16
– заявки, на технику и материал в случае отсутствия на складе,
посылаемые в отделения;
– отчеты, содержащие информации о текущем состоянии склада;
– условия для работы, возникшие в результате обработки заявок
– прибыль, в случае ОПС предоставляющие услуги, связанные с
материалом и техникой (ксерокопия, установка кассового терминала и т.д. и
т.п.)
Информация о механизмах:
– Заведующий складом – работник склада;
Информация об управлении:
– Нормативные документы – положение об ОПС, нормы
законодательства, требования руководства;
Заведующий склада собирает заявки на отпуск разных товаров, что к
нему поступают в свободной форме в бумажном виде. В них указано: в каком
количестве и куда нужно выдать определенный товар. По принятым заявкам
сотрудник ищет нужные товары. Когда поиски приносят свои результаты,
продолжается оформление накладной, что передается дальше вместе с
товарами в подразделение. Сразу после этого создается отчет о передвижении
товара. Если поиски не дают требующихся результатов, то подобная заявка на
какое-то время откладывается в сторону, далее к обработке берется следующая,
что отдается отделения. После непосредственной обработки, заявка отдается в
Отделение, и уже оттуда материал параллельно с созданной накладной отдается
клиенту. Заведующему склада передается заявка, он с ней проводит
необходимую работу, а затем регистрирует. Такая работа проводится по всем
заявкам.
В связи с тем, что общее число техники становится из раза в раз все
больше в рамках рабочего процесса компании, то работы также становится еще
больше. Узнать точные данные об общем числе товара, что хранится на складе
не так уж легко, потому что не существует общей системы подсчета
существующих товаров [10].
17
В границах осуществления анализа бизнес-процесса учета на складе
выделить можно следующие минусы работы системы:
- Проблематика проведения инвентаризации;
- Работа с информацией в ручном режиме;
- Низкая результативность проводимых работ;
- Трудности в плане формирования отчетных документов;
- Крупные затраты ресурсов труда в плане подготовки документов,
ведении отчетности, потому что информации очень много;
- Вести четкий контроль за деятельностью подразделения весьма
сложно.
Большое количество процессов можно легко и быстро перевести в
режим автоматизированный.
Ясно, что для проведения процесса автоматизации необходимо
использовать персональные компьютеры, разные принтеры, серверные станции,
применять вычислительную локальную сеть, современное программное
обеспечение.
Для коммерческого склада в разных подразделениях используется
специальный программный модуль, что носит название «Модуль управления
складом ОПС», что презентован фирмой LikeOnyx Краснодар параллельно с
компанией «ERP Галактика 8.1». Система оборота документации проводится в
электронном виде. Настоящее складское положение узнать можно, нажав
мышкой на окошко, которое выдаст в результате точные данные по поводу
наличия товара, о его передвижении, сколько уже фактически реализовано. И
тем не менее в случае проведения рабочего анализа склада материалов и
техники, что брались за основу в данной деятельности, отмеченных программ
просто не существует. На уровне отделение в компании «ERP Галактика»
существуют данные по поводу техники отделений. И тем не менее она не
заполняется, а показатели, которые отображаются в этой системе, вносились
туда лишь в далеком 2012 году. Именно поэтому ее не стоит считать
достоверной и полной на данный момент времени. В отделении проводится
18
учет остатков, отображаются все отчеты, а планирование ведется
исключительно вручную.
Важно акцентировать внимание также и на том, что подобная система
создается для огромного числа потребителей. Именно поэтому она изначально
предполагает серьезные функциональные возможности. И это может в
результате послужить причиной трудностей в период настройки системы под
определенное юридическое лицо. Для обслуживания такой системы,
необходимо обрести мощнейший сервер.
Четко проанализировав перечисленные выше положения, можно
выделить недостатки подобных платных систем:
высокая стоимость;
проблемные вопросы в период ее настройки;
надобность покупки мощного сервера;
в случае сбоев системы, ошибку исправить можно, обретая у
производителя специальные обновления;
наем сотрудников, которые будут задействованы в системном
обслуживании системы, что требует затрат по оплате их труда;
Недостатки подобных бесплатных систем:
неполный список реальных возможностей;
надобность все время улучшать систему;
показатели качества [11];
В работе предлагается создать АИС складского учета с помощью
сотрудников ОСП. Нужно сформировать для этого отдельную подсистему с
целью обеспечения сохранности информации относительно фактического
нахождения техники, в случае ошибок, возможность создавать дефектные
ведомости.
