22
оформления документов на предоставление отпуска (рисунок 11).
Рисунок 10 – Диаграмма учёта отпусков
Рисунок 11 – Диаграмма оформления документов на отпуск
23
Табельный работник после получения данного заявления с резолюцией
руководителя подразделения оформляет распоряжение на отпуск в
автоматизированной системе управления (АСУ) «Учёт рабочего времени».
Результатом оформления является распоряжение в печатном виде,
соответствующее унифицированной форме N T-6 или форме N T-6a (в случае
оформления отпусков нескольких сотрудников в рамках одного
распоряжения) и отметка об отпуске у работника в электронном табеле учёта
рабочего времени.
Полученное распоряжение подписывается сотрудником предприятия,
руководителем подразделения и передаётся по кольцевой почте в бухгалтерию
для начисления отпускных и в отдел кадров. Описанный процесс представлен
на рисунке 12.
Рисунок 12 – Диаграмма выпуска распоряжения
Инспектор по кадрам, получив данное распоряжение, заполняет раздел
“VIII – Отпуска”, личной карточки сотрудника (унифицированная форма N T-
2), а именно: вид отпуска, период работы за который предоставлен отпуск,
24
количество календарных дней отпуска, дату начала и окончания отпуска и
основание его предоставления (рисунок 11).
По окончанию отчётного периода сотрудники отдела кадров подводят
итог по неиспользованным отпускам сотрудников на предприятии, для того
чтобы представить отчёт, согласно требованиям, в ОАО «Управляющая
компания «Объединенная двигателестроительная корпорация» (рисунок 10).
Для того чтобы сформировать отчёт, инспектор отдела кадров
определяет трудовой стаж за отчётный период, дающий право на отпуск,
рассчитывает количество заработанных и использованных дней отпуска,
используя личную карточку работника и данные из АСУ «Учёт рабочего
времени». Неиспользованные отпуска рассчитываются средством Microsoft
Excel, входящим в пакет офисных решений Microsoft Office, по каждому
работнику отдельно, после чего полученные результаты сводятся в единый
отчёт отражающий состояние остатков отпусков по всем сотрудникам
предприятия. Данный процесс представлен на рисунке 13.
Рисунок 13 – Диаграмма формирования отчёта о неиспользованных днях отпуска за
25
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и её описание
Разрабатываемая система должна представлять собой функциональный
модуль, входящий в инфраструктуру корпоративной системы управления
бизнес функциями – Навигатор, функционирующей на предприятии
заказчика.
В разрабатываемой системе выделяются следующие функциональные
подсистемы:
1. подсистема ведения проектов распоряжений на отпуск,
предназначенная для управления проектами распоряжений об отпуске,
создаваемых табельными работниками и контролируемыми сотрудниками
кадровой службы;
2. подсистема ведения электронной картотеки распоряжений об
отпуске, предназначенная для сбора, хранения и представления электронных
версий документов на отпуск;
3. подсистема расчёта остатков отпусков, предназначенная для
вычисления доступных дней для отдыха и денежной компенсации при
увольнении сотрудников с предприятия;
4. подсистема формирования отчётной информации по отпускам,
предназначенная для предоставления отчётной информации, используемой
для планирования бюджета предприятия на календарный год.
БД системы должна храниться в централизованном месте.
Смежными системами для АСУ «Учёт отпусков» являются:
1. АСУ «Учёт рабочего времени»;
2. АСУ «Персонал».
АСУ «Учёт рабочего времени» предназначена для ведения электронного
табеля рабочего времени. Для учёта фактического времени работы, системой
производится фиксация абсолютно всех приходов и уходов сотрудника. Все
перемещения совершаются при помощи индивидуального идентификатора, в
качестве которого используется электронный пропуск с уникальным
26
цифровым кодом. В системе реализованы следующие функциональные
возможности:
1. определение для каждого сотрудника штатного рабочего
расписания;
2. учёт всех опозданий, ранних уходов, отсутствий на рабочем месте;
3. учёт причин отсутствий, в том числе отсутствий по причине
нахождения сотрудника в отпуске;
4. формирование отчётной информации в разрезе каждого
подразделения или по всему подразделению по итогам отчётного периода.
АСУ «Персонал» предназначена для автоматизации кадрового учёта.
Система охватывает следующие функции данного учёта:
1. учёт кадров и анализ кадрового состава;
2. планирование потребностей в персонале;
3. ведение штатного расписания.
Взаимодействие со смежными системами должно производиться
средствами SQL запросов к соответствующим информационным БД
описанных систем и технологии COM. Совместимость должна быть
достигнута, созданием АСУ «Учёт отпусков» в единой среде
программирования с базовой оболочкой корпоративной системы Навигатор и
её функциональных модулей.
