7
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................... 9
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ................................................................................... 13
1.1.Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ........................................ 13
1.1.1.Характеристика предприятия и его деятельности ....................... 13
1.1.2.Организационная структура управления предприятием ............ 16
1.1.3.Программная и техническая архитектура ИС предприятия ....... 19
1.2.Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации ....................................................................... 23
1.2.1.Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов .......................................................... 23
1.2.2.Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание ............................................................................................... 24
1.2.3.Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи ................................................................... 28
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ................................................................................ 32
1.3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» .................................................................................. 34
1.3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи . 34
1.3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ............. 39
1.3.3.Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи .............................................................................. 41
1.4.Обоснование проектных решений ............................................................ 42
1.4.1.Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению ............................................................................................. 42
1.4.2.Обоснование проектных решений по программному
обеспечению ............................................................................................. 45
1.4.3.Обоснование проектных решений по техническому
обеспечению ............................................................................................. 48
8
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ .............................................................................................. 50
2.1.Разработка проекта автоматизации .......................................................... 50
2.1.1.Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ...................... 50
2.1.2.Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла ......................... 52
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации
.................................................................................................................... 53
2.2.Информационное обеспечение задачи ..................................................... 58
2.2.1.Информационная модель и её описание ...................................... 58
2.2.2.Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации ....................................................................... 60
2.2.3.Характеристика результатной информации................................. 64
2.3.Программное обеспечение задачи ............................................................ 66
2.3.1.Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ......... 66
2.3.2.Характеристика базы данных ........................................................ 69
2.3.3.Структурная схема пакета (дерево вызова программных
модулей) .................................................................................................... 71
2.3.4.Описание программных модулей .................................................. 73
2.4.Контрольный пример реализации проекта и его описание .................... 74
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА ...... 81
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности .................................................................................................. 81
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ................ 84
ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................................................................................................ 88
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ .................................................. 92
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ........................................................................................................ 94
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 ........................................................................................................ 96
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 ........................................................................................................ 99
9
ВВЕДЕНИЕ
В современных организациях происходит широкий обмен данными и
циркулирующей информацией с разными субъектами деятельности:
– с органами государственной власти;
– деловыми партнерами;
– с органами контроля и управления.
Большая часть всей информации передается непосредственно в виде
документов, как бумажные носители.
Стоит отметить, что в последние годы происходит повсеместное
увеличение объема передаваемой документации и отчетности, в результате чего
формируются банки данных, в которых находится как необходимая, так и уже
неактуальная на определенный момент информация.
Актуальность темы исследования состоит в том, что в настоящее время
процесс ведения документации и отчетности практически немыслим без
использования принципов автоматизации и электронного документооборота.
Главной задачей при этом является переход с дискретного типа электронного
документооборота к целостному и комплексному, который базируется на
методах хранения и обработки информации с помощью автоматизированных
информационных систем (АИС).
При ведении документации и отчетности в электронном формате, всегда
необходимо помнить, что любой документ должен пройти все свои стадии
жизненного цикла: от создания и утверждения – до утилизации или размещения
в архиве для длительного хранения.
Другими словами, такие документы создаются, передаются во времени
или пространстве, хранятся или уничтожаются только в цифровом или
электронном виде.
Несмотря на огромные темпы развития современных информационных
технологий, электронные документы, подписи, отчеты применяются в
управлении не повсеместно.
При чем, кроме общих (технологических, технических и других) причин,
недостаточное использование электронной документации в Российской
Федерации усугубляется рядом факторов, которые создают значительные
10
препятствия для повсеместного внедрения и более эффективного использования
электронной документации в организациях.
Стоит отметить, что к числу таких факторов относятся следующие:
– несовершенная правовая база, где не всегда учитываются
возможности современных информационных технологий (ИТ);
– недостаточное развитие применяемых ИТ в направлении
управления деятельностью;
– неготовность многих компаний к использованию эффективных
технологий управления;
– практическое отсутствие в России целостной информационной
инфраструктуры, а также эффективной информационной поддержки рынка
товаров и предоставления услуг;
– недостаточный уровень подготовки кадров в сфере использования
ИТ в процессе функционирования организации.
Тем не менее, процесс информатизации активно идет практически на всех
уровнях управления, разные мероприятия, направленные на развитие ИТ,
планируются или реализуются в рамках федеральных, ведомственных и
региональных программ.
