24
присутствовал при разгрузке продукции, а так же место для оставления
комментариев.
2) После того как разгрузка была совершена, осуществляется сверка
фактически доставленной продукции со списком в накладной, по
наименованию, количеству, а так же целостности упаковки. В случае
обнаружения нарушений они фиксируются в Акте приемки продукции, при
этом все повреждения фотографируются и прикладываются к акту.
Продукция с поврежденной упаковкой передается в сектор приемки по
качеству, где производится отбраковка испорченной продукции и в случае
обнаружения брака составляется Акт о несоответствии.
3) Принятый по качеству товар отправляется в зону хранения на места
складирования, а не принятый по качеству товар хранится в изолированном
месте складирования брака.
4) Бизнес-процесс приемки по качеству представлен на рисунке 7 и
происходит следующим образом. Контролеры по качеству проверяют товар,
при этом используются стандарты и технические условия, принятые в
компании. В случае не удовлетворительных показателей при проверке
делается повторная выборка и проверка по качеству, но уже в присутствии
представителей поставщика. В результате составляется акт, в котором обе
стороны фиксируют отклонения по качеству.
5) На продукцию, которая поступила на склад и прошла приемку по
количеству и качеству, оформляется приходный ордер, который содержит
следующие данные: номер приходного ордера, дата приемки,
номенклатурный номер, наименование, количество, учетная цена, сумма.
Копия приходного ордера передается в бухгалтерию для дальнейшего
бухгалтерского учета ТМЦ в программе 1С.
Бизнес-процессы, связанные с хранением продукции включают
действия, представленные на рисунке 6.
25
Рисунок 6. Декомпозиция бизнес-процесса «Хранение»
Как видно из рисунка 6:
1) Продукция хранится на складе до тех пор, пока не поступит заявка
от отдела сбыта на его отгрузку. Так же бывают ситуации, когда возникает
необходимость переместить продукцию с одного места складирования на
другое внутри склада.
2) Периодически на складе производится инвентаризация продукции,
т.е. проверка на соответствие количества товара, находящегося на балансе
компании, а та же на сохранность и правильность хранения этой продукции.
Инвентаризацию различают на плановую и неплановую. После пересчета
товара на складе, производится сверка по количеству с учетными данными
по базе данных бухгалтерии.
По запросу отдела сбыта, за ним резервируется определенное
количество продукции, имеющейся на складе.
26
Рисунок 7. Декомпозиция бизнес-процесса «Комплектация и
отгрузка»
Бизнес-процесс «Комплектация и отгрузка» представлен на рисунке 7 и
характеризуется следующими положениями:
1) Заказы от отдела маркетинга поступают в отдел сбыта, которым
формируется заявка на выдачу продукции со склада и передается в отдел
Логистики. Для отгрузки продукции клиентам кладовщиком в соответствии с
заявкой комплектуется отгрузочная партия, отдел сбыта оформляет
необходимые документы на отгрузку.
Кроме того в отдел Логистики могут поступать заказы от филиалов
компании, при этом оформляется накладная на внутреннее перемещение.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Из рассмотренной в предыдущем разделе ситуации видно, что
логистические процессы компании нуждаются в автоматизации, так как все
операции учета документов, планирование необходимой продукции, а так же
складской учет ведется в ручном режиме.
27
Управление логистическими процессами в ООО «СДЭК»
характеризуется большим объемом оперативной информации: в среднем 5
раз в день поступает товар от поставщиков, 10 раз в день отгружается. Это
отражено ниже в таблице 4.
Таблица 4
Прагматические оценки потоков информации решаемой задачи
№
п/п
Наименован
ие операции
Периоди
чность
Количест
во строк
в
докумен
те (шт)
Количе
ство
операц
ий в
год
(шт)
Объем
работы
в год
(строк)
Норма
вырабо
тки
(опер/в
час.)
Трудоза
траты в
год
(час)
1.
Приходный
ордер
5 раз в
день
5
1250
6250
4
312,5
2.
Журнал по
ожидаемым
поставкам
5 раз в
день
1
1250
1250
10
125
3.
Журнал по
приемке
товара
5 раз в
день
1
1250
1250
25
50
4.
Журнал с
заявками от
сбыта
10 раз в
день
1
2500
2500
10
125
5.
Накладная
по
перемещени
ю
10 раз в
день
20
2500
50000
4
625
6.
Карточки по
учету
продукции
200 раз
в день
1
5000
5000
20
250
7.
