27
- Низкая производительность за счет отсутствия возможности формиро-
вания одних документов на основании других. Из-за этого многие документы
приходится формировать заново, например, документ «Акт выполненных ра-
бот» мог бы формироваться на основании договора автоматически, что сокра-
тило бы время на его составления;
- Большой бумажный документооборот, так как сотрудники разных под-
разделений (менеджеры и механики) не работают в единой базе и вынуждены
обмениваться бумажными документами;
- Низкая оперативность работы, поскольку нет возможности оперативно
получить требуемые данные о платежах клиента, о состоянии техники и т.д.
Разрабатываемая система должна позволить сократить время составле-
ния документов минимум в 2 раза и повысить оперативность получения необ-
ходимой информации за счет использования единой информационной базы.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и за-
щиты информации
Обеспечение информационной безопасности на предприятии возложено
на сотрудников предприятия. Отдельной службы информационной безопасно-
сти на предприятии нет. Недостаток этого подхода в том, нет возможности га-
рантировать бесперебойную работу оборудования и программного обеспече-
ния. Качественного обеспечения защиты от несанкционированного доступа,
защиты данных и проверки прав пользователей не проводится.
Все программное обеспечение на предприятии лицензионное, что сни-
жает уязвимость системы.
На предприятии отсутствует управление локальными паролями, пользо-
ватели заводят их по своему усмотрению. Поэтому особенно важным является
обеспечение грамотности пользователей в вопросе выбора, хранения, пере-
дачи паролей.
На предприятии отсутствует система обнаружения вторжения (IDS), ко-
торая позволяет выявлять/блокировать попытки взлома ЛВС и оповещать об
28
этом администратора. Необходимость применения IDS и ее место в комплекс-
ной системе безопасности возникает по мере развития информационных тех-
нологий, которое происходит как на стороне владельца информационной си-
стемы, так и на стороне злоумышленника. Межсетевого экрана и антивирус-
ного ПО становится недостаточно, если есть вероятность получения контроля
над системой (ОС, СУБД) со стороны несанкционированного пользователя.
К сильным сторонам существующей системы можно отнести антивирус-
ную защиту. Антивирусные базы обновляются ежедневно на сервере и на ра-
бочих станциях. Регулярно отслеживаются новые уязвимости и соответ-
ственно обновления для используемого программного обеспечения. Антиви-
русная защита выполняется с помощью ESET NOD 32 для серверов и рабочих
станций.
Для контроля за информацией, передаваемой по сети в настоящее время
используется программный брэндмауэр ОС Windows, что не отвечает совре-
менным требованиям по защите информации от злоумышленников.
Предлагается использовать программно-аппратный межсетевой экран
для разделения сети организации на несколько сегментов, передача данных
между которыми осуществляется согласно правил политики безопасности (от-
делить сеть пользователей от серверов баз данных, домена, а также всю сеть
от ГИС «Интернет».
Данное решение позволит, во-первых, закрыть доступ к внутренней сети
извне – злоумышленники не смогут скачать данные организации. Во-вторых,
для пользователей устанавливаются определенные правила доступа к ресур-
сам интернета. Благодаря этой функции можно запретить доступ к социаль-
ным сетям, тем самым повысить производительность сотрудников компании.
С точки зрения физической защиты данных, защита ЛВС достаточно
надежна, но имеет ряд уязвимостей. На предприятии действует пропускной
режим, помещения, где установлены рабочие станции, запираются на ключ.
Кабельная система защищена коробами, кабель расположен достаточно вы-
соко и надежно закреплен.
29
Анализ существующей системы защиты информации позволяет сделать
выводы о том, что в первую очередь необходимо уделить внимание организа-
ционным средствам защиты информации.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автомати-
зации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На сегодняшний день на рынке программного обеспечения имеется до-
статочно большое количество разнообразных систем автоматизации деятель-
ности по аренде. Для анализа систем можно использовать следующие крите-
рии:
- Стоимость: включая стоимость приобретения и стоимость эксплуата-
ции;
- Функциональность;
- Возможность расширения функциональности;
- Простота настройки и эксплуатации.
