28
информационных технологий, определить требования к автоматизации
данных процессов, на основании этих диаграмм и проведенного анализа,
можно сформулировать требования к функционированию разрабатываемой
конфигурации. Основными недостатками при ведении расчета с
поставщиками являются:
– отсутствуют механизмы определения суммы задолженности перед
поставщиком, в случае не одноразовых выплат;
– заказ у поставщика не обоснуется на имеющихся запасах. Что может
привести к приобретению не нужного дорогостоящего оборудования или
материала.
Рассмотрим детализацию работы с подрядчиками. На рисунке 12
представлена детализация блока «Выполнить расчет с подрядчиком».
Рисунок 12. Детализация блока «Выполнить расчет с
подрядчиком»
Блок детализирован следующим образом:
29
– оформить договор на предоставление подрядческих услуг;
– определить вид выполняемых подрядчиком работ;
– принять выполненные работы;
– выполнить оплату подрядчикам.
Блок «Оформить договор на предоставление подрядческих услуг» по
своей сути похож на «Заключить договор на поставку» и не будет
представлен.
На рисунке 13 представлена детализация блока «Определить вид
выполняемых подрядчиком работ».
Рисунок 13. Детализация блока «Определить вид выполняемых
работ подрядчиком»
На рисунке представлены следующие блоки:
– указать подрядчиков, которые будут выполнять работы;
– сформировать акт работ;
– указать какие работы будут выполнены подрядчиком.
30
На рисунке 14 представлена детализация блока «Принять выполненные
работы».
Рисунок 14. Детализация блока «Принять выполненные
работы»
Детализация представлена следующими блоками:
– проверит выполнение указанных в акте работ;
– указать в акте, какие работы выполнены;
– определить стоимость выполненных работ.
Блок «Выполнить оплату подрядчикам» похож на блок «Оплатить
доставленные материалы» и детализирован не будет.
Анализируя процесс «Вести расчет с подрядчиком» можно определить
следующие недостатки
– акт работ должен формироваться с учетом прейскуранта цен на
услуги, что позволит более обосновано формировать стоимость
выполненных работ;
31
– при выполнении работ подрядчиком расходуются материалы
компании, при этом учет расхода не ведется;
– отсутствуют инструменты анализа и мониторинга актов работ;
– не предусматривается интеграция в 1С Бухгалтерию, что может
приводить к дублированию или не учету данных.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
Использование информационных технологий для решения задачи
автоматизации расчета с поставщиками и подрядчиками компании должно
обеспечить:
– автоматизацию регистрации, учета и контроля входящих,
исходящих, внутренних документов связанных с взаимодействием с
поставщиками и подрядчиками - договор;
– при создании приходной накладной формирование движения,
которое будет соответствовать сумме задолженности перед поставщиком;
– ведение учета выполняемых выплат поставщику;
– отображение текущего состояния задолженности перед
поставщиком с учетом выполненных транзакций;
– формировать акт выполненных работ с учетом стоимости
выполняемых услуг и подсчетом общей стоимости акта;
– вести учет расходуемых материалов компании при выполнении
работ подрядчиками;
– хранение документов, группировку и разбиение их по категориям
или дате создания;
– поиск документов по реквизитам, дате создания, периоду работы,
назначению или содержанию;
– формирование отчетности по движению документов, вывод
реестров договоров, накладных, актов и т.п.;
– управление правами доступа к ресурсам системы и документам.
32
Конфигурация будет разработана средствами системы 1С Предприятие.
При разработке конфигурации необходимо выполнить следующие операции:
– установить платформу;
– создать каталог информационной базы;
– войти в режиме Конфигуратор и выполнить разработку объектов,
которые обеспечат функционирование автоматизированной системы учета
обращений пользователей.
Таким образом, программная реализация сводится к разработке
конфигурации в среде 1С, к данной конфигурации предъявляются
следующие требования.
