6
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ....................................................................................................................... 8
1. Аналитическая часть .......................................................................................... 12
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ................................................. 12
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности ............................... 12
1.1.2. Организационная структура управления предприятием ..................... 13
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия ............... 16
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации ................................................................................... 19
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов ............................................................................................................. 19
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
.............................................................................................................................. 21
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи ......................................................................................................... 28
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации ...................................................................................................................... 30
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ».............................................................................................. 32
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ......... 32
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ..................... 35
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи ................................................................................................................... 36
1.4. Обоснование проектных решений ................................................................... 37
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
................................................................................................................... 37
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению . 38
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ... 39
2. Проектная часть .................................................................................................. 42
2.1. Разработка проекта автоматизации ................................................................ 42
7
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ............................... 42
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ......... 54
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ................... 55
2.2. Информационное обеспечение задачи ............................................................ 58
2.2.1. Информационная модель и ее описание ............................................... 58
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации .................................................................................................................. 60
2.2.3. Характеристика результатной информации ......................................... 61
2.3. Программное обеспечение задачи .................................................................... 61
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ................. 61
2.3.2. Характеристика базы данных ................................................................ 63
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) .. 66
2.3.4. Описание программных модулей .......................................................... 68
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание ....................... 72
3. Обоснование экономической эффективности ............................................... 79
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности ..
................................................................................................................................. 79
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности ................................... 81
ЗАКЛЮЧЕНИЕ................................................................................................................ 86
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 .......................................................................................................... 88
8
ВВЕДЕНИЕ
С распространением персональных компьютеров большая часть
документооборота организаций стала создаваться в электронном виде с помощью
текстовых редакторов и процессоров. Документы, которые организация получает
от контрагентов, представлены на бумажных носителях и часто подвергаются
оцифровке. Масштабы организации также оказывают влияние на объем
документооборотом. Поэтому процесс документооборота нуждается в управлении.
Поскольку документооборот организаций представлен не только бумажными
версиями документов, но и электронными, управление документооборотом
включает в себя, помимо прочего, формализацию движения электронных версий
документов, то есть электронный документооборот.
Виды и способы организации электронного документооборота могут быть
разными – создание общего файлового хранилища на сервере, использование
внутренней почты или иных коммуникационных систем. Но это работает до
определенного уровня решаемых задач и масштабов деятельности организации.
При дальнейшем развитии появляется необходимость во внедрении схемы, которая
позволит упорядочить работу и с бумажными документами, и с электронными. Это
позволяют сделать системы электронного документооборота различных видов.
Системой электронного документооборота (СЭД) называется программное
обеспечение, которое позволяет организовать работу с электронными
документами, а также взаимодействие между сотрудниками. Аналогичные
зарубежные системы обозначаются аббревиатурой EDMS (Electronic Document
Management Systems), что означает систему управления электронными
документами.
Электронный документ представляет собой набор информации, сохраненный
на компьютере. В системах СЭД такой набор информации сопровождается
карточкой с атрибутами. К атрибутам документа относятся название документа,
его автор, дата создания и т.д. Использование атрибутов позволяет осуществить
быстрый поиск документа.
Электронные документы объединяет электронный документооборот,
который является способом организации работы с документами, при котором
9
основная масса документов используется в электронном виде и хранится
централизованно.
Управление информацией в организации осуществляется на протяжении
всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в
организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после
окончания срока хранения. Информация пронизывает все процессы организации,
она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи
различных приложений. Однако только в СЭД реализован единый подход к
управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.
С точки зрения организации документооборота в жизненном цикле
документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-
процессы, в которых участвует документ. С технической точки зрения, эти этапы
не несут выраженной смысловой нагрузки, они обозначены общим термином
«управление документом».
Согласно исследованиям, проведенным компанией «Gartner», системами
электронного документооборота можно назвать те системы, которые
поддерживают не менее трех из перечисленных ниже функций:
управление документами (выписка/возврат, контроль версий,
безопасность, группировка документов и т.д.);
совместная работа над общими документами и поддержка проектных
команд;
сканирование документов и управление образами бумажных
документов;
управление записями для долгосрочного архивного хранения,
автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия
записей законодательству и регулирующим правилам;
workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента,
назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль
исполнения;
управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление
динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.
