17
организует работу по уборке, охране и доставке автомобилей. Управляющий от-
вечает за исполнение всех коммерческих операций. Кроме того, управляющий
занимается формированием штата, разрабатывает документацию по приему,
увольнению, повышению работников фирмы. Разрабатывает штатное расписа-
ние, график отпусков, должностные инструкции работников. На основании объ-
ема и качества работ управляющий выносит решение о премировании или взи-
мании денежных средств с сотрудника.
Бухгалтерия отвечает за ведение бухгалтерского учета фирмы. Ответ-
ственным лицом отдела назначен главный бухгалтер, в подчинении которого
стоит штатный бухгалтер. Бухгалтерия отражает все финансовые операции, свя-
занные с организацией работы фирмы.
Юридическая служба (2 человека) формирует все необходимые норма-
тивно-правовые документы, договоры с клиентами и разрешает возникшие
трудные ситуации.
Логист занимается анализом продаж, выработкой стратегий ведения биз-
неса, разработкой рекламных проектов.
Менеджеры по продажам (4 человека) отвечают за работу с клиентами,
продающими фирме или покупающими у нее автомобили; оформляют договора,
кредиты; отвечают за доставку автомобилей из стран Европы и Америки, про-
слеживают движение автомобилей из исходной точки через все остановки и та-
можни до Красноярска. Данная служба помогает клиенту выбрать и заказать
именно тот автомобиль, который он захочет, оформив все соответствующие бу-
маги.
Служба сервиса (2 человека) предоставляет клиенту услуги по предпро-
дажной подготовке.
Остальные два менеджера – менеджеры склада – занимаются выдачей то-
вара (автомобилей) со склада (арендованного ангара).
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Управляющий, бухгалтерия, юридическая служба, служба сервиса, мене-
джеры склада – все они имеют свой персональный компьютер (по одному на
службу) и отвечают за его работоспособность и техническое состояние. Каждо-
18
му менеджеру, занимающемуся работой с клиентами, также отведен свой ком-
пьютер для ведения документации в соответствии с направлением работ.
Компьютеры объединены в локальную сеть с беспроводным доступом в
Интернет (рисунок 1.2). Доступ в Интернет ограничивается политикой прокси-
сервера.
Рисунок 1.2 – Техническая архитектура сети офиса ООО «АлексАвто»
В качестве рабочих станций использованы ПК DEXP Atlas H189 в класси-
ческом корпусе формата Midi-Tower. Это высокопроизводительная офисная мо-
дель, оснащённая процессором AMD Ryzen 3 на 4 ядра с частотой 3500–3700
МГц, встроенной видеокартой AMD Radeon Vega 8 и 8 ГБ оперативной памяти.
Высокому быстродействию способствует наличие твердотельного накопи-
теля на 240 ГБ. В корпусе предусмотрен сетевой адаптер со скоростью выхода в
интернет до 1000 Мбит/с. Для подключения периферии и совместимой техники
используется набор портов и интерфейсов: VGA (D-Sub) USB 2.0 (2 шт), USB 3.0
(4 шт), jack 3.5 mm (3 шт).
Данная модель является недорогой, но быстрой и надёжной рабочей стан-
цией, достаточной для работы персонала офиса.
В качестве серверов используются Dell Precision 3420 SFF. Эта модель
обеспечивает стабильность и высокую скорости при выполнении повседневных
задач. Она оснащена высокопроизводительным процессором Intel Xeon E3-1245
19
с частотой работы 3700 МГц. Дополнительно сервер оборудован процессорным
сокетом LGA1151, позволяющим подключить еще один процессор, что дополни-
тельно повысит производительность устройства. Объём оперативной памяти –
16Гб.
Сервер скомплектован в корпусе Small Form Factor, что позволяет разме-
щать его в местах, где пространство ограничено. Общий объем установленных
накопителей составляет 1,25 ТБ: 1ТБ диск HDD и 250Гб диск SATA. Дополни-
тельно предусмотрено наличие оптического привода DVD+/-RW.
Фирма приобрела самое необходимое программное обеспечение (ПО), та-
кое как стандартный пакет операционной системы Windows 7, пакет Microsoft
Office 2016 и лицензионную версию программы «1С Бухгалтерия» для автомати-
зации работы бухгалтерии. В данный момент планируется замена операционной
системы на Windows 10 Pro и Microsoft Office 2019. Менеджеры по работе с кли-
ентами ведут базу данных (БД) и необходимые образцы документации с исполь-
зованием программ пакета Microsoft Office: Excel и Word. На всех рабочих стан-
циях установлен антивирус «Kaspersky Endpoint Security 11». На рисунке 1.3
приведена программная архитектура компьютеров.