Ключевые отличия системы:
– бесплатность – в границах разработки нет необходимости оплачивать
услуги обновлений, переделки и исправлений программного продукта у
частных компаний;
19
– разработка ИС вестись будет четко под отдельно взятые потребности,
а точнее под складской учет;
– бесплатное, быстрое обучение персонала;
– легкость в настройках;
Помимо прочего ключевые достоинства автоматизации бизнес –
процессов:
– исключение утраты данных;
централизованное хранение данных;
структуризация информации;
выдача результатов в оптимальной форме на экран и принтер;
оперативная обработка информации;
простая коррекция данных;
сокращение общего времени по оформлению документации.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Проектируемая информационная система называется:
«Информационный центр», для организации ООО «Сервис Part».
Данная программа предназначается для организации и управления
содержимым БД, которое включает в свой состав следующие виды
информации:
а) информация об эксплуатационных материалах;
б) информация о технике, которая используется в отделении;
в) информация об ОПС;
г) информация об отделах ОСП.
Программа представляет собой, по сути, приложение, базирующееся на
Windows Forms и необходимое для управления содержимым БД.
ИС будет располагать возможностью отправлять накладные о возврате
товаров. Заведующий складом работает с поступившей накладной и производит
поиски необходимых товаров. После этого составляется накладная о возврате
20
или же акт о списании.
На диаграмме показаны характеристики обеспечения сохранности
информационных сведений, которые были обработаны в итоге создания
входных документов, и формируемых для разработки выходных.
Рисунок 3. Диаграмма потоков данных
На основании входных данных, а точнее «накладная из отделения» в
соответствии с которой, заведующий складом формирует накладную о приеме,
создается таблица под названием Waybill_content, включающая в себя номер
накладной, а также ряд четких характеристик товара. Для более комфортного
поиска в будущем, формируется таблица с определенными видами накладных,
например, Наприем, возврат, списание и нечто иное, что указано в таблице под
названием Waybill_type. Данные, к которым относится тип/название
технических средств и материалов, расположены в определенных справочниках
определенной таблицы - Materials_type и Dictionary_m. Т.к. склад работает
вместе с подразделениями, т.е. таблицы Location_m, обеспечивающие
сохранность информации о подразделениях, к которым относятся телефон,
индекс, а также название и адрес, таблица Loc_t включает в себя тип
подразделения, что необходимо для классификации в бухгалтерии. Все
сведения о реальном нахождении остатков, имеются в таблице под названием
21
Skld. Данный табличный массив выступает главным, поскольку из его данных
формируются отчеты и накладные. Кроме того, таблицы с таким значением
[Имя операции]_log применяют в целях логирования операций о возврате,
приеме, а также распределении [12].
Описание нормативно-справочной, входной, оперативной информации.
В перечне информационного обеспечения проектируемой системы
может находиться некоторое строго определенное количество документации,
использующееся участниками системы:
а) формы с информацией о товаре;
б) отчеты с информацией о товаре;
в) формы о деятельности отделов.
На основании указанных форм и отчетов созданы справочники, при
помощи которых облегчается поиск необходимых данных (см. таблицу 1).
Выходная информация выступает в качестве данных в форме
накладных/отчетов, в которых отображены данные о товарах, их численности и
пр. Указанные данные отображаются на экране монитора, после чего
сохраняются в виде файла Excel либо Word.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Работа склада после внедрения системы информационного типа будет
иметь ряд определенных отличий от работы склада, который был описан нами
выше.
Прежде всего, возникает процесс «занесение информации в базу
данных». Приход из отделения материалов и технических средств заносится по
соответственной накладной в базу ИС, где все эти данные сохраняются. После
того, как все информационные данные будут внесены в базу, создается отчет на
предмет прибывших материалов и техники, после чего заведующий складом
должен произвести распределение поступления в физическом месте
последующего хранения [14].
22
Кроме этого, заявки, поступившие с требованиями, обрабатываются
заведующим склада. Однако их поиск производится конкретно по БД
посредством диалоговых окон ИС и с попутной возможностью для сортировки.
Если же поиск оказывается удачным, заведующий складом составляет
накладную с помощью средств ИС и далее готовит материалы и технические
средства для отправки их по заявке. При этом все информационные сведения о
списаниях формируются в определенные отчеты и списываются в
автоматическом режиме [9].
И наконец, заведующий складом располагает возможностью для
составления дефектной ведомости на бракованные материалы или же технику,
которая по каким-то причинам вышла из строя.
Исходя из всего того, что было сказано выше, можно выделить
несколько явных преимуществ, появившихся после внедрения ИС. К ним
относят следующие аспекты:
А. Поиск и сортировка осуществляются гораздо быстрее, поскольку все
информационные сведения о материалах и технике находятся внутри базы
данных и обрабатываются машиной.
Б. Учет остатков производится в автоматическом режиме.
В. Работникам складам не нужно ходить на склад и искать
определенные товары там, что уменьшает количество времени, затраченного на
поиски.
Г. Все отчеты и накладные генерируются посредством ИС.
Д. Составление дефектных ведомостей и актов также происходит с
помощью ИС.
Для того чтобы определить ключевые нюансы информационной
системы, нами была сформирована диаграмма потоков информации,
представленная в приложении А.
