17
«Геркулес 01». Для доступа к данным используется язык SQL.
Клиентская часть системы состоит из четырех существующих и двух
разрабатываемых front-end приложений. К существующим приложениям
относятся модули: Her.stat-04, Her.book-04, Her.trade-04 и Her.inv-04. К
разрабатываемым модулям относятся: Her.factory-04 и Her.watchman-04.
«Her.stat-04» – клиентское приложение, установленное на рабочей
станции генерального директора предприятия. КИС «Атлант 04» анализирует
собранную информацию о результатах деятельности предприятия и
визуализирует ее посредством данного приложения в виде графиков для
представления данных руководству предприятия.
«Her.book-04» – консольное приложение, установленное на компьютер
главного бухгалтера, осуществляющее интеграцию с продуктом 1С для
передачи данных о деятельности бухгалтерии в головную компанию.
«Her.trade-04» – клиентское приложение, предназначенное для
автоматизации некоторых задач коммерческого отдела, в которые входят:
- описание процедуры обработки заявок и отслеживание ее этапов;
- автоматический расчет конфигурации товара и его стоимости,
выставление счетов клиенту;
- интеграция с Outlook, Gmail, Excel;
- база данных клиентов предприятия;
Кроме того, Кис «Геркулес 04» анализирует конверсию продаж и
формирует отчеты напрямую руководству головной компании.
«Her.inv-04» – представляет собой программное обеспечение
автоматизации складского учета, установленное на рабочую станцию
менеджера по снабжению. Her.factory-04 – разрабатываемый модуль.
Планируется автоматизация некоторых производственных операций и
управленческих работ.
Модуль «Her.watchman-04» – клиентское приложение КИС «Геркулес
04», разрабатывается для автоматизации учета рабочего времени сотрудников
компании.
Администрирование сети предприятия, разработка и обслуживание КИС
«Геркулес 04», осуществляется силами головной компании «Атлант ЛТД».
18
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для выполнения задачи по автоматизации учета рабочего времени
сотрудников предприятия ООО «ТД Атлант», определен набор следующих
существующих бизнес-процессов:
1. Ведение базы данных сотрудников предприятия;
2. Регистрация прихода, ухода и перерывов для каждого сотрудника;
3. Расчет количества отработанных рабочих часов, а также часов с
повышенным коэффициентом (сверхурочных) по каждому
сотруднику;
4. Передача данных об отработанном сотрудниками времени в
бухгалтерский отдел;
5. Формирование зарплатной ведомости;
6. Передача данных о расходах зарплатного фонда предприятия
администрации компании и в головную организацию;
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Для определения эффективности используемых классических методов
учета рабочего времени без средств автоматизации, руководством головной
компании был проведен анализ существующих бизнес-процессов,
перечисленных в пункте 1.2.1. данной ВКР, в результате которого были
выявлены следующие проблемы:
1. Электронная база данных сотрудников предприятия существует
только внутри приложения «1С Предприятие», доступ к которому
имеется только у главного бухгалтера. Кадровые документы,
находящиеся в распоряжении генерального директора, хранятся на
бумажных носителях, а также в виде разрозненных отсканированных
изображений на жестком диске персонального компьютера.
2. Точное время выхода на смену работников завода контролируется
19
начальником цеха во время поверок перед началом и по окончанию
смен. Однако же, время выхода иных сотрудников не контролируется
никем, при этом каждому работнику в зарплатной ведомости
автоматически выставляется отработанный полный рабочий день.
3. Учет отработанных сотрудниками завода сверхурочных часов,
выходов на смену в праздничные и выходные дни, выполняется
бухгалтером «со слов» начальника цеха. Проверка истинности и
точности данной информации не представляется возможной.
4. Начальник цеха предоставляет информацию об отработанном
времени сотрудников главному бухгалтеру предприятия два раза в
месяц. Для выполнения данных процедур затрачивается время на сбор
информации со стороны начальников отделов и на ее обработку со
стороны главного бухгалтера.
