11
ресурсы: принтеры и папки с общим доступом для всех компьютеров ЛВС
компании.
Программное обеспечение, используемое в организации,
разнообразно и применяется для широкого круга задач. В департаменте
аппаратного обеспечения используют специальное ПО для мониторинга
работы оборудования по локальной сети, его диагностики и исправления
работы (Paessler AG PRTG Network Monitor, Vicroria и пр.). В отделе
разработки ПО используется специальные средства для организации
проектирования и разработки программных продуктов: конфигуратор 1С,
PhpStorm, Eclipse, Microsoft Visual Studio.
Для удаленного подключения к компьютерам используется Ammyy
Admin. Для организации работы службы технической поддержки
пользователей клиентов компании используется ПО собственной
разработки, которое написано на языке PHP и позволяет сотрудникам
клиентских компаний оставлять обращения на техническую поддержку, а
менеджерам технической поддержки их обрабатывать и отправлять в
работу сотрудникам нужного структурного подразделения. Для работы
данного ПО на сервере приложений запущен веб-сервер Apache.
В качестве основной информационной системы для автоматизации
учета деятельности компании выступает 1С: Бухгалтерия. На сервере
установлена серверная часть, а на пользовательских компьютерах
сотрудников бухгалтерии и отдела кадром – клиентские.
В качестве СУБД для системы 1С используется Microsoft SQL Server.
В качестве СУБД для системы 1С используется Microsoft SQL Server.
Платформа данных SQL Server включает следующие инструменты:
Реляционная база данных: безопасное, надёжное,
масштабируемое, высоко доступное ядро с улучшенной
производительностью и поддержкой структурированных и
неструктурированных (XML) данных.
12
Replication Services: репликация данных для распределённых и
мобильных приложений обработки данных, высокая доступность систем,
масштабируемый параллелизм со вторичными хранилищами данных для
отчётных решений предприятия, и интеграция с разнородными системами.
Notification Services: развитые возможности уведомлений для
разработки и внедрения масштабируемых приложений, способных
доставлять персонализированные, своевременные обновления информации
множеству соединённых и мобильных устройств.
Integration Services: возможности извлечения, преобразования и
загрузки для хранилищ данных и интеграции данных в масштабе
предприятия.
Analysis Services: аналитическая обработка в реальном времени
(OLAP) для быстрого, сложного анализа больших и смешанных наборов
данных, использующая многомерное хранение.
Reporting Services: исчерпывающее решение для создания,
управления и доставки как традиционных бумажных отчётов, так и
интерактивных, основанных на технологии WWW отчётов.
Инструменты управления: SQL Server включает средства
управления для развитого управления и настройки баз данных, также, как
и тесную интеграцию с такими инструментами, как Microsoft Operations
Manager (MOM) и Microsoft Systems Management Server (SMS).
Стандартные протоколы доступа к данным существенно уменьшают
время, необходимое для интеграции данных SQL Server с существующими
системами. В дополнение, поддержка Web служб встроена для
обеспечения взаимодействия с другими приложениями и платформами.
Инструменты разработки: SQL Server предлагает
интегрированные инструменты разработки для ядра базы данных,
извлечения, трансформации и загрузки данных, извлечения информации,
OLAP и отчётности. Каждая главная подсистема SQL Server поставляется
13
со своей собственной объектной моделью и набором API для расширения
системы данных в любом направлении, которое уникально для каждого
отдельно взятого бизнеса.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для анализа бизнес-процессов, связанных с регистрацией и
обработкой заявок на комплектующие для персональных компьютеров,
воспользуемся функционально-структурным моделированием этой
деятельности. В качестве основной методологии построения
функциональных моделей выступает IDEF0.
Методологию IDEF0 создали американские военные для того, чтобы
более успешно тиражировать бизнес-процессы на предприятиях
аэрокосмической промышленности. В свое время венные столкнулись с
проблемой следующего типа.
При проектировании деятельности заводов было замечено, что
каждый раз сотрудники выполняют одни и те же действия при
проектировании подсистем управления, на что уходило много
дополнительного времени и ресурсов. Поэтому возникла идея разработать
новый язык, или чертеж, при помощи которого сотрудники могли бы
описать типовые подсистемы управления и при создании нового завода
использовать эти наработки. Язык, которые был создан для этих целей, лег
в основу методологии описания бизнес-процессов на предприятиях IDEF0
[18].