Целью ВКР является выполнение автоматизации процесса ведения
документации и отчетности в ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС».
Для достижения цели ВКР нужно решить ряд задач:
– выполнить технико-экономическую характеристику деятельности
ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС»;
– описать комплекс задач и обосновать необходимость выполнения
автоматизации ведения документации и отчетности;
– выполнить анализ существующих разработок, а также выбор
стратегии автоматизации в нотации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»;
– выполнить обобщение проектных решений и разработать проект
автоматизации;
– описать программное обеспечение задачи, а также контрольный
пример реализации проекта;
11
– провести обоснование экономической эффективности
рассматриваемого проекта.
Объектом выпускной квалификационной работы является общество с
ограниченной ответственностью «КИСЛОВКА-СЕРВИС».
Предмет исследования – процесс ведения документации и отчетности в
ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС».
Практической ценностью данной выпускной квалификационной работы
является то, что в настоящее время очень много организаций и предприятий
испытывают трудности с осуществлением документооборота, поэтому процессы,
которые связаны с автоматизацией ведения документации и отчетности
являются крайне необходимыми во всех организациях.
Рассматриваемая тематика была описана в научных трудах многими
ученными.
К примеру, Т.Л.Белой [6, с.45] рассмотрены основные организационные
вопросы по выполнению процесса проектирования современной
автоматизированной системы документооборота, а также стадии создания
систем электронного документооборота (СЭД), главные требования, которые
выдвигаются к техническому обеспечению в процессе проектирования
автоматизированных систем.
Комарова М.Е. [14, с.95] характеризует нормативную базу процесса
автоматизации документооборота. затрагивающую вопросы о формировании
понятий «электронная цифровая подпись» и «электронный документ».
Автором также рассматриваются первые методические и нормативно-
правовые документы об электронном документообороте, электронной цифровой
подписи в законодательных актах, Федеральный закон об электронной цифровой
подписи.
Московая П.А. [16, с.53] раскрывает главные преимущества электронного
документооборота, а Балдин К.В. [5, с.95] отмечает основные особенности
автоматизации процесса ведения документации и отчетности российских
предприятий, при чем обозначает наиболее типичные направления
осуществления этого процесса, основных перспектив развития рынка систем
автоматизированного электронного документооборота в экономике.
12
Также вопросы, что касаются электронного документооборота, затронуты
в разных нормативных документах.
Методы исследования, применяемые в ВКР: анализ утверждений, методы
проектирования базы данных (инфологическое, логическое, физическое),
методология создания программного обеспечения в рамках используемого
жизненного цикла.
Представляемая выпускная квалификационная работа состоит с введения,
основной части (3 главы), заключения, списка использованной литературы и
приложений.
Также для рассмотрения принципов автоматизации процесса ведения
документации и отчетности создана конфигурация на платформе
1С:Предприятие, которая обеспечивает оптимизацию документооборота ООО
«КИСЛОВКА-СЕРВИС».
13
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1.Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1.Характеристика предприятия и его деятельности
ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» преуспевающая динамично развивающаяся
компания на российском рынке в сфере управления недвижимостью.
В этой сфере фирма работает с 2003 года. За этот период компания
отлично зарекомендовала себя как профессиональный девелопер и создала
прибыльный стабильный бизнес.
В настоящее время ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» солидный игрок рынка
с ежегодным ростом объемов услуг и постоянно расширяющейся клиентской
базой.
Юридический адрес ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС»: г.Москва, ул.
М.Дмитровка, 16, строение 4.
Миссия компании – эффективное управление и эксплуатация жилой и
коммерческой недвижимостью, обеспечение успешного развития бизнеса
заказчика.
Компания берет в управление недвижимость жилого и коммерческого
назначения любого класса и гарантирует собственникам высокие результаты по
повышению инвестиционной привлекательности объекта и его доходности за
счет совершенствования инфраструктуры и качества.
Главная цель деятельности – создание рентабельного
конкурентоспособного бизнеса с прицелом на долгосрочную перспективу,
формирование качественного сервиса и обеспечение максимальной прибыли от
объектов недвижимости заказчика.