5. Формирование зарплатной ведомости выполняется приложением «1С
Предприятие» на основании введенных бухгалтером данных вручную.
6. Отсутствует возможность наблюдения за количеством отработанных
часов в режиме реального времени со стороны руководства головной
фирмы, директора предприятия и главного бухгалтера.
Все вышеуказанные недостатки существующего метода учета рабочего
времени являются факторами негативного влияния на предприятие в целом.
1.2.3. Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Форма первичной документации по учету кадров и заработной платы
регулируется Постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 №1 «об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты» (Далее – Постановление Госкомстата №1) [16]. В
документообороте общества «ТД Атлант» для рассматриваемой задачи, на
основании вышеуказанного Постановления Госкомитета, а также Трудового
Кодекса РФ [1], используется следующие документы:
1. Личная карточка сотрудника (форма Т-2) (см. приложение 1) –
документ, заполняемый отделом кадров (в данном случае функцию
20
управления персоналом выполняет генеральный директор
предприятия) на основании приказа о приеме на работу (форма Т-1).
Форма Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 [16].
Срок хранения данного документа – 75 лет.
2. Штатное расписание (форма Т-3) (см. приложение 2) – документ,
заполняемый генеральным директором предприятия, содержит
сведения о структурных подразделениях предприятия, должностях
сотрудников, количестве штатных единиц и тарифных ставках.
Штатное расписание составляется на основании личных карточек
сотрудников организации. Форма Т-3 утверждена Постановлением
Госкомстата РФ №1 [16]. Данный документ ведется постоянно, на
протяжении всего существования предприятия.
3. Журнал регистрации командировочных удостоверений (см.
приложение 3), заполняемый генеральным директором предприятия,
выполняет функцию учета командировок сотрудников. Данный
документ составляется в свободной форме и имеет срок хранения 5
лет.
4. График отпусков (форма Т-7) (см. приложение 4) – документ,
который заполняется генеральным директором компании на
основании части 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ [1]. Имеет форму T-
7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ №, и срок
хранения 1 год [16].
5. График нетрудоспособности сотрудников ведется генеральным
директором в свободной форме. Документ составляется на основании
пропущенных сотрудниками рабочих дней, которые подтверждены
листками временной нетрудоспособности.
6. Табель учета рабочего времени (T-12) (см. приложение 5) –
заполняемый начальником, предназначается для учета рабочего
времени сотрудников компании на основании части 3 статьи 91
Трудового Кодекса РФ [1]. Данный документ составляется на основе
данных штатного расписания, журнала регистраций
командировочных удостоверений, графиков отпусков, графика
21
нетрудоспособности, а также по факту отработки сотрудниками
часов. Документ формы Т-12, утвержденный Постановлением
Госкомстата РФ №1, является версией ручного заполнения [9] [16].
7. Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49) (см. приложение 6) –
является документом, на основании которого производится
начисление заработной платы сотрудникам. Документ формируется
бухгалтером предприятия, на основе данных табеля учета рабочего
времени, два раза в месяц. Форма Т-49 утверждена Постановлением
Госкомстата РФ №1 [16].
Ключевыми документами данной задачи являются – табель учета
рабочего времени и расчетно-платежная ведомость. Формирование этих
документов происходит посредством выполнения алгоритма, описанного далее.
Кадровый состав предприятия состоит из сотрудников, принятых в штат
предприятия на основании приказа о приеме на работу по форме Т-1 (данный
документ не фигурирует в рамках учета рабочего времени). На каждого
сотрудника предприятия заводится личные карточки сотрудников (форма Т-2),
являющиеся основой для составления штатного расписания предприятия
(форма Т-3). На базе этих двух документов формируется список кадров для
табеля учета рабочего времени (форма Т-12). Начальник цеха заполняет
данный табель, основываясь на данных утренних и вечерних поверок,
проводимых бригадирами смены, находящихся в его подчинении, на основе
информации, отраженной в графике отпусков (форма Т-7), журнале
регистрации командировочных удостоверений, графике нетрудоспособности
сотрудников, а также на устных свидетельствах начальников других
подразделений, передающих информацию о посещаемости своих подчиненных.
