86
Рисунок 39. Форма «Новый договор»
Проверяем наличие записи в документе для печати (рис. 40).
Рисунок 40. Документ «Новый договор»
87
III Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
Экономическая эффективность – это выводы о целесообразности
применения средств вычислительной и организационной техники для
формирования, передачи и обработки данных, которая приводит к увеличению
скорости выполняемых специалистом работ.
Применение информационных технологий связано с капитальными
вложениями, и на покупку техники, и на разработку проекта, и на выполнение
подготовительных работ, и на подготовку кадров. Для этого перед внедрением
рассчитывают экономическое обоснование необходимости внедрения
информационной системы. То есть, должна быть посчитана эффективность
применения автоматизированных информационных систем.
Эффективностью автоматизированного преобразования экономических
данных называют разумность использования средств вычислительной и
организационной техники для формирования, передачи и обработки данных.
Существует расчетная и фактическая эффективность. Расчетная эффективность
определяется на стадии проектирования, во время разработки технорабочего
проекта, фактическая эффективность рассчитывается после внедрения
технорабочего проекта.
Основным критерием экономической эффективности считается
минимальные затраты труда.
Можно сделать выводы о том, что чем больше участков подлежит
автоматизации, тем эффективнее будет использоваться техническое и
программное обеспечение.
Организационный эффект от внедрения заключается в уменьшении
повторяющихся операций для систематизации и группировки данных,
многочисленных расчетов и записей, сверки данных, это и является главной
задачей нашего проекта.
Информационный фактор эффективности определяется повышением
уровня информированности персонала и руководства.
88
Экономический эффект от внедрения информационных систем разделяют
на прямой и косвенный. Оценивать оба экономических эффекта нужно в
процессе многодневной работы, т.к. отдача не бывает мгновенной.
Прямая экономическая эффективность – это экономия материально-
трудовых ресурсов и денежных средств, полученная в результате уменьшения
(либо в результате не доведения до увеличения) штатной численности
сотрудников, и соответственно фонда заработной платы, а также расхода
основных и вспомогательных материалов. Прямая оценка эффективности - это
оценка использования внедренной информационной системы в сфере
информатизации. Главным ее показателем является увеличение качества
выполняемых работ, которое ведет к экономии трудовых ресурсов.
Величину годового прироста прибыли показывает коэффициент
экономической эффективности капитальных вложений, он образуется в
результате производства или эксплуатации программного изделия, на один
рубль единовременных капитальных вложений.
Срок окупаемости (величина, которая обратна коэффициенту
эффективности) – это показатель эффективного использования
капиталовложений он подразумевает под собой время, в течение которого
затраты на программный продукт окупится за счет полученных эффектов.
Экономическая эффективность проекта состоит из двух составляющих:
1. Прямого эффекта;
2. Косвенного эффекта.
Прямой эффект - это экономия материально-трудовых ресурсов и
денежных средств, полученная за счет:
1. Уменьшения численности управленческого персонала;
2. Уменьшения фонда заработной платы;
3. Уменьшения расхода основных и вспомогательных материалов.
Косвенный эффект – это эффект, получаемый в конечных результатах
деятельности организации он имеет следующие характеристики:
1. Доступность информации при хранении ее в единой базе;
89
2. Более быстрый и качественный метод обработки информации для
отчетности;
3. Лучшая наглядность информации, относящаяся к конкретному
работнику. Во время расчетов нужно сравнить данные базового и отчетного
периода.
Базовый период содержит затраты на обработку информации до
внедрения автоматизированной информационной системы (ручная обработка
данных).
За отчетный период берут затраты на обработку информации при
достигнутом уровне автоматизации.
Прямой эффект будем характеризовать снижением трудовых и
стоимостных показателей.
К трудовым показателям относят:
1. Абсолютное снижение трудовой затраты (∆T):
∆Т = T
0
– T
1
, (1)
где T
0
– трудовая затрата на обработку данных по базовому варианту;
T
1
– трудовая затрата на обработку данных по предлагаемому варианту.
