26
Рисунок 1.8 - Декомпозиция бизнес-процесса «Формирование отчетности»
Завершающим этапом формирования отчета является оформление
полученных результатов в удобочитаемый вид в среде Microsoft Excel или
Microsoft Word. Данную работу обычно выполняет один сотрудник.
Проанализировав ведение проверки наличия и учета отгрузки ТМЦ для
производства продукции в ООО «Техсервис» были выявлены следующие
недостатки существующей системы учета:
контроль расхода материалов на производство продукции
выполняется вручную;
сотрудники производственного отдела не имеют актуальную
информацию о состоянии склада материалов в режиме реального
времени;
проверка наличия материалов на складе занимает слишком много
времени и может повлечь задержки в процессе производства
продукции;
учет отгрузки материалов для производства продукции выполняется
вручную и часто сопровождается ошибками;
27
отсутствует возможность автоматического формирования
документов и отчетов для руководства;
нет возможности оперативного поиска информации без доступа к
бумажным носителям;
отсутствует возможность защиты данных и автоматизированного
резервного копирования данных.
В организации необходима модернизация бизнес-процессов проверки
наличия и учета отгрузки товарно-материальных ценностей на производство
продукции с целью устранения выявленных недостатков и перехода ООО
«Техсервис» на новый информационный уровень.
Внедрение новых информационных технологий способно решить
большинство выявленных проблем. Внедрение информационной системы
позволит:
– повысить производительность труда сотрудников ООО «Техсервис»;
– увеличить качество и достоверность хранимой информации;
– автоматизировать процесс ведения проверки наличия и учета
отгрузки материалов на производство продукции;
– упростить и ускорить процесс анализа данных;
– обеспечить автоматическое заполнение сопроводительных
документов;
– обеспечить оперативный поиск информации;
– обеспечить защиту информации.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Результатом разработки и внедрения автоматизированной системы
проверки наличия и учета отгрузки товаров для производства продуктов в
ООО «Техсервис» будет являться:
реализация возможности проверки наличия и учета отгрузки
материалов для производства продукции для последующего анализа
28
расхода материалов в процессе производства продукции;
увеличение эффективности работы сотрудников за счет снижения
трудовых и временных на рутинные операции, которые можно
выполнять автоматизировано;
повышение достоверности и качества хранимой информации в
единой базе данных.
В таблице 1.3 представлено сравнение временных затрат сотрудников
ООО «Техсервис» до и после автоматизации.
Таблица 1.3
Сравнение временных затрат до и после автоматизации проверки наличия
и учета отгрузки ТМЦ со склада
Действие
До автоматизации,
мин.
После автоматизации,
мин.
1
2
3
Учет плана производства
60
30
Учет производственных заданий
40
20
Учет лимитов на отпуск материалов
60
30
Учет заявок на отпуск материалов
для производства продукции
30
10
Учет фактического расхода
материалов на производство
продукции
60
30
Контроль соблюдения лимитов на
отпуск материалов в производство
60
5
Формирование отчетности
180
5
Итого
490
130
Для расчета стоимостных затрат была принята средняя заработная плана
сотрудника ООО «Техсервис», равная 27 000 рублей.
Таким образом 78 750 – 20 800 = 57 950 руб. Годовая экономия составит
695 400 рублей. Следовательно автоматизация проверки наличия и учета отпуска
товарно-материальных ценностей со склада является экономически
целесообразной.
29
На рисунке 1.9 представлена схема документооборота задачи.
Рисунок 1.9 - Схема документооборота задачи
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Согласно общепринятому определению безопасность информационной
системы представляет собой уровень защиты данных, хранимых в системе от
несанкционированного доступа и вмешательства в процесс ее работы по
заданному алгоритму, а также попыток кражи и изменения данных в системе [3].
Для обеспечения информационной безопасности в ООО «Техсервис» уже
используются следующие методы:
30
1. Создана служба охраны труда и заключен договор с охранной
компанией.
