27
Таблица 1.4
Характеристики объёма информационных потоков
Наименование
документа
Частота
возникновения,
раз/год
Трудовые
затраты на
обработку
одного
документа,
чел.-
час/док.
Трудовые
затраты на
обработку
документов
в год,
чел.-
час/год
Эффективность
Анкета
клиента
233
0,8
186,4
75%
Анкета объекта
236
1
236
80%
Договор
аренды
233
1
233
80%
Отчёт
256
1,2
307,2
90%
Итог
4
962,6
Ставка специалиста отдела вторичного жилья составляет 400 руб./ч. Итак,
сумма, затраченная на создание договора аренды, составит:
C
договор
=400руб./ч*233ч=93200руб.
После введения ИС время, затраченное на один подобный документ, будет
составлять 0,2 час/док. Соответственно, в год: 46,6 чел.-час/год. Стоимость
составит: C
’
договор
=400руб./ч.*46,6 ч=18640 руб.
Экономическая эффективность составит: С=93200руб.-
18640руб.=74560руб.
Рассчитанный экономический эффект показан лишь на примере одного
вида документа и одного специалиста. С увеличением документов и
специалистов, эффект будет увеличиваться.
Отсюда делаем вывод: внедрение вычислительной техники в процесс учёта
заказов и клиентов - выгодно.
28
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Главной целью любой системы информационной безопасности является
обеспечение устойчивого функционирования объекта, предотвращение угроз его
безопасности, защита законных интересов Заказчика от противоправных
посягательств, недопущение хищения финансовых средств, разглашения,
утраты, утечки, искажения и уничтожения служебной информации, обеспечение
нормальной производственной деятельности всех подразделений объекта.
Другой целью системы информационной безопасности является повышение
качества предоставляемых услуг и гарантий безопасности имущественных прав
и интересов клиентов.[5, c. 232]
Согласно ГОСТу 350922-96, защита информации (обеспечение
информационной безопасности) - это деятельность, направленная на
предотвращение утечки защищаемой информации, несанкционированных и
непреднамеренных воздействий на защищаемую информацию. Информационная
безопасность актуальна как для предприятий, так и для госучреждений. С целью
всесторонней защиты информационных ресурсов и создаются комплексные
системы по защите данных.[12, c.67]
Система обеспечения информационной безопасности (СОИБ) представляет
собой совокупность мер организационного и программно-технического уровня,
направленных на защиту информационных ресурсов организации от угроз
безопасности. Экономический эффект от внедрения СОИБ проявляется в
снижении величины возможного материального, морального и иных видов
ущерба, наносимого организации, за счет мер, направленных на формирование и
поддержание режима ИБ.
Система информационной безопасности строится на основе
международного стандарта по обеспечению информационной безопасности
ISO 17799 («Нормы и правила при обеспечении безопасности информации»).
Стандарт ISO 17799 содержит общие рекомендации по организации системы
информационной безопасности, обеспечивающей базовый уровень безопасности
информационных систем, характерный для большинства организаций. При этом
стандарт описывает вопросы, которые должны быть рассмотрены при
29
проектировании системы информационной безопасности, и не накладывает
ограничений на использование конкретных средств обеспечения безопасности
компонентов инфраструктуры. Стандарт ISO 17799 содержит следующие
разделы, описывающие различные аспекты безопасности информационных
систем:
Стратегия информационной безопасности – описывает
необходимость иметь поддержку высшего руководства компании путем
утверждения стратегии информационной безопасности;
Организационные вопросы – дает рекомендации по форме
управления организации, оптимальной для реализации системы
информационной безопасности;
Классификация информационных ресурсов – описывает
необходимые меры по обеспечению безопасности информационных
ресурсов и носителей информации;
Управление персоналом – описывает влияние человеческого
фактора на информационную безопасность и меры, направленные
на снижение соответствующего риска;
Обеспечение физической безопасности – описывает мероприятия
по обеспечению физической безопасности компонентов
информационной инфраструктуры;
Администрирование информационных систем – описывает
основные аспекты безопасности при работе с серверами, рабочими
станциями и другими информационными системами;
Управление доступом – описывает необходимость четкого
разграничения прав и обязанностей при работе с информацией;
Разработка и сопровождение информационных систем – описывает
основные механизмы обеспечения безопасности информационных
систем;
Обеспечение непрерывности бизнеса – описывает мероприятия
по обеспечению непрерывной работы организаций;
Обеспечение соответствия предъявляемым требованиям –
описывает общие требования к системам информационной безопасности
30
и мероприятия по проверке соответствия систем информационной
безопасности этим требованиям.
