15
– 25 настольных персональных компьютеров;
– 14 ноутбуков;
– 23 сетевых принтера.
В БФ «УРАЛ» между компьютерами проведена локальная-
вычислительная сеть, структура которой представлена на рисунке 1.7.
Рисунок 1.6 Структура ЛВС БФ «УРАЛ»
Доступ в сеть интернет защищена с помощью брандмауэра и настроек
подключения. Технология передачи данных по сети – Ethernet. Кабель связи –
витая пара.
Характеристики коммутатора D-LINK DES-1016A/E1B:
– установка: настольный;
– тип: неуправляемый;
– порты 10-100Base-TX: 18 шт;
– скорость: до 100 Мбит/с.
Характеристики маршрутизатора ADSL2+ ASUS DSL-AC68U:
– Стандарты Wi-Fi: 802.11g, 802.11n, 802.11aс, 802.11a, 802.11b;
– Максимальная скорость Wi-Fi:1900 Мбит/с;
– Количество LAN портов: 4;
– Базовая скорость передачи данных: 10/100/1000 Мбит/сек.
На рисунке 1.7 представлена программная архитектура БФ «УРАЛ».
16
Рисунок 1.7 Программная архитектура БФ «УРАЛ»
В таблице 1.1 представлен список программного обеспечения БФ
«УРАЛ».
Таблица 1.1
Программное обеспечение БФ «УРАЛ»
Наименование ПО
Количество
Операционная система специалистов: Microsoft Windows
Professional 10
39
Операционная система на сервере: Microsoft Windows Server 2012
1
Бухгалтерия: 1С: Бухгалтерия 8 ПРОФ
3
Отдел кадров: 1С: Зарплата и Управление персоналом 8
2
Microsoft Office 2013
40
WinRAR
40
Антивирус Касперского 2013
40
Браузеры (Mozilla, IE, Opera, Chrome)
40
Характеристики ПК на рабочих станциях:
процессор - Intel Pentium 1200 MГц;
память (ОЗУ) - 256 Мбайт;
жесткий диск (SSD) – 80 Гбайт;
монитор SVGA, разрешение 800×600;
видеокарта SVGA, 64 Мбайт;
последовательный порт;
клавиатура, мышь.
Характеристики сервера:
процессор - Intel Pentium 2400 MГц;
память (ОЗУ) - 1024 Мбайт;
жесткий диск (SSD) – 80 Гбайт;
монитор SVGA, разрешение 1024×768;
17
видеокарта SVGA, 64 Мбайт;
последовательный порт;
клавиатура, мышь.
1.2. Характеристика задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Целью настоящей выпускной квалификационной работы является
разработка информационной системы учета заявок на благотворительную
помощь, поступающие в БФ «УРАЛ», а также их автоматической сортировки по
категориям и приоритету, учета их обработки.
На данный момент заявки на благотворительную помощь приходят в
печатном виде, хранятся в архивах. Сотрудники БФ «УРАЛ» проверяют
законность и подлинность заявок, сортируют их вручную по приоритетам (в
первую очередь: дети-инвалиды, молодые семьи, пострадавшие от катастроф и
стихийных бедствий, закупка медицинского оборудования медицинским
учреждениям).
Ежемесячно формируется отчет о поступивших заявках, который
передается в Совет Фонда для отбора заявок на одобрение. После чего
утверждается план помощи по месяцам, для перевода денег нуждающимся на
счет.
Заявка включает следующие данные:
ФИО заявителя;
дата заявки;
номер заявки;
ФИО заявителя, паспортные данные, адрес;
вид заявки;
18
способ получения;
комментарии;
сотрудник, принявший заявку;
МКБ;
инвалидность;
общая сумма;
ФИО нуждающегося, паспортные данные, адрес;
документы, приложенные к заявке.
Первоначально сотрудники БФ «УРАЛ» принимают заявки от заявителей,
и распределяют заявки по категориям и приоритету. Согласно внутренним
нормативным документам в первую очередь обслуживаются заявки на оказание
благотворительной помощи детям-инвалидам, молодым семьям, пострадавшим
от катастроф и стихийных бедствий, закупке медицинского оборудования
медицинским учреждениям и т.д.
Ежемесячно сотрудники формируют ежемесячный отчет для Совета БФ,
который рассматривает заявки и принимает по ним решение: одобрить, отказать,
отложить и т.д.
Также сотрудники отдела приема заявок БД «УРАЛ» формируют реестры
одобренных и отказных заявок и передают их для исполнения в другие отделы.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Рассмотрим основные бизнес-процессы по ведению приема и обработки
заявок, поступающих в БФ «УРАЛ» и результатов их обработки с помощью
методологии IDEF0.
На рисунке 1.8 представлена IDEF0-модель AS-IS («КАК ЕСТЬ») [3, 8]
процесса приема и обработки заявок на благотворительную помощь,
поступающих в БФ «УРАЛ».
В качестве входной информации указаны:
– сведения о заявителе;
19
– заявка на благотворительную помощь ;
– результат обработки заявки;
– задание на формирование отчетности.