2. Регистрация действий по копированию информации на внешние
носители.
3. Разработана политика безопасности компании.
4. Установлена антивирусная программа «Антивирус Касперского 2013».
5. Включен брандмауэр Windows.
6. Ведется история Интернет-подключений сотрудников компании.
Для защиты от внутренних угроз при использовании информационной
системы проверки наличия и учета отгрузки ТМЦ со склада необходимо
определить группы пользователей разрабатываемой системы и назначить им
соответствующие права доступа к папкам и модулям системы, определить
требования к паролям и частоте их смены, а также другие параметры
использования ИС.
Нормативно-правовые акты организации и стандарты, используемые для
обеспечения защиты информации [9]:
– Федеральный Закон №184 от 27.12.2002 «О техническом
регулировании»;
– Федеральный Закон №149 от 27.07.2006 «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»;
– Федеральный закон №152 от 27.07.2006 «О персональных данных»;
– Указ Президента РФ «Вопросы федеральной службы по техническому
и экспортному контролю» от 16.08.2004;
– Указ Президента РФ «О мерах по обеспечению информационной
безопасности Российской Федерации при использовании
информационно-телекоммуникационных сетей международного
информационного обмена» от 17.03.2008;
– Приказ ФСТЭК России «Об утверждении Положения о системе
сертификации средств защиты информации» от 03.04.2018;
– Постановление Правительства РФ «О лицензировании деятельности
по технической защите конфиденциальной информации» от
03.02.2012;
31
– Постановление Правительства РФ «О лицензировании деятельности
по разработке и производству средств защиты конфиденциальной
информации» от 03.03.2012;
– Положение о Федеральной службе по техническому и экспортному
контролю от 16.08.2004;
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Рассмотрим программные продукты, предназначенные для автоматизации
управления закупками, которые в настоящее время существуют и развиваются
на рынке программного обеспечения:
Microinvest Склад Pro;
1С: Торговля и Склад;
Мой склад.
Программа складского учета Microinvest Склад Pro – программный
продукт, предназначенный для управления современным складом любого типа.
Microinvest Склад Pro оптимизирует все основные складские процессы,
позволяет добиться максимальной эффективности использования складских
площадей, обеспечивает высокопроизводительную, четкую и слаженную работу
склада. Помимо вышеуказанных функций данное программное обеспечение
выполняет задачи внутренней СРМ, с помощью которой управляется работа
компании. Закупки стройматериалов, склады, сотрудники и их деятельность
[20].
Самая популярная система автоматизации процессов закупки и
реализации продукции, безусловно, «1С: Торговля и Склад». Это очень мощный
инструмент, который обладает максимальными возможностями по настройке и
32
оптимизации складского учета под нужны конкретного предприятия, так как
имеет встроенную программную среду [21].
CRM «МойСклад» — удобная программа для торговли и склада,
работающая онлайн. Благодаря мощным «складским» возможностям,
встроенной аналитике и модулю работы с клиентами (CRM) она идеально
подходит для оптовой торговли. Это функциональное и эффективное
приложение, позволяющее производить учет без особых проблем и сложностей
[22].
Результаты проведенного анализа систем складского учета представлены
в таблице 1.4.
Таблица 1.4
Сравнение систем складского учета
Критерии оценки
1С: Торговля и
Склад
«Мой склад»
Microinvest Склад
Pro
1
2
3
4
Сайт
http://www.1c.ru/
http://moysklad.ru
http://microinvest.ru
Ограничения объема
БД
4 ГБ
нет ограничений
2 ГБ
Формирование
отчетной
документации
+
+
+
Надежность и защита
данных
+
+
+
Расширяемость
+
+
–
Экспорт/импорт
+
+
+
Возможность
генерации отчетов и
выходных форм
+
–
–
Наличие
конструктора
выходных форм
+
+
–
Наличие бесплатной
технической
поддержки
–
+
–
Сложность
администрирования
Сложное
администрирован
ие с
привлечением
специально
обученных
специалистов
Простое
администрирование
, наличие онлайн–
помощи
Администрировани
е только со
стороны
разработчиков
системы
33
Продолжение таблицы 1.4
1
2
3
4
Затраты на внедрение
и сопровождение
Внедрение
обойдется
порядка 1,5 млн.
