26
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: ООО TATINCOM COMPUTERS
02.10.2019
05.10.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Регистрация и обработка заявки
A2
Менед жер отдела продаж
Правил а и инструк ции
Отчет по заявкам
Информация о
комплектующих дл я ПК
Состояние склада
Заявка на
комплектующие для
ПК
Информация
по заявк е
Информация
о клиенте
Отчет по
сотрудникам
Информация по заявки
Отчет по
комплектующим
Сотрудник скл ада
История заявки
10р.
Регистрация
инф ормации
о клиенте
20р.
Регистрация
инф ормации
по заявк е
30р.
Из менение
статуса
заявки
40р.
Завершение
заявки
50р.
Формирование
отчет ов
Рис. 1.9 Процесс регистрации и обработки заявок на
комплектующие для ПК TO BE
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: ООО TATINCOM COMPUTERS
02.10.2019
20.10.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
T OP
NODE: TITLE: NUMBER:
Регистрация и обработка заявок на комплектующие для
ПК на ООО TAT INCOM COMPUT ERSA-0
Федеральный
зак он РФ
Правил а и
инструк ции
Менед жер
отдела
продаж
Сотрудник
склада
Отчет по комплектующим
Информация о поступлении компл ектующ их для ПК
Заявк а на комплектующие для ПК
История заявк и
Информация о клиенте
Информация о комплек тующ их для ПК
Состояние скл ада
Отчет по заявкам
Отчет по сот рудникам
00р.
Регистрация и обработка заявок
на комплек тующие для ПК
на ООО TATINCOM COMPUTERS
Рис. 1.10 Входные и выходные потоки TO BE
27
Для обоснования необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи рассмотрим схему документирования для каждого
документа в разрабатываемой ИС (рисунок 1.11).
Для того, чтобы наглядно показать необходимость использования ВТ в
существующих бизнес-процессах, которые напрямую касаются процесса
регистрации и обработки заявок на комплектующие для ПК рассмотрим
таблицу, отображающую состояние до и после происходящего процесса
автоматизации, которые содержат набор основных операций, происходящих во
всем предприятии и которые целесообразно автоматизировать (таблица 1.5).
28
Заявка
1. Регистрация
поступления
комплектующих
для ПК
5. Изменение
статуса заявки
Исполнитель
Клиент
Сотрудник отдела
продаж
Заявка
2. Регистрация
расхода
комплектующих
для ПК
4. Формирование
состояния склада
3. Регистрация
заявки на
комплектующие
для ПК
Заявка
Отчет по заявкам
Сотрудник склада
Приходный ордер
Состояние склада
6. Формирование
отчетов
Отчет по заявкам
Отчет по
сотрудникам
Отчет по
комплектующим
Заявка
Комплектующие для
ПК
История по заявке
Рис. 1.11 Схема документооборота в рамках процесса регистрации
и обработки заявок на комплектующие для ПК в ООО «Tatincom
Computers»
29
Таблица 1.5
Количество машинного времени на операции процесса
регистрации и обработки заявок на комплектующие для ПК в ООО
«Tatincom Computers»
Операция
Количество времени
до автоматизации
Количество времени
после автоматизации
Учет клиентов
0
300 шт.*0,05 час = 15
часов
Регистрация заявок на
комплектующие для ПК
1000 шт.*0,5 час = 500
часов
1000 шт.*0,05 час = 50
часов
Регистрация поступления
1000 шт.*0,5 час = 500
часов
1000 шт.*0,05 час = 50
часов
Формирование состояния
склада
280 раз в год*1 час =
280 часов
280 раз в год*0,05 час
= 14 часов
Изменения статуса заявки
1000 шт.*1 час = 1000
часов
1000 шт.*0,05 час = 50
часов
Формирование истории по
заявке
0
200 шт.*0,05 час = 10
часов
Формирование отчета по
заявкам
12 раз в год*3 часа =
36 часов
12 раз в год*0,05 час =
0,6 час
Формирование отчета по
сотрудникам
12 раз в год*3 часа =
36 часов
12 раз в год*0,05 час =
0,6 час
Формирование отчета по
комплектующим
12 раз в год*3 часа =
36 часов
12 раз в год*0,05 час =
0,6 час
ИТОГО
2388 часов
190,8 часов
Как видно из таблицы 1.5 автоматизация процесса регистрации и
обработки заявок на комплектующие для ПК в ООО «Tatincom Computers»
способствует сокращению времени на документооборот в рамках процесса с
2388 часов до 191 часа в связи с отсутствием необходимости вручную
формировать документы.