2. Коэффициент относительного снижения трудовой затраты (К
Т
):
К
Т
= ∆T / T
0
* 100% (2)
3. Индекс снижения трудовой затраты или повышение
производительности труда (Y
Т
):
Y
Т
= T
0
/ T
1
(3)
К стоимостным показателям относят:
4. Абсолютное снижение стоимостной затраты (∆C):
∆С = С
0
– С
1
(4)
где С
0
– стоимостная затрата на обработку данных по базовому варианту;
С
1
– стоимостная затрата на обработку данных по предлагаемому
варианту.
5. Коэффициент относительного снижения стоимостной затраты (К
С
):
К
С
= ∆С / С
0
* 100% (5)
90
6. Индекс снижения стоимостной затраты (Y
С
):
Y
С
= С
0
/ С
1
(6)
Помимо рассмотренного списка показателей необходимо произвести
расчет срока окупаемости затраты на внедрение проекта машинной обработки
данных (Ток):
Т
ок
= К
П
/ ∆C (7)
где К
П
- затрата на создание проекта машинной обработки данных
(проектирования и внедрения).
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
До разработки проекта, менеджер выполнял все операционные действия
вручную. При учете документации и отчетности, менеджер формировал все
документы вручную, сведения по сотрудникам, занятиям и договорам были
представлены на бумажных носителях.
Менеджер ответственен за оформление сведений по новым клиентам,
расписанию занятий, формирование отчетов, приходиться делать много
рутинной работы, занимающей большое количество времени.
С помощью разработанного модуля этого можно избежать.
В этом разделе рассмотрим методику и специфику расчета
экономической эффективности проекта. Определенное количество затрат по
работе в базовом варианте и затрат по разработке автоматизированной системы
приведены в таблице 15.
Объем работы - измеряют количеством записей, которые необходимо
внести в базу данных. Записи - это вся информация, которая заносится по
каждому документу в данной операции.
Норма выработки - это записи, которые должен внести секретарь при
работе с данными по нагрузке при условии, что он вносит их вручную.
Базовая норма выработки - это ручная обработка данных (затрачивается
время не только на внесение данных, но и на их проверку и возможную
корректировку).
91
Проектная норма выработки основывается на том, что часть данных при
регистрации документов будет браться из справочников, и время на обработку
данных, корректировку записей сильно уменьшится.
Таблица 15
Характеристика затрат на обработку информации
Наименование
операций
технологического
процесса
Объем
работы
в год
Трудоемкость
обработки
одного
документа, час
Трудоемкост
ь за год, час
Стоимостны
е затраты,
руб.
2
3
4
5
6
Заполнение данных
клиента
3120
0,5
1560
185640
Учёт договоров
320
1
320
38080
Формирование
отчетов
160
1
160
19040
Общий итог:
3600
Х
Т
0
: 2040
С
0
: 242760
Т
1
: 1020
C
1
: 121380
Объём работы в год рассчитан исходя из среднего количества
оформленных менеджером документов в месяц и составляет (см. табл. 15):
260*12=3120
Трудоемкость обработки одной записи по заявке составляет 0,5 часа.
Специалист оформляет в год порядка 3120 листов отчетов. До внедрения АС
специалист тратил на составление всей документации 1560 часов в год (графа 5
= графа 3* графа 4). После внедрения АС трудоемкость обработки одного
бланка документа составила 0,25 часа. Специалисту на оформление отчетов
требуется 780 часов в год.
Среднечасовая заработная плата рассчитана исходя из следующих
показателей:
- Средний размер заработной платы менеджера 20000 рублей в
месяц;
- Продолжительность рабочего дня 8 часов;
- Среднее количество рабочих дней в месяце 21 день.
Менеджер зарабатывает приблизительно 119 рублей в час. Значит,
затраты по составлению документов до внедрения АС составят порядка 242760
рублей в год. После внедрения АС, затраты составят 121380 рублей в год.
92
На основе этих данных рассчитываются:
1. Абсолютное изменение трудовых затрат (∆Т);
2. Коэффициент изменения трудовых затрат (К
Т
);
3. Индекс изменения трудовых затрат (Y
T
).
Данные по расчетам вышеуказанных показателей представлены в таблице
16.