Система информационной безопасности предусматривает обеспечение
защиты компонентов информационной инфраструктуры от рисков нарушения
безопасности ИТ - ресурсов и связанных с ними ИТ-сервисов.[3, c. 59]
Система информационной безопасности представляет собой
интегрированный комплекс административных мер и программно-технических
средств по обеспечению безопасности информационных ресурсов. Для
реализации системы информационной безопасности принципиальной
составляющей является административная часть системы, в которую входят:
процесс обеспечения информационной безопасности, входящий
в систему администрирования и обеспечивающий контроль над
функционированием системы информационной безопасности
(см.раздел СА настоящего проекта);
политика информационной безопасности, которая определяет
основные положения и сферу действия системы информационной
безопасности;
политики безопасности использования информационных сервисов,
которые определяют конкретные требования пообеспечению
безопасности компонентов информационной инфраструктуры
безопасности;
процедуры обеспечения политик безопасности, описывающие
средства и мероприятия по реализации требований политик
безопасности и контролю их выполнением (разрабатываются на
этапе реализации системы информационной безопасности). [13,
c.54]
В нашем случае, для обеспечения безопасности приняты следующие меры:
1. на каждом компьютере и сервере используется антивирус и
фаервол, защищающие компьютер каждого конкретного
пользователя и сервер от большинства распространённых угроз.
31
2. используется VPN-сервер, который позволяет выходить в интернет
по зашифрованному VPN-каналу. Следовательно, внутренняя сеть
предприятия не доступна «из вне».
3. Введена политика аутентификации пользователей при работе.
Каждый пользователь имеет свой логин и пароль. Ведётся журнал
регистрации – где автоматически записываются даты входа в
систему и выхода.
4. Введено разграничение доступа к данным. Пользователям доступны
только те данные, которые необходимы для их работы.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим некоторые существующие системы, позволяющие
автоматизировать выбранные процессы.
Кларис - Агентство недвижимости - это удобный web сервис,
обеспечивающий ведение базы данных объектов и заявок на покупку, продажу,
аренду объектов недвижимости, истории действий по каждой заявке.
Программа для риэлторов Кларис позволяет:
создать единую базу данных по всем филиалам агентства
полностью контролировать работу агентов
подбирать варианты предложений для клиентов онлайн
вести историю переговоров по каждому клиенту
работать с системой с любого компьютера, подключенного к
Интернет.
CRM-система WinPeak Недвижимость предназначена для автоматизации
деятельности агентств недвижимости и позволяет организовать полноценную и
эффективную работу по всем основным бизнес-процессам агентства: маркетинг,
продажа услуг, обслуживание клиентов.
Основные достоинства системы: гибкость, развитая система поиска,
импорта и экспорта данных, функционал CRM, подсистема колл-центра,
32
подсистема управления процессами и документооборотом, разделение прав
пользователей, блок отчетности.
Гибкость: реализованы возможности выбора и настройки
реквизитов объектов, используемых в системе и добавления новых
видов объектов («визуальная» настройка карточек). Имеется
большое количество настроенных объектов, библиотек реквизитов,
поставляемых с системой.
Функционал CRM: возможность ведения детальной информации о
клиентах и риэлторах, фиксация контактов, работы с клиентами на
всех этапах: заявка, сделка, взаимодействие после продажи,
повторные продажи.
Развитая система поиска: поиск по всем доступным пользователю
реквизитам объекта, в том числе по множественным критериям и
добавленным реквизитам. Сохраняемые настройки поиска для
ускорения работы.
Развитая система импорта и экспорта: создание шаблонов импорта,
выбор наборов экспортируемых данных с учетом сортировки,
группировки, фильтрации.
Разделение прав пользователей: на основе частичного доступа к
информации и операциям с ней (видимость, чтение,
редактирование, удаление). Определение ролей пользователей,
например, «Оператор колл-центра», «Руководитель отдела»,
«Брокер», «Маркетолог».
Протоколирование вносимых изменений
Статистика и отчетность: по агентам и операторам, по объектам,
«воронка» продаж, общие отчеты по компании. Подсистема
создания отчетов.
Подсистема Колл-центра.
Решение «ЦМД-софт: Microsoft Dynamics CRM для агентств
недвижимости» является специализированным отраслевым решением на базе
платформы Microsoft Dynamics CRM. Решение предназначено для комплексной
33
автоматизации бизнес-процессов агентства недвижимости от первого контакта с
потенциальным клиентом до завершения обслуживания сделки.
