14
Таблица № 1.2.
Технические характеристики маршрутизатора 3COM 3CR858-91
Характеристика
Наименование
WAN порты
1 порт 10BASE-T/100BASE-TX.
LAN порты
4 порта 10BASE-T/100BASE-TX.
Безопасность
Firewall.
Управление
Web-based administrative interface.
Габариты/монтаж в 19"
2.4х2.2х13.5 см; вес: 5.37 kg./нет.
Поддержка TCP/IP
Да.
WAN протоколы
PPPoE, PPTP, IP Routing, RIP1/2, PAT,
PAP, CHAP, MS CHAP, UDP, TCP,
IPCP, SNTP.
Поддержка NAT
Да.
DHCP сервер
Да.
VPN (поддержка/кол-во туннелей)
Да.
Блок питания
Внешний.
Технические характеристики используемого файлового сервера
представлены в таблице 1.3.
Таблица №1.3.
Технические характеристики сервера Hyperion RS110 G3
Характеристика
Наименование
1
2
Набор микросхем
NVIDIA nForce Pro 3400
Процессоры
1 AMD Opteron 2xxx (до 6 ядер)
Максимальный объем памяти
32GB двухканальной Reg ECC DDRII 667
Встроенные контроллеры
2 порта SATAII RAID
Оптический накопитель
DVD/CD-RW
Емкость дисковой подсистемы
3TB
Сетевые интерфейсы
2x NVIDIA nForce Professional Networking
Видеоконтроллер
XGI Volari Z9, 16MB
15
Продолжение таблицы №1.3.
1
2
Интерфейсы
Задняя панель: VGA, RS232, 2x RJ45, 4 x
USB, 2x PS2
В ФИПС организован высокоскоростной безлимитный интернет по
технологии MPLS со скоростью до 10 Гбит/сек.
Рассмотрим более подробно всему всей архитектуры ФИПС, а не только
архивного отдела (рис. 1.3).
АРМ руководителя
Патч панель
ИБП Delta J 1-3 Series UPS
Файл-сервер Hyperion RS110 G3
Маршрутизатор 3COM 3CR858-91
Другие отделы
АРМ менеджера
АРМ ИТ-специалиста
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet Pro 8000
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet Pro 8000
АРМ бухгалтера
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet Pro 8000
АРМ инспектора по
кадрам
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet Pro 8000
Brother MFC-7320R
Lenovo G560
INTERNET
Сервер-шлюз
Рис. 1.3. Схема архитектуры ФИПС
В соответствии с представленной схемой, в качестве операционной системы
на АРМ пользователей используется Windows 10 Professional, в качестве ОС для
файлового сервера - Red Hat Linux 7.2
В качестве пакета офисных приложений установлен Microsoft Office 2010
Prof, включающий в себя Word 2010, MS Excel 2010, Access 2010.
Также используется следующее лицензионное ПО:
WinRar 5.2;
Acrobat Reader 11.0;
16
1С:Предприятие;
Dr.Web Desktop Security Suite;
Браузер Google Chrome;
ПО для сканера, МФУ;
Gimp.
Для более чёткого понимания структуры программного обеспечения
рассмотрим его структуру, представленную на рисунке 1.4
Рис. 1.4. Схема программного обеспечения ФИПС
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Одним из обеспечивающих бизнес-процессов ФГБУ «ФИПС» является
административно-хозяйственное обеспечение, куда входит также и
документооборот и организация обработки документов.
17
Организация работы с документами - организация документооборота,
хранения и использования документов в текущей деятельности рассматриваемого
учреждения. Документооборот является важным звеном в организации
делопроизводства, так как он определяет не только инстанции движения
документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве
документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности
аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее
созданных документов.
Основной нормативный документ, относящийся к делопроизводству и
документообороту - ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело -
Термины и определения".
Также к нормативным актам и документам, регламентирующим особенности
и характеристики обработки и регистрации деятельности учреждений относятся:
1. Федеральные законы от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. №
125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты
национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения,
оформления, обозначения;
3. ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты
национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения,
обновления и отмены;
4. ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы.
