4
Содержание
Введение ........................................................................................................................... 6
1 Аналитическая часть .................................................................................................... 9
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. анализ деятельности «как есть» ............................................................. 9
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности ............................................ 9
1.1.2. Организационная структура управления предприятием ................................ 11
1.1.3. Программная и техническая архитектура ис предприятия ............................ 13
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации ................................................................................................................ 16
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов ........................................................................................................... 16
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описани17
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи .............................................................................................................. 19
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации…………………………………………………………………..………..21
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «как
должно быть» ................................................................................................................. 22
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ..................... 22
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ................................ 26
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ис для автоматизации задачи28
1.4. Обоснование проектных решений .................................................................... 29
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению ...... 29
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению ............. 32
1.4.3.Ообоснование проектных решений по техническому обеспечению .............. 34
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ................................................................................................ 35
2.1. Разработка проекта автоматизации .................................................................. 35
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации .......................................... 35
5
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание .................... 40
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ..................... 43
2.2. Информационное обеспечение задачи ............................................................. 45
2.2.1. Информационная модель и её описание .......................................................... 45
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации .................................................................................................................... 47
2.2.3. Характеристика результатной информации .................................................... 50
2.3. Программное обеспечение задачи .................................................................... 53
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)............................. 53
2.3.2. Характеристика базы данных ............................................................................ 54
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)………..56
2.3.4. Описание программных модулей ..................................................................... 61
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание дамп базы
данных в sql .................................................................................................................... 58
3 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА .......... 81
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности ........ 81
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ............................. 85
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.............................................................................................................. 95
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ............................................................................................. 97
ПРИЛОЖЕНИЕ 1. МАКРОСЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ИС ...................................... 100
ПРИЛОЖЕНИЕ 2. СКРИПТ “УПРАВЛЕНИЕ БАЗОЙ ДАННЫХ С СЕРВЕРА” 103
6
Введение
Возрастающие объемы информации, такие как
входящая/исходящая/внутренняя корреспонденция, факсы, договоры,
сопроводительная документация, архивы бумажных и электронных документов,
заявки, поручения и другая рабочая документация, давно стали неотъемлемой
частью бизнес–процессов и требуют регулярной обработки и упорядочения –
генерации, сортировки, анализа, согласования и утверждения.
В бюджетных учреждениях объем документации существенно выше, чем в
коммерческом учреждении. Также надзор за документооборотом более
тщательный.
Системы электронного документооборота (СЭД) значительно облегчают
обработку документов, обеспечивают актуальность хранимой информации,
значительно уменьшают время поиска нужных данных. Такие системы становятся
всё популярнее. С популярностью возрастает и их цена.
Сегодня с уверенностью можно утверждать, что информационный
документооборот признан одним из приоритетных объектов программирования.
И именно поэтому создание системы электронного документооборота требует
особой тщательности и анализа, что, в свою очередь, объясняет актуальность
разрабатываемой темы.
Рассмотрим озоновые функции СЭД:
регистрация и хранение корреспонденции;
оптимизация процессов согласования и утверждения документов;
обеспечение архивного хранения документации с настраиваемым
механизмом автоматического архивирования документов;
унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;
ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с ними;
создание единого информационного пространства и обеспечение
возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме
удаленного доступа.
Преимущества от создания системы документооборота можно выразить
через типовые цели их внедрения:
7
1. Оперативный доступ руководителей всех уровней управления
предприятием к достоверной, исчерпывающей и представленной в удобном виде
информации.
2. Создание единого информационного пространства для всех уровней
управления.
3. Упрощение регистрации данных и их обработку.
4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных.
5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а не
там где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме реального
времени.
6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех
участников системы учета, планирования и управления.
7. Автоматизация консолидации данных для распределенной
организационной структуры (таковой является структура организации).
Объектом исследования ВКР является Федеральное государственное бюджетное
учреждение Федеральный институт промышленной собственности (ФГБУ
«ФИПС»), предметом – процесс делопроизводства компании.
Предмет исследования – организация электронного документооборота в
ФИПС.
В качестве источников использованы данные учреждения, а также
нормативные акты, теоретические материалы, в том числе учебники и учебные
пособия, а также периодическая литература.
Целью данной ВКР является экономия бюджетных средств ФГБУ «ФИПС»
за счёт внедрения СЭД.
Задачами данной ВКР являются:
исследовать предметную область решаемой задачи,
определить цели и задачи деятельности предприятия,
провести анализ существующих разработок и обоснование выбора
стратегии автоматизации,
составить информационную модель и описать ее,
разработать структуру информационной системы,
провести оценку эффективности.
8
Теоретической и практической значимостью исследования является
снижение трудовых и стоимостных затрат сотрудников службы делопроизводства
ФГБУ «ФИПС» в результате автоматизации процесса ведения документации и
отчетности, что принесет ощутимую пользу предприятию. Внедрение данного
процесса сократит время, затраченное на рассмотрение одного документа, а также
минимизирует возможно-допущенные ошибки при рассмотрении заявок
(изобретений, полезных моделей, промышленных образцов и других документов)
на разных этапах работы с ними, в связи с большими объемами документации и
человеческим фактором.
ВКР состоит из трёх частей. В первой проведён анализ объекта
исследования и постановка задачи. Второй раздел содержит описание проектного
решения. Третья – экономическое обоснование проекта.
9
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Федеральное государственное бюджетное учреждение «Федеральный
институт промышленной собственности» (далее - Институт) создано в результате
реорганизации Федерального государственного учреждения и Федерального
государственного учреждения «Палата по патентным спорам Федеральной
службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам».
