1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
На рисунке 7 представлена схема документооборота.
Подписанный пакет
документов
Действие
Директор
отдела аренды
1. Проверка данных
2. Утверждение
документов
Пакет документов
Копия подписанных
документов
Пакет документов
Сотрудники отдела
аренды
3. Ввод
информации
в БД
Архив
Рисунок 7. Схема документооборота
Внедрение информационной системы «учет арендованных средств» как
показано на рисунке 6 позволит:
Сократить число сотрудников в блоке.
Сильно ускорить время выполнения блока
Повысить надежность процесса за счет исключения
человеческого фактора
В таблице 4 представлены временные затраты каждого шага процесса
«учет арендованных средств» до внедрения ИС.
Таблица 4
Временные затраты до внедрения ИС «учет арендованных
средств»
Блок
Наименование
Времени
на 1 ед.
Количество
за квартал
Сумма
затрачиваемого
времени
A1
Проверка данных
15мин
1000ед.
905 часов
A2
Утверждение
документов
30мин
1000ед.
679 часов
A3
Ввод информации
в БД
10мин
1000ед.
1358 часов
итого
2943 часов
В таблице 5 представлены ожидаемые затраты каждого шага процесса
«учет арендованных средств» после внедрения ИС.
Таблица 5
Временные затраты после внедрения ИС «учет
арендованных средств»
Блок
Наименование
Времени
на 1 ед.
Количество
за квартал
Сумма
затрачиваемого
времени
A1
Проверка данных
0мин
2717 ед.
0 часов
A2
Утверждение
документов
15мин
2717 ед.
679 часов
A3
Ввод информации
в БД
30мин
2717 ед.
1358 часов
итого
2037 часов
Как видно из данных таблицы 4 и 5 затрачиваемое время на процесс
«учет арендованных средств» после внедрения информационной системы
потенциально может сократится на 905 часов за 1 год, за тоже количество
входных документов. Это происходит, потому что после внедрения ИС на
проверку входных документов будет уходить гораздо меньше времени за
счет частичной проверки документов самой ИС. Из этого следует что
внедрение информационной системы «учет арендованных средств»
целесообразно к внедрению в компанию.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасностью персональных компьютеров и электронной информации
в каждом отделе занимается IT – отдел.
В соответствии с положениями Федерального закона Российской
Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» для защиты информации используются
правовые, организационные и технические меры, направленные на:
1. Обеспечение защиты информации от неправомерного доступа,
уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования,
предоставления, распространения, а также от иных
неправомерных действий в отношении такой информации.
2. Соблюдение конфиденциальности информации ограниченного
доступа.
3. Реализацию права на доступ к информации.
Выбор и принятие необходимых организационных и технических мер
решается непосредственно самим обладателем информации.
Исходя из анализа возможных видов атак на систему обмена и
хранения электронных документов, можно сделать вывод о том, что
основным понятием в системе обмена электронными документами является
аутентификация.
Каждый сотрудник компании имеет свою учетную запись для входа.
Созданием, редактированием, удалением, а также наделением прав учетных
записей в локальной сети занимается IT–отдел.
Чаще всего злоумышленники проводят атаки через интернет, и
поэтому выход в интернет происходит только из IT–отдела, и только через
фаервол настроенный на ограниченный доступ ресурсов в глобальной сети.
Но иногда атаки могут происходить через внутреннюю сеть компании,
например, через зараженные внешние накопители данных. Для борьбы с
таким видом атак на каждом компьютере сотрудника установлен антивирус
«Лаборатория Касперского InternetSecurityMulti-Device», который настроен
на сканирование подключаемых внешних носителей и не только. Но все же
если в теории злоумышленник получит доступ к локальной сети и ПК он
сможет не только перехватывать важные документы, но и отправлять свои
под чужим именем, что привет ошибкам в работе всей компании. Для таких
случаев все электронные документы снабжаются электронной подписью и
используют защищенный протокол передачи данных.
Важные для компании данные хранятся на защищенном файловом
сервере в IT – отделе, а сотрудники разных отделов имеют разные права
доступа к файлам сервера. Безопасность этого сервера четко контролируется
сотрудниками IT – отдела. Также в повседневные обязанности айти
специалистов входит мониторинг сити на входящие и исходящие пакеты
IPv4, а мониторинг происходит с помощью программ: MerionMetrics, iPerf /
JPerf, Wireshark представленных в таблице 3.
В таблице 6 представлены потенциальные угрозы безопасности для
информации, и меры защиты против этих угроз.
Таблица 6
Угрозы безопасности и меры защиты против них
Угрозы безопасности
Меры защиты
Подделка документа. Отказ от
авторства. Несанкционированная
модификация.
Применение электронной
цифровой подписи.
Введение электронных архивов.
Нарушение конфиденциальности
Криптографическое закрытие
Ошибки при заполнении
документов
Контроль правильности ввода
документов.
Прохождение документов по
строго определенному маршруту.
Ввод ложных данных
Контроль маршрута прохождения
документа.
Персонификация документов.
Ошибки в работе системы
Регистрация и учет документов на
этапах подготовки
Дублирование документов
Нумерация документов.
Контроль времени отправки
документа.
Обеспечение единственности
исполнения документа.
Попытки получения секретного
ключа
Управление ключевой системой
Несанкционированная
модификация ПО
Верификация ПО
Разрушение данных
Резервное копирование
Несанкционированный доступ к
конфиденциальной информации
Физическая защита помещений.