Разработанное ЦМД-софт решение на базе Microsoft Dynamics CRM для
автоматизации агентства недвижимости предоставляет следующие основные
функциональные возможности:
Учёт первичных обращений потенциальных клиентов (покупателей,
продавцов, арендодателей и арендаторов) и организация работы с
ними в соответствии с внутренними процедурами компании;
Учёт и хранение всех данных о выставленном на продажу или сдачу
в аренду объекте недвижимости. В системе предусмотрена
возможность занесения различных видов объектов: квартир,
загородных домов, офисных помещений, торговых площадей,
пентхаусов, таун-хаусов, особняков;
Учет и хранение всех требований клиента-покупателя к
приобретаемой/арендуемой недвижимости. Система позволяет
проанализировать требования покупателей и их изменения с
течением времени. По требованиям покупателя можно осуществить
поиск подходящих объектов из базы недвижимости. При поиске
вариантов риэлтор может откорректировать (сделать менее
строгими) требования к недвижимости и сохранить их в карточке
для последующего поиска и получения уведомления о вновь
появляющихся вариантах;
Автоматический подбор объектов недвижимости из базы компании
в соответствии с требованиями клиента, автоматическое
информирование менеджера о появлении новых объектов
недвижимости в базе, удовлетворяющих зафиксированным
требованиям клиента;
Ведение базы данных партнеров компании (банков, застройщиков,
рекламных агентств, СМИ и т.д.) и их сотрудников;
Планирование взаимодействий с клиентами и партнерами (звонки,
показы, переговоры) и автоматическое напоминание менеджеру о
запланированных событиях (взаимодействиях);
34
Ведение фотобанка объектов недвижимости, хранение всех
электронных копий документов по объектам и сделкам в единой
информационной системе. Автоматически может быть
сформировано коммерческое предложение на основании шаблона,
которое прикрепляется к карточке, а также, не выходя из CRM-
системы, может быть отправлено по электронной почте
потенциальному покупателю или арендатору;
Печать всех документов непосредственно из CRM-системы
(договоров, актов, смотровых ордеров, писем, анкет, коммерческих
предложений и т.д.);
Автоматизация подачи рекламных объявлений и анализ
эффективности различных рекламных источников. Ведется история
публикаций объявлений для каждого объекта недвижимости. Также
предусмотрена схема, при которой взаимодействиями с изданиями
занимается менеджер по рекламе, а объявления могут быть поданы
любым риэлтором (сотрудником) при условии согласования
руководителя отдела;
Учёт и хранение информации по юридическому сопровождению
сделок с отслеживанием срока действия предоставленных
документов, планирование и контроль проведения действий по
юридическому сопровождению сделок;
Контроль комплектности документов по объекту недвижимости,
фиксация предоставленных документов, отчет клиенту о не
предоставленных документах;
Формирование управленческой отчетности (ниже приведены
примеры отчетов решения).
Решение автоматизирует процессы работы со всеми видами и рынками
недвижимости: городская (квартиры, комнаты, машиноместа), загородная
(земельные участки, загородные дома), коммерческая, элитная. Данное решение
включает в себя также функциональность решения «ЦМД-софт: Кредитный
брокер на базе Microsoft Dynamics CRM», что позволяет охватить все стороны
деятельности агентства недвижимости.
35
Данные системы отличаются либо большой сложностью и дороговизной:
«ЦМД-софт: Microsoft Dynamics CRM для агентств недвижимости» и CRM-
система WinPeak Недвижимость, либо система не обладает достаточным
функционалом.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует несколько подходов к автоматизации управления
предприятием:
«Кусочная» или «островная» автоматизация (хаотичная) –
отсутствие стратегического плана. В результате «кусочной»
автоматизации предприятия получают разрозненные прикладные
системы, стоимость интеграции которых сравнима с общей
стоимостью комплексного решения. Зачастую отсутствие единой
стратегии развития автоматизированных систем приводит к
созданию незаконченных фрагментов информационной
инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут
эффективно применяться в практической деятельности
предприятия. При этом предприятие продолжает нести
дополнительные затраты на дублирование функций, которые могла
бы выполнять комплексная информационная система, и
обслуживание трудоемких процедур обмена данными.
Автоматизация по участкам – процесс автоматизации отдельных
производственных или управленческих подразделений
предприятия, объединённых по функциональному признаку,
используется для автоматизации производственных участков в
следующих случаях:
когда финансовые ресурсы предприятия не могут закупить
систему в целом;
существуют участки, где применение автоматизации даёт
значительный экономический эффект;
когда технология производства или другие условия не
позволяют обходиться без автоматизированных систем.
36
Автоматизация по направлениям, например: производство, сбыт,
документооборот, управление финансами и т. д. Используются
системы MRP, MRPII, ERP.
Полная автоматизация управления предприятием.
Мы автоматизируем процесс учёта заказов и клиентов, в этом процессе
участвует специалисты нескольких отделов. Автоматизируется целое
направление деятельности агентства. Автоматизируемый процесс – это один из
основных рабочих процессов компании, его автоматизация даёт сильный
экономический эффект. Следовательно, из рассмотренных стратегий, подходит
лишь одна – «по участкам»
Рассмотрим план, который соотносится с данным типом стратегии:
анализ деятельности предприятия;
согласования проблем со специалистом;
определение технических и информационных требований;
разработка технической спецификации и требований к ИС;
проектирование ИС;
разработка ИС;
тестирование;
внедрение ИС.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Способы приобретения ИС – это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИМ до момента пока ИС не будет
внедрена на предприятия. Какие существуют способы приобретения ИС:
1) разработка: а) самостоятельная б) заказная;
2) покупка ИС: а) покупка отечественной ИС б) покупка зарубежной ИС;
3) покупка + доставка а) самостоятельная б) заказная;
4) аренда. [3, с.89]
Так как требуется достаточно большая система со своими особенностями,
то требуется, либо адаптируемое готовое решение, либо разработка
собственного решения.