26
− отчеты по объектам, сотрудникам, клиентам, платежам и другие;
− автоматические напоминания об окончании сроков аренды,
платежах и других событиях;
− СМС и E-mail рассылка клиентам из программы;
− печать документов по шаблонам: договоры, счета, акты и другие
документы;
− экспорт данных в Excel, Word и PDF;
− импорт данных из Excel;
− интеграция приложения с сайтом и электронной почтой.
Основным недостатком программного продукта является ее слабая
информационная незащищённость.
Третий программный продукт – Программа расчетов с арендаторами
«Аренда» от компании «PiSoft» [33].
Программа «Аренда» предназначена для автоматизации расчетов с
арендаторами торговых центров, рынков и т.п. Она ведет расчет платежей за
аренду по месяцам, позволяет выставлять ежемесячные счета за аренду, ведет
учет платежей арендаторов и взаиморасчетов с ними, позволяет оценить
эффективность объектов аренды, формирует все необходимые документы и
отчеты. Имеется развитая система разделения доступа сотрудников к различным
функциям и отчетам. Программа может работать в сети на нескольких рабочих
местах, а также возможно соединение через интернет.
Основным недостатком данной программы стоит выделить прежде всего
отсутствие качественной поддержки пользователей и редкий выпуск
обновлений, не чаще одного раза в 6 месяцев.
Таким образом, разработка собственного программного продукта в
данном случае будет оптимальным вариантом.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
При выполнении автоматизации какой-либо деятельности, или отдельной
её части, выделяют несколько этапов, следующих друг за другом, проходя
которые исполнитель решает поставленную задачу автоматизации. Обычно
выделяют три этапа автоматизации [30].
27
На первом этапе выполняют анализ стратегии развития, как всего
предприятия, так и только автоматизируемой деятельности.
На втором этапе решения задачи автоматизации выполняется поиск,
выделение и обработка всей информации и данных, которые даже косвенным
образом затрагивают автоматизируемую деятельность. Основная задача этого
этапа – составить перечень данных, которые необходимы для выполнения
автоматизируемой деятельности.
Следующий этап – выдвижение конкретных предложений для каждой
автоматизируемой задачи, которые помогут достигнуть поставленной цели:
снизить нагрузку на сотрудников, увеличить их производительность и т.д.
Вообще, выделяют четыре возможных варианта стратегии автоматизации
предприятия:
− кусочная (или хаотичная) автоматизация;
− автоматизация по участкам;
− автоматизация по направлениям;
− комплексная автоматизации.
Кусочная автоматизация характеризуется отсутствием единой стратегии
автоматизации предприятия. Какие-то процессы и работы автоматизируются
хаотически, отдельными фрагментами различных информационных систем и
программных продуктов, что в последствии приводит к значительным затратам
для корректировки результатов хаотичной автоматизации [15].
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию отдельных
производственных участков организации, имеющих общее функциональное
значение, или выполняющих сходный набор функций. Данный вариант
автоматизации выбирают, если внедрение информационных технологий на
каком-то участке производства даст значительный экономический эффект
(устранение потерь при производстве, сокращение количество сотрудников
и т.д.).
Автоматизация по направлениям предполагает автоматизировать
отдельные направления деятельности предприятия.
Комплексная автоматизация подразумевает полную автоматизацию всех
подразделений и всех направлений деятельности организации [25].
28
Для данного дипломного проекта была выбрана стратегия автоматизации
по участкам. Основная причина – четкое выделение границ автоматизируемого
бизнес-процесса. Кроме того, данная стратегия автоматизации, по сравнению с
другими, лучше всего подходит: кусочная автоматизация сама по себе носит
негативный характер из-за своей хаотичности, автоматизация по направлениям
невозможна по той причине, что учет аренды площадей, не отдельное
направление деятельности компании, а лишь внутренний процесс, необходимый
для корректного взаимодействия сотрудников и своевременного оказания
требуемых клиентам услуг. Комплексная автоматизация также не подходит для
автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса, исходя из её определения.
Выбранная стратегия автоматизации по участкам включает в себя
следующие этапы:
− анализ области деятельности компании;
− анализ стратегии дальнейшего развития компании;
− определение стратегических свойств разрабатываемой системы;
− определение функциональности системы;
− анализ существующих разработок;
− выбор стратегии автоматизации;
− выбор способа приобретения;
− определение архитектуры;
− формирование бизнес-плана решения задачи.
В настоящее время имеется два возможных варианта решения задачи
автоматизации: подгонка готового программного продукта под бизнес-процессы
организации, либо создание нового программного продукта под конкретные
условия выбранного предприятия.
В данном дипломном проекте был выбран второй вариант – создание
нового программного продукта под конкретные условия компании «Кристалл».
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Под способами приобретения информационных систем понимают
действия от момента принятия решения о необходимости автоматизации задачи
29
с помощью ИС до момента, пока информационная система не будет внедрена в
компании. Существует несколько способов приобретения информационных
систем [9]:
− разработка (самостоятельная и заказная);
− покупка готовой информационной системы;
− покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
− аренда.