Путем присоединения второго учреждения к первому в соответствии с
распоряжением Правительства Российской Федерации от 01 декабря 2008 г. №
1791-р.
Институт является правопреемником Федерального государственного
учреждения "Федеральный институт промышленной собственности Федеральной
службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам". Ранее
он именовался Государственным учреждением "Федеральный институт
промышленной собственности" (некоммерческая организация). Был создан
постановлением Правительства Российской Федерации от 19 сентября 1997 г. №
1203 на базе Всероссийского научно-исследовательского института
государственной патентной экспертизы, Управления прав промышленной
собственности и Производственного предприятия "Патент" в результате их
слияния и присоединения к нему в качестве структурных подразделений
Всероссийской патентно-технической библиотеки и Российского агентства по
правовой охране программ для электронных вычислительных машин, баз данных
и топологий интегральных микросхем, и Федерального государственного
учреждения "Палата по патентным спорам Федеральной службы по
интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам". Ранее он
назывался Государственным учреждением "Палата по патентным спорам
Российского агентства по патентам и товарным знакам", который был создан в
результате переименования Государственного учреждения "Апелляционная
палата Российского агентства по патентам и товарным знакам" на основании
10
приказа Российского агентства по патентам и товарным знакам от 13.02.2003 №
19.
Полное официальное наименование Института на русском языке:
Федеральное государственное бюджетное учреждение «Федеральный институт
промышленной собственности»; сокращенные наименования - Федеральный
институт промышленной собственности, ФИПС; наименование на английском
языке - Federal Instute of Industrial Property.
Деятельность, которую осуществляет ФИПС:
1. Прием и экспертиза заявок на объекты патентного права, в т.ч.
международных заявок и проведение международного поиска по международным
заявкам, рассмотрение предусмотренных законодательством Российской
Федерации документов, представленных на государственную регистрацию
договоров о распоряжении исключительным правом, и сделок,
предусматривающих использование единой технологии за пределами Российской
Федерации, выпуск официальных бюллетеней о зарегистрированных объектах
патентных прав, поданных заявках и выданных по ним патентах, и других
изданий, рассмотрение заявлений, ходатайств, касающихся продления срока
действия исключительного права, рассмотрение возражений, касающихся
решений по результатам экспертизы заявок на объекты патентного права,
признания недействительным предоставления или досрочного прекращения
действия правовой охраны, подготовка проектов решений.
2. Прием и экспертиза заявок на государственную регистрацию средств
индивидуализации, выполнение работ по международным заявкам на товарный
знак, рассмотрение заявлений о признании товарного знака или обозначения
общеизвестным в Российской Федерации, рассмотрение предусмотренных
законодательством Российской Федерации документов, представленных на
государственную регистрацию договоров о распоряжении исключительным
правом, средствах индивидуализации, выпуск официальных бюллетеней о
зарегистрированных средствах индивидуализации и других изданий,
рассмотрение заявлений, ходатайств, касающихся продления срока действия
исключительного права на средства индивидуализации, рассмотрение возражений
и заявлений, касающихся решений по результатам экспертизы заявок на средства
11
индивидуализации, признания недействительным предоставления или досрочного
прекращения действия правовой охраны средств индивидуализации, подготовка
проектов решений.
3. Прием и проверка заявок на государственную регистрацию программы
для электронных вычислительных машин, базы данных и топологии
интегральных микросхем, выпуск официальных бюллетеней о
зарегистрированных свидетельствах и других изданий, рассмотрение
предусмотренных законодательством Российской Федерации документов,
представленных на государственную регистрацию договоров о распоряжении
исключительным правом, и сделок, предусматривающих использование единой
технологии за пределами Российской Федерации, подготовка проектов решений.
4. Библиотечное, библиографическое, справочно-информационное, научно-
методическое обслуживание на базе государственного патентного фонда и единой
системы автоматизированных банков данных.
5. Проведение подготовительных работ для осуществления аттестации и
регистрации патентных поверенных Российской Федерации.
Таблица 0.1
Экономические показатели деятельности ФГБУ «ФИПС»
Наименование показателя
Значение показателя
Годовой оборот
В период с августа 2018 года по август 2019
года – 135000000 руб.
Активы
На 1 августа 2019 года - 165000000 руб.
Основной капитал
На 1 августа 2019 года – 124000000 руб.
Персонал учреждения
На 1 августа 2019 года – 1891 чел.
Средняя заработная плата
сотрудников
На 1 августа 2019 года – 34500 руб.
Таким образом, экономические показатели деятельности института
свидетельствуют о ее стабильном положении, что позволяет выделить некоторые
средства для автоматизации части процессов документооборота.
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
По состоянию на 14.08.2019 организационная структура ФИПС выглядит
следующим образом (рис. 1.1).
12
Рис. 1.1. Организационная структура управления ФИПС
13
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Предприятие занимается патентной деятельностью и обрабатывает большие
объёмы данных, каждое рабочее место оснащено персональным компьютером
(всего более 1500 ПК). Для удобства работы с данными, в т.ч. и с системой
Госуслуги, ПК подключены как к локальной сети, так и к глобальной. Каждый
отдел снабжен сетевым МФУ.
Схема подключения – «звезда».
Используемые серверы - Hyperion RS110 G3.
Типовая схема подключения, актуальная для большинства отделов
представлена на рисунке 1.2.
Рис. 1.2. Схема подключения ПК в отделе
Техническая архитектура предприятия имеет в своем составе локальную
вычислительную сеть. Локально-вычислительная сеть предприятия построена по
технологии Ethernet с использованием маршрутизатора (в стойке) 3COM 3CR858-
91, характеристики которого приведены в таблице 1.2.