87
Данный показатель свидетельствует о том, что минимум через 0,11 года
проект автоматизации сможет окупиться.
То есть, можно сделать вывод, что внедрение ИС значительно
усовершенствует процесс ведения документации, а также, при этом, будет
выполнено сокращение штата персонала на 2 сотрудника.
В результате написания раздела 3 выполнено обоснование экономической
эффективности проекта автоматизации, а именно, выполнен выбор и
обоснование методики расчета и непосредственно расчет экономической
эффективности проекта.
88
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Внедрение электронного ведения документации и отчетности позволяет
значительно улучшить контроль над исполнением и движением документов,
значительно ускорить и упростить доступ к информации и, в результате,
повысить эффективность управления всей организацией.
Это важно как для бизнеса, так и для государства, поскольку намного
удобнее не только создавать электронные документы, а и пересылать и
обрабатывать их.
При написании ВКР решены следующие задачи:
– выполнена технико-экономическую характеристику направления
деятельности ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС»;
– описан комплекс задач и обоснована необходимость выполнения
автоматизации;
– выполнен анализ существующих разработок, а также выбор
стратегии автоматизации в нотации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»;
– выполнено обобщение проектных решений и разработан проект
автоматизации процесса ведения документации и отчетности в ООО
«КИСЛОВКА-СЕРВИС»;
– описано программное обеспечение задачи, а также контрольный
пример реализации проекта;
– проведено обоснование экономической эффективности
рассматриваемого проекта.
В результате написания ВКР можно сделать следующие выводы:
– Современная нормативно-правовая база, предназначенная
документационного обеспечения управленческой деятельности организаций,
находится в плохом состоянии, так как процесс ведения документации и
отчетности во многих компаниях выполняется только в традиционном
(бумажном) виде.
– Появление различных форм собственности сделало невозможным
беспрепятственное распространение на организации единых требований к
ведению документации и отчетности, которые традиционно формировались с
помощью государственных архивных органов.
89
– Широко развитая коммерческая и финансовая деятельность по
внедрению и проектированию АИС делопроизводства (документационного
обеспечения управления, документооборота, отчетности и других) приводит к
все большему разобщению систем документации и их несовместимости.
– Все системы автоматизированного делопроизводства в перечне случаев
или поддерживают несовершенную (то есть, нерациональную) практику работы
с документацией и отчетностью, или устанавливают свой порядок, при этом, не
соблюдая требования классического бумажного делопроизводства, а именно,
всех их стадий.
На сегодняшний день отсутствуют законы, которые по-настоящему
уравнивают в правах электронные и бумажные документы; отсутствует
законодательство о выполнении перевода бумажных документов в другие
носители.
Законодательство в направлении электронного документооборота
находится только на стадии развития.
Одним из типичных проявлений недостаточного внимания у государства к
внедрению современных СЭД является очень слабый интерес к разработке
любой законодательно-нормативной базы, что позволила бы намного шире
применить электронные документы.
Существующие этапы для внедрения систем электронного
документооборота сопровождаются целым рядом проблем, что в свою очередь
никак не носят неразрешимого характера, напротив, в ряде источников
освещены конкретные рекомендации, что позволяют автоматизировать
делопроизводство грамотно с наименьшими потерями.
Но, несмотря на существующие огромные трудности, электронный
документооборот все-таки находит более широкое использование именно
потому что, эффекты от него измеряются не прямой экономией имеющихся
ресурсов, а повышением уровня работы организации.
Внедрение АИС для ведения документации и отчетности дает большой
экономический эффект, но количественная его оценка считается сложным
процессом, поскольку приходится учитывать разные факторы. Экономический
эффект определяется, в значительной степени, правильностью выбора системы,
90
а также проведения процесса внедрения в уже существующую корпоративную
ИС организации.
Подытоживая результаты исследования, надо обратить внимание
руководителей организаций и предприятий, сотрудников служб по
документационному обеспечению управления и иных специалистов на такие
моменты:
– в настоящее время внедрение систем автоматизации ведения
документации и отчетности является необходимым процессом для
усовершенствования работы персонала и компании в целом;
– системы автоматизации ведения документации и отчетности дают
реальные выгоды и положительный экономический эффект;
– крайне важно правильно выбрать системы для ведения
документации и отчетности и не следует экономить при ее покупке, разработке
или внедрении;
– итоговая стоимость системы ведения документации и отчетности в
первую очередь определяется ее принадлежностью непосредственно к
определенному классу;
– общая длительность процесса внедрения прежде всего зависит от
сложности внедряемой системы и также может составлять от недели до года и
более.
Внедрение АИС для ведения документации и отчетности позволяет
использовать следующие преимущества:
– появление возможности для коллективной работы над
документацией и отчетностью;
– значительное ускорение выборки и поиска документов и отчетов
(по различным атрибутам);
– повышение уровня безопасности данных за счет того, что
выполнение работы в СЭД с так называемой незарегистрированной рабочей
станции практически невозможна, а при этом каждому пользователю СЭД могут
быть назначены свои полномочия;
– повышение сохранности документов и отчетности, а также удобства
для их хранения, поскольку они хранятся в цифровом виде на сервере;
91
– оптимизация контроля за ведением документации и отчетности, а
также управление на каждом из этапов документооборота.