Для сравнения рассмотрим следующие приложения:
Мобильное приложение Rent in Hand от компании «Rent in Hand»
подходит для разных типов прокатных бизнесов, занимающихся прокатом и
арендой любого инвентаря: от велосипедов до строительной техники, от авто-
мобилей до недвижимости. Мобильное приложение и веб-панель для учета
проката и аренды позволят организовать и контролировать работу на любом
мобильном устройстве из любой точки мира. Мобильные приложения вклю-
чают в себя следующие разделы: Клиенты, words.inventories, Аренды,
words.rental_locations, Настройки, Профиль. В качестве дополнительных мо-
дулей подключаются так же модули магазина и мастерской. Стоимость: 3000
руб/месяц.
Программа «Автопрокат» от компании «PSoft» предназначена для
комплексной автоматизации компании проката автомобилей. Она ведет учет
договоров проката, платежей и взаиморасчетов с клиентами, историю каждого
30
автомобиля (в том числе все затраты и платежи по автомобилю), формирует
все необходимые для работы документы и отчеты. Внешний вид и содержание
печатаемых документов может настраиваться пользователями. Предусмот-
рено резервирование автомобилей; имеется наглядный график занятости авто-
мобилей (шахматка). Гибкая настройка тарифов: тарифы, зависящие от числа
дней проката, почасовые тарифы, тарифы за перепрокат, тарифы выходного
дня и пр. Поддержка особых тарифных планов для корпоративных клиентов.
Имеется система разделения доступа сотрудников к различным функциям и
отчетам. Программа может работать в сети на нескольких рабочих местах, а
также возможно соединение через интернет. Одновременно в системе ведется
учет всех финансовых операций, формируется отчетность и аналитические
данные о всей деятельности вашей компании. Стоимость лицензии на 1 рабо-
чее место – 9000 руб, лицензия бессрочная.
Специализированная программа учета аренды проката — «Аренда-
Софт» от фирмы «АрендаСофт». В отличие от офисных программ, учет
аренды в ней ведется не в больших таблицах, а в формате удобных карточек.
В ней отображается вся история взаимодействия с клиентами в хронологиче-
ском порядке. Для реализации эффективного управления собственностью, раз-
работана веб-ориентированная среда со следующими базами данных: аренда-
торы, договора, начисления, платежи, свободные и занятые площади и т.д.
«АрендаSoft» поддерживает экспорт и импорт документов с различных редак-
торов, а также может интегрироваться с 1С. CRM-система позволяет сэконо-
мить материальные и временные ресурсы, оптимизировать финансы, улуч-
шить контроль за задолженностью, автоматизировать систему документообо-
рота и увеличить эффективность работы отдела по аренде. Стоимость 9900
руб/месяц для 5 пользователей.
Сравнительный анализ приложений приведен в таблице 4.
31
Таблица 4
Характеристики оборудования
Критерий
Rent in Hand
Автопрокат
АрендаSoft
Стоимость
3000 руб/месяц
9000 руб/раб.
место единовре-
менно
9900 руб/месяц
для 5 пользовате-
лей
Функциональность
Недостаточная для
решения задачи
Достаточная для
решения задачи
Недостаточная для
решения задачи
Возможность рас-
ширения функцио-
нальности
Частично (через
дополнительные
модули)
Нет
Нет
Простота
настройки и экс-
плуатации.
Простой
Простой
Простой
Таким образом, можно сделать вывод, что наилучшим по соотношению
стоимость/функциональность является программа «Автопрокат», но и она не
является оптимальным выбором, поскольку отсутствует возможность расши-
рения функциональности. Наилучшим решением для предприятия является
собственная разработка системы с определенным функционалом и возможно-
стью наращивания функционала после внедрения системы.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует несколько стратегий автоматизации:
1) Хаотичная (кусочная) автоматизация является одним из наиболее не-
эффективных видов инвестирования средств для развития предприятия. Под
автоматизацией понимается отсутствие стратегического плана создания и раз-
вития. При таком подходе процесс внедрения информационных технологий
определяется локальными сиюминутными задачами, а не реальными потреб-
ностями бизнеса. В этом случае предприятие получает разрозненные приклад-
ные системы, стоимость интеграции которых может быть сравнима с ком-
плексным решением.