руб. Лицензия
порядка 90 тыс.
руб.
Ежемесячные
затраты порядка
15–25 тыс. руб.
Внедрение
бесплатно.
Ежемесячные
затраты порядка
7 000 руб; при
подключении
дополнительных
модулей до 15 000
руб.
Внедрение порядка
800 тыс. руб.
Лицензия 80 тыс.
руб. Ежемесячное
сопровождение
около 10 тыс. руб.
Анализ систем автоматизации проверки и наличия ТМЦ на складе был
проведен посредством сбора информации, полученной на официальных сайтах
рассматриваемых систем, общении с онлайн-консультантами и связи с
технической поддержкой по электронной почте. Цены, указанные в таблице
сравнения, актуальны на момент написания работы.
Стоимость внедрения каждой из рассмотренных систем слишком велика,
поэтому целесообразна разработка новой информационной системы, которая
будет расширяема в соответствии с требованиями руководства, при значительно
более низкой рыночной цене.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Разработка стратегии реализации любого крупного проекта предполагает
наличие ряда взаимосвязанных между собой последовательных действий —
этапов, на каждом из которых решается определенная задача [8].
На рисунке 1.10 представлены основные этапы разработки программного
обеспечения.
Существует четыре варианта стратегии автоматизации [13]:
- кусочная (хаотичная) автоматизация,
- автоматизация по участкам,
- автоматизация по направлениям
- комплексная автоматизация.
34
Рисунок 1.10 - Основные этапы разработки информационной системы
Кусочная автоматизация предполагает под собой приобретение
предприятием без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов
информационной системы, которые не способны оказать реальной пользы
предприятию в целом. Дальнейшее развитие информационной системы
предприятия связано с новыми, значительными затратами.
Недостатком кусочной автоматизации является «отрыв» каждого бизнес-
процесса от единой системы, что в итоге может привести к путанице и
дублированию данных.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных
производственных участков, объединенных по набору выполняемых функций.
Этот способ автоматизации выбирается при условии, если существуют участки,
где применение автоматизированных систем дает значительный экономический
эффект, например, за счет сокращения персонала.
Автоматизация по участкам является наиболее популярной стратегией
автоматизации и используется для автоматизации нескольких взаимосвязанных
бизнес-процессов: учет поставок и отгрузок, учет кадров и расчет заработной
платы и т.д.
Автоматизация по направлениям подразумевает под собой автоматизацию
отдельных направлений деятельности предприятия.
35
Автоматизация по направлениям часто используется производственными
предприятиями, которые имею ряд взаимосвязанных непрерывных процессов.
В данном проекте использована стратегия автоматизации по участкам.
Вследствие этого предприятие сможет автоматизировать деятельность проверки
наличия и учета отгрузки материалов на производстве ООО «Техсервис»,
получив при этом экономический эффект.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Существуют четыре способа приобретения информационной системы для
автоматизации поставленной задачи, представленные на рисунке 1.11 [4, 17].
Рисунок 1.11 - Способы приобретения ИС
При покупке готовой информационной системы для автоматизации
проверки наличия и учета отгрузки материалов со склада необходимо найти
такую информационную систему, которая будет отвечать всем требованиям
ООО «Техсервис». Это является весьма сложной задачей, так как все готовые
решение являются универсальными, что приводит к появлению излишней
абстрактности понятий, наличию неиспользуемой функциональности, за
которую необходимо платить. Универсальные системы сложны в использовании
и дороги в обслуживании.
Заказывая разработку информационной системы с нуля у стороннего
разработчика вышеописанные риски использования готовой системы будут
исключены, но появится новый риск – дорогостоящая доработка программы в
случае изменения бизнес-процессов компании.