государственного архивного фонда
Российской Федерации. В таблице 1.1. представлены сведения о количестве и
номенклатуре архивных единиц хранения сегодняшнего архивного отдела
администрации Нижнеилимского муниципального района за период с 2015 по
01.01.2018 гг.
Таблица 1.1
Динамика архивных единиц хранения архивного отдела администрации
Нижнеилимского муниципального района за период с 2015 по 01.01.2018 гг
Показатель
ед.
изм.
2015
2016
2017
2018
Темп
роста,
%2018/201
5
дел управленческой
документации
штук
13129
15630
16452
17138
130,53
дел научно-
технической
документации (НТД)
штук
57
68
71
95
167,08
документ личного
происхождения
штук
15
18
19
21
139,24
фотодокумент
штук
259
309
325
342
131,91
Всего дел постоянного
хранения
штук
13460
16024
16868
17596
130,73
дел по личному
составу,
подтверждающих
трудовую деятельность
граждан
штук
27577
27855
28717
29303
106,26
Затраты на
организацию выдачи и
заверения документов
тыс.
руб.
120
140
150
170
141,67
Потери от
неэффективной работы
архивного отдела
тыс.
руб.
102
119
127,5
153
150,00
16
В таблице 1.1 Представлены сведения о категории хранящихся
документов. Как видно из представленной таблицы, наибольшую долю
составляют дела по личному составу, подтверждающих трудовую деятельность
граждан. За период в 4 года, количество документов данной категории
увеличилось на 106 % и на 01.01.2018 составляет более 29 тыс. единиц хранения.
Несмотря на большую численность документов данной категории, темпы роста
по данному показателю являются минимальными. Дела управленческой
документации составляют вторую по объему категорию и показывают
существенные темпы роста – 130,53%. В среднем ежедневно архив пополняется
на 3-4 дела данной категории. Наибольшие темпы роста отмечены по категории
«дела научно-технической документации» - 167%.
Затраты на организацию выдачи и заверение документов складываются
из оплаты труда персонала и показывают высокую динамику, достигая 170 тыс.
рублей по итогам 2017 года.
Потери от неэффективной работы архивного отдела за период с 2015 по
2017 год увеличились на 150%, достигнув по итогам 2017 года размера 153 тыс.
рублей. При этом можно отметить общий рост количества обрабатываемых
документов и возросшей нагрузки на сотрудников архивного отдела.
По результатам проведенного анализа сделан вывод о необходимости
повышения эффективности деятельности архивного отдела.
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Организационная структура архивного отдела администрации
Нижнеилимского муниципального района относиться к линейно-
функциональному типу организационных структур и представлена на рисунке 1.
Организационная структура администрации Нижнеилимского муниципального
района включает в себя следующие отделы: Отдел организационной работы и
социальной политики; Отдел бухгалтерского учета и отчетности; Отдел кадров;
Юридический отдел; Отдел социально-экономического развития; Отдел по
регулированию контрактной системы в сфере закупок; Консультант по
государственному управлению охраной труда; Отдел ГО и ЧС; Сектор
мобилизационной подготовки; Комиссия по делам несовершеннолетних и
защите их прав; Отдел архитектуры и градостроительства; Сектор
17
строительства; Отдел жилищно-коммунального хозяйства, транспорта и связи;
Архивный отдел; Отдел расчета субсидий; Департамент управления
муниципальным имуществом; Отдел по культуре, спорту и делам молодежи;
Финансовое управление; Департамент образования.
Рисунок 1. Организационная структура администрации Нижнеилимского
муниципального района
Штатная численность персонала администрации Нижнеилимского
муниципального района по состоянию на 01.01.2018 составляет 26 человек. В
рамках данной выпускной квалификационной работы наибольший интерес
представляет организационная структура архивного отдела. Архивный отдел
возглавляет заведующий отделом, который руководит деятельностью отдела,
Мэр района
Заместители
мэра
Архивный
отдел
Заведующий
отделом
Главный
специалист
Инспектор по
архиву
Архивариус
Ведущий
инженер
Отдел
бухгалтерског
о учета и
отчетности
Департамент
по вопросам
экономики и
финансам
Департамент
по жилищной
политике,
градостроител
ьству,
энергетике,
транспорту и
связи
Департамент
образования
Департамент
управления
муниципальн
ым
имуществом