30
аппарата на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что
обеспечивает информационные функции государственного учёта, контроля за
хранением документов, их физическим состоянием, состоянием научно-
справочного аппарата (НСА), ведение каталогов в автоматизированном режиме.
Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов,
описей, единиц хранения, ряд сводных статистических отчётов.
В программе Архивный Фонд 5 исправлена часть недостатков старой
программы Архивный Фонд 4.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Основной вид деятельности архивного отдела администрации
Нижнеилимского муниципального района - оказание муниципальных услуг. В
соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об
организации предоставления государственных и муниципальных услуг» [2]
архивный отдел предоставляет муниципальные услуги:
1. Исполнение запросов пользователей – физических и юридических лиц,
связанных с предоставлением архивных справок, архивных выписок, архивных
копий, в том числе подтверждающих право на владение землей
2. Предоставление архивных документов пользователям для работы в
архивном отделе. На рисунке 4 представлена модель процесса деятельности в
нотации IDEF0 «как есть».
Здесь и далее, для упрощения модели процессов деятельности архивного
отдела администрации Нижнеилимского муниципального района, под клиентами
понимаются все лица, как физические, так и юридические, в том числе
сотрудники администрации Нижнеилимского муниципального района,
обращающиеся за предоставлением информации в архивный отдел
администрации Нижнеилимского муниципального района как в рамках оказания
государственных и муниципальных услуг, так и в рамках внутриведомственного
взаимодействия.
31
Рисунок 4. Модель «Как есть» основного процесса деятельности
архивного отдела администрации Нижнеилимского муниципального района
Всю деятельность архивного отдела администрации Нижнеилимского
муниципального района можно разделить на три блока:
Систематизация, обработка и хранение архивных документов;
Исполнение запросов пользователей – физических и юридических
лиц, а также сотрудников администрации Нижнеилимского
муниципального района;
Осуществление научно-исследовательской деятельности.
Исследование деятельности архивного отдела показало, что основные
процессы деятельности такие, как выполнение и учет запросов пользователей, а
также учет результатов научно-исследовательской деятельности,
автоматизированы. На рисунке 5 представлена декомпозиция основного
процесса и рассмотрена модель существующей деятельности архивного отдела
администрации Нижнеилимского муниципального района.
32
Рисунок 5. Декомпозиция деятельности архивного отдела администрации
Нижнеилимского муниципального района
Частично автоматизированы и процессы, входящие в состав первого
блока, а именно систематизация, обработка и хранение архивных документов.
Декомпозиция процесса систематизации, обработки и хранения архивных
документов представлена на рисунке 6.
Рисунок 6. Декомпозиция процесса систематизации, обработки и
хранения архивных документов
33
В настоящее время, кроме составления бумажного каталога документов,
существует насущная необходимость перевода его в электронный вид с
возможностью размещения списка документов и их описания в сети Интернет.
Это необходимо для осуществления возможности доступа физических и
юридических лиц, а также работников администрации к каталогу документов
архива. Однако такая возможность существующими программными и
техническими средствами архива не предусмотрена. Данный вид деятельности
позволит сократить временные затраты работников архивного отдела
администрации Нижнеилимского муниципального района, обеспечить
оптимизацию деятельности подразделения и соответствует государственной
политике формирования электронных услуг. Поэтому, в рамках данного
выпускного квалификационного исследования целесообразно реализовать
проект автоматизации процесс учета документов архива с составлением их
каталога, то есть процесс систематизации документации архива администрации
Нижнеилимского муниципального района.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Целью выпускной квалификационной работы является разработка
системы систематизации документов архивного отдела администрации
Нижнеилимского муниципального района. В настоящее время этот процесс
осуществляется следующим образом (рисунок 7).
34
Рисунок 7. Декомпозиция процесса систематизации документации
В пределах архивного фонда архивные документы организуются по
единицам хранения.
Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации
архивных документов в архивном фонде.
Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является
основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и
закрепляется описью (описями) дел, документов.
Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по
разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или
нескольких следующих признаков:
структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения
к структурным подразделениям администрации Нижнеилимского
муниципального района);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся
единицы хранения);
функционального, отраслевого, тематического, предметно-
вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается
содержание единиц хранения);
35
номинального (по делопроизводственной форме - видам и
разновидностям документов);
корреспондентского (по организациям и лицам, в результате
переписки с которыми образовались единицы хранения);
географического (в соответствии с определенными территориями,
населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми
связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые
являются авторами документов).
При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной
документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.
