11
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Рассмотрим процесс связи с контрагентами. Модель бизнес-процесса
представлена на рисунке 6. Процесс связи с контрагентами будет
рассматриваться от планирования взаимодействия до формирования отчетности,
в которой перечислены результаты взаимодействия с контрагентами.
12
Рисунок 4. Контекстная диаграмма процесса снабжения предприятия
13
Рисунок 5. Декомпозиция бизнес-процесса снабжения предприятия
14
Рисунок 6. Модель бизнес-процесса связи с контрагентами
15
Процесс связи с контрагентами связан с процессом заключения договора,
потому что взаимодействие с контрагентом строится на основании договора.
Значимость процесса в целом для предприятия заключается в необходимости
решения вопросов, возникающих в процессе выполнения обязательств по
договору, и контроля выполнения условий договора.
Входными информационными потоками процесса являются условия
договора и результаты выполнения условий договора. Выходными
информационными потоками процесса являются выполненные условия договора
и результаты выполнения условий договора, на основании которых
принимаются управленческие решения.
В процессе связи с контрагентами задействованы менеджеры по связям с
контрагентами, которые выполняют функции поиска контрагентов, заключения
договоров с контрагентами и взаимодействия с контрагентами. К результатным
показателям бизнес-процесса относится количество контрактов с контрагентом и
результаты взаимодействий с контрагентом.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Чтобы выявить необходимость в применении вычислительной техники
для автоматизации деятельности менеджера по связям с контрагентами нужно
сравнить трудозатраты на формирование документооборота по существующей
схеме и после внедрения вычислительной техники. Для этого охарактеризуем
документооборот поставленной задачи. Рассмотрим состав документооборота. В
деятельности менеджера по связям с клиентами формируются следующие
документы:
1. Карточка контрагента, которая содержит все контактные данные
контрагента. Сейчас такие карточки формируются в записных книжках
сотрудников отдела снабжения.
2. Взаимодействие с клиентом – запись о дате и способе
взаимодействия. Сейчас такие записи содержатся в личных ежедневниках
менеджеров.
16
3. Договор – документ, который не формируется в поставленной
задаче, к этому документу постоянно обращаются менеджеры по связям с
контрагентами для уточнения условий выполнения обязательств.
4. Отчет по взаимодействию – документ, в котором содержится список
всех взаимодействий и их результатов. Отчет составляется в бумажной форме
сотрудниками по запросу руководителей отдела.
Сформируем схему документооборота, которая будет включать в себя все
перечисленные документы (рисунок 7).
Контрагент
Планирование
взаимодействия
с контрагентами
Взаимодействие
с контрагентом
Учет
результатов
взаимодействия
Процесс
Менеджер по связям с
контрагентами
Карточка
контрагента
Договор
Взаимодействие
Юрист
Формирование
отчета
Отчет
Взаимодействие
Взаимодействие
Карточка
контрагента
Рисунок 7. Схема документооборота
Теперь нужно оценить трудовые затраты на формирование
документооборота процесса. Сейчас весь процесс не автоматизирован и его
документооборот ведется на бумажных носителях. Чтобы оценить годовые
трудозатраты на выполнение процесса нужно учитывать следующие показатели:
1. Количество документов.
2. Частоту возникновения документов.
3. Объем документов (количество символов).
4. Трудозатраты на составление документа в человеко-часах.
В таблице 2 представлена оценка перечисленных показателей по
существующей схеме формирования документооборота. По результатам
17
расчетов, годовые затраты на процесс управления взаимоотношениями с
клиентами составляют 600 человеко-часов.
Таблица 2
Характеристика документооборота
Показатель
Карточка
клиента
Взаимодействие
Отчет
Договор
Количество
документов в год, шт.
1 000
6 000
100
500
Количество символов в
документе, шт.
500
500
2 000
5 000
Частота возникновения
в год
1
100
100
100
Трудозатраты на
обработку в год, чел-
час
120
150
230
100
Текущая организация процесса имеет ряд недостатков. Процесс
сопровождается высокими временными затратами на планирование и учет всех
взаимодействий с контрагентами. Все документы ведутся на бумажных
носителях, что делает документооборот непрозрачным для сотрудников отдела
снабжения. После автоматизации процесса управления взаимоотношениями с
клиентами планируется снижение временных затрат за счет создания единого
хранилища данных о контрагентах и взаимодействии с ними. Также не
потребуется постоянно запрашивать у юристов договор с контрагентом, потому
что он будет прикрепляться к карточке контрагента в виде скан-копии и будет
доступен каждому сотруднику в режиме реального времени. После того как
была дана оценка перечисленным показателям, дадим оценку тем же
показателям, но после внедрения вычислительной техники. Трудозатраты на
ведение документооборота представлены в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика документооборота после автоматизации
Показатель
Карточка
клиента
Взаимодействие
Отчет
Договор
Количество документов в
год, шт.
