16
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для анализа бизнес-процессов, связанных с учетом аренды площадей
клиентами компании ООО «Кристалл», воспользуемся функционально-
структурным моделированием этой деятельности. В качестве основной
методологии построения функциональных моделей выступает IDEF0.
Методологию IDEF0 создали американские военные для того, чтобы более
успешно тиражировать бизнес-процессы на предприятиях аэрокосмической
промышленности. В свое время военные столкнулись с проблемой следующего
типа [10].
При проектировании деятельности заводов было замечено, что каждый раз
сотрудники выполняют одни и те же действия при проектировании подсистем
управления, на что уходило много дополнительного времени и ресурсов.
Поэтому возникла идея разработать новый язык, или чертеж, при помощи
которого сотрудники могли бы описать типовые подсистемы управления и при
создании нового завода использовать эти наработки. Язык, которые был создан
для этих целей, лег в основу методологии описания бизнес-процессов на
предприятиях IDEF0.
Данная методология описания бизнес-процессов предполагает указание не
только входов и выходов, но дополнительных входов. Всего в данном стандарте
выделяют три типа входа: первый так и называется вход, второй – управлением,
а третий – механизмами.
Стандарт IDEF0 регламентирует с помощью входа (первый тип входных
данных) показывать объекты, которые преобразуются в данном бизнес-процессе,
это могут быть информационные и материальные потоки. С помощью
управления (второй тип) показывают объекты, которые управляют выполнением
бизнес-процессам. С помощью механизмов (третий тип) необходимо показывать
объекты, которые непосредственно осуществляют данный бизнес-процесс:
сотрудники, технические средства, информационный системы. На выходе бизнес
процесса показывают результат выполнения данного бизнес-процесса.
17
На первом этапе построения IDEF0 модели система представляется как
единое целое. Основная цель данного этапа – выявить входные и выходные
данные, а также механизмы и правила для данной системы. Диаграмма данного
этапа называется контекстной [26].
Учетом аренды площадей занимается отдел по работе с клиентами.
Рассмотрим деятельность отдела по работе с клиентами более подробно.
Контекстная диаграмма изображена на рисунке 1.4 (для построения диаграмм
использовалось CASE- средство AllFusion Process Modeler 7).
Рис. 1.4 Контекстная IDEF0-диаграмма
В качестве входных данных для рассматриваемой деятельности отдела по
работе с клиентами выступают заявки от потенциальных клиентов. Данные
заявки поступают чаще всего на электронную почту в виде писем, иногда - в
виде телефонных звонков, а также список свободных (и сдаваемых в данный
момент) площадей. Выходными данными исследуемой деятельности выступают
договоры на аренду нежилых помещений, заключаемые с клиентами, список со
сданными в аренду площадями и отчеты о деятельности отдела.
18
Механизмами, выполняющими рассматриваемую деятельность, являются
сотрудники отдела по работе с клиентами. Вся деятельность осуществляется в
соответствии с регламентами работы с клиентами.
Следующий этап моделирования бизнес-процессов – декомпозиция
контекстной диаграммы на блоки, составляющие моделируемую деятельность.
Диаграмма декомпозиции изображена на рисунке 1.5.
Рис. 1.5 Диаграмма декомпозиции
Исследуемую деятельность составляют четыре основных бизнес-процесса:
− обработка заявок;
− заключение договора;
− внесение записи в книгу учета сданных площадей;
− формирование отчетов.
При поступлении заявки от потенциального клиента в отдел по работе с
клиентами, её обрабатывает менеджер, затем по результатам данной обработки
менеджер заключает с клиентом договор на аренду и вносит соответствующую
запись в книгу учета сданных площадей.
19
Завершающий бизнес-процесс – формирование отчетности. По мере
необходимости (обычно – раз в месяц) руководитель отдела по работе с
клиентами формирует отчеты.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В рамках данного дипломного проекта рассматривается создание
информационной системы автоматизации учета сданных в аренду площадей. В
настоящее время учет площадей ведется с помощью специальной книги учета.
На каждый год заводится специальная книга, в которой сотрудник,
заключивший договор на аренду того или иного помещения ставит
соответствующую пометку в графе данной площади. В пометке указывается
номер договора, на который заключена аренда и срок истечения действия
договора. В конце года книга сдается в архив компании
Такая организация признана низкоэффективной не только из-за отсутствия
возможности оперативного учета сданных площадей, но из-за большого
количества времени, затрачиваемого сотрудниками на внесение записей, поиск
нужной записи и формирование отчетов.
