17
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необхо-
димости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существу-
ющих бизнес процессов
Для выбора комплекса задач автоматизации необходимо выполнить ана-
лиз существующих бизнес-процессов. Для характеристики и отражения взаи-
мосвязи существующих бизнес-процессов предприятия можно воспользо-
ваться методологией IDEF0 [4]. Для построения диаграммы IDEF0 первона-
чально строится контекстная диаграмма, отражающая входные и выходные
потоки организации (рисунок 4).
Рисунок 4 – Контекстная диаграмма
Входные потоки диаграммы:
1) Заказы клиентов: заказы клиентов на аренду техники, доставку
техники по месту требования;
18
2) Накладная на запчасти: поступление запасных частей для автомо-
билей, требуемых для ее ремонта и обслуживания;
3) Счета поставщика: счета от поставщика на оплату поставленных
запчастей;
4) Оплата от клиента: оплата клиентом аренды и сопутствующих
услуг.
Выходные потоки диаграммы:
1) Договор с клиентом: договор на аренду автомобиля, включающий
расчет оплаты аренды, сроки аренды, условия аренды;
2) Акт выполненных работ: при необходимости составляется при
приеме техники;
3) Заказы поставщикам: заказы на приобретение запчастей у постав-
щиков;
4) Счет клиенту: счета на оплату аренды клиентам, составленные на
основании договора;
5) Оплата поставщикам: оплата товаров поставщиков по счетам;
6) Отчеты: финансовые отчеты, в том числе, отчеты в государствен-
ные органы.
В выполнении деятельности предприятия задействованы специалисты:
1) Директор;
2) Бухгалтер;
3) Менеджеры и водители;
4) Механики.
Указанные специалисты выполняют деятельность в соответствии со сво-
ими должностными обязанностями.
Деятельность предприятия регламентируется действующим законода-
тельством РФ.
Декомпозиция контекстной диаграммы приведена на рисунке 5.
19
Рисунок 5 – Декомпозиция контекстной диаграммы
На диаграмме выделены следующие подсистемы:
1) Управление: на основании отчетов подразделений директор фор-
мирует приказы и распоряжения по предприятию;
2) Основная деятельность: деятельность по предоставлению техники
в аренду. Выполняется менеджерами и водителями на основании заказов кли-
ентов, с учетом информации о выполненных ремонтах и финансовых отчетов.
В результате выполнения подсистемы формируются договора с клиентами, акт
выполненных работ, информация о выданной и неисправной технике;
3) Ремонт техники: ремонт и техническое обслуживание техники, ко-
торая сдается в аренду. Выполняется на основании информации о неисправной
технике, вернувшейся из аренды, используются запчасти и формируются за-
казы поставщикам. Выполняется механиками предприятия.
4) Финансовая деятельность: на основании отчетов подразделений,
счетов и информации об оплате формируется отчетность, в том числе и нало-
говая, выполняются платежи. Выполняется бухгалтером предприятия.
20
Наибольший интерес для дальнейшего рассмотрения представляет под-
система основной деятельности, как наиболее полно отражающая особенности
предприятия.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Для проектирования выбирается автоматизация основной деятельности
предприятия, а именно – аренда автомобильной техники.
Арендные отношения регламентируются гл. 34 «Аренда» Гражданского
кодекса РФ. В договоре аренды участвуют две стороны:
арендодатель (наймодатель) — собственник имущества, а также
иные лица, управомоченные законом или собственником сдавать имущество в
аренду на возмездной основе, за плату;
арендатор (наниматель) — получатель имущества, который ис-
пользует его в своих целях в соответствии с назначением имущества или усло-
вием, оговоренным в договоре.
Основным документом, регламентирующим отношения сторон, явля-
ется договор аренды. Граждане и юридические лица свободны в заключении
договора, поэтому он заключается на началах добровольности и полного рав-
ноправия сторон. Понятие договора аренды излагается в ст. 606 ГК РФ.
Условия договора определяются по усмотрению сторон, и в договоре
аренды, в частности предусматриваются:
состав и стоимость передаваемого в аренду имущества, его точное
описание;
сроки действия договора аренды;
распределение обязанностей сторон по полному восстановлению и ре-
монту арендованного имущества;
права и обязанности арендатора в отношении арендованного имуще-
ства;
размеры и порядок внесения арендной платы;
21
возможности и условия выкупа арендованного имущества;
обязанность арендодателя предоставить имущество в соответствии с
договором (инструкции по эксплуатации, технический паспорт, укомплекто-
ванность и т. п.);
возвращение имущества после аренды (могут быть оговорены и дру-
гие условия).
В обязательном порядке в договоре оговариваются обстоятельства, ко-
торые стороны считают бесспорными и очевидными. Их нарушение ведет к
прекращению действия договора и имущественному расчету.
Каршеринг - вид пользования автомобилем, когда одна из сторон не яв-
ляется его собственником. Это вариант аренды автомобиля у профильных ком-
паний (чаще всего для внутригородских и/или коротких поездок) или частных
лиц (на любой срок и расстояние поездки — по договоренности).
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель
предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное вла-
дение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической
эксплуатации.
Организация, предоставляющая услуги каршеринга (далее арендода-
тель, исполнитель) обязана: владеть предоставляемыми в аренду транспорт-
ными средствами на установленных законом основаниях (право собственно-
сти, лизинг, другие) с правом их передачи в аренду (ст. 608 Гражданского ко-
декса РФ); зарегистрировать Транспортные средства, предоставляемые испол-
нителем в аренду, в установленном законом порядке; иметь подтверждение
соответствия технического состояния требованиям нормативных документов;
заключить договоры ОСАГО в отношении передаваемых исполнителем в
аренду транспортных средств.
