27
дажам автосалона «АлексАвто». В рамках данного дипломного проекта будут
реализованы нижеперечисленные функциональные возможности программной
системы, обеспечивающей хранение и ввод следующей информации:
о поставщиках и поставках автомобилей;
о покупателях и покупках автомобилей;
об автомобилях, имеющихся на складе;
история продаж;
добавление, удаление, редактирование информации;
сортировка и поиск информации;
формирование счета-справки на проданный автомобиль.
Автоматизированный вариант решения задачи информационного обеспе-
чения деятельности автосалона по обслуживанию клиентов при продаже авто-
мобилей призван улучшить основные показатели работы данного предприятия.
В качестве преимуществ использования на предприятии программной системы
следует назвать:
упрощение ввода информации;
упрощение обработки информации;
увеличение степени достоверности и точности данных;
автоматизация контроля данных;
автоматизированное формирование выходных документов;
улучшение значений качества обработки информации;
снижение трудоемкости и времени обработки документации;
уменьшение количества времени на анализ и принятие решений по ос-
новным видам деятельности сотрудников;
увеличение числа обслуживаемых клиентов;
повышение квалификации и профессиональной культуры каждого со-
трудника отдела;
увеличение конкурентоспособности автосалона.
Бесспорно, автоматизация процессов деятельности менеджеров автосало-
на приведет только к увеличению всех показателей эффективности работы, сни-
зятся трудозатраты, временные затраты работы с клиентами и затраты времени
28
на организацию базы данных, увеличатся экономические показатели деятельно-
сти предприятия в целом за счет увеличения числа обслуживаемых клиентов.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Целью работы является создание единой автоматизированной системы,
позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать
информацию по учету автомобилей, поставщиков, клиентов и реализации услуг.
Технологический процесс данной задачи можно разделить на три этапа:
первый этап – сбор, регистрация, передача данных для дальнейшей
обработки;
второй этап – перенос данных на машинные носители и первоначаль-
ное формирование информационной базы;
третий этап включает операции накопления, сортировки, корректиров-
ки, обработки данных и выдачи результатов (отчета).
При реализации этих этапов необходимо учитывать следующее:
решение задач в установленные сроки;
обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обра-
ботку данных;
возможность решения задачи в различных режимах.
Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов:
сокращение числа операций, особенно ручных;
разработка системы жесткого контроля вводимой информации.
Весь процесс формирования, обработки, хранения данных по формирова-
нию заявки от клиента описан в схеме документооборота, которая представлена
рисунке 1.7 [12].
29
Рисунок 1.7 – Документооборот обработки заявки на подключение нового кли-
ента
Использование вычислительной техники при решении задач, описывае-
мых в данной работе, обуславливается рядом факторов [15]:
объем и качество выходной информации не позволит решать задачи
без использования вычислительной техники быстро и, что важно, корректно;
необходимость постоянной связи с различными базами данных.
Необходимые технические средства для решения вышепоставленных за-
дач, представленных на рисунке 1.7 представлены в таблице 1.2.
30
Таблица 1.2
Технические средства, используемые на этапах обработки заявки
Номер эта-
па
Технические средства
1-2, 4-5
ПК менеджера
3
ПК менеджера, сервер базы данных
7
ПК оператора, принтер
В таблице 1.3 представлены данные по временным затратам на выполне-
ние функций менеджером с анализом временного выигрыша при использовании
автоматизированной системы.
Таблица 1.3
Анализ временных затрат на выполнение функций менеджера в среднем в месяц
Номер этапа
Сейчас,
часов
После внедрения си-
стемы (прогноз), ча-
сов
Ведение базы данных клиентов
7,9
5,4
Ведение базы данных автомобилей
6,2
5,1
Формирование предложений
4,4
3
Формирование договора
4,7
3,1
Формирование отчёта
3,8
2
Формирования наряда на выдачу автомо-
биля на склад
3,2
2,1
Формирование заявки в бухгалтерию.
2,8
1,8
ИТОГО:
33
22,5
Таким образом, внедрение системы позволит более чем на 30% сократить
трудозатраты по указанным операциям, а также повысить надёжность хранения
данных, повысить полноту и надёжность хранения данных, унифицировать их
для общего использования сотрудниками и т.д.
31
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защи-
ты информации
В ООО «АлексАвто» не существует политики безопасности как таковой.