В результате написания ВКР все поставленные задачи выполнены в
полном объеме. То есть, исследование свой цели достигло.
92
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Федеральный закон РФ No149-ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»
2. Доктрина информационной безопасности Российской Федерации
3. ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на
автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания
4. 1C:Бухгалтерия предприятия 8.1. Практическое пособие; КноРус -
Москва, 2012. - 368 c.
5. Абрамов Г. В., Медведкова И. Е., Коробова Л. А. Проектирование
информационных систем. М.: ВГУИТ, 2012. 172с.
6. Белая Т.Л. Системы электронного документооборота (+ CD-ROM); 1С-
Паблишинг - Москва, 2011. - 272 c.
7. Балдин К.В. Информационные системы в экономике: Учебное пособие /
К.В. Балдин. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 218 c.
8. Баранова Р.А. Самоучитель 1С: Предприятие 8.3. / Р.А. Баранова // Руно
– М.: 2015. - 420 c.
9. Блиновская, Я.Ю. Введение в системы электронного документооборота:
Учебное пособие / Я.Ю. Блиновская, Д.С. Задоя. - М.: Форум, НИЦ ИНФРА-М,
2013. - 112 c.
10. Бортников К.А. Информационные технологии / К.А. Бортников //
Наука – М.: 2015. - 360 c.
11. Бодров, О.А. Предметно-ориентированные экономические
информационные системы: Учебник для вузов / О.А. Бодров. - М.: Гор. линия-
Телеком, 2013. - 244 c.
12. Варфоломеева, А.О. Информационные системы предприятия:
Учебное пособие / А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. - М.:
НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 283 c.
13. Захаренко Е. Р., Фролов А. В. Организация документооборота по
банковским операциям //Научные открытия 2016. XII Международная научно-
практическая. – 2016. – С. 433.
14. Комарова Е. М. Электронный документооборот в менеджменте //М.:
Нимфа. – 2017. – 344 с.
93
15. Лаптев В. А., Соловяненко Н. И. Электронный документооборот как
условие модернизации регуляторной среды для бизнеса // Российский судья. –
2017. – №. 2. – С. 16-21.
16. Московая П.А. IT-поддержка документооборота в процессе
взаимодействия организаций: проектный подход / Белокрылова О.С., Московая
П.А. ФГБОУ ВПО «Южно-Российский государственный политехнический
университет (НПИ) им. МИ Платова. – 2016. – 396 с.
17. Морковская К. С. Информационное обеспечение (современные
технологии) как средство повышения эффективности исполнения актов //
Известия Саратовского университета. Новая серия. Серия Экономика.
Управление. Право. – 2017. – Т. 17. – №. 1.
18. Путькина Л. В. Особенности использования электронного
документооборота для эффективной работы современного предприятия // Nauka-
rastudent. ru. – 2016. – №. 1. – С. 6-9.
19. Рейнгольд Л. Обзор систем электронного документооборота URL:
[Электронный ресурс] http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml(дата обращения
05.10.2019 г.)
94
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Листинг отчетов
ВЫБРАТЬ
Акты.Дата,
Акты.Договор.Клиент.Наименование,
Акты.Договор.Сумма,
Акты.Проверено,
Акты.Договор.Ответственный.Наименование
ИЗ
Документ.Акты КАК Акты
ВЫБРАТЬ
Заявления.Дата,
Заявления.Клиент.Наименование,
Заявления.Клиент.Телефон,
Заявления.Услуга.Наименование,
Заявления.Услуга.Стоимость,
Заявления.Услуга.ВремяВыполненияДней
ИЗ
Документ.Заявления КАК Заявления
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Клиенты КАК Клиенты
ПО Заявления.Клиент = Клиенты.Ссылка
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Услуги КАК Услуги
ПО Заявления.Услуга = Услуги.Ссылка
ВЫБРАТЬ
Договора.Номер,
Договора.Дата,
Договора.Клиент.Наименование,
Договора.Заявление.Номер,
95
Договора.Сумма,
Договора.Ответственный.Наименование,
Договора.Заявление.Услуга.Наименование
ИЗ
Документ.Договора КАК Договора
96
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Листинг печатной формы
Процедура Печать(ТабДок, Ссылка) Экспорт
//{{_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ(Печать)
Макет = Документы.Сотрудники.ПолучитьМакет("Печать");
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| Сотрудники.Адрес,
| Договор.Дата,
| Договор.Номер,
| Сотрудники.Телефон,
| Сотрудники.Название
|ИЗ
| Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
|ГДЕ
| Сотрудники.Ссылка В (&Ссылка)";
Запрос.Параметры.Вставить("Ссылка", Ссылка);
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
ОбластьЗаголовок = Макет.ПолучитьОбласть("Заголовок");
Шапка = Макет.ПолучитьОбласть("Шапка");
ТабДок.Очистить();
ВставлятьРазделительСтраниц = Ложь;
Пока Выборка.Следующий() Цикл
Если ВставлятьРазделительСтраниц Тогда
ТабДок.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();
КонецЕсли;