27
распределения заданий и учета работы монтажных бригад.
Можно выделить следующие подцели:
˗ Повысить эффективность, прибыльность бизнеса и снизить затраты.
Разработать систему учета работы монтажных бригад.
˗ Повысить результативность и эффективность сотрудников. Разработать
и внедрить систему распределения заданий.
˗ Создать «информационную базу» для принятия правильных
управленческих решений. Обеспечить быстрый сбор и контроль данных по
исполнению системы учета работы монтажных бригад. Автоматизация системы
работы монтажных бригад.
Разработку ИС распределения заданий и учета работы монтажных бригад
ООО «Евромет» необходимо выполнить в несколько этапов:
1. Подготовительный этап.
˗ Интервьюирование и консультации с представителями компании.
˗ Изучение организационной структуры компании.
˗ Изучение ключевых функций (бизнес-процессов) всех должностей,
участвующих в проекте.
2. Разработка системы распределения заданий и учета работы монтажных
бригад.
Разработка осуществляется с привлечением руководителей и ключевых
сотрудников ООО «Евромет».
Подготовка документов к согласованию с руководством.
Согласование с руководством компании итоговых документов.
3. Автоматизация системы распределения заданий и учета работы
монтажных бригад.
Разработка системы.
Внесение всех данных в систему.
Настройка и опытная эксплуатация.
Результатами проекта являются:
Автоматизированная система распределения заданий и учета работы
монтажных бригад ООО «Евромет».
28
Проектируемую систему можно будет внедрить системы на других
предприятиях и в различных, особенно смежных, предметных областях. Данная
система является достаточно гибкой, т.е. настраиваемой в соответствии с
возможными изменениями содержания выбранной функции управления.
Эта система эффективна, так как характеризуются следующим:
правильная ориентация. Основные показатели работы всегда связаны с
корпоративными стратегическими целями, результатами ключевых бизнес-
процессов, а также проектов в области развития.
достижимость. Утвержденные показатели и стандарты должны быть
достижимыми. Для достижения этой цели он должен быть связаны со
значительными усилиями, но в то же время, вероятность достижения должна быть
не менее 70 - 80%.
открытость к действию. Значения ключевых показателей
эффективности рассчитываются на основе фактических данных, то есть
пользователи могут вмешиваться в процесс, чтобы улучшить работу, пока время
еще не потеряно.
обеспечение прогнозирования. Основные показатели – количественные
факторы, влияющие на стоимость бизнеса, то есть, они являются индикаторами,
которые определяют желаемые будущие результаты.
легкость восприятия. Ключевые показатели эффективности должны
быть легко понятны.
баланс и взаимосвязанность. Система показателей должна быть
сбалансирована.
инициировать изменения. Измерение ключевых показателей
эффективности должны привести в организации к цепной реакции
положительных изменений, особенно если процесс поддерживает руководство
компании.
простота измерений. Ключевые показатели эффективности работы
рассматриваются в контексте процесса, в котором используются целевые и
пороговые значения, и пользователи должны иметь возможность время от
времени количественно оценивать прогресс.
29
актуальность. Воздействие даже очень хороших ключевых показателей
эффективности с течением времени ослабевает, поэтому они должны
периодически пересматриваться.
За отсутствием автоматизированной информационной системы
распределения заданий и учета работы монтажных бригад, информация
находится в основном на бумажных носителях и частично в файлах MS Excel.
С системой будут работать три группы пользователей – администратор,
бригадиры, приемщики (диспетчеры).
На вход системы должны поступать заявки на монтаж или ремонт
оборудования. На выходе системы будет готовый отчёт о работе монтажных
бригад и аналитическая отчетность.
Основными функциями, предназначенными для автоматизации этого
программного продукта, являются:
˗ регистрация и учет заявок на монтаж оборудования и ремонт
оборудования;
˗ учет установленного оборудования;
˗ оформление заказов на установку оборудования и ремонт оборудования;
˗ ведение справочника клиентов компании и история монтажа и ремонта
установленного оборудования;
˗ быстрый поиск информации об установленном оборудовании.