10
В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД можно разделить
на следующие категории:
системы делопроизводства
электронные архивы
workflow-системы
комплексные или ECM-системы.
СЭД применяются не только в коммерческих организациях.
Государственные структуры также обладают документооборотом, который может
проходить несколько стадий согласования и должен быть утвержден рядом
ответственных лиц. Поэтому внедрение СЭД в государственные организации
позволит добиться следующих преимуществ:
1. Прозрачность процессов – СЭД включают возможность отслеживания
этапов выполнения процессов, что делает всю деятельность в организации
абсолютно прозрачной и контролируемой для руководителей.
2. Повышение исполнительской дисциплины за счет контроля
документооборота на всех этапах обработки.
3. Сокращение временных затрат на выполнение рутинных операций с
документами (создание, поиск, согласование и т.д.).
4. Обеспечение конфиденциальности информации за счет обеспечения
доступа к документу в соответствии с назначенными правами пользователей и
протоколирования их действий.
5. Выполнение требований стандартов ISO 9000 за счет обеспечения
прозрачности документооборота и информационного взаимодействия.
Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК.
6. Легкость внедрения инноваций и обучения, которая достигается с
помощью системы оповещений, с помощью которой можно быстро довести новые
правила работы до всех сотрудников. Снижение временных затрат на сроки
обучения новых сотрудников обеспечиваются с помощью быстрого поиска
необходимой для работы информации. Также легко изменить маршрут
прохождения и шаблоны документа.
11
7. Развитие корпоративной культуры, которое достигается благодаря
оптимизации взаимодействия сотрудников и развитию горизонтальных связей, что
способствует сплочению команды.
8. Рост конкурентных преимуществ за счет повышения скорости.
Повышение качества обслуживания клиентов достигается за счет ускорения
движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.
Актуальность работы заключается в повышении эффективности процесса
документооборота и отчетности с помощью применения информационных систем
и технологий.
Объектом исследования является компания «Флекслайн-Н».
Предметом исследования является автоматизация процесса документации и
отчетности.
Целью работы является автоматизация процесса документации и
отчетности предприятия.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать технико-экономическое описание организации.
2. Охарактеризовать комплекс задач и обосновать необходимость
автоматизации.
3. Проанализировать программные продукты и выбрать стратегию
автоматизации.
4. Провести обоснование проектных решений.
5. Разработать проект автоматизации.
6. Дать описание информационному обеспечению задачи.
7. Описать программное обеспечение задачи.
8. Описать контрольный пример реализации проекта.
9. Обосновать выбор методики расчёта экономической эффективности
проекта.
10. Рассчитать показатели экономической эффективности проекта.
12
1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Для описания деятельности компании необходимо рассмотреть ее технико-
экономические свойства. К основным технико-экономическим свойствам
организации относятся:
цель и результаты деятельности;
продукция и услуги;
основные этапы и процессы рассматриваемой деятельности;
используемые ресурсы.
Объектом исследования является телекоммуникационная компания
«Флекслайн-Н», которая была основана в 2002 году. Первым объектом компании
стал ТВК «Крокус Сити». Компания является основным оператором связи,
который оказывает услуги на территории торгово-выставочных комплексов, к
которым относятся ТЦ «КРОКУС СИТИ МОЛЛ», концертный зал «КРОКУС
СИТИ ХОЛЛ», ТК «ТВОЙ ДОМ», выставочный комплекс «Крокус Экспо», ТЦ
«ВЕГАС» и ТК «ТВОЙ ДОМ», а также другие объекты Москвы и Московской
области.
Основным направлением деятельности организации является
предоставление услуг корпоративным клиентам, к которым относятся крупные
операторы связи, интернет провайдеры, телефонные компании, банки,
гостиничные и выставочные комплексы, известные торговые фирмы,
государственные учреждения на территории торговых и выставочных центров
Москвы и Московской области.
