24
Использование шаблонов для подготовки
документов
2
1
2
1
2
3
4
Создание и изменение дополнительных шаблонов
1
1
1
Сканирование документов и совместимость с ПО,
обеспечивающим распознавания образов текста
1
1
1
Проверка на дублирование
2
2
0
Использование, редактирование и добавление
новых справочников и словарей
1
2
2
Маршруты согласования и контроль за исполнением
Задание маршрутизации (параллельной /
последовательной)
2
2
2
Возможность изменения маршрутов
отправленного документа
1
2
2
Оперативный контроль за сроками исполнения
2
2
2
Аналитика и подготовка отчетов
Возможность поиска документов
2
2
2
Возможность логического поиска
2
2
0
Наличие генераторов подготовки отчета
1
2
2
Архив электронных документов
Списание в архив
2
2
2
Поиск по архиву
2
2
2
Ведение архивов электронных документов
1
1
1
Ведение архивных хранилищ электронных образов
документов
2
1
2
Ведение отдельной базы документов
2
2
0
Обеспечение учета, контроля движения и сроков
хранения документов в архиве
2
2
0
Обеспечение оптимизации хранения данных
2
1
1
Информационная безопасность
25
Гибкое разграничение прав доступа
2
2
2
1
2
3
4
Наличие программных средств контроля
целостности документа
2
1
1
Резервное копирование баз данных
2
2
2
Применение Электронно-цифровой подписи
(ЭЦП)
1
1
2
ИТОГО:
37
38
32
Проанализировав приведенные системы можно сделать вывод: Система
автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «БОСС»
наиболее подходит.
Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого
документооборота и делопроизводства. Была создана в 1996 году, на сегодняшний
день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке
решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). На платформе БОСС-
Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе
РФ (ФНС) — более 130000 пользователей, и в компании МТС — система
объединяет более 25000 сотрудников. Для кого предназначена СЭД БОСС-
Референт: Пользователями системы электронного документооборота БОСС-
Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные
унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с
большой филиальной структурой, так и небольшие организации. Автоматизация
управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту
продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для
принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и,
следовательно, к общему повышению качества управления.
Для анализа затрат следует учесть стоимость приобретения системы (она
зависит от количества лицензий (таблица 1.5).
26
Таблица №1.5.
Стоимость лицензии систем электронного документооборота
Вид лицензии
Количество
лицензий
Стоимость 1 лицензии в
«ценах конечного
пользователя» (в руб.)
Лицензия «БОСС-Референт»
(включает все модули, входящие в
систему «БОСС-Референт»)
от 1 до 49
5900
от 50 до 199
5200
от 200
4900
Таким образом, данная система хоть и является подходящей по параметрам,
но при этом несёт значительную нагрузку на бюджет учреждения.
Из проведенного осмотра можно сделать вывод, что ни одна из
рассмотренных систем не подходит для внедрения на данном учреждении.
Основной причиной такого заключения является слишком обширная
функциональность всех рассмотренных программных комплексов. Это повлечет за
собой, в случае внедрения, реализацию множества либо ненужных в деятельности
предприятия функций, либо их дублирование. А так как стоимость внедрения
программных комплексов составляет, как правило, достаточно весомую сумму, это
грозит еще и неэффективными вложениями капитала.
В связи с этим наиболее логичным выходом из сложившейся ситуации
является создание собственной системы, позволяющей автоматизировать
необходимые функции.
Для решения задач исследования необходима СУБД.
Для автоматизации документооборота бюджетного учреждения, оснащённого
большим количеством ПК следует использовать систему, которая либо является
свободно-распространяемой (такие системы, соответствующие поставленным
задачам отсутствуют) либо уже приобретена (единственный вариант на который
закуплена лицензия - MS Access).
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
На первом этапе работы был проведён анализ возможных средств
разработки. Наиболее удобный и экономически обоснованный вариант разработки
– база данных MS Access. За этапом анализа следует этап разработки.
Рассмотрим её более детально, сформулировав список работ по проекту:
27
1. Настройка ПО
Для проверки корректности работы СУБД необходимо провести проверку
работоспособности. В случае выявления недочётов – устранить их.
2. Сбор данных для ИС
Необходимо провести анализ всех данных, которые будут вносится в систему, в
том числе и бумажных архивных документов.
3. Систематизация и классификация данных по разделам и каталогам
Создание новой структурной схемы документооборота архива
4. Построение модели ИС
В случае БД составление схемы данных, т.е. планирование таблиц и их
взаимосвязей.
5. Разработка ИС
Этап непосредственной разработки, создание таблиц, форм, запросов,
отчётов. Наполнение БД тестовыми данными.
6. Тестирование ИС
Проверка работы системы на основании тестовых данных
7. Исправление выявленных ошибок;
8. Настройка и установка ИС.
На каждый этап необходимо определённое количество времени и группа
исполнителей.