˗ отчетность по результатам деятельности монтажных бригад ООО
«Евромет».
Таким образом, автоматизация всех вышеперечисленных функций
позволит и будет минимизировать трудозатраты, связанные с подготовкой
сопроводительной документации и итоговой отчетности.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
На сегодняшний день учет и контроль выполнения заявок на монтаж
оборудования и ремонт оборудования в компании ООО «Евромет»
осуществляется с помощью журнала заявок. Технология «бумажного» и
«частично автоматизированного» учета деятельности предприятия находит
30
отражение в неэффективной организации бизнеса. Кроме того, ручная
компиляция и обработка отчетов о результатах деятельности подразделений и
формирование сопроводительных документов могут внести разлад в
деятельность любой организации.
Отсутствие информационной системы для автоматизации учета работы
монтажных бригад, в связи с очень низкой скоростью обработки заказов и
формированием соответствующих нарядов, в свою очередь, не позволяет
эффективно поддерживать клиентов.
При внедрении основных бизнес-процессов возникают следующие
проблемы и недостатки:
˗ низкая скорость регистрации и контроля выполнения запросов на монтаж
и ремонт оборудования;
˗ увеличение времени обработки заявок на монтаж и ремонт оборудования;
˗ трудности при выполнении заказов на монтаж и ремонт оборудования;
˗ трудности с поиском документов в журнале учета;
˗ трудности в планировании технического обслуживания оборудования;
˗ несоблюдение графика технического обслуживания;
˗ низкая скорость и точность в отчетности о результатах деятельности
монтажных бригад компании ООО «Евромет».
По мере проведения работ исполнители должны отмечать факт проведения
работы для последующего анализа.
Неорганизованность учета приводит к снижению производительности
сотрудников ООО «Евромет» и уменьшению количества автоматизированных
операций.
В связи с этим назрела необходимость создания автоматизированной
информационной системы учета работы монтажных бригад.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В компании ООО «Евромет» организована комплексная защита
информации.
Сервер с информацией находится в защищённом от стихийных бедствий,
31
взлома, пожара, затопления месте. Таким образом, организована физическая
защита хранилищ информации.
Организована защита данных от потери путём дублирования данных в
независимое защищённое хранилище.
За отсутствием информационной системы учета работы монтажных бригад,
информация находится в основном на бумажных носителях и частично в файлах
MS Excel. Бумажные документы сохраняются в сейфе.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
С появлением первых средств автоматизации были разработаны и первые
программы бухгалтерского и управленческого учета, число которых в России и в
других странах мира в настоящее время оценивается в сотни. Если говорить о
России, в каждой уважающий себя компании или организации, которая имела
свой собственный отдел автоматизации, еще в 1980-х годах, престижно было
использовать программное обеспечение бухгалтерского учета своей собственной
разработки. Эти программы были основаны на различных аппаратных
платформах (от мэйнфреймов и заканчивая ПК) и инструментах (от PL-1 и
заканчивая Clipper и FoxPro). С появлением новых, более совершенных
инструментов и оборудования, эти программы были изменены и расширили свои
функциональные возможности (особенно быстро это происходило на Западе).
Современная автоматизированная система управления предприятием
предназначена для оптимизации производительности, в первую очередь,
кадровых служб предприятий по управлению персоналом (в дополнение к
бухгалтерскому учету и другим видам учета на предприятии) и играет важную
роль в повышении производительности их труда.
В настоящее время на рынке не так уж много доступных
автоматизированных систем управления выполнением работ по монтажу
оборудования.
Примерами таких систем могут быть системы Программный комплекс для
определения затрат на производство строительных, ремонтных и монтажных
32
работ «СМР-Про» компании ООО «СМР-Софт» и программа «УСУ –
Универсальная Система Учета» компании «ИП Акулов Николай Николаевич».