Рисунок 1.3 – Программная архитектура компьютеров «АлексАвто»
20
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необхо-
димости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существу-
ющих бизнес процессов
Для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов в автосалоне
«АлексАвто» использовалось CASE-средство Bpwin 4.0, поддерживающее мето-
дологию IDEF0 (функциональная модель). Функциональная модель предназна-
чена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии (так назы-
ваемая модель AS-IS) и идеального положения вещей – того, к чему нужно стре-
миться (модель ТО-ВЕ). Методология IDEF0 предписывает построение иерархи-
ческой системы диаграмм – единичных описаний фрагментов системы. Сначала
проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим ми-
ром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпо-
зиция – система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается
отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на
более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. После
каждого сеанса декомпозиции проводится сеанс экспертизы: каждая диаграмма
проверяется экспертами предметной области, представителями заказчика, людь-
ми, непосредственно участвующими в бизнес-процессе. Такая технология созда-
ния модели позволяет построить модель, адекватную предметной области на
всех уровнях абстрагирования [5].
Для описания существующего положения дел на предприятии построим
функциональную модель «AS-IS». На рисунке 1.4 представлена контекстная
диаграмма, описывающая деятельность автосалона «АлексАвто» в целом.
Входные стрелки слева показывают, что поставщики, с которыми заклю-
чены договора, поставляют в автосалон автомобили. Покупатели приобретают
эти автомобили. Вся деятельность автосалона осуществляется сотрудниками
(стрелка снизу) на основании Устава ООО «АлексАвто», технической докумен-
тации и других регламентирующих документов (стрелки сверху).
21
Рисунок 1.4 – Контекстная диаграмма деятельности автосалона «АлексАвто»
(AS-IS)
На рисунке 1.5 показана диаграмма декомпозиции деятельности по про-
дажам автомобилей.
Поставщики через менеджеров оформляют привезенные автомобили и
сдают их на склад.
Клиенты автосалона через менеджеров определяются с выбором автомо-
биля. Затем они идут на склад, где им показывается выбранный автомобиль, и в
их присутствии он тестируется на проверочных стендах на предмет выявления
неисправности, если таковая проявится.
Если покупателя все устраивает, он через менеджеров оформляет заказ,
оплачивает его в бухгалтерии, получает справку-счет (Приложение 1) и доку-
менты на машину (паспорт транспортного средства, сервисная книжка), едет на
склад, где должен предъявить их менеджеру и расписаться в получении товара.
22
Рисунок 1.5 – Диаграмма декомпозиции деятельности автосалона «АлексАвто»
Принцип работы одинаков как для клиентов, расплачивающихся налич-
ными, так и для безналичного расчета с организациями. В последнем случае в
счете-справке указывается ФИО и другие данные доверенного лица, которое
непосредственно появляется в офисе. Также в автосалоне ведутся журналы по-
ступлений и продаж автомобилей, их форма представлена в Приложении 2.
Справка-счет является основным документом при покупке автомобиля,
поскольку она удостоверяет права покупателя на транспортное средство. Если
менеджер по собственной невнимательности или неорганизованности ошибочно
заполнит документы, то это, в конечном итоге, при оформлении владельцем
транспортного средства в ГИБДД повлечет за собой ряд проблем. Они, в свою
очередь, скажутся как на репутации фирмы, так и на ее материальном положе-
нии, поскольку владелец может подать судебный иск на руководство компании,
в которой приобретено транспортное средство.
Для успешного выполнения своих функций менеджеры по продажам обя-
заны вести базу данных автомобилей и клиентов компании, содержащую ин-
формацию о датах покупки, продажи и доставки автомобилей, полную инфор-
23
мацию о характеристиках автомобиля, включая название, марку, номер двигате-
ля, шасси, комплектацию, цвет автомобиля. По результатам операций продажи
или покупки, работники формируют договоры, отчеты и проводят анкетирова-
ние клиента в случае принятия решения клиентом брать деньги на покупку ав-
томобиля в кредит у банка-партнера. Информацию об условиях кредитования
клиент узнает из консультации сотрудников и документов банка. В случае кре-
дитования работники фирмы должны вносить в базу дату выплаты и размер вы-
плат клиентом авансовых платежей в счет стоимости автомобиля, чтобы отсле-
дить тенденцию выплат и вести контроль за оплатой автомобиля в указанные
сроки.
При покупке автомобиля у частных лиц, работники хранят информацию о
всех параметрах автомобиля с именем владельца и номеров справки-счета (в
этом случае договор покупки имеет другой вид).
База данных должна содержать информацию о стоимости предпродажной
подготовки, затратах на транспортировку автомобиля с места доставки до склада
компании и дополнительных видах услуг, использованных для подготовки авто-
мобиля к покупке или продаже.
Учитывая, программное обеспечение, установленное в компании, мене-
джеры могут работать только со стандартными приложениями Microsoft Office.
А потому базы, создаваемые вручную, неудобны и слишком запутаны. К тому
же при оформлении документов на покупку или продажу автомобилей менедже-
ру каждый раз приходится вручную заполнять данные договора и справки-счета,
согласовывая правильность заполнения с клиентом. Прайсы для клиентов также
необходимо формировать вручную при изменениях ассортимента предлагаемых
автомобилей, а значит, работник тратит довольно много времени на оформление
документации.