К части документооборота относится и архивирование. В частности ФИПС
хранит архивные данные в области патентов. [1,2,3]
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Документы, поступившие в ФИПС, принимаются секретарем. К входящей
корреспонденции относятся: изобретения, полезные модели, промышленные
образцы, программы ЭВМ, приказы, информационные письма, указания, переписка
18
с другими организациями, договоры, заявления. Небольшая часть документов
приходит по факсу, через портал Госуслуги (т.е. фактически в виде бумажного
документа) и по электронной почте. Общий объем документов за год составляет в
среднем 150000-200000.
К внутренним документам относится организационно-распорядительная
документация. Она включает в себя приказы, распоряжения, протоколы,
служебные записки, заявления, наряды, докладные и т. п. Годовой объем
зарегистрированных документов в среднем 30000-40000.
Исходящей корреспонденцией являются отчеты, письма, договоры,
заявления, распоряжения и т.д. Объем документов за год составляет 120000-
160000.
Библиотечное, библиографическое, справочно-информационное, научно-
методическое обслуживание на базе государственного патентного фонда в ФИПС
полностью документируется.
В частности рассмотрим архив патентов и документооборот, относящийся к
нему.
Данным аспектом работы занимается отделение №5 «Всероссийская
патентно-техническая библиотека» под руководством заведующего отделением
Кузнецовой Татьяны Викторовны.
Основные задачи отделения:
1. Комплектование Государственного патентного фонда на всех видах
носителей информации и обеспечение его сохранности.
2. Организация на основе Государственного патентного фонда библиотечно-
библиографического, справочно-информационного и научно-методического
обслуживания работников системы Федеральной службы по интеллектуальной
собственности, заинтересованных организаций, должностных лиц и граждан.
Таким образом, сотрудники отдела осуществляют систематизацию
патентного фонда и предоставление архивных данных.
Документооборот представляет собой все сведения о хранящихся патентах и
информацию о запросах к патентным данным (ФИО или данные организации,
запросившей информацию, ответ на запрос).
19
Следовательно, документооборот только по запросам достаточно обширен.
Для более четкого понимания рассмотрим схему документооборота (рис. 1.5).
Рис. 1.5. Схема документооборота
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Многие процессы в рассматриваемом учреждении автоматизированы, но при
этом их сопровождают сопутствующие документы в печатной и электронной
форме, которые не интегрированы с другими процессами и потоками в единую
информационную среду.
Отсутствие взаимодействия между составными процессами в ФГБУ
«ФИПС», потоками и документами может привести множество проблем:
• Несоответствие актуального состояния потоков документам;
• Незафиксированные документально изменения в потоках (в т. ч. и в
процессах);
• Долгий поиск связанных документов между собой;
• Высокая вероятность ошибок, неточностей и дублирования;
Отделение 5
• Сбор и
обработка
архивных
данных
• Оцифровка
патентов
• Внесение
патентов в
базу данных
Отделение 5
• Приём заявок
на выдачу
данных по
патентам
Заявитель
• Выдача
информацию
заявителю
20
• Отсутствие целостной картины состояния дел, а также невозможность
прогнозирования и принятия управленческих решений;
• Непонятность процессов разработки, согласования и утверждения всех
документов.
Сам сотрудник тратит много времени на поиск необходимой информации
(около 40% от общего времени) или воссозданием заново – вместо того, чтобы
использовать повторно документы, которые «где-то» есть (и так происходит в 70%
случаев). При такой разбросанности данных и документов очень сложно
обеспечить их целостность, безопасность и непротиворечивость.
На данный момент существует две отдельные не связанные друг с другом
системы:
Банк патентов в бумажном и электронном виде. Часть данных банка
(патенты СССР) оцифрована в формате PDF.
Система учета запросов в формате регистрации запросов через систему
Госуслуги (с момента её активации), данные по старым запросам в формате
сводных таблиц.
Таким образом, сейчас достаточно сложно отследить:
1. Частоту обращения конкретных лиц или организаций;
2. Количество обращений к конкретному патенту;
3. Наиболее востребованные отрасли.
Также оцифрованные данные нуждаются в систематизации и возможности
поиска в них в случае обращения с нечеткими запросами. Например, запрос
«патенты на бытовую технику на базе советских разработок» не может быть
осуществлён даже по тексту самого патента, т.к. он является лишь скан копией
документа.
Перевод всех документов в текстовый вид представляет собой трудоёмкий
процесс, который может быть заменён использованием дополнительного критерия
«Ключевые слова». Таким образом, к хранимой информации добавиться атрибут
позволяющий более чётко узнать содержимое патента, без ознакомления с самим
патентом. [3]
Следовательно, использование автоматизации на данном этапе
документооборота обосновано.