Исполнитель (арендодатель) обязан довести до сведения потребителя
(арендатора) информацию о себе и предоставляемых услугах, которая должна
содержать:
22
наименование организации, место нахождения (юридический ад-
рес) и режим работы; для ИП: ФИО, адрес места осуществления деятельности,
режим работы, сведения о государственной регистрации и наименовании за-
регистрировавшего его органа.
сведения об основных потребительских свойствах услуги – в част-
ности, виды аренды (почасовая, посуточная, длительная), транспортные сред-
ства, предоставляемые в аренду (марка, модель, год выпуска, вид управления
– ручное управление, автоматическая трансмиссия, пробег автомобиля, имею-
щиеся и ранее устраненные недостатки),
цены на оказываемые услуги,
сроки оказания услуг;
сведения о подтверждении соответствия услуг установленным
требованиям – документы, подтверждающие право исполнителя на предостав-
ление транспортных средств в аренду, сведения о прохождении транспорт-
ными средствами технического осмотра, технического обслуживания,
правила и условия эффективного и безопасного использования
услуг,
дополнительные услуги и их стоимость – например, предоставле-
ние детского удерживающего устройства.
В соответствии со ст. 643 далее ГК РФ договор аренды транспортного
средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме.
Имущество сдается в аренду вместе со всеми его принадлежностями и
относящимися к нему документами. В целях соблюдения Правил дорожного
движения и обеспечения безопасности дорожного движения арендодатель
должен передать потребителю обязательные документы и принадлежности на
автомобиль: регистрационные документы (паспорт транспортного средства
или свидетельство о государственной регистрации транспортного средства);
полис ОСАГО без ограничения лиц, допущенных к управлению транспортным
средством; ключи от замка зажигания, багажника, сигнализации; знак аварий-
ной остановки; медицинскую аптечку; огнетушитель.
23
При передаче транспортного средства в аренду потребителю может быть
составлен акт приема-передачи автомобиля, в котором должны быть указаны
имеющиеся повреждения и недостатки транспортного средства, в том числе
неявные, на момент заключения договора.
Вопрос сдачи автомобиля по завершении аренды с точки зрения права
никак не урегулирован. Указание в договорах каршеринговых компаний на
необходимость сдачи автомобиля в технически исправном состоянии не пред-
полагает какого-либо документального подтверждения. Чаще всего использо-
вание автомобиля считается прекращенным после нажатия кнопки «Завер-
шить аренду» в приложении.
Арендодателем может быть установлена почасовая, посуточная оплата
или оплата в зависимости от километража пробега машины за время аренды.
Оплата должна быть установлена в твердой сумме, вносимой периодически
(например, по истечению каждых суток пользования машиной) или единовре-
менно. В подтверждение оплаты потребителю должен быть выдан кассовый
чек или иной бланк строгой отчетности.
При оказании услуги можно выдавать Акт выполненных работ.
Исходя из этого, можно построить диаграмму декомпозиции основного
процесса (рисунок 6).
24
Рисунок 6 – Декомпозиция подсистемы «Основная деятель-
ность»
В подсистеме выделены процессы:
1) Учет техники: учет техники в наличии, в аренде, в ремонте и т.д;
2) Работа с клиентами: прием заказов, подбор техники и заключение до-
говора аренды;
3) Передача в аренду и возврат: выдача и прием техники, фиксация со-
стояния до и после аренды;
4) Учет платежей: учет платежей за аренду в соответствии с договором,
определение задолженностей и соблюдения графика платежей.
1.2.3 Анализ информационных потоков проектируемой задачи
Процесс оформления аренды на предприятии выполняется следующим
образом:
1) Заключается договор с клиентом. Договор включает срок аренды,
условия (почасовая оплата или посуточная), условия оплаты (предоплата,
25
оплата по факту, оплата частями), характеристики передаваемого оборудова-
ния.
2) Договор подписывается представителем предприятия и клиентом;
3) На основании договора составляется акт приема-передачи техники,
в котором отражено техническое состояние техники на момент передачи. Акт
составляется совместно клиентом и механиком предприятия.
4) При получении техники на основании договора формируется акт вы-
полненных работ, в котором определяется фактический срок аренды; также в
акте определяется фактическая стоимость аренды.
5) Составляется акт приема-передачи, в котором определяется техниче-
ское состояние техники на момент получения от клиента. Акт составляется
совместно клиентом и механиком предприятия.
6) Определяется сумма платежа с учетом возможных платежей за неис-
правную технику, выставляется счет клиенту.
Схема документооборота приведена на рисунке 7.
26
Договор
(проект)
Акт приема-
передачи
(передача)
Акт
выполненных
работ
Менеджер Клиент
Механик
Заключение
договора
Составление
акта приема-
передачи
Формирование
счета клиенту
Операция
Исполнитель
Договор
(подписанный)
Получение
техники из
аренды
Составление
акта приема-
передачи
Счет
Акт приема-
передачи
(прием)
Рисунок 7 – Схема документооборота
Оценка потока документов приведена в таблице 3.
Таблица 3
Оценка потока информации
Документ
Количество
документов
за год
Трудовые за-
траты на 1 до-
кумент, мин
Трудовые за-
траты за год,
час
Договор
7300
5
608
Акт приема-передачи
14600
2
487
Акт выполненных работ
7300
5
608
Счет
10800
1
180
Итого:
1883
Недостатки существующей системы: