25
– реестр заявок будет храниться в БД.
На рисунке 1.14 представлена декомпозиция контекстной диаграммы
«TO-BE».
После внедрения информационной системы в БФ «УРАЛ» после
получения заявки на оказание благотворительной помощи, сотрудники внесут
информацию о заявке в БД, указав при этом категорию заявки. Приоритетность
заявки будет определена автоматически в зависимости от категории заявки.
Ежемесячный отчет для Совета БФ будет формироваться автоматически
информационной системой в порядке приоритетности заявок.
Также, как и прежде результаты обработки заявок будут поступать в виде
отчета, но данные о результатах обработки будут вноситься в БД, что позволит
автоматически формировать реестры одобренных и отказных заявок, а также
сопроводительное письмо для отправки заявителю.
Рисунок 1.14 Декомпозиция контекстной диаграммы «TO-BE»
На рисунке 1.15 представлена декомпозиция блока «Внести заявки в БД,
указать категорию».
26
Рисунок 1.15 Декомпозиция блока «Внести заявки в БД,
указать категорию»
На рисунке 1.16 представлена декомпозиция блока «Внести информацию
о
результатах рассмотрения заявок, автоматически сформировать реестры
одобренных отказных заявок».
Рисунок 1.16 Декомпозиция блока «Внести информацию о
результатах рассмотрения заявок, автоматически
сформировать реестры одобренных отказных заявок»
27
На рисунке 1.17 декомпозиция «Автоматически сформировать
отчетность». Отчетность будет формироваться автоматически на основе данных,
хранимых в БД.
Рисунок 1.17 Декомпозиция блока «Автоматически
сформировать отчетность»
Информационная система будет выполнять выборку данных из БД и их
обработку, а также оформлять отчет. Сотрудники БФ «УРАЛ» будут передавать
информационной системе только период выборки данных.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Проанализировав бизнес-процессы до и после внедрения информационной
системы для автоматизации учета заявок на оказание благотворительной
помощи, поступающих в БФ «УРАЛ» было выявлено, что благодаря внедрению
информационной системы будет увеличена эффективность работы сотрудников
БФ «УРАЛ», ведущих учет заявок на оказание благотворительной помощи за
счет хранения данных в единой БД и реализации возможностей:
– хранения и накапливания данных в единой БД БФ «УРАЛ»;
28
– автоматического определения приоритета заявок;
– автоматического формирования ежемесячного отчета для Совета БФ;
– автоматического формирования реестров одобренных и отказных заявках;
– автоматического формирования сопроводительного письма для отправки
заявителю с данными о резуль татах рассмотрения заявки;
– автоматического формирования отчетности за любой промежуток времени;
– оперативного поиска данных в БД.
На рисунке 1.18 представлена схема документооборота в БФ «УРАЛ» по
учету заявок на оказание благотворительной помощи.
Рисунок 1.18 Схема документооборота
Первоначально заявитель отправляет заявку в БФ «УРАЛ». Сотрудники
БФ «УРАЛ» принимают и накапливают заявки. В конце каждого календарного
29
месяца формируется отчет о поступивших заявках, который передается на
рассмотрение в Совет БФ «УРАЛ», откуда поступает аналогичный отчет с
результатами рассмотрения заявок: одобрено/отказ и сумма благотворительной
помощи.
Получив отчет о результатах рассмотрения заявок, формируются реестры
одобренных и отказных заявок, а также сопроводительное письмо с
результатами рассмотрения заявки, которое отправляется заявителю.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Практически каждая организация понимает необходимость реализации
комплекса мер по обеспечению информационной безопасности своих активов
[21].
Для этих целей составляется и утверждается соответствующий документ
(набор документов), который объясняет основные цели и принципы
предоставления информационной безопасности в этом организации,
сформулированной на уровне ее управления. Этот документ называется
политикой безопасности.
В БФ «УРАЛ» политика безопасности разработана в 2005 году и имеет
внутренний номер ПБ-78/05.
В соответствии с данным руководящим документом в БФ «УРАЛ»
используются следующие правила:
1. На всех компьютерах, находящихся на балансе организации, установлено
антивирусное программное обеспечение.
2. На всех компьютерах установлен и настроен брандмауэр.
3. На компьютерах установлено только лицензионное ПО.
4. Установка программного обеспечения разрешено только администратору.
5. Данные, хранимые на сервере, регулярно копируются на внешнее
запоминающее устройство.
6. Администраторы используют программные комплексы контроля активности
пользователей.
30
7. Компьютеры пользователей имеют защиту с помощью ввода паролей,
которые ежемесячно меняются.
Кроме антивирусных программ используются и технические средства:
модем-роутер, установленный для создания сети, с установленным
программным обеспечением, для обнаружение потенциальных угроз. Также
используется межсетевой экран, существенно повышающий защиту информации
при работе в сети.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на отечественном и зарубежном рынке программного
обеспечения наиболее популярными системами для автоматизации регистрации
заявок являются современные CRM-системы: Мегаплан, WorkFlowSoft,
SupaSoft.
Мегаплан — это отечественная система управления, которая позволяет
ввести регистрация заявок и, следить за их выполнением, хранить базу данных
сотрудников компании, вести историю заявителей и т.д. Разработчики -
одноименная компания Мегаплан. Является полноценным Groupware продуктом.
Само ПО может быть установлено как на личный сервер компании в интранет,
так и арендовано на серверах поставщика решения «Мегаплан» (SaaS). На
сегодняшний день это один из немногих российских программных продуктов,
успешно распространяющихся как SaaS сервис [28].