После заполнения, табель два раза в месяц передается главному бухгалтеру,
который, на основании данного табеля формирует расчетно-платежную
ведомость для расчета и начисления сотрудникам заработной платы. (Схема
фрагмента документооборота предприятия, в рамках учета рабочего времени,
представлена на рисунке 4).
22
Рис. 4. Схема фрагмента документооборота общества «ТД Атлант» в
рамках учета рабочего времени персонала
(иллюстрация выполнена при помощи приложения)
Основным фактором неэффективности вышеуказанной схемы является
неточность расчетов при расходовании рабочего времени как, в частности,
отдельным работником, так и всеми сотрудниками в целом. Так как основой
предприятия является производственный цех, из-за сменного графика работы и
наличия переработок в виде сверхурочных часов, используется суммированный
учет рабочего времени [11]. Если, при данном виде учета, используется табель
формы Т-12, то подразумевается его ручное заполнение, что негативно
отражается на точности учитываемых данных [8]. Такое положение дел
приводит к так называемым «потерям рабочего времени», выявить которые, без
средств автоматизации, не представляется возможным. Основой любой
современной автоматизации, как правило, служит вычислительная техника,
23
если подразумевается обработка массивов информации и математический
расчет, так как максимально исключает человеческий фактор [10].
К преимуществам использования вычислительной техники для
автоматизации учета рабочего времени также относятся:
- Единая база данных сотрудников, упрощающая доступ к информации и
сокращающая время на ее обработку для уполномоченных сотрудников;
- Контроль точного времени пребывания всех сотрудников предприятия,
включая работников смежных отделов, на рабочих местах при помощи
бесконтактных электронных карт системы учета рабочего времени. Данный
метод позволяет выявлять прогулы, опоздания, продолжительность перерывов
с высокой точностью.
- Автоматическое формирование ключевых документов, в частности
табеля учета рабочего времени и расчетно-платежной ведомости, и передача их
в бухгалтерию посредством интеграции ИС с приложением «1С Предприятие».
- Возможность анализа рабочих процессов и наблюдения за их
динамикой, как директором данного предприятия, так и руководством
головной компании.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В целях обеспечения информационной безопасности, для сотрудников
общества «ТД Атлант», в должностные обязанности которых входит
взаимодействие с элементами ИС предприятия, разработан ряд документов:
1. Концепция безопасности. Данный документ содержит перечень
объектов защиты, основных видов угроз интересам предприятия, а
также определяет цели и задачи существующей системы безопасности
и принципы ее функционирования;
2. Соглашение о конфиденциальности – определяет границы
коммерческой тайны и обязанности сторон соглашения (собственника
информации и контрагента) по ее сохранению;
3. Антивирусная политика – содержит перечень требований по защите
информационно-телекоммуникационной инфраструктуры
24
предприятия, адресованных сотрудникам, имеющим доступ к
элементам ИС;
4. Политика управления доступом к ИС – определяет методы ее защиты
от несанкционированного доступа, содержит положение об обучении
персонала, а также правила взаимодействия посетителей и временных
работников с элементами ИС;
5. Положение об использовании сети Интернет – регламентирует
порядок ее использования и определяет ответственность работников,
нарушивших данный порядок;
6. Правила работы в локальной вычислительной сети – содержит общие
требования безопасности, технические нормы, а также определяет
права, обязанности и ответственность пользователей сети.
Обеспечение информационной безопасности компании ООО «ТД
Атлант» организуется сотрудниками головной компании ООО «Атлант ЛТД», в
частности начальником службы безопасности и системными
администраторами, обслуживающими ИС дочернего предприятия.
Концепция безопасности определяет три группы угроз информационной
безопасности:
1. Инсайдерские угрозы;
К данной группе относятся угрозы, исходящие от сотрудников
предприятия, среди которых можно выделить: промышленный шпионаж,
халатность, порча или кража оборудования компании, неправильная
эксплуатация системы.
