71
3) Индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда (
):
(3)
К стоимостным показателям относятся:
1) Абсолютное снижение стоимостных затрат ():
(4)
где
— стоимостные затраты на ведение документации и отчетности
вручную,
— стоимостные затраты на ведение документации и
отчетности с помощью разработанной информационной системы.
2) Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (
):
(5)
3) Индекс снижения стоимостных затрат или повышение
производительности труда (
):
(6)
Срок окупаемости — это показатель эффективности использования
вложения денежных средств в разработку и внедрение — представляет собой
период времени, в течение которого произведенные затраты на разработку и
внедрение информационной системы окупаются полученным эффектом.
Период окупаемости рассчитывается по формуле:
(7)
где
— затраты на реализацию и внедрение информационной системы.
72
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Для расчёта временных, трудовых и стоимостных затрат необходимо
воспользоваться формулами, приведенными в п. 3.1. Экономические показатели
рассчитаны исходя из средней заработной платы сотрудника в 23500 рублей в
месяц или приблизительно 148,8 рублей в рабочий день.
В таблице 3.1 представлен расчёт временных и стоимостных затрат при
ручном ведении процесса документации и отчетности.
Таблица 3.1
Трудовые, временные и стоимостные затраты в день при ручном ведении
процесса документации и отчетности
Наименовани
е операции
Количеств
о
операций в
рабочий
день
Затрачиваемо
е время на
одну
операцию,
минут
Итого в
рабочи
й день,
минут
Стоимостна
я оценка в
рабочий
день,
рублей
Стоимостна
я оценка в
год, рублей
Внесение
записи в
журнал
8
40
320
793,6
190464
Поиск
данных по
конкретному
документу
4
30
120
297,6
71424
Подготовка
отчета по
движению
документа
4
10
40
99,2
23808
Формировани
е реестра
документов,
требующих
исполнения
4
15
60
148,8
35712
Итого:
540
1339,2
321408
73
Таблица 3.2
Временные и стоимостные затраты в день при автоматизированном
ведении процесса документации и отчетности в разработанной системе
Наименовани
е операции
Количеств
о
операций
в рабочий
день
Затрачиваем
ое время на
одну, минут
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка в
рабочий
день, рублей
Стоимостна
я оценка в
год, рублей
Внесение
записи в
журнал
8
1
8
19,84
4761,6
Поиск
данных по
конкретному
документу
4
1
4
9,92
2380,8
Подготовка
отчета по
движению
документа
4
10
40
99,2
23808
Формировани
е реестра
документов,
требующих
исполнения
4
10
40
99,2
23808
Итого:
92
228,16
54758.4
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения
автоматизированной системы ведения документации и отчетности меняется
само содержание работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и
выполняемые операции.
Стоимостные и трудовые затраты при ручном ведении процесса
документации и отчетности за год:
74
руб
Стоимостные и трудовые затраты при автоматизированном ведении
процесса документации и отчетности за год:
руб
Для расчета единовременных капитальных затрат на разработку и
внедрение информационной системы необходимо учитывать затраты на оплату
труда разработчика системы, оплату труда сотрудников, участвовавших в
проектировании и внедрении системы и дополнительных (косвенных) расходов.
(1)
Для расчета трудовых показателей, необходимо воспользоваться
формулами 1-3 из пункта 3.1.
Абсолютное снижение трудовых затрат составляет:
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат составляет:
Снижение трудовых затрат составило без малого 83%. Отличный
показатель!
Индекс снижения трудовых затрат составляет:
75
Для расчета стоимостных показателей, необходимо воспользоваться
формулами 4-6 из пункта 3.1.
Абсолютное снижение стоимостных затрат составляет:
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат составляет:
Снижение стоимостных затрат составило более малого 81%.
Индекс снижения трудовых затрат составляет:
Период окупаемости составляет:
Период окупаемости информационной системы составляет примерно 7
месяцев, учитывая тот факт, что количество корреспонденции, поступающее в
ООО «АэроФильтр» с каждым месяцем только увеличивается, такой срок
окупаемости является приемлемым.
Из анализа показателей трудовых и стоимостных затрат, внедрение такой
системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации расхода
трудовых и стоимостных ресурсов.
На рисунке 3.1 наглядно показаны показатели трудовых затрат на процесс
ведения документации и отчетности при ручном и автоматизированном с
помощью разработанной системы ведении дел.
76
Рис. 3.1. Диаграмма трудовых затрат на процесс ведения документации и
отчетности.
Рис. 3.2. Диаграмма стоимостных затрат на процесс ведения документации и
отчетности.