Также внедрение автоматизированной системы регистрации и обработки
заявок на комплектующие для ПК в ООО «Tatincom Computers» будет
способствовать устранению следующих недостатков в процессе работы
предприятия в целом:
дублирование потоков информации;
низкая оперативность;
высокая трудоемкость при формировании отчетов;
исключение потери заявки;
30
несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения,
защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи
результатов конечному пользователю;
повышение прозрачности, управляемости и производительности труда
сотрудников предприятия;
наглядность и доступность информации по заявкам;
автоматическое предоставление управленческой информации для
руководства.
Помимо этого, другими преимуществами автоматизации
рассматриваемого бизнес-процесса являются:
система авторизации;
оперативная обработка данных;
выдача результатов в удобной форме;
исключение потери данных;
централизованное хранение данных;
структуризация данных.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Проведем анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации в ООО «Tatincom Computers». Для системы обеспечения
информационной безопасности и защиты информации в ООО «Tatincom
Computers» применяются используются специальные организационно-
распорядительные документы:
регламент использования глобальной сети INTERNET;
регламент информационной безопасности, при использовании
которого и происходит разграничение доступа к служебной информации
сотрудников ООО «Tatincom Computers». Необходимо отметить, что в рамках
данного регламента для настройки и контроля информационной безопасности
31
используется специальная служба ACTIVE DIRECTORY, которая установлена
на одном из серверов предприятия. Преимуществами использования ACTIVE
DIRECTORY в ООО «Tatincom Computers» являются:
объединенная база данных (далее БД), на основе которой
производится аутентификация пользователей;
процессы управления, которые способствуют обеспечению контроля
за применением устанавливаемых норм безопасности, политик, правил
осуществляются централизованно (инструмент «групповая политика»);
за счет применения современных аутентификационных протоколов
повышение сетевой безопасности;
упрощение интеграции почтовых служб с прокси-серверами.
Обеспечение целостности данных и защиты информации на аппаратном
уровне происходит посредством использования резервного копирования
данных.
В ООО «Tatincom Computers» ежедневно производится мониторинг
наиболее опасных угроз информационной безопасности:
1) Халатность служащих – использование регламента;
2) Вирусы, которые появляются в ЛВС организации из-за
несоблюдения политики безопасности пользователями. Для обеспечения
защиты от вирусов и вредоносных кодов в ООО «Tatincom Computers»
установлена антивирусная защита MCAFEE VIRUSSCAN ENTERPRISE 8.8;
3) Аппаратные и программные сбои – использование системного
программного обеспечения;
4) Утечка данных – использование специального программного
обеспечения на подобие FIREWALL, брандмауэр.
.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
32
Так как принято решение автоматизировать процесс регистрации и
обработки заявок на комплектующие для ПК в ООО «Tatincom Computers», то
рассмотрим существующие разработки, позволяющие автоматизировать
данный процесс.
Как было выше сказано, заявки на комплектующие для ПК относятся к
процессу продажи, то следуя логики необходимо рассмотреть программные
продукты учета продаж.
Программа Бухсофт: Предприятие позволяет осуществлять полноценный
учет заказов (заявок). Данная программа может использоваться в магазинах,
которые заказывают для клиентов отсутствующие товары, в организациях,
которые оказывают услуги на заказ, например выполнение каких-либо работ,
доставка товаров, частичная отгрузка продукции в рамках заказа по мере ее
изготовления, закупок товаров на основе поступивших заявок и так далее.
Программа Бухсофт: Предприятие позволяет осуществлять учет
клиентов, учет заказов, учет товаров или услуг, которые поставляются на заказ,
учет поставщиков, учет состояния заказов, учет исполнителей (работников,
которые ответственны за исполнение заказа и планирование заказов.
Главным преимуществом программы учета заказов и заявок от БухСофт
является то, что учет заказов происходит непосредственно в бухгалтерской
программе. Тем самым исключается повторный ввод информации или ее
перенос в дополнительную программу. Вся бухгалтерская и оперативная
информация располагается в единственном программном продукте.
Необходимо отметить, что в случае необходимости можно осуществлять только
учет заказов, не используя бухгалтерские возможности программного продукта.