Для предотвращения случаев промышленного шпионажа, каждый
сотрудник ежегодно проходит проверку на полиграфе в головной организации.
Данная процедура носит добровольный характер, но, в случае, если сотрудник
по неуважительной причине отказывается ее проходить, руководство в праве
применить к нему санкции, либо ограничить доступ к какой-либо информации
на свое усмотрение. Также каждый сотрудник предупрежден об уголовной
ответственности, предусмотренной статьей 183 Уголовного Кодекса РФ
«Незаконное получение и разглашение сведений, составляющих налоговую,
коммерческую, банковскую тайну». Все рабочие станции и персональные
25
компьютеры предприятия представляют собой модели HP ENVY 17 Notebook
PC, которые оснащены сканерами отпечатков пальцев. Доступ через аварийные
пароли, которые подлежат замене каждые 30 дней, имеют только системные
администраторы ООО «Атлант ЛТД». Сотрудники компании «ТД Атлант» не
имеют доступа к помещению с серверным оборудованием.
Для профилактики халатности, порчи оборудования и неправильной
эксплуатации системы, сотрудники компании периодически проходят
специальный курс лекций с последующим тестированием. Также
предусмотрена система штрафов за нарушение требований информационной
безопасности, перечисленных в вышеуказанном пакете документов.
Для предотвращения краж оборудования, на объектах предприятия
функционирует система видеонаблюдения. Также каждый сотрудник
предупрежден об уголовной ответственности, предусмотренной статьей 158
Уголовного Кодекса РФ «Кража».
2. Внешние угрозы;
К группе внешних угроз относятся: хакерские атаки и социальная
инженерия.
Для защиты локальной сети используется аппаратный Firewall Cisco
ASA5520-k8. Данное устройство представляет собой многофункциональный
защитный комплекс, сочетающий в себе межсетевой экран, систему IPS и
средства построения VPN (виртуальных частных сетей). Межсетевой экран
осуществляет фильтрацию исходящего и входящего трафика. Аппаратная
система IPS выявляет попытки неавторизированного доступа к сети или
серверу, посредством сканирования сетевых портов и блокирует их. Если в
процессе сканирования данная система обнаруживает подозрительную
активность, системный администратор получает об этом уведомление, а
сетевой трафик автоматически блокируется. При помощи функциональности
WebVPN устанавливается безопасное VPN-соединение, благодаря поддержке
протокола SSL, который поддерживают большинство современных браузеров.
При использовании WebVPN, также имеется возможность получения доступа к
ресурсам операционных систем семейства Windows, посредством функций
интерфейсов Windows API .
26
К сожалению, прочие данные о программной антивирусной защите,
методах шифрования с использованием криптографических алгоритмов,
прочих программных и аппаратных решений, а также некоторых мероприятий
по обеспечению информационной защиты, не могут быть изложены в рамках
данной ВКР по причине их секретности.
3. Форс-мажорные обстоятельства.
Для обстоятельств непреодолимой силы, являющихся по своей сути
непредсказуемыми и не поддающихся какому-либо прогнозированию или
анализу, предусмотрено страхование информационных рисков. Данная мера не
способна защитить предприятие от форс-мажорных обстоятельств, однако же,
ее присутствие, вероятно, обеспечит материальную компенсацию, в случае
возникновения таковых.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Разработку модуля «Her.watchman-04» целесообразнее всего начать с
обзора функциональных возможностей каких-либо существующих продуктов,
чтобы проанализировать опыт стороннего производителя. Для анализа
существующих разработок были исследованы две противоположные по
назначению системы учета рабочего времени:
1. Croco Time – система, предназначенная для отслеживания активности
работников за персональным компьютером [12];
2. Time Control – система, представляющая собой «электронного
вахтера» [15].
Продукт Croco Time компании ООО «Инфомаксимум», является одной
из самых популярных систем учета рабочего времени на российском рынке
[10].
Croco Time имеет следующие функциональные возможности [12]:
- Точный учет отработанного времени сотрудников;
- Контроль удаленных специалистов;
- Анализ продуктивности работы сотрудников;