1. Иметь средства позволяющие осуществлять сотрудничество с
поставщиками и подрядчиками – договор;
2. Осуществлять сбор информации о контрагентах – хранение
информации о поставщиках и подрядчиках: общие сведения, контактная
информация;
3. Хранить информацию об оборудовании и материалах, которые
используются компанией в производстве, и поставляются поставщиками или
расходуются подрядчиками при оказании услуг;
4. Осуществлять подготовку и оформление документов, которые
позволяют вести учет взаиморасчетов с поставщиком – приходная накладная
и подрядчиком – акт выполненных работ.
Для анализа расчетов с поставщиками и подрядчиками, необходимо
разработать группу отчетов, которые будут предоставлять информацию по
следующим направлениям деятельности предприятия:
– остатки материалов – данный отчет позволит владеть полной
информацией о имеющихся материалах и оборудовании и позволит более
обосновано формировать заказ поставщикам, что позволит сократить
количество заказываемых не нужных материалов;
33
– обороты материалов – данный отчет позволит определить движение
материалов и оборудования, даст возможность определить в каких случаях
он расходуется, каким образом происходит доставка материалов;
– взаиморасчеты – позволит определить сумму к выплате,
выплаченную текущую сумму и имеющуюся задолженность перед
поставщиком или подрядчиком;
– какие работы и на какую сумму были предоставлены подрядчиками.
1.2.3. Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
Внедрение на ООО «Лидердор» информационных технологий, которые
реализуются в основном с использованием программных средств
собственного производства, привела к существенному обострению проблемы
зависимости информационной безопасности от воздействия различных
факторов. Это выражается возможными преднамеренными и
непреднамеренными воздействиями нарушителя на данные, которые
передают пользователи, на управленческую информацию, а также оказывает
влияние на аппаратно-программные средства, которые обеспечивают эти
процессы.
С увеличением объемов хранимой и передаваемой информации
наращиваются потенциальные возможности нарушителя к осуществлению
несанкционированного доступа к информационной сфере предприятия.
Применение все более сложных технологий и процессов в
функционировании предприятия является причиной появления ошибок в
аппаратно-программных средствах, используемых в компании «Лидердор».
Такие возможности могут быть использованы нарушителями.
При разработке программного обеспечения необходимо соблюдать
основные стандарты, которые регламентируют:
– показатели качества программных средств;
34
– придерживаться жизненного цикла и технологического процесса
создания критических комплексов программ, которые способствуют
повышению их качества и информационной безопасности.
В соответствии с этим для защиты информации разрабатываемой
системы необходимо реализовать следующие инструменты:
– разработка интерфейсов для каждой категории пользователей, в
соответствии с правами доступа;
– осуществление входа в систему пользователям только с
использованием логина и пароля;
– обеспечение резервного копирования информационной БД;
– хранение целостности системы.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Готового универсального программного решения. которое
автоматизирует учет расчетов с поставщиками и подрядчиками нет, по той
причине, что существующие системы автоматизации имеют более широкий
функционал.
Одним из универсальных программных продуктов по организации
учета выполненных операций и ведения взаиморасчетов с контрагентами
является продукт с названием 1С: Предприятие. Данный программный
продукт позволяет хранить, и соответственно обрабатывать данные,
связанные с организационной и экономической деятельностью предприятия.
1С: Предприятие не является программой, в классическом понимании. По
сути 1С: Предприятие является программной платформой, на базе которой
строится система, под решение конкретных задач, конкретного, отдельно
взятого предприятия.
Сама по себе программная платформа не способна решить ту или иную
поставленную задачу автоматизации или контроля чего-либо. Конфигурация,
35
в свою очередь, тоже не в состоянии выполнять поставленные ей задачи без
программной платформы. На рынке присутствует одна программная
платформа под названием 1С: Предприятие, а также множество ее
конфигураций, которые работают под ней.