Разграничение прав участников
электронного документооборота.
Кражи и утери документов
Контроль за выводом документов
на печать
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Задача: внедрить в компанию «KR PROPERTIES» информационную
систему которая сможет вести учет арендованных средств, обрабатывать
документы.
Для данной задачи на рынке существует много разных решений, и
наиболее популярными являются:
1. Arendasoft - Система учета и автоматизации аренды коммерческой
недвижимости.
2. pro.rent - Эффективная автоматизация всех процессов учета аренды,
договоров и платежей.
3. RENTINHAND – Это единая система, управляющая прокатным
бизнесом любой категории.
Возможности системы pro.rent:
1. pro.rent имеет возможность интерактивно создавать планы зданий и
помещений, что упрощает отслеживании занятой и незанятой площади.
2. Договор аренды в несколько кликов. С хорошо настроенной системой
pro.rent есть возможность составить договор и необходимую смету
всего за несколько минут.
3. Счета и акты автоматически формируются по расписанию и сразу
отправляются на email арендаторам. Дата и время открытия документа
фиксируется.
4. Сервис «pro.rent» позволяет экспортировать счета и акты в 1С.
Поддерживаются все конфигурации на платформе 8.1 и новее.
Используется штатный метод, вам не нужно вносить изменения в
конфигурацию.
5. Одно из главных достоинств сервиса «pro.rent» — создание и ведение
удобной системы отчётности, которая поможет вам всегда вовремя
узнавать о любой ситуации и быстро на неё реагировать.
6. Синхронизация с amoCRM.
Возможности системы Arendasoft:
1. Удобный интерфейс под мобильные устройства.
2. Планы всех объектов аренды с наглядным указанием занятости и
платежей, системой напоминаний и мониторинга.
3. Автоматическое составление различных финансовых отчетов
4. Удобный вид схемы планов помещений и этажей, их расположение,
цветовое выделение статусов объектов аренды.
5. Весь документооборот интегрируется с популярным сервисом в
режиме реального времени.
6. Автоматические уведомления о задолженностях через звонки, sms и e-
mail напоминания.
7. Повышенная безопасность данных.
Возможности системыRENTINHAND:
1. Универсальность система идеально подходит для разных типов
прокатных бизнесов, занимающихся прокатом и арендой любого
инвентаря: от велосипедов до строительной техники, от автомобилей
до недвижимости.
2. Простота и удобство интерфейса. Разобраться в программе не составит
труда, все интуитивно понятно. Наглядные графики и сводки.
Отчетность выгружается в удобном формате по выбранным
параметрам.
3. Доступность - мобильное приложение и веб-панель для учета проката и
аренды позволят организовать и контролировать работу на любом
мобильном устройстве из любой точки мира.
4. Безопасность - доступ к программе осуществляется по
высокозащищенному соединению SSL. База данных хранится на
защищенном сервере в облаке, что обеспечивает дополнительные
гарантии сохранности данных.
5. Постоянная техподдержка
6. Встроенная система назначения прав доступа к разделам программы, в
результате чего каждый из сотрудников сможет иметь доступ только к
тем функциям системы, которое ему разрешены.
Исходя из поиска и анализа существующих решений на рынке, была
выбрана система «pro.rent». Эта система более выгодна для компании имеет
больший функционал чем у аналогов.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
После того как я определился с системой для внедрения, нужно
определяется с стратегий автоматизации этой системы. Всего существует 4
стратегии автоматизации.
Полная
Хаотичная
По участкам
По направлениям
Далее в таблице 7 будут приведены эти стратегии, а также их плюсы и
минусы.
Таблица 7
Стратегии автоматизации информационной системы
Стратегия
Описание
Плюсы
Минусы
Полная
Данная стратегия
реализует полный
перечень элементов
информационной
системы: функции,
задачи,
управленческие
процедуры, что
позволяет
использовать один
алгоритм для
расчета схожих
задач.
Отсутствие
дублирования
справочников
Полная
автоматизация
Требует
больших
инвестиций
Требует
большого
количества
временных
затрат
Необходимо
более
тщательное
планирование
Хаотичная
Эта стратегия не
имеет под собой
четкого плана
создания и
развития. При
такой
автоматизации
Экономия
времени
Экономия
денежных
средств
Усложнение
разработки по
мере времени
Слабая
отказоустойчив
ость системы
процесс внедрения
информационных
технологий
определяется
текущими наиболее
важными вещами.
По
участкам
Это стратегия
которая
автоматизирует
блоки предприятия
по
функциональному
признаку, и чаще
всего данная
автоматизация
выбирается при
малых инвестициях.
Малые
инвестиции
Частичная
автоматизация
По
направлен
иям
Эта стратегия очень
похожа на
стратегию «По
участкам», но в
этой стратегии
автоматизируются
отдельные
направления
предприятия
Малые
инвестиции
Возможность в
дальнейшем
осуществить
полную
автоматизацию
Частичная
автоматизация
Исходя из данных в таблице 7 предпочтительнее внедрять
информационную систему по стратегии «По участкам». Компании не
требуется полной автоматизации и поэтому была выбрана стратегия «По
участкам». Данная автоматизация наиболее предпочтительна так как не
требует больших инвестиций, и легко автоматизируется.