Программный комплекс для определения затрат на производство
строительных, ремонтных и монтажных работ «СМР-Про» компании ООО «СМР-
Софт»
Описание программы
Пакет программ можно условно разделить на 4 основных блока задач:
1) «Подготовка сметной документации»
2) «Составление договорной (контактной) цены»
3) «Подготовка акта приемки выполненных работ»
4) «Оперативный учет»
Блок задач «Подготовка оценочной документации» - это подготовка
полного пакета оценочной документации (Локальные оценки, Оценки объектов,
Отчет о ресурсах, Ведомость объемов, Сводная оценка).
Блок задач «Составление договорной (контактной) цены», составление
индекса этапов работы, составление графика работ на этапах работы (раздел
сметы, сметы, объекта), график платежей, формирование выходных документов
для расчета договорной цены объекта, составление выполненных работ.
Блок задач «Подготовка актов приемки» для выполненных работ, включая
формирование актов Материалы, эксплуатация машин и механизмов,
оборудование, расчет отклонений в стоимости материалов.
Блок задач «Ведение оперативного учета», составление различных
регистров выполненной работы.
«СМР-Про» включает в себя:
Нормы потребления ресурсов в натуральном выражении для строительных
конструкций и работ, для установки оборудования, для ремонта - строительные
работы, реставрационные и реставрационные работы, ввод в эксплуатацию.
Программа позволяет пользователю создавать свою базу данных норм и
цен, вносить коррективы в обще стандарты. Пользователь имеет возможность
изменить метод расчета для проделанной работы, скорректировать налоги, а
также внести изменения в состав и форму выходных форм. Программа также
33
позволяет визуально отслеживать ход работы, создавать кумулятивные отчеты,
контролировать запланированное и фактическое потребление ресурсов,
переносить документы с одного рабочего места на другое с помощью функций
экспорта-импорта, импортировать данные из файлов разного формата. Можно
использовать программу в локальной сети.
При покупке ПК «СМР-Про» пользователю предоставляется
неограниченная лицензия на программу, т. е. когда права на использование
программы предоставляются на время действия авторского права.
В рамках поддержки ПК «СМР-Про» пользователям предоставляется
периодическое обновление программы и базы данных стандартной информации.
Также начальная подготовка предоставляется пользователям для работы с
программными, информационно-методическими и практическими
консультациями пользователей по телефону.
Стоимость программы – 700 р. на 1 компьютер.
Программа «УСУ – Универсальная Система Учета» имеет очень удобный в
использовании интерфейс. Благодаря программе, менеджеры, ответственные за
тот или иной отдел, могут держать нужную информацию о клиентской базе или о
базе сотрудников в поле зрения и управлять ею: есть возможность экспортировать
из базы или импортировать ее в базу. Программа также помогает при составлении
инвойсов для клиентов и отчетов для руководства по каждому отдельному
сотруднику.
Гибкие системные настройки позволяют эффективно взаимодействовать с
различными бизнес-областями. Например, программа учета работы, выполняемой
для копировального центра, будет создана с учетом пожеланий и потребностей
клиента. Учет и приемка работ осуществляется в соответствии со спецификой
этой деятельности. Это может быть даже учет работы, выполняемой для
внутренних потребностей предприятия или контроля выполнения некоторых
административных функций.
Программу могут использовать:
˗ торговые организации;
˗ производственные компании;
34
˗ офисные предприятия;
˗ спортивные и учебные заведения;
˗ медицинские учреждения;
˗ магазины;
˗ компании с гибким графиком работы сотрудников;
˗ рекламные компании;
˗ и т.п.
Ниже приведен краткий перечень функций Универсальной системы учета.
В зависимости от конфигурации разрабатываемого программного обеспечения
может варьироваться.