WorkFlowSoft — это приложение для организации работы компании,
позволяющее оперировать задачами, автоматизировать алгоритм их исполнения,
и контролировать процесс. WorkFlowSoft доступно и как серверное приложение,
и как приложение в Office 365 (разработчик обещает в скорости адаптировать
продукт и для облака Google). В случае работы в облаке все сотрудники
компании и структура организации вносятся в список программы автоматически
и их не нужно добавлять руками [29].
31
SupaSoft – специализированное программное обеспечение для учета
заявок от заявителей и результатах их выполнения [30].
При разработке системы учета заявок было учтено следующее:
– соответствие программного продукта возможностям и принципам работы
рабочего процесса, установившегося в компании;
– возможность адаптации системы к возникающим в компании изменениям;
– возможность ведения базы данных;
– открытость кода;
– возможность создания отчетов по работам;
– наличие поиска по заявкам;
– программный продукт должен иметь понятный интерфейс.
Результаты проведенного сравнения выбранных систем управления
проектами представлены в таблице 1.2. В результате проведенного исследования
существующих систем, который могут использоваться для решения
поставленной задачи, очевидно, что не все системы полностью отвечают
требованиям БФ «УРАЛ», предъявляемым к системе учета заявок на
благотворительную помощь.
Таблица 1.2
Сравнительная характеристика систем управления проектами
Параметры
Мегаплан
WorkFlowSoft
SupaSof
t
Собствен
ная
разработ
ка
Официальный сайт
Megaplan.ru
Workflowsoft.com
Supasoft.tu
-
Компания-
разработчик
Mega-Group
WorkFlowSoft
SoftRu
-
Год выпуска
2009
2008
2010
-
Год последнего
релиза
2018
2015
2013
-
Тип приложения
WEB
WEB
Desktop
Desktop
Работа в локальной
сети без доступа в
сеть Интернет
-
-
+
+
Ведение учета
заявок
+
+
+
+
Сортировка заявок
по нескольким
критериям
+
-
-
+
32
Формирование
собственных
отчетных форм
+
+
+
+
Наличие
возможности
подключения
дополнительных
модулей
+
-
-
+
Загрузка файлов
+
+
+
+
Наличие
технической
поддержки
+
+
-
+
Стоимость
внедрения, руб.
Около
140 000 руб.
Около 180 000
руб.
48 000 руб.
-
Наиболее подходящей системой является Мегаплан, но наличие только
WEB-интерфейса, и работа только по сети Интернет является серьѐзным
препятствием, так как данные, хранимые в заявках должны быть тщательно
защищены, но хранение данных в сети Интернет может привести к хищению
информации и ее противоправному использованию. Desktop-система SupaSoft не
отвечает всем поставленным требованиям. Следовательно, оптимальным
решением поставленной задачи является разработка собственной
информационной системы, отвечающей всем требованиям БФ «УРАЛ».
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Под стратегией автоматизации задачи понимается определение
последовательности действий, которые взаимосвязаны между собой для
решения конкретной задачи [2].
На рисунке 1.19 представлен список основных стратегий автоматизации,
которые могут быть использованы в настоящей выпускной квалификационной
работе.
33
Рисунок 1.19 Стратегии автоматизации
При кусочной автоматизации предприятие приобретает отдельные части
или модули информаинной системы, или несколько таких информационных
систем, которые не могут автоматизировать все бизнес-процессы, а кусочно
вносят вклад в каждый из участков, что непременно приводит к значительным
затратам, беспорядку и увеличению сложности процесса [2].
Автоматизация по участкам используется предприятиясм, которые
приобретают информационную систему для автоматизации определенного
участка, что автоматиирует весь бизнес-процесс, что увеличивает
экономический эффект и снижает трудозатраты персонала. Например,
документооборот, склад и т.д [2].
Автоматизация по направлениям предполагает автоматизаци не
конкретного участка деятельности, а полностью направления деятельности.
Например, учет поставок, отгрузок и продаж товаров и т.д [2].
Комплексная автоматизация преднаначена для автоматизации всех бизнес-
процессов преприятия и подходит больше всего производственных предприятий
[2].
В настоящей выпускной квалификационной работе будет использована
автоматизация по участкам, а именно автоматизация учета заявок на оказание
благотворительной помощи и результатов их обработки Советом
благотворительного фонда, что позволит увеличить качество и достоверность
хранимых данных, а также увеличить производительность работы сотрудников
БФ.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
34
Для реализации выбранной стратегии автоматизации по участкам можно
использовать несколько способов, представленных на рисунке 1.20 [6,7].
Рисунок 1.20 Способы приобретения информационных систем
Покупка готовой информационной системы требует значительных
финансовых затрат. Кроме того, универсальные информационные системы,
рассчитаны на удовлетворение массового спроса и имеют огромное количество
настроек, что увеличивает риск усложнения процессов, а не их оптимизации.
Покупка готовой системы и ее доработка под нужды предприятия
является довольно распространенным решением. Но доработка функционала
увеличивает сроки внедрения системы и автоматизации бизнес-процессов.
Системы, которые требуют привлечения сил разработчиков системы будут
слишком затратные. А доработка системы с открытым кодом требует приема на
работу сертифицированных специалистов.
Разработка информационной системы собственными силами позволит
решить все поставленные задачи предприятия без существенных затрат. Данный
способ подходит для решения узкоспециализированных задач предприятия,
когда готовые информационные системы не отвечают хотя бы на 90%.
Для решения поставленной задачи по автоматизации учета и обработки
заявок на оказание помощи, поступающие в благотворительный фонд
необходимо использовать последний способ приобретения ИС – разработка
новой информационной системы. Так как все рассмотренные готовые системы,
которые представлены на рынке программного обеспечения, соответствуют
требованиям БФ «УРАЛ» максимум на 50-60%, следовательно, даже доработка
готовой системы не позволит удовлетворить заявленные требования.