Единицы хранения группируются последовательно по признакам,
применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных
групп архивных документов архивного отдела администрации Нижнеилимского
муниципального района.
Каталог представляет собой межфондовый архивный справочник, в
котором информация о содержании документов сгруппирована по предметам
(темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного
каталога схемой классификации документной информации.
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов.
Каталогизация может проводиться как самостоятельный вид работы
(тематическая разработка), а также в процессе других видов работ, связанных с
описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).
При каталогизации применяется дифференцированный подход, который
заключается:
1) в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных
частей;
2) в отборе дел и документов и информации из них;
3) в применении соответствующих приемов описания документной
информации.
Каталогизация включает следующие виды работ:
1) составление схемы классификации;
36
2) выявление и отбор документов;
3) описание на каталожных карточках;
4) систематизация карточек;
5) ведение каталогов.
Схемой классификации документной информации является письменный
или графический документ, содержащий перечень классификационных делений
каталога, расположенных в определенной последовательности, и
предназначенный для распределения сведений из документов по указанным
делениям.
Документная информация в систематическом каталоге
классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности
организации и располагается в логической последовательности.
В именном каталоге документная информация классифицируется по
алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их
авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или
логической последовательности.
Ведение каталога, представляющее собой комплекс работ,
обеспечивающих его функционирование, в который входят:
1) научно-методическое обеспечение работы;
2) индексирование карточек;
3) систематизация карточек по индексам и рубрикам;
4) составление отсылочного аппарата к каталогу;
5) усовершенствование каталога.
Научно-методическое обеспечение включает разработку методических
пособий по каталогизации отдельных архивных фондов (или их группы),
рабочих схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение.
Индексирование, являющееся выбором или составлением индекса по
схеме классификации и отнесением его к соответствующей информации
каталожной карточки. В именном каталоге карточки не индексируются, а
располагаются по алфавиту.
Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование
схемы классификации, проверку содержания и оформления каталога, проверку
37
описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией
по одному архивному фонду или описи дел (документов), уточнение их
систематизации).
Указатель является архивным справочником, представляющим собой
алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень
наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их
поисковых данных.
Указатели в архиве организации классифицируются:
1) по объему – межфондовые и внутрифондовые;
2) по форме – электронные, листовые или карточные;
3) по структуре рубрик – глухие (предметные понятия и их поисковые
данные) и аннотированные (предметные понятия сопровождаются
пояснениями);
4) по группировке понятий внутри указателей – алфавитными,
систематическими, хронологическими.
Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их
просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).
В настоящее время деятельность инспектора по архиву архивного отдела
администрации Нижнеилимского муниципального района связана с большим
объемом обрабатываемой информации. На практике ежедневно приходится
формировать несколько десятков документов. Это приводит к высокой загрузке
работника и требует больших временных затрат на ручную обработку
информации. Следовательно, на данном участке существует реальная
потребность автоматизации деятельности сотрудника по обработке
документации.
Таким образом, необходимость создания автоматизированной системы
учета документов архива, объясняется:
сокращением временных затрат на формирование первичных
документов;
сокращением временных затрат на обработку информации и
подготовку выходных документов;
облегчением труда специалистов службы делопроизводства;
38
сокращением текущих материальных затрат, связанных с
приобретением канцтоваров и других расходных материалов;
снижением ошибок ввода, т.е. повышением качества и
оперативности оформления документов.
На основе проведенного выше анализа предметной области и
информационных потребностей пользователя, можно выделить следующие
автоматизируемые функции:
ведение реестра поступивших документов
ведение каталога документов;
создание регистрационных карточек с указанием необходимых
атрибутов и краткого содержания документа;
поиск документа по его реквизитам;
вывод на печать всех формируемых документов.
39
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Основным документом в рассматриваемой задаче является заявка
обратившегося гражданина или работника администрации Нижнеилимского
муниципального района. Схема документооборота заявки приведена на рисунке
8.
Рисунок 8. Схема документооборота администрации Нижнеилимского
муниципального района по обработке заявки в Архивном отделе.
Существующий способ приема заявок и способ их анализа и учета
связан с большой трудоемкостью, большим числом неопределенностей, что
формирует высокую степень потенциальной утраты полученных данных и ее
неправильной интерпретации. В ходе практического анализа деятельности
архивного отдела администрации Нижнеилимского муниципального района
установлено, что ряд проблем, решение которых возможно «на месте», вообще
не учитываются в работе. Данные по ним не собираются и не обрабатываются