Учитывая то, что поставленные задачи бывают абсолютно разными,
компания 1С совместно со своими компаньонами производит
конфигурационные решения, предназначенные для автоматизации
конкретной, узконаправленной области деятельности человека
(предприятия). Можно сказать, что это решение является универсальным, так
как оно может помочь в удовлетворении потребностей разных предприятий,
работающих в какой-то конкретной области. Но в то же самое время,
универсальность приводит к тому, что конкретно взятое предприятие
использует прикладное решение не на полную возможность.
Недостатки:
– высокая уязвимость;
– платное лицензирование;
– высокая нагрузка на процессор и ОЗУ.
Программа «Архив документов» позволяет автоматизировать процесс
управления документооборотом и делопроизводством в организации. Данная
система дает возможность создать единую базу документов, оптимизировать
учет и контроль выполнения ежедневных задач и решений, минимизировать
затраты времени и средств на рутинные операции, повысить эффективность
деятельности сотрудников и многое другое.
Благодаря гибкой и интуитивно простой структуре базы данных,
программу можно настроить самостоятельно под любые необходимые задачи
без специальных знаний и IT-ресурсов.
Недостатки:
– закрытость;
– данная программа рассчитана на работу с архивными документами,
а не вести учет текущих;
36
– нет возможности составления маршрута документа;
– платное лицензирование.
Exacta WCS (Система управления взаимоотношениями с
контрагентами) включает в себя несколько функциональных модулей,
которые обычно находятся в системе управления предприятием для
эффективного учета операций. Модульный характер позволяет легко
добавлять дополнительные функции, когда нуждается система или объект.
Преимущества системы Exacta:
– модульная архитектура, которая упрощает выполнение различных
требований коммуникационного протокола в режиме реального времени или
разработанных интерфейсов;
– видимость для работы во всех областях с возможностью удаленного
наблюдения;
– работает как единый пункт коммуникации с ERP системой
предприятия;
– встроенные диагностические инструменты, графики и отчеты.
Выполним сравнение представленных систем (таб. 1). Для оценки
будет использоваться шкала от 0 (не имеет) до 5 (наивысший балл)
Таблица 1
Сравнительный анализ существующих программных
решений
Критерий сравнения
1С
Предприятие
Архив
документов
Exacta
Функциональность
системы
5
3
5
Сложность разработки
Высокая
Не сложно
высокая
Требовательность к
ресурсам
Высокая
Низкая
высокая
Автоматизация основных
складских операций
5
2
4
Быстрота работы
4
5
5
Сложность установки
платформы
4
3
4
Стоимость
30000 руб
Есть
бесплатная
версия
35000 руб
37
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Разработка системы автоматизации расчетов с поставщиками и
подрядчиками компании позволит отойти от бумажного сопровождения, даст
больше инструментов контроля и мониторинга, обеспечит более прозрачное
формирование информации. Внедрение средств автоматизации позволит
изменить следующие процессы:
– формирование заказа материла у поставщика будет более
обоснованным – перед началом заказа отдел закупок будет анализировать
имеющиеся остатки и обороты материалов – нет смысла заказывать материал
или оборудование, которые плохо или редко используется в производстве;
– на основании приходной накладной должен формироваться счет на
оплату поставщику с указанием вносимой суммы;
– задачи подрядчикам формируется в виде акта работ, с указанной
стоимость работ, которые формируются на основании утвержденного
прейскуранта услуг;
– выплата подрядчикам выполняется на основании выполненного акта
работ;
– должны присутствовать инструменты мониторинга выполнения
актов и выплат;
– ведение статистических данных осуществленных выплатам и
взаиморасчетам.
Представим диаграммы в модели «TO-BE» [13,20]. На рисунке 15
представлен процесс «Ведение взаиморасчетов с поставщиками и
подрядчиками».При представлении процессов, будет уделено внимание,
элементам, которые изменились по сравнению с представленной ранее
моделью «Как есть». На представленной диаграмме следующие изменения:
– изменены выходные информационные потоки – взаиморасчеты с
поставщиком, акт работ, отчеты, взаиморасчеты с подрядчиками;
– добавлен механизм «Система автоматизации».