Выбрав эту стратегию можно сэкономить время и средства на разверты-
вание системы. Но при возможной последующей в будущем модернизации,
которая будет затрагивать полную автоматизацию, использование системы бу-
дет не рациональным и экономически невыгодным.
32
2) Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации
отдельных производственных или управленческих подразделений предприя-
тия, объединенных по функциональному признаку. Подобный подход автома-
тизации выбирается, когда у предприятия не хватает инвестиций на автомати-
зацию в полном объеме или существующие участки дают большой экономи-
ческий эффект. Часто данная автоматизация применяется на производствен-
ных участках.
3) Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию от-
дельных направлений деятельности предприятия. Отличительной чертой от
автоматизации по участкам является, что деятельность предполагает участие
в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование ко-
торых связано с автоматизируемым направлением. Конечным результатом ав-
томатизации по направлениям может быть полная автоматизация компании.
4) Полная автоматизация подразумевает собой систему, состоящую из
большого количества элементов различных уровней и различного назначения.
К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленче-
ские процедуры, функции и т. д. Это позволяет использовать один алгоритм
для расчета схожих задач. Так же исключается необходимость дублирования
различных справочников в разных системах, так как всё собрано в одной. Есть
и минусы полной автоматизации. Полная автоматизация требует значитель-
ных финансовых и временных затрат, а также очень точного и тщательного
планирования.
Данный проект предполагает автоматизацию не всего набора функций
по автоматизации деятельности предприятия, поскольку функции бухгалтер-
ского учета уже автоматизированы. Кусочная автоматизация является неэф-
фективной. Поэтому подходит автоматизация по направлениям.
33
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Автоматизация задачи может быть осуществлена несколькими спосо-
бами (рисунок 8).
Рисунок 8 – Способы приобретения ИС
Самым очевидным способом для компании является приобретение гото-
вого продукта. Однако данное решение имеет ряд недостатков:
1. Излишний функционал готовых решений, который делает работу с
программами неудобной.
2. Высокая стоимость готовых решений.
3. Невозможность доработки, модернизации.
Другой вариант приобретения ИС - покупка и доработка готового про-
дукта, если есть такая возможность. Данный вариант удобен тем, что основной
функционал уже заложен в программе, но добавить недостающие функции
всегда возможно. Остальные недостатки, присущие готовым продуктам, оста-
ются.
Третий вариант – заказ продукта у разработчика «под ключ» имеет сле-
дующие преимущества:
- учитывает все требования заказчика вплоть до интерфейса системы;
- обычно предполагает обучение персонала и сопровождение системы,
то есть возможность доработки и модернизации;
- отсутствуют излишние функции в программе.
Приобретение
ИС
Покупка
готового
решения
Покупка и
доработка
решения
Собственная
разработка
Заказ решения
"под ключ"
34
Основным недостатком данного варианта является высокая стоимость
подобной разработки.
Последний вариант – это создание собственной системы своими силами.
В этом случае все недостатки готового решения устраняются. Стоимость та-
кого решения складывается в основном из стоимости платформы разработки,
но если использовать уже имеющиеся средства (например, платформу
«1С:Предприятие»), то стоимость решения минимизируется.
Сравнительный анализ способов приобретения ИС приведен в таблице
5.
Таблица 5
Сравнительный анализ способов приобретения ИС
Способ при-
обретения
Достоинства способа приобре-
тения
Недостатки способа
приобретения
Покупка гото-
вого решения
- простота решения;
- быстрое воплощение решения.
- излишний функционал
готовых решений, кото-
рый делает работу с про-
граммами неудобной;
- высокая стоимость го-
товых решений;
- невозможность дора-
ботки, модернизации.