Программный продукт учета заказов и заявок БухСофт может быть установлен
не только на рабочих местах менеджеров, которые работают непосредственно с
заказами, но и на рабочем месте директора (предпринимателя), который
владеет компанией или магазином, и который принимает заказы, что позволит
ему осуществлять владение полной информацией о качестве и количестве
заказов, а также о состоянии данных заказов. По мере хранения или накопления
33
данных можно формировать, а затем распечатывать различные отчеты за любой
временной период:
- отчеты по клиентам;
- отчеты о состоянии заказов;
- отчеты по товарам и услугам и так далее.
Стоимость программного продукта 8500 рублей в год.
Программный продукт "Заказы и заявки" предназначен для
автоматизации работы в небольших организациях, которые осуществляют
привоз товарной продукции "под заказ". Программный продукт позволяет
осуществлять учет заказов покупателей и заявок поставщикам, отслеживать их
статус, а также вести учет оплаты по данным заявкам и заказам. С
программным продуктом несколько сотрудников могут осуществлять
одновременную работу.
Стоимость программного продукта 500 рублей в год.
Программа 1С: Предприятие позволяет вести складской, кадровый,
инвентарный, финансовый и любые другие виды учета. Это даст возможность
вести безошибочный учет, в виду отсутствия человеческого фактора. При
использовании самого современного складского оборудования и ТДС, можно
производить учет продукции автоматически. Инвентаризация будет
представлять собой сопоставление позиций программы, с фактическим
содержимым, путем автоматического считывания штрих-кодов.
Далее представлен краткий перечень возможностей программы для
заявок товара:
- персонализация в личном кабинете обеспечит безопасность хранения
данных;
- удобное расположение софта на рабочем столе в виде ярлыка;
- легкая настройка, быстрое начало работы;
- программа управления заявок товара позволяет произвести
доработки в бухгалтерской и налоговой системе 1с;
- расчет коммунальных расходов, аренды и закупочных цен;
34
- учет долгов, как клиентских, так и ваших собственных, к примеру,
долги поставщикам;
- одновременная работа со множеством складов и торговых точек;
- владелец главной учетной записи, может вносить изменения в
учетные записи своих подопечных;
- автоматический расчет заработной платы персонала;
- оценка деятельности сотрудников по различным параметрам;
- определение ценового сегмента, полный контроль цен;
- самостоятельное осуществление холодных звонков действующим и
потенциальным клиентам;
- использование высокотехнологичных рассылок (watsapp, sms, e-
mail), помогут осведомить клиентов массово или индивидуально на тему
скидок, акций или прочих предложениях;
- фиксация наличных и безналичных платежей;
- возможность бесплатно скачать демонстрационную версию
программы управления заявок товара;
- при скачивании по перед вами стоит выбор: установка базовой
версии или заказ индивидуализированной;
- доступ потребителю пользоваться картами скидок, создание
дисконтного клуба на платформе по;
- система сама составляет перечень заявок в закупочных бланках;
- система напоминает о заявках, тем самым гарантируя, что все
покупки будут совершенны своевременно;
- ведение рейтинга клиентов, который позволит поощрять самых
платежеспособных бонусами, мотивируя на очередные покупки;
- программа для учета заявок товаров поможет выявить самый
популярный и самый невостребованный продукт, а также самую высокую и
низкую цену;
- уникальные услуги «отложить покупку», «залежавшийся товар», «не
имеющийся в ассортименте, но часто запрашиваемый».
35
- сопровождение при установке и запуске;
- два часа бесплатного технического обслуживания.
Стоимость программного продукта 54000 рублей.
Проведем анализ выбранных решений (таблица 1.6)
Таблица 1.6
Анализ выбранных решений
Необходимые функции
Программа
БухСофт:
Предприятие
Программа
"Заказы и
заявки"
Программа
1С:
Предприятие
Учет клиентов
+
+
+
Учет заявок
+
+
+
Складской учет
+
-
+
Формирование истории
заявки
+
-
+
Формирование отчета
по заявкам
+
+
+
Формирование отчета
по сотрудникам
+
-
+
Формирование отчета
по комплектующим для
ПК
+
-
+
Защита информации
+
-
+
Стоимость
8500 рублей в
год
500 рублей в
год
54 тыс. рублей
Как видно из таблицы 1.6 несмотря на огромное количество
автоматизированных систем учета заявок, большинство из них могут
полностью обеспечить необходимые фикций, при этом данные системы
обладают избыточностью функций и дороговизной.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Проведем анализ стратегий автоматизации поставленной задачи. В
качестве стратегии автоматизации процесс регистрации и обработки заявок на
комплектующие для ПК в ООО «Tatincom Computers» может использоваться
следующие стратегии:
- автоматизация по направлениям;