21
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информации в настоящее время обеспечивается за счет
применения следующих мер:
1. Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а также
фильтрации по MAC-адресам и аутентификации пользователей;
2. Использованием антивирусного программного обеспечения -
Kaspersky Enterprise Space Security;
3. Соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
4. Использованием резервного копирования информации;
5. Использование организационных и кадровых мер, в том числе
системы контроля доступа.
Основными целями политики безопасности можно выделить:
Обеспечение конфиденциальности критичных информационных ресурсов;
Реализация постоянного доступа к информационным ресурсам ФИПС лиц и
организаций;
Сохранение целостности данных с целью обеспечения возможности ФИПС
оказывать патентные услуги.
Руководители подразделений ФИПС обязаны регулярно контролировать
соблюдение всех пунктов приведенной политики. А также должна быть
реализована периодическая проверка следования всем предписаниям по
информационной безопасности с подготовкой итогового отчета по результатам
указанной проверки руководству.
Все пункты политики относятся ко всем данным и ресурсам обработки
информации ФИПС. Соблюдение политики строго обязательно для каждого
сотрудника (как постоянного, так и временного).
В пунктах договора с третьими лицами, также имеющими доступ к
информации ФИПС, должны быть прописаны обязательства третьего лица по
соблюдению всех приведенных требований политики безопасности.
Рассмотрим некоторые моменты политики безопасности в ФИПС.
22
Все ПК, подключаемые по методу удаленного доступа к информационной
сети ФИПС, обязаны иметь установленное антивирусное ПО, которое должно
иметь последние обновления.
Доступ к сети Интернет реализуется только в производственных целях и не
может быть использован для незаконной деятельности.
Предписанные правила (ознакомление под подпись):
Всем работникам ФИПС разрешается пользоваться ресурсами сети Интернет
только в служебных целях;
Все работники ФИПС не имеют права применять ресурсы сети Интернет для
хранения корпоративных данных;
Деятельность работников ФИПС с Интернет-ресурсами возможна только в
режиме просмотра данных, исключая возможность передачи данных ФИПС в сеть
Интернет;
Работникам, которые имеют личные учетные записи, полученные от
публичных провайдеров, нельзя использовать их на оборудовании, принадлежащем
ФИПС;
Работники ФИПС перед использованием или отправкой файлов, полученных
через сеть Интернет, должны проверять их на наличие вирусов.
Нарушение политики безопасности влечет ответственность сотрудника, в
т.ч. и финансовую. Данные правила должны быть прочитаны сотрудниками,
данные об ознакомлении сотрудников с документом хранятся в журнале
регистрации инструктажей по технике безопасности.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на рынке программной продукции предлагается много
вариантов систем электронного документооборота, написанных для малых и
крупных предприятий.
Некоторые из них ориентированы на предприятия, работающие в
определенном секторе рынка товаров или услуг, например образовательных
учреждений или предприятий торговли, туристического бизнеса.
23
Для реализации проекта выбор проводится между системами электронного
документооборота.
Данный класс ИС выбран в связи с большим объемом документации в
организации и нехваткой времени и трудовых резервов на ее обработку. Вопрос о
внедрение подобной системы встал перед руководством, когда за неустойки в
подготовке документов, заказчики начали принимать штрафные меры. [4]
Для удовлетворения потребностей предприятия автоматизированная система
документооборота должна отвечать следующим требованиям:
Создание документов по собственным шаблонам и формам;
Дополнение системы собственными шаблонами документов;
Возможность хранения документов в формате pdf;
Сортировка данных по различным критериям;
Рассмотрев существующие разработки систем автоматизации
документооборота, можно выделить следующие системы, которые в той или иной
степени отвечают требованиям:
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
«1С:Документооборот »;
Система электронного документооборота «Босс-референт»;
Система «ЕВФРАТ (Cognitive Technologies)».
Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены в
таблицах. При этом используются следующие обозначения:
2 - возможность реализована
1 - реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО
разработчика или неполная реализация возможности
0 - возможность не реализована (см. Таблица 1.4).
Таблица 1.4.
Сравнительный анализ существующих систем электронного документооборота
Возможность
«1С
»
«БОСС»
«Ефрат»
1
2
3
4
Регистрация и подготовка документации