Компания предоставляет клиентам широкий спектр телекоммуникационных,
которые включают:
Телефонные услуги;
Доступ в Интернет;
Построение корпоративных и технологических сетей связи и т.д.
13
ООО «Флекслайн-Н» осуществляет предоставление услуги связи, используя
собственную волоконно-оптическую сеть на территориях обслуживания в Москве
и Московской области, что позволяет обеспечить высокое качество
телекоммуникационных услуг.
Характеристика главных технико-экономических свойств деятельности
организации представлена в таблице 1.
Таблица 1
Характеристика главных технико-экономических свойств деятельности
организации
№
п\п
Наименование характеристики (показателя)
Значение показателя в
2017 году, тыс. руб.
1
Запасы
2
2
Дебиторская задолженность
180
3
Денежные средства и денежные эквиваленты
1372
4
Кредиторская задолженность
86
5
Валовая прибыль
863
6
Выручка
6640
7
Себестоимость продаж
5777
8
Прибыль от продаж
863
9
Прочие доходы
31
10
Прочие расходы
39
11
Чистая прибыль
655
Согласно приведенным данным, деятельность компании не является
убыточной. Чистая прибыль составила 655 тысяч рублей в 2017 году, что говорит о
положительной динамике развития организации.
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Организационная структура предприятия включает в себя следующие
подразделения:
1. Отдел маркетинга.
2. Юридический отдел.
3. Отдел продаж.
4. ИТ-отдел.
5. Хозяйственный отдел.
6. Отдел технической поддержки.
7. Отдел управления персоналом.
8. Бухгалтерия.
9. Канцелярия.
Организационная структура компании представлена на рисунке 1.
Директор
Заместитель директора
по коммерческим
вопросам
Отдел
маркетинга
Заместитель директора по
техническим вопросам
ИТ-отдел
Заместитель директора
по работе с персоналом
Отдел управления
персоналом
Юридический отдел
Отдел продаж
Хозяйственный
отдел
Отдел технической
поддержки
Бухгалтерия
Бухгалтер
Специалист по
персоналу
Системный
администратор
Завхоз
Оператор Call-центра
Менеджер по
продажам
Агент по
продажам
Юрист
Маркетолог
Менеджер по
работе с
клиентами
Специалист технической
поддержки
Монтажник
Канцелярия
Делопроизводитель
Архивариус
Рисунок 1. Организационная структура компании
Отдел маркетинга занимается продвижением услуг компании. К
продвижению услуг относятся:
1. Исследование рынка.
2. Планирование акций и мероприятий.
3. Проведение рекламный кампаний.
4. Формирование маркетинговой стратегии.
Перечисленные виды деятельности осуществляются маркетологами
компании. Маркетологи тесно сотрудничают со специалистами отдела продаж,
чтобы узнавать актуальный уровень спроса и передавать актуальную
информацию о проводимых акциях.
Целью отдела продаж является выполнение плана по продажам компании.
Деятельность отдела делится на три категории:
1. Продажа услуг компании с помощью совершения телефонных
звонков по «холодной» клиентской базе.
2. Продажа услуг компании при личных встречах с потенциальными
клиентами с помощью агентской сети.
3. Обслуживание клиентов компании в офисах и точках продаж.
Функции каждой категории выполняет отдельный сотрудник компании.
Юридический отдел обеспечивает легитимность деятельности компании.
В функции специалистов юридического отдела входят:
1. Формирование документооборота: проверка документации и
составление приказов и договоров.
2. Представление интересов компании в государственных инстанциях.
3. Отслеживание изменений законодательства в сфере
информационных технологий.
Отдел информационных технологий осуществляет поддержку ИТ-
сервисов компании, предоставляемых как внутренним, так и внешним по
отношению к организации пользователям. В отделе работают системные
администраторы, которые поддерживают и развивают информационную
инфраструктуру компании.
Хозяйственный отдел занимается обеспечением необходимыми ресурсами
организации. К таким ресурсам относятся как расходные материалы