На этой диаграмме можно увидеть работу Заведующего склада
эксплуатационных материалов и технических средств.
Накладная с информационными данными касательно сырья, а также
23
технических средств, поступающих от вышестоящего органа управления, а
точнее непосредственно из отделения области анализируется и в дальнейшем
принимается в работу только заведующим склада. Он, в свою очередь, при
помощи проектируемой ИС заносит некоторые информационные сведения,
которые отображены в накладной, например, номер, когда накладная была
выдана, а также такие характеристики, как серийный и инвентарный номер
товаров, их штрих коды, всевозможные количественные показатели и пр. После
осуществления указанных действий, формируется накладная о приеме, после
чего данные прописывают в справочнике технических средств и материалов. А
уж потом они направляются на склад ОСП. В будущем все указанные данные
можно будет использовать как основу для формирования отчетов о приеме [1].
Заявки, поступающие от клиента, анализируются заведующим складом.
С применением ИС производится поиск всех требуемых материалов и
технических средств, на которые делается запрос. Когда указанные товары
существуют, заведующий складом создает накладную на распределение. При
этом все данные отображаются в справочнике склада с непосредственной
отсылкой к отделу. Кроме этого, данные имеют некоторое отношение и к
местонахождению.
Служащие отделения, находящиеся в комиссии о годности
определенного товара или технических средств, направляют заявку на такой
запрос для формирования Акта о списании или составлении дефектной
ведомости. Заведующий складом при этом осуществляет поиск и определяет
место, где расположен запрашиваемый товар. После этого он запрашивает его
на склад, а одновременно с этим формируется накладная о возврате. После
составления такой накладной, заведующий формирует либо акт о списании,
либо дефектную ведомость, которые в дальнейшем отсылаются комиссии. Все
эти данные должны быть учтены и в ИС [21].
24
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Программа должна обеспечивать возможность для исполнения ряда
функций, перечисленных далее:
а) возможность для ввода данных;
б) поиск и при необходимости фильтрация информационных данных по
определенным критериям (к примеру, по группе, дате прихода, сроку годности
и пр.);
в) составление заявок для заказа необходимых материалов или
технических средств;
г) формирование дефектных ведомостей/актов на случай возможной
поломки либо заводского брака технических средств и расходных материалов, а
так же на случаи списания таковых с баланса;
д) автоматическое списание в случае составления накладных на
отправку, накладных на списание и накладных на перемещение;
е) формирование отчетов по учету остатков, а также по срокам годности.
Надежное функционирование системы может быть гарантировано в
случае выполнения таких требований, как:
- исполнение требований системного характера, предъявляемых к
программе;
- работа под той операционной системой, которая рекомендована
специалистами;
- использование только лицензионных версий продуктов, а также самых
последних и официальных обновлений данных продуктов;
- обеспечение защиты антивирусного характера;
- создания бесперебойной работы для всех технических средств.
Время восстановления после отказа
На случаи непредвиденного отказа СУБД в процессе пользовательской
работы должно быть обеспеченно восстановление БД на момент не позднее
одних суток.
25
При этом время, затрачиваемое на восстановление полной
работоспособности в случае сбоев/отказов не должно превышать порог в три
часа. Стоит отметить, что в этот промежуток времени не включены
разворачивание и дальнейшая настройка специализированного ПО. Кроме того,
в это время не входит решение проблем, связанных с техническим
обеспечением, а также инсталляция ОС.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Из общего списка ныне существующих программных средств,
существуют некоторые уже готовые программные решения. Их мы сейчас
проанализируем.
Таблица 3
Готовые программные решения
Название
Описание
Стоимость
«УСУ
(Универсальная
Система Учета)»
«УСУ (Универсальная Система Учета)» –
автоматизация работы любого магазина или
склада, профессиональная программа для
управления торговой организацией [7].
Программа для торговли имеет удобный
интерес, в котором можно осуществлять
учет клиентов в торговле, продаж и услуг.
Имеется возможность поддержки
специального торгового оборудования,
можно работать со штрих-кодами,
поддерживает печать товарного чека и
накладной
Стоимость
продукта зависит
от комплектации
и количества
пользователей,
покупка
лицензии на
один ПК: 10 000
руб).
«МойСклад» –
программа
учета
материалов
Приход и расход материалов со склада,
инвентаризации, внутренние перемещения,
движение товаров на складе, учет в
разрезе складских ячеек –всю информацию
можно получать в режиме реального
времени. Поддерживается любое
количество складов и мест хранения,
производственные рецепты и операции,
работа со штрих-кодами, серийными
номерами и модификациями товаров.
Данная программа предназначена для
онлайн работы с обязательным наличием
Интернета.
Стоимость
продукта зависит
от комплектации
и количества
пользователей от
1000 до 7 000
рублей