18
Integration Services: возможности извлечения, преобразования и
загрузки для хранилищ данных и интеграции данных в масштабе предприятия.
Analysis Services: аналитическая обработка в реальном времени
(OLAP) для быстрого, сложного анализа больших и смешанных наборов данных,
использующая многомерное хранение.
Reporting Services: исчерпывающее решение для создания,
управления и доставки как традиционных бумажных отчётов, так и
интерактивных, основанных на технологии WWW отчётов.
Инструменты управления: SQL Server включает средства управления
для развитого управления и настройки баз данных, также, как и тесную
интеграцию с такими инструментами, как Microsoft Operations Manager (MOM) и
Microsoft Systems Management Server (SMS). Стандартные протоколы доступа к
данным существенно уменьшают время, необходимое для интеграции данных
SQL Server с существующими системами. В дополнение, поддержка Web служб
встроена для обеспечения взаимодействия с другими приложениями и
платформами.
Инструменты разработки: SQL Server предлагает интегрированные
инструменты разработки для ядра базы данных, извлечения, трансформации и
загрузки данных, извлечения информации, OLAP и отчётности. Каждая главная
подсистема SQL Server поставляется со своей собственной объектной моделью и
набором API для расширения системы данных в любом направлении, которое
уникально для каждого отдельно взятого бизнеса.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для анализа бизнес-процессов, связанных с ведением документации и
оформлением отчетности, воспользуемся функционально-структурным
моделированием этой деятельности. В качестве основной методологии
построения функциональных моделей выступает IDEF0.
19
Методологию IDEF0 создали американские военные для того, чтобы
более успешно тиражировать бизнес-процессы на предприятиях аэрокосмической
промышленности. В свое время венные столкнулись с проблемой следующего
типа.
При проектировании деятельности заводов было замечено, что каждый
раз сотрудники выполняют одни и те же действия при проектировании подсистем
управления, на что уходило много дополнительного времени и ресурсов. Поэтому
возникла идея разработать новый язык, или чертеж, при помощи которого
сотрудники могли бы описать типовые подсистемы управления и при создании
нового завода использовать эти наработки. Язык, которые был создан для этих
целей, лег в основу методологии описания бизнес-процессов на предприятиях
IDEF0 [16].
Данная методология описания бизнес-процессов предполагает указание
не только входов и выходов, но дополнительных входов. Всего в данном
стандарте выделяют три типа входа: первый так и называется вход, второй –
управлением, а третий – механизмами.
Стандарт IDEF0 регламентирует с помощью входа (первый тип входных
данных) показывать объекты, которые преобразуются в данным бизнес-процессе,
это могут быть информационные и материальные потоки. С помощью управления
(второй тип) показывают объекты, которые управляют выполнением бизнес-
процессом. С помощью механизмов (третий тип) необходимо показывать
объекты, которые непосредственно осуществляют данный бизнес-процесс:
сотрудники, технические средства, информационные системы. На выходе бизнес-
процесса показывают результат его выполнения [15].
На первом этапе построения IDEF0 модели система представляется как
единое целое. Основная цель данного этапа – выявить входные и выходные
данные, а также механизмы и правила для данной системы [17]. Диаграмма
данного этапа называется контекстной.
Контекстная диаграмма деятельности компании, связанной с ведением
документации по заказам клиентов и оформления соответствующей отчетности
изображена на рисунке 4 (для построения диаграмм использовалось CASE-
средство AllFusion Process Modeler 7).
20
Рисунок 4 – Контекстная IDEF0-диаграмма
В качестве входных данных для рассматриваемой деятельности компании
(связанной с ведением документации по заказам клиентов и формировании
отчетности) выступают заявки от клиентов, а также материалы и комплектующие.
Результатом рассматриваемой деятельности являются договор на оказание услуг,
отчет о проделанных работах, акты выполненных работ и сами созданные
изделия.
Механизмами, выполняющими рассматриваемую деятельность, являются
сотрудники отдела продаж и производственного отдела. Вся деятельность
осуществляется в соответствии с Уставом компании и требований технологии
производства.
Следующий этап моделирования бизнес-процессов – декомпозиция
контекстной диаграммы на блоки, составляющие моделируемую деятельность
Диаграмма декомпозиции изображена на рисунке 5.