Компания специализируется в таких направлениях деятельности:
1. коммерческое управление:
• управление и администрирование жилой, коммерческой
недвижимости;
• продвижение жилых, коммерческих объектов, их развитие как
бизнеса;
14
• организация охраны объектов, управление инфраструктурой;
• управление неарендными доходами.
2. комплексное техническое обслуживание объектов недвижимости:
• технический надзор и обслуживание оборудования, техники и
инженерных систем, установленных на объектах;
• монтаж инженерного оборудования, ремонтные работы;
• монтаж и техническое обслуживание средств обеспечения
пожарной безопасности;
• необходимое сервисное обслуживание оборудования и систем;
• контроль и анализ расхода энергоресурсов.
3. ремонтные и строительные работы:
• плановый и предупредительный ремонт зданий, согласно
составленному графику;
• услуги технического заказчика и генерального подрядчика;
• техническое обслуживание конструктивных элементов сооружений
и зданий;
• проведение ремонтных работ «под ключ», перепланировка и
отделка помещений;
• технический надзор проведения строительных и ремонтных работ.
4. услуги клининга:
• комплексная уборка внутренних помещений;
• механизированная уборка территорий, прилегающих к объектам;
• ручная уборка территорий в труднодоступных местах;
• механизированная мойка ковровых покрытий, чистка мягкой
мебели.
5 техническое обслуживание, монтаж и эксплуатация инженерных
систем.
Опираясь на профессиональность коллектив специалистов, компания
обеспечивает гарантию качественного подхода непосредственно к решению
взятых на себя задач.
15
Все услуги предоставляются только в соответствие с указанными
нормами, а также требованиями ГОСТов.
ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» использует лицензию Министерства
промышленности России на весь перечень предоставляемых услуг.
В последнее время значительно расширяются предложения со стороны
следующих клиентов:
– ОАО «РЖД»;
– ОАО «Желдормаш»;
– ООО «КУМ»;
– ЗАО «ВТБ-Капитал-Столица»;
– ООО «Инотек» и пр.
ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» имеет все основные черты предприятия:
– организационное единство: ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» – это
определенным образом сплоченный коллектив с своей внутренней
производственной архитектурой и порядком управления. Прежде всего, он
базируется на иерархическом методе организации экономической деятельности
компании;
– определенный комплекс методов и инструментов предоставления
услуг: компания объединяет экономические ресурсы с целью предоставления
материальных благ;
– имущественная ответственность: компания несет полную
ответственность по всем своим имущественным обязательствам;
– единоначалие: торговая компания предусматривает единоначалие,
что основано на прямых административных инструментах управления;
– самостоятельность: организация выступает в хозяйственном
обороте в лице собственного имени, имеет полностью самостоятельный баланс,
расчетный или прочие счета в банковских учреждениях, круглую печать,
разрешение на выполнение торговых услуг, а также предоставление своих услуг
(к примеру, по ремонту);
– экономическая и оперативно-хозяйственная самостоятельность:
компания самостоятельно осуществляет разные соглашения и операции, а также
получает прибыль и несет убытки, непосредственно за счет прибыли будет
16
обеспечиваться стабильное финансовое состояние, а также дальнейшее развитие
предоставления услуг.
В таблице 1 представлены основные показатели экономической
деятельности ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС».
Таблица 1
Показатели экономической деятельности ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС»
Показатели
Значения показателей
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Прибыль, тыс.
руб.
15600
19875
23150
Расходы, тыс. руб.
3502
3651
3214
Стоимость
активов, тыс. руб.
17800
24500
29800
Количество
клиентов
265
302
341
По данным, приведенным в таблице 1 можно сделать вывод, что основные
показатели экономической активности компании имеют положительную
динамику на протяжении трех последних лет, из чего можно сделать вывод о
качественном управлении и развитии организации.
1.1.2.Организационная структура управления предприятием
Успешная деятельность организации во многом определяется
рациональным построением внутренней ее организационной структуры, а также
формированием адекватной схемы органов управления.
Организационная структура ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» определяется
составом главных подразделений и их характером взаимосвязи. Сначала
формируется так называемая производственная структура, а потом как
производная строится организационная.
Элементами структуры управления рассматриваемого предприятия
являются отдельные работники, службы и иные звенья аппарата управления, то
есть, звено управления – это самостоятельное структурное подразделение (бюро,