Данная методология описания бизнес-процессов предполагает
указание не только входов и выходов, но дополнительных входов. Всего в
14
данном стандарте выделяют три типа входа: первый так и называется вход,
второй – управлением, а третий – механизмами.
Стандарт IDEF0 регламентирует с помощью входа (первый тип
входных данных) показывать объекты, которые преобразуются в данным
бизнес-процессе, это могут быть информационные и материальные потоки.
С помощью управления (второй тип) показывают объекты, которые
управляют выполнением бизнес-процессом. С помощью механизмов
(третий тип) необходимо показывать объекты, которые непосредственно
осуществляют данный бизнес-процесс: сотрудники, технические средства,
информационные системы. На выходе бизнес-процесса показывают
результат его выполнения [19].
На первом этапе построения IDEF0 модели система представляется
как единое целое. Основная цель данного этапа – выявить входные и
выходные данные, а также механизмы и правила для данной системы [19].
Диаграмма данного этапа называется контекстной.
Контекстная диаграмма деятельности компании, связанной с
регистрацией о обработкой заявок на комплектующие для ПК, изображена
на рисунке 4 (для построения диаграмм использовалось CASE- средство
AllFusion Process Modeler 7).
15
Рисунок 4 – Контекстная IDEF0-диаграмма
В качестве входных данных для рассматриваемой деятельности
компании выступают потребности в комплектующих для ПК, прайс-листы
поставщиков и комплектующие, имеющиеся на складе в службе
снабжения. Результатом рассматриваемой деятельности являются письмо
со списком необходимых комплектующих, выданные комплектующие,
общий список закупок и заказы поставщикам.
Механизмами, выполняющими рассматриваемую деятельность,
являются инженеры, обслуживающие персональные компьютеры
компании и ее клиентов, а также сотрудники службы снабжения и отдела
закупок. Вся деятельность осуществляется в соответствии с регламентами
подачи заявок и осуществления закупок.
Следующий этап моделирования бизнес-процессов – декомпозиция
контекстной диаграммы на блоки, составляющие моделируемую
деятельность
Диаграмма декомпозиции изображена на рисунке 5.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Северсталь-Инфоком
10.03.2020
10.03.2020
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Регистрация и обработка заявок на
комплектующие для ПК
A-0
Письмо со списком необходимых
комплектующих
Общий список
закупок
Заказы
поставщикам
Инженер
Потребность в
комплектующих
Регламент
закупок
Менеджер
отдела
закупок
Регламент
подачи
заявок
Прайс-листы
поставщиков
Сотрудник
службы
снабжения
Выданные комплектующие
Комплектующие на складе
0
Регистрация и обработка
заявок на комплектующие для ПК
16
Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции
Исследуемую деятельность составляют четыре основных бизнес-
процесса:
написание письма со списком необходимых комплектующих;
выдача имеющихся комплектующих;
формирование общего списка закупок;
формирование заказов поставщикам.
При выполнении своих обязанностей у инженеров департамента
аппаратного обеспечения возникают потребности в материалах и
комплектующих к ПК для модернизации, ремонта или замены вышедшего
из строя оборудования. В этом случае инженер составляет заявку и
отправляет ее в виде электронного письма на почту службы снабжения
(предполагается, что на складе всегда имеется некоторый запас
комплектующих). Те комплектующие, которые имеются в наличии,
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Северсталь-Инфоком
10.03.2020
10.03.2020
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Регистрация и обработка заявок на
комплектующие для ПК
A0
Регламент
подачи заявок
Инженер
Регламент
закупок
Менеджер отдела
закупок
Письмо со списком
необходимых
комплектующих
Потребность в
комплектующих
Общий список
закупок
Заказы
поставщикам
Список
необходимых
комплектующих
Прайс-листы
поставщиков
Сотрудник
службы
снабжения
Выданные комплектующие
Комплектующие на складе
1
Написание письма
со списком
комплектующих
2
Выдача имеющихся
комплектующих
3
Формирование
списка
закупок
4
Формирование
заказов
поставщикам
17
выдаются инженеру по этой заявке. Список не выданных комплектующих
высылается электронным письмом в отдел закупок.
Далее менеджеры закупок из всех поступивших заявок формируют
общий список потребностей и подбирают поставщиков на заказы из
имеющегося списка (в зависимости от цен, сроков и условий поставки,
наличия необходимых комплектующих и расходных материалов).
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В рамках данного проекта рассматривается создание ИС
автоматизации процессов регистрации и обработки заявок на
комплектующие.