˗ Профессиональная программа заботится о работе, выполняемой с особой
тщательностью;
˗ Удобный и простой интерфейс создает комфортные условия работы для
учета выполненных работ и услуг;
˗ Все процессы организации учета выполненных на предприятии работ
полностью контролируются;
˗ Программа характеризуется высокой скоростью и производительностью;
˗ Богатый набор инструментов делает работу по учету готовых рабочих
нагрузок более продуктивной;
˗ Ведение учета завершенных трудовых приобретений четкой структурой;
˗ Программа создает иерархию задач в соответствии с их важностью;
˗ Взаимодействие с другими электронными форматами хранения данных
делает работу еще более удобной;
˗ Универсальная поисковая система позволяет быстро перемещаться по
системе;
˗ Программа предоставляет режим удаленного доступа;
˗ Система может быть адаптирована к любому предприятию и интерфейсу
для каждого сотрудника;
˗ На основе проделанной работы проводятся аналитические мероприятия;
˗ Автоматизация служит гарантией своевременности и качества работы.
Стоимость программы – 750 р. 1 рабочее место.
35
Проведя ценовой обзор автоматизированных информационных систем в
сфере учета выполненных работ, которые пользуются спросом на современном
рынке подобных систем, можно сделать вывод, что в среднем цена на такую
систему составляет около 700 рублей на один компьютер, при этом разброс цен
является следствием различия функциональности.
Экономическая выгода достигается за счет разработки системы «для себя»
и отказа от излишней функциональности, так как со всеми задачами может вполне
справиться и небольшая программа [28].
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Есть четыре варианта стратегии автоматизации:
хаотичная;
по участкам;
по направлениям;
полная.
Хаотично автоматизации состоит из множества автоматизированных
участков не связаны друг с другом. Такая автоматизация определяется
оперативными целями и, как правило, не отражена в стратегических планах
компании.
Автоматизацией по участкам является процесс автоматизации отдельных
функциональных областей, например, бухгалтерии, отдела продаж и т.д.
Автоматика для направлений. Она отличается от автоматизации на
участках тем, что предполагает участие всех функциональных подразделений,
деятельность которых связана с тенденцией автоматизации.
Полная автоматизация включает в автоматизацию абсолютно все бизнес-
процессы.
Поскольку разрабатываемая система будет использоваться для
автоматизации учета выполненных работ, то наиболее подходящей стратегией
является использование третьей модели автоматизации: по направлениям – учета
выполненных работ.
Данный проект призван усовершенствовать систему учета, и с его помощью
сотрудники компании будут осуществлять свою повседневную деятельность и
36
решать привычные для них задачи, но при этом будут использовать не только
бумажные носители, но и заносить информацию в базу данных документов. Такое
хранение данных, позволит не только повысить надежность и достоверность
информации, но и ускорит процесс обработки документов.
В соответствии с этим, разработка информационной системы по учету
работы монтажных бригад должна решить следующие подзадачи:
1. Устранение ошибок неполноты информации, устранение дублирования
информации.
2. Автоматизация расчета показателей.
3. Получение необходимых аналитических отчетов.
Решение перечисленных задач обеспечит следующее:
˗ увеличение прозрачности создания и движения документов с точки зрения
управления;
˗ увеличение упорядоченности и доступности необходимых документов;
˗ устранение, где это возможно и оправданно, печатных копий и
рукописных документов;
˗ облегчение создания новых и поиска существующих документов;
˗ устранение ошибок при создании новых документов;
˗ повышение достоверности информации;
˗ сокращение временных затрат на обработку и получение необходимой
информации.
Среди задач автоматизации отдельно следует выделить задачу
автоматизации ведения базы комплектующих и материалов для монтажа, а также
ведение базы данных заявок на монтаж и ремонт оборудования.
Накопление данных о заявках на монтаж и ремонт оборудования является
очень важной частью автоматизации предприятия, которое направлено на
обслуживание клиентов, по этой базе можно понять, что нужно клиентам в
данный момент, даже если мы не можем в данный момент удовлетворить запрос
клиента, информация о том, что поможет в развитии ассортимента услуг
компании ООО «Евромет».