76
Рисунок 28. Форма задания
В процессе ознакомления с документом сотрудник может оставлять
комментарии, как показано на рисунке 29.
Рисунок 29. Ввод комментариев к процессу ознакомления
Завершение процесса ознакомления с документом осуществляется
нажатием кнопки «Завершено» в окне задания.
Для каждого документа ведется история изменений. История изменений
представлена на рисунке 30.
Рассмотрим процесс согласования документов. В процессе согласования
может потребоваться внесение изменений в документ. Это действие может
осуществляться как самим исполнителем, так и другим сотрудником.
77
Рисунок 30. История изменений документа
Рассмотрим процесс делегирования внесения изменений в документ. Для
этого в форма задания необходимо нажать кнопку «Делегировать», как показано
на рисунке 31.
Рисунок 31. Делегирование внесения изменений
После нажатия кнопки откроется окно делегирования, в котором
необходимо описать изменения, как показано на рисунке 32.
78
Рисунок 32. Делегирование исправлений
После того как изменения были внесены в документ, задание передается
на повторное согласование.
На основании данных, введенных в систему, осуществляется
формирование отчета, в котором содержится информация о документах,
исполнителем которых является выбранный сотрудник.
Рисунок 33. Отчетная форма
79
3. Обоснование экономической эффективности
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Основу расчетов экономической эффективности проекта разработки
программного обеспечения, помимо других подходов, может составлять метод
сравнения существующего бизнес-процесса и бизнес-процесса после внедрения
информационной системы. При сравнении этих методов осуществляется анализ
затрат, которые необходимы для выполнения всех операций, производимых в
рамках выполнения бизнес-процесса. Если внедряемое программное
обеспечение затрагивает не весь бизнес-процесс, а только некоторые его этапы,
необходимо будет осуществить сравнение изменений, произошедших на этих
этапах. Для этого необходимо произвести расчет затрат на разработку проекта.
Затем можно сделать выводы об экономической эффективности на
основании полученных экономических показателей.
Существуют следующие способы расчета показателей экономической
эффективности проекта:
Сравнение вариантов организации ЭИС по комплексу задач
(например, сравнение ЭИС, предлагаемой в проекте, с существующей).
Сравнение вариантов организации информационной базы
комплекса задач (файловая организация и база данных).
Сравнение вариантов технологии проектирования ЭИС (например,
индивидуального проектирования с методами, использующими пакеты
программ или модельного проектирования).
Сравнение вариантов технологии внутримашинной обработки
данных.
Рассмотрим способ расчета экономической эффективности проекта.
Экономическая эффективность проекта состоит из двух составляющих:
Косвенный эффект, который может характеризоваться следующими
показателями: увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов,
снижением уровня брака в производстве, уменьшение количества рекламаций,
80
получаемых от клиентов, снижение затрат на сырье и материалы, уменьшение
сумм штрафов, неустоек и т. д.
Прямой эффект, который заключается в снижении трудовых и
стоимостных показателей.
Трудовые показатели включают в себя следующие компоненты:
Абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год.
Показатель рассчитывается по формуле 1:
Т = Т
0
- Т
1
(1)
где Т
0
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
базовому варианту;
Т
1
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
предлагаемому варианту;
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ),
который рассчитывается по формуле 2:
К
Т
=Т / T
0
* 100% (2)
Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности
труда (Y
T
), который рассчитывается по формуле 3:
Y
T
= T
0
/ T
1
(3).
В группу стоимостных показателей включены следующие:
абсолютное снижение стоимостных затрат (C) в рублях за год;
коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC);
индекс снижения стоимостных затрат (YC);
Все перечисленные показатели рассчитываются аналогично предыдущим.
После того как рассчитаны трудовые и стоимостные показатели, будет
целесообразным произвести расчет срока окупаемости затрат на внедрение
проекта автоматизированной информационной системы (Т
ок
), который
рассчитывается в годах, долях года или в месяцах года по следующей формуле:
Т
ок
= К
П
/C, (4)
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
Для наглядности операции технологического процесса при базовом
(проектном) варианте за год представляют в виде таблицы.
81
Наиболее подходящим методом расчета экономической эффективности
для проекта автоматизации документооборота компании «Флекслайн-Н» будет
являться расчёт с помощью метода сравнения существующего бизнес-процесса и
бизнес-процесса после внедрения информационной системы, поскольку
показатели, рассчитываемые в рамках этого метода наиболее точно способны
описать экономический эффект от разработки информационной системы.
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности
Осуществим расчет показателей экономической эффективности проекта
автоматизации документооборота компании «Флекслайн-Н». Для этого
необходимо дать характеристику затратам на обработку информации по
базовому и проектному плану. Характеристика затрат по базовому варианту
представлена в таблице 13. Суммарные затраты на обработку по базовому плану
составили 3 304 750 рублей.