0
500
1000
1500
2000
2500
Трудовые затраты
Ручной процесс Автоматищированный процесс Абсолютное снижение трудовых затрат
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
Стоимостные затраты
Ручной процесс Автоматищированный процесс Абсолютное снижение трудовых затрат
77
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В современных условиях процесс сбора, хранения и обработки
информации — последовательность действий, производимых над информацией
с целью получения результата. Информация, используемая в данных
информационных процессах, представляет собой ценный ресурс организации,
наряду с управлением, финансовыми, материальными, человеческими и другими
ресурсами. Следовательно, повышение эффективности данных информационных
процессов становится одним из направлений совершенствования деятельности
предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения
эффективности сбора, хранения и обработки информации является
автоматизация этих процессов.
В последнее десятилетие появились и получили распространение новые
инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих
процессов. В частности, появились такие понятия как системы электронного
документооборота. При этом во всех организациях возникает потребность в
организации такого процесса ведения документации и отчетности, который
обеспечил бы наиболее эффективную работу всего предприятия, был бы гибок в
использовании и нетребователен к ресурсам.
В ходе проделанной работы был автоматизирован процесс ведения
документации и отчетности в ООО «АэроФильтр». Существенно снизились
ошибки, допускаемые при стандартных операциях.
В первой главе рассмотрена структура и основные характеристики
рассматриваемой компании, взаимодействие внутренней и внешней структуры,
экономическая суть задач, проанализированы существующие программы,
которые предназначены для автоматизации ведения документов и отчетности,
обоснованы задачи по разным видам обеспечения. Было обосновано пользование
вычислительной техникой для решения поставленных задач. В этой части
подробно описаны проблемы, которые решает автоматизация. Здесь определены
цели применения вычислительной техники для рассматриваемых задач.
Рассмотрены преимущества внедрения автоматизированных систем над ручным
трудом. Приведены критерии подбора технических средств.
78
Во второй главе проекта рассматривается разработанная информационная
модель задачи. Даются характеристики и описание входных и оперативных
данных, а также описывается их структура.
Основные задачи работы – анализ деятельности предприятия, выявление
существующих недостатков в текущей системе ведения документации и
отчетности, разработка веб-ориентированной системы ведения документации и
отчетности, в работе выполнены.
Для проектируемой информационной системы построена
информационная модель, разработана локальная система классификации и
кодирования. Кроме этого, был принят ряд решений по способу хранения и
организации информации. Построена схема базы данных.
В части программного обеспечения были спроектированы дерево функций
и сценарий диалога работы системы. А также разработана структурная схема
пакета.
Разработка системы ведет к качественной регистрации поступающей
документации, мгновенному поиску нужной документации,
автоматизированному учету документации всех категорий и составлению
статистических справок, что значительно облегчает работу и ведет к росту
производительности делопроизводителей. Применение языка программирования
Python позволяет, при необходимости, легко и быстро находить специалистов
для поддержки информационной системы и её возможной доработки. СУБД
MongoDB дает возможность для масштабирования базы данных и резервного
копирования данных.
Кроме этого, внедрение системы позволяет уменьшить площади, на
которых хранятся данные, так как отпадает необходимость вести бумажные
журналы регистрация поступающей документации.
Целесообразность разработки обуславливается наличием свободного
сегмента рынка для реализации разработанной системы. Для этого были
произведены соответствующие экономические расчеты, и посчитан
экономический эффект.
Экономический эффект выражается в следующих показателях:
79
Снижение количества затрачиваемого времени на процесс ведения
документации и отчётности в целом;
Обеспечение контроля над процессом ведения документации и
отчетности;
Низкие затраты амортизационные затраты по сравнению с
конкурирующими продуктами.
Разработанная информационная система имеет ряд преимуществ для ООО
«АэроФильтр» перед своими конкурентами:
Низкая стоимость приобретения. За стоимость, потраченную на
разработку и внедрение ИС можно было приобрести подписку на
конкурирующую продукцию всего лишь на 8 месяцев;
Отсутствие лишних и мешающий функций;
Интуитивно понятный интерфейс;
Простая процедура установки;
Низкие системные требования к ресурсам;
Открытый исходный код;
Полностью централизованная база данных;
В качестве клиента выступает любой современный веб-браузер;
Возможность ведения процесса документации и отчетности с
мобильных устройств.
Так же рассматривается возможность поставки разработанной системы
компаниям-партнерам.
В качестве доработки и последующего развития информационной
системы предполагается интеграция с электронными торговыми площадками
закупок и участия в торгах, а именно:
Автоматизированное заполнение заявок;
Автоматическое подписание требуемой документации с
использование электронной подписи.
80
Указанные дополнения планируется производить в рамках отдельного
модуля «Закупки», чтобы не перегружать функционалом основную часть
информационной системы.