Таблица 16
Показатели эффективности проекта
Показатели
Затраты, в год
Абсолютное
изменение
затрат
Коэффици
ент
изменения
затрат
Индекс
изменен
ия
затрат
Базовый
вариант
Проектны
й вариант
Трудоемкост
ь
Т
0
(час)
Т
1
(час)
∆Т (час)
К
Т
Y
Т
2040
1020
1020
50%
2
Стоимость
С
0
(руб.)
С
1
(руб.)
∆С (руб.)
К
С
Y
С
242760
121380
121380
50%
2
Сравнивая получившиеся показатели Y
T
(индекс изменения трудовых
затрат) и Y
C
(индекс изменения стоимостных затрат), делаем следующие
выводы:
1. Коэффициент изменения трудоёмкости составляет 50% – это
означает, что трудоёмкость при проектном варианте уменьшится на 50% по
сравнению с базовым вариантом. Значит, коэффициент изменения стоимости,
уменьшится на 65%.
2. Индекс изменения трудоёмкости составляет 2 – это означает, что
трудоёмкость при использовании базового варианта в 2 раза больше чем при
проектном. Столько же составляет индекс изменения стоимости. Значит,
стоимостные затраты при проектном варианте уменьшаться в 2 раза по
сравнению с базовым.
Представим показатели эффективности проекта по стоимостным затратам
и трудоемкости в виде диаграмм (рис. 41, 42)
93
Рисунок 41. Эффективность разработки по стоимости
Рисунок 42. Эффективность разработки по времени обработки
По этим выводам можно сказать, что внедрение модуля по учету заявок
на техническое обслуживание компьютерной техники в ООО «ЦВВМ-СР»
принесет положительный экономический эффект.
Проведем расчет срока окупаемости, созданной АС. Затраты на создание
проекта приведены в таблице 17.
Таблица 17
Затраты на создание проекта
Наименование этапа
разработки подсистемы
Количество
часов
Стоимость одного
часа работы (руб.)
Стоимость
этапа (руб.)
Рассмотрение проекта
автоматизации
100
119
11900
Предварительное
проектирование
информационной системы
80
119
9520
94
Проектирование
информационной системы
120
119
14280
Внедрение проекта
60
119
7140
Общий итог:
360
Х
20706
Затраты на создание проекта представлены на рисунке 43.
Рисунок 43. Затраты на создание проекта
Срок окупаемости проекта (Т
ОК
) можно найти по формуле:
Т
ОК
= К
П
/ ∆C (8)
К
П
=42840 руб.
∆C = 121380 руб.
Если данную сумму разбить на количество дней в году (365), то
получится значение, отражающее выгодность использования системы за
каждый день ее использования (332,5 руб.). Поделив общую сумму проекта на
полученное значение, получим:
Т
ОК
= 42840/ 332,5 ≈ 129 дней или 4 месяца
Это значит, что в течение 4 месяцев с момента начала эксплуатации АС
затраты на ее разработку окупятся.
95
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью проекта является разработка автоматизированной системы для
менеджера ООО «ЦВВМ-СР».
Разработка и проектирование информационной системы является важным
моментом в работе организации или отдельно взятого отдела, так как в
настоящее время обработке информации отводится одно из главных мест.
Для каждой конкретной организации существует множество
особенностей разработки и проектирования информационной системы,
зависящих от предметной области выполняемых работ.
Цель проекта достигнута путем решения следующих задач:
- хранение информации по сотрудникам, клиентам, курсам,
договорам в единой базе данных;
- быстрый поиск по справочникам;
- быстрое формирование документации;
- оперативная работа менеджера с данными, хранящимися в базе;
- составления отчетов по конкретно определенным заданным
параметрам. Создание информационной системы проходит несколько этапов:
- Обследование предметной области, изучение и формализация
требований будущего пользователя;
- Разработка концептуальной модели (использование технологии
Erwin);
- Создание АС (использование MS Access, Delphi);
- Написание сопутствующей документации.
Задачи, поставленные в теме выпускного квалификационного проекта,
были решены с помощью создания удобного в использование, простого и
функционального программного продукта.
При анализе предметной области были проанализированы все
составляющие данного проекта, представлены решения по информационному и
программному обеспечению. Были приняты решения по техническому