Ниже будут рассмотрены все четыре выделенных способа на предмет их
применения к автоматизации учета аренды площадей клиентами в компании
ООО «Кристалл».
Для того, чтобы купить готовое решение, необходимо его выбрать.
Выбранное решение должно полностью соответствовать не только требованиям,
диктуемыми организацией автоматизированной задачи, но и общей структуре
бизнес-процессов всей компании. Данный вариант возможен, однако в
большинстве случаев будет выбран программный продукт, который будет
перегружен ненужным функционалом (который тоже будет включен в стоимость
покупки).
Заказ разработки программного продукта автоматизации выбранной
задачи у сторонних разработчиков позволит устранить проблему, описанную
выше, и будет приобретена информационная система, полностью
удовлетворяющая структуре бизнес-процессов компании. Однако, при
изменении и реинжиниринге бизнес-процесса в будущем возможно потребуется
ее переработка, что выльется в итоговое увеличение стоимости приобретения
ИС.
Покупка и доработка возможна, если требуется небольшой объем
доработки, данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что
часто вызывает затруднения из-за отсутствия развернутой документации [23].
У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:
− улучшает инновационные возможности компании за счет
взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими
большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;
30
− обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного
изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и
дешевле найти новых поставщиков с необходимыми возможностями и
ресурсами, чем перестраивать внутреннюю деятельность компании, ликвидируя
одни мощности и ресурсы и создавая новые;
− ускоряет приобретение ресурсов и навыков;
− позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно
выполняются силами компании, и тех, которые стратегически целесообразно
сохранить под ее контролем [3].
Однако в этом случае компания рискует вывести за свои пределы
слишком многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и
возможностей. В таких случаях компания утратит виды деятельности, которые в
течение длительного времени обеспечивали ей успех на рынке.
Поэтому в рамках данного дипломного проекта информационная система
для автоматизации учета аренды площадей будет разрабатываться в компании
собственными силами.
Разрабатываемая информационная система будет включать весь
необходимый функционал, и учитывать все особенности работы и пожелания
сотрудников данной компании, так как будет являться индивидуальным
(уникальным) продуктом, что позволяет быстро изменить функциональность в
соответствии с требованием внутреннего заказчика.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение комплекса задач, которые поставлены
перед дипломным проектом, организовано в виде реляционной базы данных, в
которой хранится вся информация о сдаваемых в аренду площадях, а также
документов, являющимися выходными для данной информационной системы
[5].
Реляционная модель хранения данных, используемая в данном дипломном
проекте, представляет объекты предметной области и взаимосвязи между ними в
31
виде таблиц, при этом все операции над этой базой данных сводятся к
манипулированию таблицами [28].
Обоснование выбора формы хранения данных в памяти ЭВМ.
Разработанная система с использованием базы данных позволяет:
− централизовать информационный фонд системы;
− произвести структурирование данных в виде, удобном для
проектировщика или разработчика;
− рассчитывать показатели.
Входными данными для информационной системы являются данные о
клиентах, площадях и сдаче в аренду клиентам этих площадей. Все входные
данные формируются путем заполнения специальных форм на сайте и
сохраняются в базе данных.
На форме добавления нового клиента неисправности указываются:
− наименование клиента;
− адрес;
− телефон;
− электронная почта;
− ФИО контактного лица;
− ИНН;
− КПП;
− банковские реквизиты расчетного счета;
− комментарий.
На форме добавления новой площади:
− наименование площади;
− адрес;
− площадь;
− вид площади (офисная, производственная, склад, гараж).
При регистрации факта сдачи в аренду какой-либо площади одному из
клиентов указываются следующие данные:
− клиент, которому сдается площадь;
− площадь, которая сдается;
32
− номер договора;
− дата заключения договора;
− срок действия договора;
− ответственный сотрудник;
− комментарий (опционально).
Формы, с помощью которых формируются входные данные, содержат
поля для ввода каждого атрибута, кроме клиента, которому сдана площадь, и
ответственного сотрудника (эти данные фиксируется системой автоматически),
также стоит отметить, что атрибут «вид площади» заполняется на основании
таблиц-справочников базы данных.
Всего в информационной системе используется три справочника:
− пользователи;
− виды площади;
− роли пользователей.
Выходными данными деятельности информационной системы
автоматизации учета аренды площадей является отчет о деятельности отдела по
работе с клиентами за определенный период.
Этот отчет включает следующие параметры:
− какое количество площадей было сдано;
− какое количество площадей освобождено за текущий месяц;
− общее количество занятых и свободных площадей на дату
формирования отчета.
Отчет выводится с помощью специальной пользовательской формы в виде
таблицы и скачивается в виде файла Microsoft Excel.
Для каждого входного документа и справочных данных используются
кодификаторы, предназначенные для идентификации каждой записи.