USED AT: AUTHOR: Осяев Н. Н. DATE:
REV:PROJECT: Model
24.09.2019
28.09.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность ИП Черкашин
A-0
Устав
компании
Договор на оказание услуг и
создание изделий
Отчет о проделанных работах
Акты выполненных работ
Материалы и
комплектующие
Созданные изделия
Заявки
клиентов
Отдел
продаж
Производственный
отдел
Техпология
производства
0
Деятельность ИП Черкашин
21
Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции
Исследуемую деятельность составляют четыре основных бизнес-
процесса:
оформление продажи;
выполнение требуемых производственных работ;
выдача результатов работы клиенту;
формирование отчетов.
При поступлении заявки от клиента (посредством телефонного звонка или
личного визита в офис) ее обрабатывают сотрудники отдела продаж, по
результатам обработки заключается договор с клиентом. На основании договора
сотрудники производственного отдела выполняют требуемые работы, после чего
выдают изделие клиенту и формируют отчеты о проделанных работах (обычно
раз в месяц).
USED AT: AUTHOR: Осяев Н. Н. DATE:
REV:PROJECT: Model
24.09.2019
28.09.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность ИП Черкашин
A0
Отдел
продаж
Устав
компании
Производственный
отдел
Договор на оказание услуг и создание изделий
Заявки
клиентов
Отчет о
проделанных
работах
Акты выполненных
работ
Материалы и
комплектующие
Созданные
изделия
Созданные
изделия
Техпология
производства
1
Оформление
продажи
2
Выполнение
работ
3
Выдача результатов
работы клиенту
4
Формирование
отчетов
22
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В рамках данного дипломного проекта рассматривается создание
информационной системы автоматизации процессов ведения документации и
отчетности. В настоящее время данные процессы ведутся только в
полуавтоматизированном виде. При составлении договора на оказание услуг с
помощью программы Microsoft Word он печатается в двух экземплярах, один
отдается клиенту, второй остается у компании. Сотрудники складывают все
договора, по которым нужно произвести те или иные работы в отдельную папку
для бумаг. Главный недостаток такого подхода – отсутствие возможности быстро
посмотреть информацию по каждому заказу, кроме того, новые договора чаще
всего складываются поверх старых, таким образом возникает ситуация, когда
оговоренные сроки исполнения услуг не соблюдаются. Кроме того, при
формировании отчетов сотрудникам приходится ежемесячно тратить большое
количество рабочего времени на перебор всех бумажных копий договоров.
Автоматизация процесса ведения документации с помощью
информационной системы позволит более эффективно вести учет деятельности
сотрудников и снизить затраты времени на обработку сопутствующей
документации и формирование отчетов.
В качестве входных данных для автоматизируемого процесса вступают
данные по заказам клиентов.
Выходные данные – формируемые документы: договор на оказание услуг,
акт выполненных работ, а также отчет о выполненных работах.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Задача автоматизации ведения документации и отчетности предполагает
использование вычислительной техники для своего решения. Рассмотрим
текущую схему документооборота для договора на оказание услуг (Рисунок 6).
23
Менеджер по продажам
1. Формирование
договора
2. Печать договора в
двух экземплярах
3. Передача одного
экземпляра клиенту
4. Добавление
договора в папку
текущих заказов
Договор на
оказание услуг
Договор на
оказание услуг
Договор на
оказание услуг
Договор на
оказание услуг
Сотрудник
производственного отдела
5. Выполнение услуг
и выдача изделий
Договор на
оказание услуг
6. Перекладывание
договора в папку
завершенных заказов
Договор на
оказание услуг
7. Формирование
отчета
Отчет по
выполненные
работам
Клиент
Рисунок 6 – Схема документооборота договора на оказание услуг
Сотрудник отдела продаж формирует договор на оказание услуг с
помощью программы Microsoft Word, затем печатает его в двух экземплярах, один
из которых отдает клиенту. Второй экземпляр сотрудник передает в
производственный отдел для выполнения работ по нему. Сотрудник
производственного отдела, который отвечает за распределение заказов и контроль
их исполнения, кладет данный договор в папку «Текущие заказы». После
выполнения всех требуемых работ готовое изделие выдается клиенту, сверяясь с
договором (чтобы все было выполнено точно по описанию в договоре). Далее
техник перекладывает договор в папку «Завершенные заказы». В конце месяца по
всем договорам из папки «Завершенные заказы» формируется отчет.