Среди всего штата специалистов ФИПС 40% из них экспертов, 60%
технических работников. Техники должны качественно и быстро обеспечивать
работой экспертов. В должностные обязанности технических работников входит
прием документов от заявителей их регистрация. Далее идет перевод с бумажного
носителя или CD в читабельный вид на машинном носителе. Потом документ
попадает на формальную экспертизу, где эксперт ведет работу с заявителем по
возникшим техническим вопросам. Затем документ возвращается к техническому
работнику и заново сканируется со всеми изменениями. Только потом он попадает
к эксперту по существу, который принимает решение по конкретному документу.
Работы по экспертизе, выполняемые в ФИПС представляют собой своеобразную
научно-техническую деятельность. Рассмотрение заявок на выдачу охранных
28
документов состоит из однотипных процедур, но различных по индивидуальному
содержанию конкретной заявки.
Качества экспертизы заявок на получение патента, а также затраченного
времени, зависит от обеспечения экспертов максимально широкого и удобного
доступа к различной научно-технической информации. Заявка должна пройти ряд
обязательных процедур, эксперт должен провести международный поиск и понять:
соответствует ли заявление критериям новизны, сравнить изобретение с тем, что
стало известно до даты подачи заявки и потом вынести свое решение в отношении
данного заявления.
Для упрощения прохождения заявки на регистрацию интеллектуальной
собственности, они распределяются по отделам, сформированным по различным
областям науки.
От момента подачи заявки до получения патента, при прохождении всех
этапов документооборота, таких как: сканирование, форматирование, формальная
экспертиза и экспертиза по существу, проходит много времени. Для заявлений на
изобретение на данный момент в среднем требуется 11 месяцев, на товарные знаки
- 9 месяцев, на полезные модели - 3 месяца. Если оптимизировать путь
прохождения документооборота, то можно сократить это время. Например, если
сканировать заявку на интеллектуальную собственность только на этапе возврата к
техническому работнику. Также можно принимать заявления на интеллектуальную
собственность от заявителей уже в электронном виде и вести переписку с ними
через личный кабинет, в этом случае сканирование и форматирование, как этап
прохождения документа можно исключить, сократив при этом время прохождения
документооборота.
Автоматическая обработка всех потоков информации в машиночитаемой
форме – единственный путь обеспечения действенной защиты результатов
деятельности.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Способы приобретения ИС – это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет
29
внедрена на предприятия. Для рассматриваемого предприятия возможны
следующие способы приобретения ИС:
разработка;
покупка ИС;
покупка + доработка.
Как описывалось в предыдущих пунктах приобретение, как и приобретение с
дополнением требуемой системы экономически необоснованно для целей
бюджетного учреждения. Поэтому выбирает вариант разработки ИС
Разработки новой информационной системы для ФИПС, в частности
автоматизации документооборота в архиве требует систематизации больших
объемов данных.
Достоинствами разработки новой информационной системы являются:
Полная ориентированность на решение задач отдела.
Учет требований к функционалу происходит на этапе проектирования, из
чего следует максимальное соответствие возможностей системы заявленным
требованиям.
Выбор платформы и программных технологий также осуществляется с
учетом принятых на предприятии требований и критериев, что ведет за собой
максимальное использование системой тех технических и программных средств,
которые уже имеются в наличии у предприятия.
Отсутствие затрат на доработку системы, так как весь функционал создается
на этапе разработки.
Компактность разрабатываемой системы, ориентация только под конкретные
задачи отдела.
Таким образом, можно сказать, что вариант разработки является не только
наиболее экономичным, но и учитывающим все поставленные задачи. Т.е.
оптимальный вариант способа приобретения ИС – разработка ИС на базе
выбранного ПО.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
30
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы состоит из
информационной модели работы персонала ФГБУ «ФИПС». Обычно выделяют
внемашинное и внутримашинное обеспечение.
ИО состоит из: системы определения и кодирования; системы обобщения
документации, применяемой в ИО, информационную базу, т.е. данные из всех
массивов данных.
Внемашинное обеспечение включает в себя совокупность данных, главную
часть которых составляют документы. Можно различать первичные (входные)
документы (изобретения, полезные модели, промышленные образцы) а также
выходные документы, к которым можно отнести подготовленный патент на
интеллектуальную собственность.
Внутримашинное ИО определяет представление данных на физических
носителях в виде специальных массивов (файлов), БД и их информационных
связей. Внутримашинное ИО подсистемы использует информационную среду,
направленную на реализацию сотрудниками своих должностных обязанностей. Эта
область выражается набором объектов, их свойств и взаимосвязей. Для каждого
отдельного объекта определяется набор его характеристик и свойств. [16]
Информационные потоки внешне машинного ИО выражаются
направленным регулярным движением документов от источников их создания к
получателям.
Чтобы приспособить данные документа для эффективного поиска, обработки
и передачи по каналам связи, их нужно перевести в цифровой вид. Для этого их
изначально упорядочивают (классифицируют), а затем формализуют (кодируют)
при помощи классификатора.