Разработаны лишь инструкции безопасности при работе с ПК. При поступлении
на работу, каждый сотрудник обязан под роспись ознакомиться с инструкцией.
Каждому сотруднику присваивается уникальный логин и пароль для входа в ОС
[16].
Помимо защиты коммерческих и других данных фирмы, защите подлежат
также личные данные клиентов:
- данный пункт отражёно в инструкции безопасности;
- ограничен доступ к формированию групповых отчётов по клиентам ав-
тосалона, что может использоваться для сбора и передачи их личных данных;
- введены ограничения по допуску к копированию табличных данных кли-
ентов.
Всё же данные меры безопасности не могут в полной мере гарантировать
утечку информации.
Все компьютеры сотрудников объединены в локальную (беспроводную)
сеть, имеющую выход в Интернет. Однако некоторые службы, такие как бухгал-
терия и юридический отдел наделены несколько другой структурой доступа: от-
делы могут использовать информацию других отделов, но не предоставляют им-
порт данных из своего компьютера. Каждая единица сети защищена паролем до-
ступа, что позволяет хранить особо важную и индивидуальную информацию,
связанную с организацией работы. Доступ в Интернет ограничивается полити-
кой прокси-сервера. На всех рабочих станциях установлен антивирус «Kaspersky
Endpoint Security».
32
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматиза-
ции «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на российском рынке программных продуктов предла-
гается большое количество информационных систем, позволяющих полноценно
автоматизировать все аспекты деятельности торгового предприятия. Рассмотрим
несколько из них.
«1С: Торговля и склад» используется повсеместно на крупных предприя-
тиях. Среди достоинств:
- полный функционал необходимых средств;
- большая проделанная работа по совершенствованию продукта, что дало
соответствующие плоды;
- регулярный выход улучшенных версий;
- круглосуточная поддержка;
- широкая распространённость, что устраняет необходимость обучения
при переходе бухгалтера на новое место работы;
- интеграция с остальными продуктами серии 1С
и другие.
Из недостатков необходимость платить достаточно крупные суммы за
ежемесячное обслуживание софта, что является серьёзным минусом для малого
и среднего бизнеса. К тому же интерфейс 1С сложен для новичков, а для полно-
ценной работы в программе требуется прохождения обучающих курсов.
Программу «ВС:Бухгалтерия» часто выбирают компании, которым нужен
полноценный бухгалтерский учет, но они не согласны платить по тарифам 1С.
Она, как и 1С, имеет сложный интерфейс, поэтому требует определенной
настройки и обучения. Фактически, это скопированная 1С, но с несколько уре-
занным функционалом.
Её недостатками являются сугубо бухгалтерский функционал, отсутствие
модуля CMR, затруднённая интеграция с торговым и кассовым оборудованием.
Также она достаточно дорого стоит в максимальном исполнении. Таким обра-
зом, на выходе получили немного более дешевый аналог «1С: Торговля и
33
склад». Это приложение может оказаться подходящим для тех, кто привык раз-
делять управленческий и бухгалтерский учет, и привык пользоваться продукта-
ми 1С.
Программа GrossBee является системой, предназначенной для комплекс-
ной автоматизации предприятий, её можно отнести к ERP. В однопользователь-
ском формате можно воспользоваться бесплатной версией приложения. Струк-
тура GrossBee является модульной и подстраивается индивидуально под клиен-
та, поэтому коробочные решения у компании отсутствуют. Стоимость продукта
также определяется отдельно в каждом случае.
Программа имеет расширенный ряд подсистем, которые имеют общую ба-
зу данных, в рамках которой обмениваются информацией. Для небольшого биз-
неса GrossBee, как и 1С, подходит плохо из-за сложности внедрения, немалой
цены для решений с расширенным функционалом и необходимости обучения.
Программа Openbravo также является аналогом «1С: Торговля и склад» и
ориентирована на производство и торговлю. Среди её пользователей - средний и
малый бизнес. Это ERP-система с открытым кодом, предназначенная для работы
сети распределенных POS-систем, объединённых одной базой данных.
Среди достоинств программы лёгкость обновления и возможность само-
стоятельной доработки программного кода под свои нужды. Однако наилучшие
показатели программа демонстрирует всё же в сетевом розничном бизнесе, т.к.
именно для него она изначально и разрабатывалась.
Приложение «МойСклад» ориентировано прежде всего на розничную тор-
говлю и является небухгалтерским аналогом «1С: Торговля и склад». Оно пред-
назначено для предпринимателей, которые используют налоговые спецрежимы
УСН, патент и ЕНВД.