Режимы функционирования системы:
1. штатный режим работы – основной режим работы
функционирования системы, предоставляющий конечным пользователям весь
спектр функциональных возможностей;
2. режим регламентного обслуживания – режим предполагает
полную или частичную временную остановку функциональных
возможностей, предоставляемых системой, с целью выполнения
обслуживающим персоналом регламентных операций, направленных на
обеспечение технического обслуживания программно-аппаратных средств;
3. аварийный режим работы – режим предполагает полное или
27
частичное ограничение функциональных возможностей системы, явившееся
следствием отказа программно-аппаратных средств.
При создании системы должны быть предусмотрены возможности её
расширения функциональных возможностей без внесения кардинальных
изменений в архитектуру и логику функционирования.
28
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В результате использования вычислительной техники должны
решиться следующие проблемы:
1. Отсутствие центрального органа, отвечающего за правомерность
предоставление отпусков сотрудникам. Из модели IDEF0 «как есть» видно,
что предоставлением отпусков занимается каждое подразделение предприятия
самостоятельно, а отдел кадров лишь фиксирует данные распоряжения на
отпуск в личных карточках работников, что может повлечь за собой
следующие ситуации:
1. неправильное определение и, следовательно, предоставление дней
отпуска сотрудникам, ввиду ручного расчёта и возможного отсутствия знаний
в области отпусков у табельного работника, особенно при учёте
дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда;
2. табельный работник может производить корректировку отметок
об отпуске в электронном табеле учёта рабочего времени с помощью АСУ
"Учёт рабочего времени", без предоставления распоряжения в отдел кадров,
после чего у отдела кадров в личной карточке сотрудника останутся данные о
том, что работник (не) находился в отпуске. Таким образом, из этой ситуации
вытекает следующий недостаток.
2. Для предоставления отчётной информации по неиспользованным
отпускам, которая используется в процессе планирования бюджета на
календарный год и контроля его использования в ОАО «Управляющая
компания «Объединенная двигателестроительная корпорация», сотрудникам
отдела кадров приходится выполнять очень трудоёмкую работу, а именно:
поднимать личную карточку и данные АСУ «Учёт рабочего времени» (как
описано выше, информация об использовании отпуска может не совпадать в
этих двух источниках) каждого сотрудника (по состоянию на конец 2017 года
численность сотрудников предприятия - 2777 человек, в том числе
инспекторов по кадрам – 5 человек), высчитывать остатки отпуска, подводить
29
общий результат за отчётный период, что может повлечь за собой ошибки в
расчётах ввиду множественного ввода исходной информации для расчёта в
Microsoft Excel.
3. Отсутствие оперативной информации у руководителей
подразделений о количестве (не) использованных дней отпусков в
подведомственных им подразделениях.
Чтобы устранить выявленные недостатки необходимо выделить отдел
кадров, как центральный орган, который бы занимался управлением
отпусками, в том числе определял правомерность предоставления каждого
отпуска. Для того, чтобы деятельность отдела кадров в этом аспекте была
эффективной, нужно, разработать информационную систему (АСУ «Учёт
отпусков»), позволяющую производить учёт произвольных типов и видов
отпусков, что позволило бы в автоматическом режиме производить расчёт
неиспользованных дней отпусков сотрудников предприятия для различных
целей, например, для предоставления отчёта по неиспользованным отпускам
в ОАО «Управляющая компания «Объединенная двигателестроительная
корпорация», бухгалтерию, а также руководителям структурных
подразделений и т.д. Кроме того, необходимо исключить у табельных
работников возможность производить манипуляции с отметками об отпуске в
АСУ «Учёт табельного времени» (эти функции должны быть реализованы в
АСУ «Учёт отпусков»), но добавить функциональную возможность создания
проекта распоряжения на отпуск, который бы утверждался отделом кадров.
30
Рисунок 9.1 Схема документопотока
31
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
Объекты информационной безопасности предприятия. Одним из
основных объектов информационной безопасности предприятия является
персональная информация сотрудников. На данный момент времени
обработка таких данных ведётся с помощью электронно-вычислительной
техники, в связи с этим, особое внимание уделяется защите подсистем
обеспечения функционирования информационных систем обработки
персональных данных, таким как:
1. информационное обеспечение – фактографические базы данных,
бумажные и электронные версии документов в которых отражены
персональные данные сотрудников предприятия;
2. техническое обеспечение – сервера баз данных и персональные
компьютеры пользователей, на которых производится обработка
персональных данных, а также телекоммуникационное оборудование,
соединяющее перечисленные устройства в локальную вычислительную сеть;
3. программное обеспечение – общесистемное и специальное
программное обеспечение, в том числе АСУ «Учёт отпусков».
Угрозы информационной безопасности. Наиболее реальные угрозы
информационной безопасности, характерные для выделенного объекта
информационной безопасности:
1. непреднамеренные ошибки штатных пользователей, операторов,
системных администраторов и других лиц, обслуживающих информационные
системы;
2. разглашение персональной информации третьим лицам,
авторизованными пользователями информационных систем;
3. неавторизованное чтение конфиденциальной информации в базе
данных без разглашения полученной информации третьим лицам;
4. неавторизованное чтение конфиденциальной информации в базе
данных с разглашением полученной информации третьим лицам;