24
Стоит отметить, что иногда заказы выполняются по проектам или эскизам
заказчика, в таком случае они либо прикладываются к договору, либо
загружаются на компьютер сотрудника производственного отдела в электронном
виде.
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
сотрудниками производственного отдела и отдела продаж (таблица 2).
Таблица 2
Временные характеристики процессов
Наименование
действия
Исполнитель
Среднее
количество
выполняемых
действий за
день
Время
выполнения
одной
операции,
минут
Итого,
минут
Формирование
договора
Менеджер по
продажам
2,5
40
100
Выдача
изделия
клиенту
Сотрудник
производственного
отдела
2,5
30
75
Формирование
отчета (раз в
месяц)
Сотрудник
производственного
отдела
0,05
480
24
ИТОГО:
199
В таблице 3 приведены планируемые характеристики после
использования разработанной ИС.
Таблица 3
Расчет эффекта использования
Наименование
действия
Исполнитель
Количество
выполняемых
действий за
день
Время
выполнения
одной
операции,
минут
Итого,
минут
Формирование
договора
Менеджер по
продажам
2,5
15
37,5
Выдача
изделия
клиенту
Сотрудник
производственного
отдела
2,5
25
62,5
Формирование
отчета (раз в
месяц)
Сотрудник
производственного
отдела
0,05
5
0,25
ИТОГО:
100,25
25
Следовательно, в результате внедрения ИС автоматизации ведения
документации и отчетности экономия рабочего времени в сумме может
достигнуть 98 минут ежедневно (более 1,5 часов), что позволяет увеличить
эффективность работы сотрудников компании.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В компании ИП Черкашин большое внимание уделено вопросам
информационной безопасности и защиты информации. Для обеспечения
информационной безопасности имеются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы, такие как:
1. Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения, которое
настроено и сконфигурировано специально под требования компании.
2. Регламенты использования ресурсов локальной вычислительной сети,
сети Интернет и электронной почты.
Информационная безопасность и защита информации обеспечиваются на
двух уровнях: программном и аппаратном [15].
Программный уровень включает в себя настройку политики безопасности
Microsoft Windows Server 2012:
а) права доступа;
б) права пользователя системы на чтение, запись и исполнение каких-либо
данных;
в) парольная защита доступа к базе (установлены пароли на программные
продукты, такие как: Антивирус Касперского, 1С);
г) ведение логирования основных действий пользователей.
Аппаратный уровень включает в себя хранение ключей от серверной в
закрытом сейфе и доступ в серверное помещение только одного сотрудника
26
(системного администратора), а также периодические резервные копирования
данных, хранимых на сервере организации.
Кроме того, в компании используется ежеквартальная смена паролей на
доступ к ключевым ресурсам (1С, авторизация в операционной системе на
пользовательских ПК, базы данных, файловые серверы и т.д.).
Ответственным за информационную безопасность является системный
администратор.
Также в обязанности ответственного за информационную безопасность и
защиту информации входит постоянный мониторинг наиболее опасных угроз
[16]:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения предприятия занимает утечка данных. А именно
нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков:
персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок,
интеллектуальная собственность организации. Поэтому в обязанности
системного администратора также входят контроль прав доступа к корпоративной
информации на файловый сервер, мониторинг электронной почты сотрудников,
контроль интернет-канала путем закрытия доступа к социальным сетям.
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней информационной безопасности. К
нарушителю применяются одна или несколько санкций:
1) выговор;
2) строгий выговор;
3) штраф;
4) «принудительно-добровольное» увольнение из компании;
27
5) увольнение из компании согласно статье и с заведением уголовного
дела.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на рынке имеется большое количество программных
продуктов, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов
производственных предприятий. Ниже будут рассмотрены наиболее популярные
из них.
Первый программный продукт – это модуль КРАФТ-производство на базе
программного комплекса КРАФТ [23].
Решение для производственных предприятий на базе программного
комплекса КРАФТ позволяет автоматизировать полный жизненный цикл
производства, начиная от заявки клиента на производство до выпуска и отгрузки
готовой продукции. Пример скриншота интерфейса программы приведен на
рисунке 7.