Текущая организация этих процессов с помощью обмена
электронными письмами не лишена ряда недостатков:
большие временные затраты инженеров на написание
электронных писем со списком потребностей и возможные ошибки в
написании наименований комплектующих и материалов;
сложность учета поступающих заявок, т.к. при большом
количестве электронных писем заявки могут затеряться в общей массе;
большие временные затраты на обработку писем менеджерами
службы снабжения: им необходимо выбрать из списка то, что выдано
сотруднику, и сформировать новый список того, что не выдано;
большие временные затраты при ручном переносе
потребностей в комплектующих и материалах менеджером закупок для
формирования общего списка.
Автоматизация процессов регистрации и обработки заявок позволит
повысить эффективность труда задействованных сотрудников за счет
автоматизации рутинных действий по вводу входных данных и получению
результатных.
18
В качестве входных данных для автоматизируемого процесса
вступают данные из заявок на комплектующие для ПК (потребности в
комплектующих и расходных материалах).
Выходные данные – формируемые документы: список выданных
комплектующих и тех, которые необходимо закупить.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Задача автоматизации процессов регистрации и обработки заявок
предполагает использование средств вычислительной техники.
Рассмотрим текущую схему документооборота (Рисунок 6).
1. Создание
заявки
2. Отправка
письма с заявкой
Заявка
Список
комплектующих
Инженер
3. Анализ
письма
4. Формирование
списка
потребностей
Список
потребностей
Менеджер службы
обеспечения
Менеджер
отдела закупок
5. Отправка списка
электронным
письмом
Письмо
6. Формирование
общего списка
закупок
Письмо со
списком
потребностей
Общий список
закупок
Рисунок 6 – Схема документооборота
Инженер создает заявку в виде электронного письма и отправляет
это письмо в службу обеспечения. Менеджер службы снабжения
анализирует письмо и формирует список того, что нужно закупить. Далее
этот список отправляется менеджеру по закупкам, который формирует
общий список закупок.
19
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
(таблица 2).
Таблица 2
Временные характеристики процессов
Наименование
действия
Исполнитель
Среднее
количество
выполняемых
действий за
день
Время
выполнения
одной
операции,
минут
Итого,
минут
Создание заявки
Инженер
50
10
500
Отправка письма с
заявкой
Менеджер
службы
обеспечения
50
0,2
10
Анализ письма
Менеджер
службы
обеспечения
50
10
500
Формирование
списка
потребностей
Менеджер
службы
обеспечения
50
15
750
Отправка списка
электронным
письмом
Менеджер
службы
обеспечения
50
0,2
10
Формирование
общего списка
закупок
Менеджер
отдела закупок
2
60
120
ИТОГО:
1890
В таблице 3 приведены планируемые характеристики после
использования разработанной ИС.
Таблица 3
Расчет эффекта использования
Наименование
действия
Исполнитель
Среднее
количество
выполняемых
действий за
день
Время
выполнения
одной
операции,
минут
Итого,
минут
Создание заявки
Инженер
50
10
500
Отправка письма с
заявкой
Менеджер
службы
обеспечения
50
0,2
10
Анализ письма
Менеджер
службы
обеспечения
50
10
500
Формирование
списка
потребностей
Менеджер
службы
обеспечения
50
5
250
Отправка списка
электронным
Менеджер
службы
50
0,2
10
20
Наименование
действия
Исполнитель
Среднее
количество
выполняемых
действий за
день
Время
выполнения
одной
операции,
минут
Итого,
минут
письмом
обеспечения
Формирование
общего списка
закупок
Менеджер
отдела закупок
2
60
120
ИТОГО:
1390
Следовательно, в результате внедрения ИС автоматизации
регистрации и обработки заявок экономия рабочего времени в сумме
может достигнуть 500 минут ежедневно (более 8 часов), что позволяет
увеличить эффективность работы следующих сотрудников: инженер,
менеджер службы обеспечения.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Вопросам информационной безопасности на предприятии уделено
большое внимание, в каждом филиале имеется отдельная служба
безопасности, в обязанности которой входит разработка правил и
регламентов обеспечения информационной безопасности, их внедрение в
деятельность компании и контроль их выполнения.
Для обеспечения информационной безопасности имеются
нормативно-правовые и организационно-распорядительные документы
такие как:
1. Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения, которое
настроено и сконфигурировано специально под требования предприятия.
2. Регламенты пользования ресурсами локальной вычислительной
сети, сети Интернет и электронной почты.