Автоматизация данного процесса позволит сотрудникам более
эффективно вести учет сданных площадей, а руководителю отдела даст
возможность значительно сократить временные затраты на формирование
отчетов о деятельности отдела, т.к. большинство показателей можно
рассчитывать программно.
В качестве входных данных для автоматизируемого процесса выступают
данные о площадях, сдаваемых в аренду, и клиентах, которые эти площади
арендуют.
В качестве выходных данных выступают данные о сданных в аренду
площадях.
20
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Задача автоматизации учета аренды площадей клиентами компании
предполагает использование вычислительной техники для своего решения.
Рассмотрим текущую схему документооборота для записи в книге учета
сданных площадей (Рисунок 1.6).
Менеджер по работе с
клиентам
1. Добавление
записи о площади в
книг у
2. Дополнение
записи после сдачи
её в аренду
3. Дополнение
записи после
исте чения срока
аренды
5. Формирование
отчета
Зап ис ь в книг е
учета
Зап ис ь в книг е
учета
Зап ис ь в книг е
учета
Отчет
Руководитель отдела
Рис. 1.6 Схема документооборота записи в книге учета сданных площадей
Изначально в книгу вносятся данные обо всех площадях, которые
имеются в собственности компании ООО «Кристалл». Когда какая-то площадь
сдается в аренду, в графе с записью о данной площади делается пометка о том,
какой клиент и на какой срок снял данную площадь. Также указывается номер
договора, дата подписания договора и комментарий, если он необходим.
После того, как истекает срок аренды помещения, либо заключается
новый договор с новым арендатором, либо продляется договор с текущим
арендатором. Также возможен вариант, когда арендатор съезжает и площадь
остается пустой на некоторый срок, а точнее – до тех пор, пока не будет найден
клиент, желающий снять эту площадь.
21
В конце отчетного периода (месяц) руководитель составляет отчет о
деятельности отдела по работе с клиентами, в котором указывается какое
количество площадей было сдано, какое освобождено за текущий месяц, а также
общее количество свободных площадей.
Согласно статистике, в среднем в месяц сотрудники отдела по работе с
клиентами вносят 180 записей в книгу учета аренды площадей. Кроме того, при
обработке входящих заявок необходимо всегда обращаться к книге для
выяснения статуса той или иной площади, которая подходит под требования
клиента. Из справочных данных, время на обработку одного документа (или
записи) составляет 30 минут. Так как среднее количество обрабатываемых
документов (записей) в месяц – 180, то ежемесячные затраты времени на
обработку необходимых записей составит: 30*180 = 5400 мин. = 90 часов.
Дополнительно необходимо ежемесячно составлять отчет о деятельности
отдела по работе с клиентами, что требует в среднем 8 часов рабочего времени в
месяц. Таким образом, временные затраты на учет аренды площадей составляет
90+8=98 часов в месяц.
Внедрение информационной системы позволит значительно снизить
время, которое сотрудники затрачивают на внесение данных об арендованных
площадях в книгу учета. Прогнозируемые затраты времени на эти операции
после внедрения разрабатываемой ИС – 10 минут на обработку одного
документа (или записи), что позволит высвободить на обработку такого же
количества записей 20*180 = 3600 мин. = 60 часов рабочего времени, а
автоматизация составления ежемесячного отчета о деятельности отдела по
работе с клиентами – высвободить 4 часа рабочего времени.
Кроме того, возможность автоматического отслеживания статуса той или
иной площади позволит сотрудникам отдела по работе с клиентами получать
оперативную информацию о каждой интересующей их площади. Также
руководитель сможет значительно сократить затраты времени на формирование
отчета, т.к. подсчет всех показателей будет выполняться в автоматическом
режиме.
22
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В компании «Кристалл» большое внимание уделено вопросам
информационной безопасности и защиты информации. Для обеспечения
информационной безопасности имеются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы, такие как:
1. Регламент информационной безопасности:
− доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
− доступ к использованию программного обеспечения, которое
настроено и сконфигурировано специально под требования компании.
2. Регламенты использования ресурсов локальной вычислительной сети,
сети Интернет и электронной почты.
Информационная безопасность и защита информации обеспечиваются на
двух уровнях: программном и аппаратном.