Благодаря ориентированию на малый и, меньше, средний бизнес, про-
грамма имеет ряд особенностей:
- возможность установки на мобильные устройства;
- отчёты с развитым анализом работы отдельных точек;
- гибкая настройка прав пользователей;
- инструменты для сетевого учёта точек.
34
Однако в программе не представлен бухгалтерский функционал и отсут-
ствует круглосуточная поддержка.
На основании данного анализа можно сделать вывод, что программа «1С:
Торговля и склад» удерживает место лидера на российском рынке готовых про-
граммных продуктов для этой сферы и является, по сути, стандартом данной от-
расли. Однако, и она, и её аналоги имеют ряда недостатков, таких как дорого-
визна закупки и обслуживания, необходимость в обучении определённая гро-
моздкость и избыточность для ряда задач, а в более дешёвых аналогах: ухуд-
шенный функционал, отсутствие круглосуточной поддержки.
Наличие перечисленных недостатков применения существующих про-
граммных продуктов автоматизации торговой деятельности предприятия под-
тверждает необходимость в разработке собственной системы автоматизации ра-
боты менеджеров по продажам автосалона ООО «АлексАвто».
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Для автоматизации бизнес-процессов предприятия необходимо выбрать
стратегию. Существуют следующие виды стратегий [4]:
хаотичная автоматизация состоит из набора автоматизированных
участков, не связанных друг с другом. Такая автоматизация определяется опера-
тивными задачами и обычно не отражается в стратегических планах компании,
поэтому, такая АИС оказывается малоэффективной;
автоматизация по участкам представляет собой процесс автоматизации
отдельных функциональных участков (отделов);
автоматизация по направлениям отличается от автоматизации по
участкам тем, что предполагает участие всех функциональных подразделений,
деятельность которых связана с направлением автоматизации;
полная автоматизация подразумевает автоматизацию всех направлений
деятельности предприятия.
Целью данной работы является автоматизация работы менеджеров по ве-
дению учета продаж автомобилей и взаимодействию с клиентами, поэтому, по-
сле анализа существующих стратегий, была выбрана автоматизация по участкам.
35
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Аналитическая работа по изучению информационного обеспечения фир-
мы «АлексАвто» привела к мысли сравнить ее информационное обеспечение с
программными продуктами, используемыми конкурентами, чтобы определить
уровень рассматриваемой фирмы на общем фоне рынка. Для этого был проведен
опрос смежных по деятельности компаний, направленный на изучение инфор-
мационного обеспечения. К сожалению, техническую составляющую работы
других фирм узнать не удалось, так как люди с настороженностью относились и
к анализу программного обеспечения. Результаты анализа представлены в таб-
лице 1.4. Представленные в таблице автосалоны занимаются продажей новых
или б/у иномарок, во внимание не брались автосалоны, занимающиеся реализа-
цией русских моделей. Следует отметить, что опрос был направлен на изучение
программного обеспечения, с которым работают именно менеджеры по прода-
жам или отделы, связанные с работой с клиентами. Не учитывались программ-
ные продукты, имеющиеся в компании для организации экономической состав-
ляющей деятельности фирмы. Такой подход применен для того, чтобы понять,
как именно в компании ведется работа именно по продажам автомобилей потре-
бителю.
36
Таблица 1.4
Сравнительный анализ ПО автосалонов г. Красноярска
Название автоса-
лона
Специализация
Имеющееся ПО
Дополнит. ПО
1
2
3
4
Авто-Двор
Продажа новых авто-
мобилей Nissan
Стандартный пакет
MS Office
-
Автокредит 24
рус
Продажа новых и по-
держанных автомоби-
лей импортного произ-
водства только с левым
рулем.
Учет автомобилей
в MS Office Excel
-
Автомен
Поиск, покупка и до-
ставка автомобилей из
Японии
Стандартный пакет
MS Office
-
Автотехцентр
Красноярский
Продажа новых авто-
мобилей KIA, Nissan,
Suzuki, Great Wall
Стандартный пакет
MS Office
-
Атлантик- Мо-
торс
Продажа автомобилей
Chevrolet, Nissan, Opel,
Renault
БД автомобилей в
MS Office Excel
Компьютерное
ПО для диа-
гностики и
ремонта га-
рантийных ав-
томобилей