Отчеты по
остаткам
1 раз в
неделю
1500
52
78000
0,25
208
8.
Корректиров
ки учетных
данных по
проведенной
ревизии
1-2 раза
в месяц
10
24
240
1
240
9.
Отчеты по
приемке и
качеству
5 раз в
день
5
1250
6250
1
1250
ИТОГО
5685,5
Отчетность связанная с движением продукции и всех операций на
складе так же формируется в ручную. Данные операции являются
рутинными, так как работа с этими бумагами отнимает у работников очень
много времени и сил, в итоге компания работает не достаточно эффективно.
28
При учете используется значительное количество документов,
подготавливаемых вручную (рисунок 8).
Рисунок 8. Схема документооборота документов логистического
процесса
Главная задача проектируемой системы заключается в том, чтобы
планировать необходимые товары, учитывать их, регулировать
хозяйственные операции по ним, подготавливать стандартные документы для
внешней среды (счета, накладные, и т.д.). Вышеперечисленные задачи
должны носить регулярный характер. Для их выполнения непосредственные
исполнители хозяйственных процессов (сотрудники отделов снабжения,
продаж и логистики) должны оформлять электронные документы в
29
соответствии с определенным алгоритмом. В системе будет выполняться все
хозяйственные операции в виде ручного ввода в систему, а их выходные
результаты будут формироваться автоматически в специально разработанных
для этого электронных журналах. Автоматизация данных процессов позволит
хранение информации в одной базе и будет доступна любому
ответственному сотруднику в любое время.
Разрабатываемая ИС дает возможность для ответственных в данной
области автоматизации сотрудников компании значительно уменьшить время
рунного труда. Сотрудник отдела логистики, отвечающий за склад, в данной
программе только лишь выберет заявку от поставщика, сверит ее с
номенклатурой принимаемой продукции, создаст приходный ордер,
установит дату совершения операции и выгрузит готовый документ, который
можно распечатать на принтере. В печатной форме уже будут находиться все
нужные реквизиты автоматически выгруженные из ИС в соответствии с
установленной формой для печати такого вида документов. В результате это
существенно сократит работу и уменьшит количество ошибок, которые
допускают сотрудники при ручном введении документа.
Аналогично и с отгрузкой товара клиентам или в филиалы, согласно
плана реализации составленного в информационной системе отделом
продаж, система сверяет необходимое по плану количество с текущими
остатками и в зависимости от минимальной партии и срока доставки создает
для отдела снабжения заявки на приобретение необходимой для склада
продукции.
Для проведения отчета за определенный промежуток времени
необходимо будет собрать данные за этот период, которые находятся в
различных документах, что приводит к большим временным затратам.
Проектируемая информационная система позволит решить эту, а так же
другие задачи намного быстрее без особых человеческих затрат. В результате
это приведет к сокращению объема бумажных документов, особенно копий.
30
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ООО «СДЭК» существует политика безопасности, которая
закреплена в нормативно-правовых документах в области информационной
безопасности (ИБ) и защиты информации. Можно выделить следующие
положения - о конфиденциальной информации, об использовании
программного обеспечения, электронной почты и сети Интернет, мобильных
устройств и носителей информации. Так же на ООО «СДЭК» изданы
несколько приказов о введении «Политики информационной безопасности»,
«Правил внутреннего трудового распорядка», «Внутриобъектового
пропускного режима».
Трудовые договора сотрудников ООО «СДЭК» содержат пункты,
посвященные неразглашению конфиденциальной информации в течение
определенного срока действия договора, а также в течение трех лет после
прекращения трудового договора. Сотрудникам ООО «СДЭК» необходимо
выполнять все требования приказов, инструкций и положений по
обеспечению сохранности коммерческой тайны и иной конфиденциальной
информации, если они относятся к ним.
Сотрудники ООО «СДЭК», у которых есть доступ к использованию
электронной почты запрещается:
– использование электронной почты в личных целях;
– передача электронных сообщений, которые содержат коммерческую
тайну ООО «СДЭК» или конфиденциальную информацию, файлы или
программы, которые могут нарушить либо ограничить функциональность
программных и аппаратных средств корпоративной сети ООО «СДЭК»;
– переход по ссылкам и открытие вложенных файлов, которые
содержатся в электронных сообщениях, полученных от неизвестного
отправителя;
31
– осуществление рассылки электронных сообщений по собственной
инициативе, если она не связана с его непосредственными служебными
обязанностями;
– публикация своего электронного адреса или сотрудников ООО
«СДЭК» на различных общедоступных Интернет-ресурсах;
– предоставление доступа к своей электронной почте третьим лицам;
– шифрование электронных сообщений без предварительного
согласования с администратором безопасности ООО «СДЭК».