В качестве управляющих потоков указаны должностные инструкции
сотрудников БФ «УРАЛ», нормативные документы и законодательство РФ.
Рисунок 1.8 Контекстная диаграмма AS-IS
В качестве механизма управления выступают сотрудники БФ «УРАЛ»,
ведущих учет поступающих заявок на благотворительную помощь. Заявки
поступают и хранятся в бумажном виде. Реестры заявок ведутся в формате MS
Excel.
В качестве выходных данных указаны: отчет о заявках за месяц, реестр
заявок по категориям и приоритетам, реестр одобренных заявок, реестр
отказных заявок, сопроводительное письмо о результатах рассмотрения заявки
для заявителя.
На рисунке 1.9 представлена декомпозиция контекстной диаграммы
IDEF0.
Декомпозиция включает следующие блоки:
– принять заявки от заявителей;
20
– распределить заявки по категориям и приоритету;
– сформировать ежемесячный отчет для Совета БФ;
– сформировать реестры одобренных и отказных заявок;
– сформировать отчетность.
Рисунок 1.9 Декомпозиция контекстной диаграммы AS-IS
На рисунке 1.10 представлена декомпозиция блока «Распределить заявку
по категориям и приоритету».
21
Рисунок 1.10 Декомпозиция блока «Распределить заявки по
категориям и приоритету»
Сотрудники БФ «УРАЛ» принимают заявки по электронной почте или в
письменном виде, доставляемые почтой РФ или транспортной компании.
Категория заявки определяется сотрудниками после внимательного
прочтения заявки. Приоритет заявки зависит от ее категории.
Согласно внутренним нормативным документам в первую очередь
обслуживаются заявки на оказание благотворительной помощи детям-
инвалидам, молодым семьям, пострадавшим от катастроф и стихийных
бедствий, закупке медицинского оборудования медицинским учреждениям и т.д.
Ежемесячно сотрудниками БФ «УРАЛ» формируется отчет о
поступивших заявках, который передается Совету БФ для принятия решения о
том, какие заявки следует удовлетворить, а какие отметить как отказные.
Результаты обработки заявок поступают от Совета БФ в виде нового отчета,
аналогично сформированному в конце месяца сотрудниками БФ, в который
добавлены две новые колонки «Результат рассмотрения», «Одобренная сумма».
По новому отчету, который представляет собой результаты обработки
заявок формируются два реестра: одобренные и отказные заявки.
22
На рисунке 1.11 представлена декомпозиция блока «Сформировать
реестры одобренных и отказных заявок».
Рисунок 1.11 Декомпозиция блока «Сформировать реестры
одобренных и отказных заявок»
На каждой печатной форме заявки, принятой от заявителя, ставится штамп
«Одобрено» или «Отказано», делается ее копия и вместе с сопроводительным
письмом для заявителя отправляется на адрес заявителя для оповещения о
принятом решении.
Декомпозиция блока «Формирование отчетных материалов» представлена
на рисунке 1.12.
23
Рисунок 1.12 Декомпозиция блока «Формирование отчетных
материалов»
Первоначально сотрудники собирают требуемую информацию в журналах
учета, которые ведутся в формате MS Excel и бумажных документах. Далее
проводится статистическая и аналитическая обработка полученных данных и
оформляется отчет.
Проанализировав текущую систему приема и обработки заявок на
благотворительную помощь, поступающие в БФ «УРАЛ», были выявлены
следующие проблемы:
– поступающие заявки хранятся в бумажном виде, что требует использования
архивных комнат, отсутствует возможность оперативного поиска заявок
– ежемесячный отчет о поступающих заявках формируется вручную, что
требует значительных трудовых и временных затрат от сотрудников БФ
«УРАЛ»
– оформление результатов обработки заявок и формирование
сопроводительных писем также выполняется вручную и занимает очень
много времени
24
формирование статистической и аналитической отчетности выполняется
вручную, что может привести к ошибкам вследствие воздействия человеческого
фактора.
В результате проведенного исследования текущей системы ведения учета
приема и обработки заявок на оказание благотворительной помощи,
поступающих в БФ «УРАЛ» были выявлены проблемы, которые могут быть
решены с помощью разработки и внедрения информационной системы. Такая
система позволит вести учет поступающих заявок, результатах их обработки,
автоматически формировать ежемесячный отчет для Совета БФ, реестры
одобренных и отказных заявок, сопроводительное письмо для отправки
заявителю, содержащее информацию о результатах рассмотрения заявки.
На рисунке 1.13 представлена IDEF0-модель TO-BE [13, 26] («КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ»), отражающая основные бизнес-процессы по приему и
обработке заявок на оказание благотворительной помощи в БФ «УРАЛ» после
внедрения информационной системы.
Рисунок 1.13 Контекстная диаграмма «TO-BE»
Изменения относительно модели AS-IS:
– добавлен механизм управления – ИС
– добавлен управляющий поток «Руководств пользователя»