Характеристика затрат по проектному варианту представлена в таблице
14. Итого затраты на обработку после автоматизации составили 2 253 000
рублей.
На основании проведенных расчетов можно заключить, что затраты на
осуществление управления документацией по проектному варианту ниже затрат
по базовому варианту на 32%.
Рассчитаем прямой эффект от разработки системы, который включает в
себя расчет трудовых и стоимостных показателей.
Абсолютное снижение трудовых затрат в год в часах составило:
Т = 110 000 – 75 000 = 35 000 часов.
Рассчитаем коэффициент относительного снижения трудовых затрат:
К
Т
= 35 000 / 110 000 * 100% = 32%.
Рассчитаем индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда:
Y
T
= 500 000 / 310 000 = 1,47.
Осуществим расчет стоимостных показателей. Абсолютное снижение
стоимостных затрат в рублях за год составит:
Таблица 13
Характеристика затрат на обработку информации по базовому варианту
№
п/п
Наименование
операций
технологического
процесса
решения
комплекса задач
Ед.
Изм.
Объем
работ
ы в год
Норма
выработки /
производите
льность
устройств
ЭВМ (опер/в
час.)
Тру-
доемкость
Среднечасовая
зарплата
специалиста
(руб.)
Часовая
стоимость
накладны
х расходов
(руб.)
Стоимостны
е затраты
для ручных
операций
Стоимостные
затраты для
операций,
вып. на ЭВМ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
Формирование
документооборота
Ч-
час
60 000
6 000
10
30
250
1 800 000
2 500
2
Согласование
проектов
документов
Ч-
час
35 000
6
1 050 000
1 500
3
Визирование
документов
Ч-
час
15 000
3
450 000
750
110 000
19
3 300 000
4 750
83
Таблица 14
Характеристика затрат на обработку информации по автоматизированному варианту
№
п/п
Наименование
операций
технологического
процесса
решения
комплекса задач
Ед.
Изм.
Объем
работ
ы в год
Норма
выработки /
производите
льность
устройств
ЭВМ (опер/в
час.)
Тру-
доемкость
Среднечасовая
зарплата
специалиста
(руб.)
Часовая
стоимость
накладны
х расходов
(руб.)
Стоимостны
е затраты
для ручных
операций
Стоимостные
затраты для
операций,
вып. на ЭВМ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
Формирование
документооборота
Ч-
час
25 000
6 000
4
30
250
750 000
1 000
2
Согласование
проектов
документов
Ч-
час
25 000
4
1 000
3
Визирование
документов
Ч-
час
25 000
4
1 000
75 000
12
2 250 000
3 000
C = 3 304 750 – 2 253 000 = 1 051 750 рублей.
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат составит:
К
C
= 1 051 750 / 3 304 750 * 100% = 32%.
Индекс снижения стоимостных затрат составит:
Y
C
= 3 304 750 / 2 253 000 = 1,47.
Динамика трудовых затрат представлена на рисунке 47.
Рисунок 47. Динамика трудозатрат
Динамика стоимостных затрат представлена на рисунке 48.
Рисунок 48. Динамика стоимостных затрат
На основании проведенных расчетов можно заключить, что автоматизация
документации и отчетности предприятия повлечет снижение трудовых затрат в год
на 35 000 часов, что составит 32 %. Снижение стоимостных затрат составит 1 051
750 рублей или 32 %. Стоимостные затраты по проектному варианту ниже, чем по
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
До автоматизации После автоматизации
Динамика трудозатрат
0
500 000
1 000 000
1 500 000
2 000 000
2 500 000
3 000 000
3 500 000
До автоматизации После автоматизации
Динамика стоимостных затрат
85
базовому в 1,47 раз, а трудовые затраты по проектному варианту ниже базовых в
1,47 раз.
Произведем расчет срока окупаемости проекта. Для этого необходимо
оценить затраты на разработку и внедрение информационной системы.
Далее рассчитаем единовременные капитальные затраты на разработку и
внедрение системы (К
П
). Затраты на разработку и внедрение системы
рассчитываются по формуле:
допотладкавнедрпрогрпроектП
СССCK
(8)
С
проект
= 380 000 рублей.
С
прогр
= 501 400 рублей.
С
внедр
= 99 885 рублей.
С
доп
= 175 640 рублей.
К
п
= 1 156 925 рублей.
Рассчитаем срок окупаемости проекта:
Т
ок
= 1 156 925 / 1 051 750 = 1,1 лет
Срок окупаемости проекта составил 1,1 года. На основании всех
рассчитанных показателей проект можно считать прибыльным.