В случае использования сети Интернет сотрудникам ООО «СДЭК»
запрещается:
– использование сети Интернет в своих личных целях;
– использование специализированных аппаратных и программных
средств, которые позволяют получить несанкционированный доступ к сети
Интернет;
– совершение любых действий, направленных на нарушение
нормального функционирования сети;
– публикация, загрузка и распространение материалов, которые
содержат конфиденциальную информацию или вредоносное программное
обеспечение;
– фальсификация своего IP-адреса.
В ООО «СДЭК» пользователям запрещена установка прочего
программного обеспечения, не закрепленного в положении на свои рабочие
персональные компьютеры.
Управление доступом осуществляется на программном уровне на
основе ролей в службе каталогов Microsoft Active Directory, а также при
доступе к СУБД. Данной службой осуществляется управление паролями
пользователей, которое заключается в установке определенного срока
действия для каждого пароля, затем необходимо пароль сменить, при этом
системой не позволяется ввод слишком простого пароля или слишком
короткого.
32
В качестве минусов можно выделить следующие:
– в складских документах многократно дублируются одни и те же
данные;
– при приходе товаров наблюдается низкая оперативность работ с
документами, складской учет не прозрачный руководство не видит
оперативно складские остатки и не может принимать эффективные
управленческие решения, так же наблюдается оперативность составления
документации при отгрузке;
– большие временные затраты на составление отчетов;
– высокая трудоемкость обработки информации;
– неполное и неэффективное использование технических средств,
которые имеются в ООО «СДЭК».
Проанализировав ситуацию и выявив все минусы, пришли к выводу,
что необходимо создать такую информационную систему, которая бы
автоматизировала логистические процессы компании.
Так как время выполнения долгих рутинных работ сократится в
процессе автоматизации, повысится трудоемкость сотрудников, которые в
свою очередь смогут заняться выполнением помимо своих непосредственных
обязанностей косвенными, на которые ранее не хватало рабочего времени.
Это может быть наведение порядка на складе или рабочем месте, изучение
номенклатуры, оптимизация продукции хранящейся на местах
складирования и т.п.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На сегодняшний момент в России существует большое количество
программных продуктов, при помощи которых можно автоматизировать
логистические процессы в компании ООО «СДЭК».
Приведем список некоторых наиболее известных производителей
(поставщиков) современных ERP-систем:
33
– SAP R/3 (SAP AG) — http://www.sap.com. SAP AG, основана в 1972
году и является четвертой в мире по размерам компанией-разработчиком
программного обеспечения. Основным продуктом компании является
информационная система SAP R/3, в которой реализовано более 1000 бизнес-
роцессов. На сегодняшний момент существует более 50 версий данной
системы переведенной на 28 языков. По оценке Gartner Group, система SAP
R/3 предназначается для крупных компаний, у которых годовой оборот
начинается от $200 млн. R/3 внедряется в различных отраслях, в том числе и
в торговле.
– Oracle Applications (Oracle) — http://www.oracle.ru. Компания Oracle
основана в 1977 году и является вторым в мире по величине разработчиком
программного обеспечения. На сегодняшний день в данной компании
работает 43000 сотрудников. Главным продуктом Oracle является
информационная система Oracle Applications, которая представляет собой
пакет из 55 интегрированных модулей. На сегодняшний день более 6700
компаний в 76 странах мира используют данную информационную систему.
– Baan IV (Baan) — http://www.baan.ru. Компания Baan основана в 1978
году Яном Бааном в качестве консалтинговой фирмы по обслуживанию
финансовых и административных проектов. Главным продуктом Baan
является информационная система BaanIV, в состав которой входят
следующие модули: Управление производством (Manufacturing), Управление
финансами (Finance), Управление заказами (Sales order management),
Управление поставками (Procurement), Управление учетом (Inventory),
Управление хранением данных (Warehousing), Управление проектами
(Project Management).
– iRenaissance (ROSS Systems) — http://www.rossinc.com. Компания
Ross Systems основана в 1972 году американским миллиардером Россом
Перотом и насчитывает более 60 офисов в 24 странах мира. Основной
информационной системой компании Ross Systems является система
iRenaissance, представляющая собой распределенное приложение в