Классификатор является документом, при помощи которого реализуется
формализованное описание данных документа в ЭИС, содержащей названия
заявления, названия классификационных группировок, а также их кодовые
обозначения.
По сфере действия можно выделить следующие типы классификаторов:
международные, внутригосударственные, отраслевые и локальные.
Главной компонентой внемашинного ИО становится система документации,
используемая в процессе управления объектом. Документом является некая
31
совокупность сведений, применяемая при решении ряда задач, которая находится
на материальном носителе в соответствии с принятой формой.
Система документации является совокупностью обобщенных форм
документов, которые используются в процессе управления объектом. Главным
отличием системы документооборота становится большое разнообразие типов
документов. [28]
Классификаторы используются для описания данных, определяют единство
классификации и кодирования данных и используются для реализации машинной
обработки и выдачи данных в понятной потребителям форме в процессе решения
различных задач.
К внутримашинному ИО можно отнести описание экранных форм.
В процессе построения структуры экранных форм для ввода данных
первичных документов с важными данными лучше всего применять
комбинированную форму, которая почти на 100% приближена к той, которая
применялась для разработки самого документа. Расположение полей должно быть
в той очередности, которая соответствует логической структуре документа и
файлов с важными данными, сокращая при этом трудоемкость операции загрузки
данных в информационную базу.
В процессе создания экранных форм для документов с фиксированными
данными важно иметь в виду, что эти макеты применяются для ввода и
актуализации записей БД, поэтому для их разработки лучше всего применить
анкетную форму расположения реквизитов, оптимальную для выполнения
подобных операций.
В основе выбора экранных форм заключены принципы минимальной
трудоемкости и стоимости ввода данных в ЭВМ, высокой степени читабельности
выводимой информации, максимальной надежности и правильности выполнения
этих операций.
При разработке системы применялась реляционная модель БД,
представляющая собой набор отношений, которые изменяются во времени. В
процессе создания ИС, совокупность отношений дает возможность хранить данные
обо всех объектах предметной области, отражать связи между ними. Сами данные
32
в свою очередь хранятся в базах данных и архивах. Для удобства определения
каждая таблица созданной БД имеет уникальный код.
Для разрабатываемой архивной системы необходимо спроектировать
следующие экранные формы:
ввод данных архивных патентов (оцифровка старых);
внесение новых патентов в архив (данные переданные из других отделов);
регистрация обращений к патентам (напрямую по заявлению и переданных с
системы Госуслуги);
ввод лиц и организаций, обращающихся в ФИПС.
вывод результатов сортировки патентов по различным характеристикам;
вывод заявителей характеристикам.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение можно назвать совокупностью компьютерных
программ, описаний и инструкций по их правильной работе на ПК. Все ПО
принято делить на два класса:
1. Общее ПО (ОС, оболочки, компиляторы, интерпретаторы, среды для создания
прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т. п.);
2. Специальное ПО (несколько прикладных программ, созданных под конкретные
задачи в рамках своих подсистем).
Для решения поставленной задачи принято решение не приобретать новое
ПО, а использовать уже созданную программно-аппаратную структуру ФИПС.
Также следует указать, что на данный момент среди общего ПО учреждения
установлены следующие программы:
Операционная система сотрудников архива и прочих - Windows 10
Professional;
Операционная система файлового сервера - Red Hat Linux;
Рассмотрим сравнительную характеристику различных ОС для файловых
серверов, чтобы проверить, объективен ли выбор данной ОС.
В качестве альтернатив рассмотрим ОС – Windows Server 2012 и Linux
CentOS. Сравнение представим в виде таблицы 1.6.
33
Таблица 1.6.
Сравнение ОС
Особенности
Red Hat Linux
Windows
Server 2012
Linux
CentOS
Надежность
Высокая
Средняя
Средняя
Срок поддержки
До 10 лет
Менее 5 лет
Более 5 лет
Исходный код открыт
Да
Нет
Да
Стоимость
Средняя
Высокая
Бесплатная
Необходимость установки и
настройки в ФИПС
Да
Да
Нет
Стоимость
Средняя
Высокая
Низкая
Как видно из таблицы выбор ОС можно назвать оптимальным для данных
условий.
Для реализации ИС выбрана СУБД Access. Рассмотрим объективность
данного выбора, сравнив три СУБД: MySQL, Oracle и Access (см. табл. 1.7).
Таблица №1.7.
Сравнение возможностей СУБД
Особенности
MySQL
Oracle
Access
Скорость работы
Высокая
Высокая
Средняя
Поддержка Windows
Да
Да
Да
Различные типы таблиц
Да
Да
Да
Возможность работы с
гиперссылками на внешние файлы
Да
Да
Да
Необходимость установки и
настройки в ФИПС
Да
Да
Нет
Стоимость
Средняя
Высокая
Низкая
Необходимость специальных
знаний для сотрудников,
осуществляющих работу в БД
Да
Да
Нет
Данный проект отличается невысокими требованиями к СУБД, высокие
нагрузки не прогнозируются. В рамках текущего ВКР выбор СУБД Access
обоснован.