1 000
6 000
100
500
Количество символов в
документе, шт.
500
500
2 000
5 000
Частота возникновения в
год
1
100
100
100
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
100
110
180
90
18
После внедрения вычислительной техники трудозатраты на
документооборот составят 480 человеко-часов ежегодно. На основании
проведенных расчетов можно заключить, что они были снижены, а значит,
внедрение вычислительной техники является целесообразным.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Система обеспечения информационной безопасности организации
является эффективной. Несмотря на то, что защита от вредоносного
программного обеспечения осуществляется встроенным в систему
антивирусным программным обеспечением «Microsoft Security Essentials» и
брандмауэром, она дополнена рядом программных средств, повышающих
уровень защиты:
1. Оценка состояния информационной безопасности осуществляется с
помощью сканера безопасности «Nessus».
2. Контроль версий и обновлений программного обеспечения
осуществляется с помощью программы «Secunia PSI».
3. Выявление вредоносных программ и вирусов в режиме реального
времени осуществляет утилита «Malwarebytes».
На организационном уровне обеспечение информационной безопасности
регламентирует Политика безопасности, которая содержит следующие
положения:
Доступ к каждому компьютеру осуществляется с помощью
авторизации, в ходе которой пользователь вводит уникальный логин и пароль,
созданный системным администратором.
Доступ к программному обеспечению, автоматизирующему
деятельность компании, есть только у сотрудников компании. Для доступа к
системе необходимо пройти процедуру авторизации, в ходе которой
указываются уникальные логин и пароль для входа в систему, созданные
системным администратором.
Политика безопасности организации основана на принципе «что не
разрешено, то запрещено».
19
Доступ к информационным системам ограничен следующим
правилом: все сотрудники, у которых есть учетная запись могут создавать
записи в программе. Все сотрудники могут вносить изменения в документы.
Право на удаление документов есть только у заместителя директора и директора.
Помимо этого, в качестве мер защиты ЛВС компании применяются
следующие организационные меры:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатывается печатями
ответственного и работника;
установка любого программного обеспечения проводится только
администратором безопасности;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполнена маркировка, в том числе гриф хранимой
информации, номер, должность и фамилия сотрудника.
В качестве мер защиты от инсайдерских угроз в помещении применяется
видеонаблюдение. Доступ к помещению компании ограничен. Пропуск в
помещение компании осуществляется охранником, который выясняет цель
визита посетителей и координирует их.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Ранее было обосновано решение о применении средств вычислительной
техники для автоматизации деятельности менеджера по связям с контрагентами.
Рассмотрим программные продукты, которые можно использовать для
поставленной задачи.
Программный продукт «АРМ менеджер» от компании «Айтекс»
представляет собой набор приложений, объединенных бизнес логикой, и
наличием интегрированной базой данных предприятий. АРМ предоставляет
руководителю возможность оперативного управления, гибкого анализа и
создания отчетов по всем контрагентам и сделкам, а для менеджеров – поиск по
20
клиентской базе, данные для формирования предложений клиенту с учетом
индивидуальных особенностей, специфики деятельности и истории
сотрудничества.
АРМ обладает многопользовательским режимом с разграничением прав
доступа и защитой от несанкционированного копирования, изменения, или
утраты данных. В системе предусмотрены отчеты по деятельности менеджеров и
есть возможность интеграции баз данных удаленных филиалов организации.
АРМ обладает возможностью планирования и контроля взаимодействий,
применение категорий важности к каждому клиенту.
«АРМ менеджера» от разработчика «Стандарт-Н» предназначено для
автоматизации деятельности менеджеров торговых предприятий. АРМ
предназначен для автоматизации приемки и учета товарных остатков. АРМ
обладает интуитивно понятным интерфейсом, отображает актуальные цены и
остатки по всем товарным позициям в режиме реального времени. Программный
продукт включает возможность поиска по ряду параметров и обработки
накладных в электронном виде. Интерфейс АРМ представлен на рисунке 8.
Рисунок 8. Интерфейс программы «АРМ менеджера»