Программный уровень включает в себя настройку политики безопасности
Microsoft Windows Server 2012:
а) права доступа;
б) права пользователя системы на чтение, запись и исполнение каких-либо
данных;
в) парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на программные
продукты, такие как: Антивирус Касперского, 1С);
г) ведение логирования основных действий пользователей.
Аппаратный уровень включает в себя хранение ключей от серверной в
закрытом сейфе и доступ в серверное помещение только одного сотрудника
(системного администратора), а также периодические резервные копирования
данных, хранимых на сервере организации.
Кроме того, в компании используется ежеквартальная смена паролей на
доступ к ключевым ресурсам (1С, авторизация в операционной системе на
пользовательских ПК, базы данных, файловые серверы и т.д.).
Ответственным за информационную безопасность является системный
администратор.
23
Также в обязанности ответственного за информационную безопасность и
защиту информации входит постоянный мониторинг наиболее опасных угроз:
− утечка данных;
− халатность служащих;
− вирусы;
− хакеры;
− кража оборудования;
− аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения предприятия занимает утечка данных. А именно
нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков:
персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок,
интеллектуальная собственность организации. Поэтому в обязанности
системного администратора также входят контроль прав доступа к
корпоративной информации на файловый сервер, мониторинг электронной
почты сотрудников, контроль интернет-канала путем закрытия доступа к
социальным сетям.
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней информационной безопасности. К
нарушителю применяются одна или несколько санкций:
1) выговор;
2) строгий выговор;
3) штраф;
4) «принудительно-добровольное» увольнение из компании;
5) увольнение из компании согласно статье и с заведением уголовного
дела.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В качестве возможных видов программных продуктов, которые могут
подойти для решения поставленной задачи, рассмотрим информационные
24
системы, предназначенные для учета финансовых показателей предприятий,
занимающихся сдачей в аренду различных площадей.
Критерием анализа необходимой информационной системы, необходимой
для автоматизации поставленной задачи является:
- стоимость разрабатываемой информационной системы;
- качественная информационная защита;
- централизация информационного фонда системы;
- структурирование данных в виде, удобном для проектировщика или
разработчика;
- расчет показателей.
Рассмотрим существующие программные продукты. Первый
программный продукт – комплект программ от компании 1С, а именно 1С:
Аренда и управление недвижимостью [31].
Главным продуктом является 1С: Предприятие. Далее на основе 1С:
Предприятия формируется целая линейка различных конфигураций,
предназначенных для предприятий различной направленности. Каждая
конфигурация включает только те функции и возможности, которые
необходимы для работы предприятия конкретной сферы деятельности.
Все составляющие системы программы 1С: Аренда и управление
недвижимостью можно разделить на Технологическую платформу и
Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор
различных механизмов, используемых для автоматизации экономической
деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии
учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая
конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы
экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому
законодательству. Также существует возможность доработать стандартную
конфигурацию под нужды конкретной компании, используя набор стандартных
компонентов [14].
Среди достоинств платформы 1С: Аренда и управление недвижимостью
следует выделить:
25
− программа очень гибка в настройках, в любой момент времени
квалифицированный специалист может внести корректировки в исполняемый
код конфигурации;
− в стандартную конфигурацию программы встроено большое
количество унифицированных документов по ведению отчетности и
формирования выходной документации;
− широкие возможности интеграции 1С с другими программными
продуктами;
− частный выпуск обновлений платформы, в которых исправляются
недоработки и ошибки предыдущих версий;
− унифицированный интерфейс: сотрудник, работавший раньше в
любой программе, созданной на базе 1С легко разберется в интерфейсе другого
продукта.
К недостаткам программы следует отнести:
− высокая стоимость программного обеспечения (порядка 38 тыс.руб.
за одну лицензионную копию;
− сложный интерфейс для неопытных пользователей;
− большое количество лишних для рассматриваемого магазина
настроек, отчетов и форм;
− необходимость иметь в штате или на аутсорсинге специалиста для
обслуживания программного обеспечения, его обновления и настройке.
Следующий программный продукт – Программа учета аренды
недвижимости от компании «Easysoftware» [32].
Основные функции программы для учета аренды:
− удобный каталог объектов недвижимости;
− быстрый поиск объектов по всем характеристикам;
− календарь занятости объектов;
− база клиентов с нужной информацией;
− учет и контроль расчетов с клиентами;
− учет расходов;
− автоматический расчет и выплата зарплаты сотрудникам;