Описание используемых классификаторов приведено в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Используемые идентификаторы
№ пп
Наименование кодируемого
множества объектов
Значность
кода
Мощность
кода
Система
кодирования
1
Идентификационный номер
клиента
4 9999 Порядковая
33
2
Идентификационный номер
площади
4 9999 Порядковая
3
Идентификационный номер
сдачи площади в аренду
4 9999 Порядковая
4
Идентификационный номер
вида площади
4 9999 Порядковая
5
Идентификационный номер
пользователя
4 9999 Порядковая
6
Идентификационный номер
роли
4 9999 Порядковая
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Под программным обеспечением информационных систем понимают
перечень программ, которые необходимы для обеспечения работы
информационной системы, а также непосредственной её реализации.
В программное обеспечение принято включать как общесистемные
программные продукты (операционная система и пр.), так и специальные
(средства разработки, интерпретаторы и компиляторы программного кода и т.п.).
Для реализации информационной системы автоматизации обслуживания
заявок необходимо выбрать язык программирования для создания
пользовательского интерфейса и систему управления базой данных для
организации хранения информации в виде базы данных.
В качестве языка программирования был выбран язык Delphi [29].
Сегодня можно услышать, что время Delphi безвозвратно ушло в прошлое.
Можно привести статистику (по данным TIOBE Index) популярности языков
программирования по состоянию на июнь 2019 и сравнение с 2018 годом. Delphi
упорно держится в первой двадцатке и демонстрирует прирост в две позиции.
Таблица 1.3
Динамика колебаний популярности Delphi
Июнь 2019
Июнь 2018
Изменение
Язык
Рейтинг
Динамика
1
1
Java
15.004%
-0.36%
2
2
C
13.300%
-1.64%
3
4
Python
8.530%
+2.77%
4
3
C++
7.384%
-0.95%
5
6
Visual Basic .NET
4.624%
+0.86%
6
5
C#
4.483%
+0.17%
7
8
JavaScript
2.716%
+0.22%
8
7
PHP
2.567%
-0.31%
9
9
SQL
2.224%
-0.12%
34
10
16
Assembly language
1.479%
+0.56%
11
15
Swift
1.419%
+0.27%
12
12
Objective-C
1.391%
+0.21%
13
11
Ruby
1.388%
+0.13%
14
60
Groovy
1.300%
+1.11%
15
18
Go
1.257%
+0.38%
16
14
Perl
1.173%
+0.03%
17
19
Delphi/Object Pascal
1.129%
+0.25%
18
17
MATLAB
1.077%
+0.18%
19
13
Visual Basic
1.069%
-0.08%
20
20
PL/SQL
0.929%
+0.08%
Существенным преимуществом Delphi является низкий порог вхождения,
то есть язык легко усваивается, интуитивно понятен. Важными достоинствами
языка Delphi являются простота и дружелюбие, за счет которых достигается
высокая скорость разработки приложений. Язык программирования является
составной частью системы быстрой разработки программных приложений RAD
Delphi.
Delphi 7 - язык программирования высокого уровня, имеющий следующие
особенности:
− набор операторов языка отражает принципы структурного
проектирования и позволяет записывать достаточно сложные алгоритмы в
лёгкой и элегантной форме;
− синтаксис языка достаточно несложный и включает в себя
возможности объектно-ориентированного программирования;
− язык лёгок для изучения;
− позволяет работать с базами данных;
− позволяет составлять отчёты;
− наличие компилятора с возможностью компоновки исполняемых
файлов под операционные системы семейства Windows.
В качестве системы управления базами данных в текущей
информационной системе была выбрана СУБД от компании Microsoft. Microsoft
SQL Server 2012 Express – мощная и надежная бесплатная система управления
данными, обеспечивающая функциональное и надежное хранилище данных для
веб-сайтов и настольных приложений. СУБД MS SQL Server 2012 Express
35
наделена всеми необходимыми возможностями. В частности, система обладает
следующими преимуществами:
− обеспечивает высокую надежность и устойчивость к различным
сбоям;
− позволяет осуществлять доступ к данным посредством ЛВС;
− обладает развитой системой репликации, позволяющей избегать
конфликтов изменений и чтений информации при многопользовательском
доступе к БД.
Операционная система, для которой будет сделана ИС - Microsoft
Windows [17]. Выбор этой системы обусловлен тем, что пользовательский
интерфейс Microsoft Windows намного лучше и проще в настройке по сравнению
с операционными системами с открытым исходным кодом. Это связано с тем,
что Microsoft Windows спроектирована так, что даже самые простые
пользователи могут адаптироваться к интерфейсу. Также доля Windows на
рынке составляет около 90% и из-за своей большой пользовательской базы
Microsoft Windows имеет большую экосистему и поддерживает большое
количество программ, позволяющих пользователям выбирать программы в
соответствии с их потребностями, многие из которых также являются
бесплатными.
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
Под техническим обеспечением информационных системы понимают
совокупность технических средств, которые предназначены для работы
информационной системы, а также сопроводительная к этим средствам
документация [20].
Разрабатываемый программный продукт автоматизации учета аренды
площадей разрабатывается в виде программы для персонального компьютера
под управлением операционной системы Windows.
Так как выбрана клиент-серверная СУБД, значит, подразумевается, что
должны быть и сервер, и клиенты. Минимальные значения технических
характеристик компьютера для клиента, на котором будет выполняться
разработанная программа:
− тактовая частота процессора не менее 2 Ггц;