В случае автоматизации работы сотрудников, каждый менеджер сможет
быстрее выполнять закрепленную за ним работу: сможет обслуживать большее
количество клиентов, увеличится эффективность работы, удастся минимизиро-
вать вероятность ошибки при вводе данных, автоматически формировать справ-
ку-счет, прайсы, договора и отчеты, обновлять базу с минимальными затратами
времени. Сущность работы значительно упростится с вводом автоматизирован-
24
ной системы, появится возможность упрощения работы с базой клиентов, авто-
матизированной рассылки рекламных буклетов и прайсов по электронной почте.
В результате проведенного обследования деятельности автосалона функ-
циональная модель «AS-IS» была протестирована, ошибок в построенной моде-
ли бизнес-процессов не выявлено.
Проведенное исследование деятельности предприятия «АлексАвто» пока-
зало, что менеджеры автосалона, опираясь на свои функциональные обязанно-
сти, должны вести учет результатов своей работы и поступивших в автосалон
автомобилей. В настоящее время менеджеры своими силами пытаются создать
для себя удобную на их взгляд информационную базу, захватывающую все ас-
пекты их функциональной деятельности. Это приводит к тому, что работать с
такими базами становится неудобно из-за содержания большого количества ин-
формации, хаотично сформированных данных, требующих постоянной ком-
плектации.
Менеджеры отдела по работе с клиентами создали для себя базу, содер-
жащую таблицы Excel, поля таблиц которых можно охарактеризовать так: по су-
ти одна таблица содержит данные с названием марки автомобиля, годом выпус-
ка, стоимостью автомобиля и датой продажи. Это неудобное формирование в
виду того, что в таблице не учтены комплектация и дополнительные данные об
автомобиле, необходимые при формировании прайс-листов. К тому же, при
оформлении договора менеджеру каждый раз приходится обращаться к доку-
ментам на автомобиль, чтобы внести все необходимые параметры транспорта.
Таблица содержит в себе краткие данные и о тех автомобилях, которые находят-
ся в доставке. В связи с этим может возникнуть путаница в формировании блан-
ков продаж.
Отдельной таблицей формируется информация о клиентах, представляю-
щая собой беспорядочный набор данных, для разграничения которых работники
используют цветовое оформление документа. В таблице не указывается, к какой
категории клиентов относится тот или иной человек, то есть продавец это или
покупатель.
Прайс-листы для продажи работники также создают отдельным докумен-
том, тратя на их создание достаточно большое количество времени. Во внимание
25
не принимается переформирование прайсов. Бланки продаж и отчетность тоже
создается вручную – каждый раз заново. Эта процедура требует для своего вы-
полнения проверку документов автомобиля, проверку базы данных работника и
внесение новых данных в таблицу о клиентах.
Подводя общий итог, необходимо отметить, что такое распределение дан-
ных некорректно и неудобно в использовании. Это затрудняет работу и требует
больших затрат времени на формирование и ввод информации в таблицы дан-
ных. Но и объединение всех данных в одну таблицу приведет к громоздкости
документа, потере некоторых данных, а также будет затрачиваться достаточно
много времени на поиск и комплектацию информации в базе. Учитывая выше-
сказанное, можно сделать следующий вывод. Для повышения эффективности
деятельности автосалона «АлексАвто» требуется новый подход в организации
ведения работы менеджеров предприятия, упрощающий сбор, ввод, хранение и
редактирование информации, исключение повторяющихся данных и позволяю-
щий формировать автоматически необходимые выходные документы. Очевидно,
что автоматизация выполнения комплекса перечисленных задач, решаемых ме-
неджерами автосалона, приведет к улучшению работы предприятия и увеличе-
нию показателей ее эффективности.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее опи-
сание
Автоматизированная система создается для удовлетворения информаци-
онных потребностей пользователя, и он принимает непосредственное участие в
ее работе. Функционирование системы подразумевает решение задач пользова-
телем на основе информационного, программного обеспечения, которые созда-
ны проектировщиками и другими специалистами на этапах проектирования и
подготовки процесса автоматизации обработки информации.
Укрупнённая диаграмма декомпозиции функций менеджера представлена
на рисунке 1.6.
26
Рисунок 1.6 – Диаграмма декомпозиции функций менеджера автосалона
«АлексАвто»
Выполненные исследование и анализ функционирования автосалона
«АлексАвто» позволили выявить недостатки в организации деятельности по об-
служиванию клиентов при продаже автомобилей, а также выдвинуть предложе-
ния по полной или частичной автоматизации функций менеджера:
- ведение базы данных клиентов;
- ведение базы данных автомобилей;
- формирование предложений;
- формирование договора;
- формирование отчёта.
Также не основании данных возможностей будут автоматизированы
функции формирования наряда на выдачу автомобиля на склад и формирование
заявки в бухгалтерию.
Таким образом, целью проектирования является автоматизация деятель-
ности автосалона «АлексАвто» по обслуживанию клиентов при продаже авто-
мобилей.
Основным результатом дипломного проектирования должна стать про-
граммная система, позволяющая автоматизировать работу менеджеров по про-