Покупка и до-
работка ре-
шения
- простота решения;
- быстрое воплощение решения;
- основной функционал уже зало-
жен в программе, но добавить недо-
стающие функции всегда возможно.
- излишний функционал
готовых решений, кото-
рый делает работу с про-
граммами неудобной;
- высокая стоимость го-
товых решений.
Заказ реше-
ния «под
ключ»
- учитывает все требования заказ-
чика вплоть до интерфейса си-
стемы;
- обычно предполагает обучение
персонала и сопровождение си-
стемы, то есть возможность дора-
ботки и модернизации;
- отсутствуют излишние функции в
программе.
- высокая стоимость раз-
работки.
Собственная
разработка
- учитывает все требования заказ-
чика вплоть до интерфейса си-
стемы;
- обычно предполагает обучение
персонала и сопровождение си-
стемы, то есть возможность дора-
ботки и модернизации;
- отсутствуют излишние функции в
программе.
- невысокая стоимость разработки.
- возможно потребуется
длительное время для
разработки решения
35
В результате принято решение разработать собственную систему на
платформе «1С:Предприятие 8.3».
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспече-
нию
Для решения поставленной задачи необходимо разработать информаци-
онное хранилище для хранения следующей информации:
- О передаче техники в аренду: информация служит для заполнения до-
кумента «Договор» и включает данные о клиенте, сроках и условиях аренды,
арендуемом оборудовании, сроках и условиях оплаты;
- О получении техники из аренды: информация служит для заполнения
документа «Акт выполненных работ» и содержит информацию о фактических
сроках аренды (которые могут отличаться от договорных, если это предусмот-
рено договором), фактической оплате (с учетом предоплаты, если это преду-
смотрено договором);
- О состоянии техники в момент передачи клиенту и при получении от
клиента: служит для составления документа «Акт приема-передачи» и ис-
пользуется как основание для передачи техники в ремонт;
- О состоянии техники в каждый текущий момент времени: свободен, в
наличии, в ремонте. Данная информация должна формироваться на основании
документов передачи техники в аренду, получения техники из аренды, пере-
дачи в ремонт и получения из ремонта.
Автоматизация работы с указанными документами предусматривает
наличие условно-постоянной информации в информационном хранилище:
- Информация о технике: государственный номер, номер двигателя,
цвет, марка, года выпуска, а также характеристики, необходимые для подбора
по заказу клиентов: грузоподъемность, мощность и т.д.;
36
- Информация о клиентах: наименование, контактная информация: поз-
волит быстро формировать документы для постоянных клиентов, проводить
поиск и анализ информации;
- Информация о ценах на технику и услуги: эта информация меняется
чаще, чем обновляется парк техники или спектр услуг, поэтому в каждый мо-
мент времени необходимо иметь возможность получить актуальную информа-
цию;
- Информация о водителях: при возврате техники или оказании допол-
нительных услуг используется информация о водителях.
Поскольку данная информация используется одновременно всеми мене-
джерами смены, а также в отдельных случаях – механиками предприятия, то
информационное хранилище должно быть доступно всем одновременно.
Кроме того, вся указанная информация взаимосвязана и представляет собой
единую базу данных. Таким образом, информационное хранилище должно
быть организовано как клиент-серверная база данных, в которой:
- для ввода информации используется клиентское приложение;
- для получения информации используется механизм запросов.
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Реализация программного обеспечения проекта выполняется на плат-
форме «1С:Предприятие 8.3». Это обусловлено следующими факторами:
• в учреждении уже используется система «1С:Предприятие 8.3» для
решения финансовых задач, а следовательно, не потребуется дополнительных
затрат на приобретение средства программирования;
• поскольку в учреждении используется система «1С:Предприятие
8.3», то в перспективе возможна интеграция разрабатываемой системы с учет-
ной программой без дополнительных затрат на создание системы интеграции;
• разработанный в системе «1С:Предприятие 8.3» программный про-
дукт легко масштабируется, дорабатывается, модифицируется без дополни-
тельных затрат;