33
• учет государственных служащих и продление сроков службы, учет
стажа госслужбы и общего стажа, подготовка сведений для отчетов,
представляемых в органы Госслужбе;
• учет нарушений;
• учет наград;
• учет доплат;
• учет постоянных и временных пропусков;
• обеспечение подготовки введения, коррекции, печати приказов и
распоряжений;
• учет личных дел работников и вложений в дело (перечень копий
документов, справок, приказов и распоряжений по работника)
• военно-учетной стол;
• ведение работы в прошлом работника, при этом обеспечена
возможность занесения сведений из файлов Word, если существует
биографическая справка работника в виде файла Word;
• введение и печать отчетов, в том числе и статистического отчета.
• контроль информации на полноту и целостность.
Программный комплекс «Архивное дело» центра компьютерных
Технологий «Инфоплюс» предназначен для автоматизации деятельности
отделения кадров предприятия или организации и обеспечивает хранение
следующей информации:
• организационной структуры предприятия, учитывая подчиненность
структурных предприятий;
• штатного расписания с возможностью накопления информации об
истории создания, переименования и ликвидации структурных подразделений;
• учетных карточек сотрудников организации, в частности карточки
уволенных сотрудников;
• трудовых договоров и контрактов, заключенных с сотрудниками;
• приказов по личному составу и о предоставлении отпусков
• графиков отпусков на каждый календарный год;
34
• календарей рабочих часов в каждый календарный год;
• сформированных пакетов документов персонифицированного учета.
При выборе программного обеспечения следует выделить несколько
ключевых этапов, определяющих успешность проекта автоматизации в целом.
В первую очередь необходимо руководствоваться сравнением начальных
функциональных возможностей систем (типовых конфигураций) с
поставленными задачами.
Вторым этапом является приспособление продукта к требованиям
национального законодательства. Повышенным спросом пользуются системы с
оперативной поддержкой изменений в соответствии с требованиями
законодательства, испытанные в реальной работе на предприятиях РФ.
Следующим этапом является соотношение цены и полезного
функционала сравниваемых систем. При этом необходимо учитывать такие
показатели, как простота использования, быстродействие, необходимые
технические средства, надежность и тому подобное.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы,
используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят следующие
компоненты:
• цели: области деятельности предприятия и последовательность, в
которой они будут автоматизированы
• способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация
• долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов, поддерживаемых на предприятии
• ограничения: финансовые, временные и т.д.
• процедура управления изменениями плана
35
Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать
приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса. В понятие стратегии также должны
входить пути достижения этого соответствия.
Способ автоматизации – «по участкам» (автоматизируется отдельный
участок деятельности контактного центра), выбранный тип стратегии - «узкое
место». Такая стратегия определяется самой постановкой задачи, ведь
автоматизация учета и контроля интервьюеров эта малая часть от всех
существующих бизнес-процессов компании.
Данная стратегия также характерна следующими особенностями: план
внедрения затрагивает преимущественно автоматизируемый процесс,
частичная переподготовка (обучение и инструктажи) нужны только для
сотрудников, принимающих непосредственное активное участие в протекании
процесса (администратор системы, управляющее звено – заинтересованы в
отчетах).
Техническая архитектура проекта состоит собственно с системы учета
кадров, и базы данных. В базе данных хранятся данные о интервьюерах, при
этом стоит разделять штатных сотрудников и сотрудников нанятых по договору
для участия в конкретном проекте (в случае, когда штатные сотрудники не
могут выполнить необходимый объем работ или обеспечить необходимую
оперативность). Эти данные заносятся работником отдела кадров, а система в
свою очередь должна с ними оперировать.
В случае устройства нового сотрудника-интервьюера (СИ), система
должна генерировать специальный бланк, для записи данных, в случае же
увольнения сотрудника, генерируется бланк, в котором указывается причина
увольнения.
36
Рисунок 1.11 – Характеристика деятельности после внедрения
разрабатываемой системы
Рисунок 1.12 – Характеристика деятельности после внедрения
разрабатываемой системы, декомпозиция
37
Система введет учет всех СИ, которые сейчас работают, а так же хранит в
себе список уволенных СИ.
1) Пример данных о СИ:
ФИО: Иванова Екатерина Ивановна
Пол: Женский
Дата рождения: 08.04.1969
Образование: Высшее
Стаж: 28 лет
Должность: интервьюер
Дата приема на работу: 08.04.2014
Оклад: 22000 руб.
Категория: 1 категория
Рисунок 1.13 – Модель потока данных при добавлении нового сотрудника
Система так же должна автоматически определять, стоит ли отправлять
СИ на аттестацию. В случае такой необходимости, данные выводятся в
специальный модуль, и сотрудник отдела кадров (или менеджер по кадрам)
может отправить СИ на аттестацию, и после этого ввести новые данные о
уровне его квалификации.
38
Рисунок 1.14 – Модель потока данных при просмотре аттестации
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
В ходе анализа ситуации, принято решение не покупать готовый продукт
для автоматизации задачи учета. Далее рассмотрим некоторые аргументы
принятого решения.
Одной из основных проблем в функционировании кадрового менеджера
является проблема, связанная с ведением базы данных сотрудников.
Работа отдела кадров организации связана с накоплением большого
количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно
информация храниться на бумажных носителях. При этом трудно осуществить
быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, увольнении,
составлении отчетов. Основанием разработки послужил ряд причин,
возникающих в силу влияния человеческого фактора, которые отрицательно
сказываются на качестве и интенсивности работы отдела кадров:
а) возможность случайной ошибки в ручном заполнении бланков;
39
б) невозможность быстро справиться с большим объемом
информации;
в) сложность поиска необходимой информации;
Целью разработки является максимально возможное устранение
случайных ошибок, перечисленных недостатков существующей системы
работы отдела кадров, и привнесение в нее факторов, положительно влияющих
на качество и сроки выполнения реализуемых в ней функций:
а) уменьшение времени выполнения каждой функции;
б) автоматическое создание документации и отчетов;
в) простой и быстрый поиск;
г) автоматическое проставление дат и табельных номеров;
Выходом из данной проблемной ситуации является необходимость
разработать программу, которая должна полностью решить данные
проблемные ситуации.
Для решения поставленной проблемы существую и готовые решения.
Анализ рынка предложений подобного ПП показал, что сегодня существует
множество альтернативных вариантов программных продуктов обеспечения
автоматизации ведения документации отдела кадров. Среди рассмотренных
продуктов есть и достаточно примитивные разработки и примеры
полнофункциональных систем для крупных компаний и корпораций.
Использование готового продукта – это быстрый, но не всегда
оптимальный путь решения проблемы. Использование готовых продуктов
сопряжено со следующими трудностями:
1. Достаточно высокая цена (в случае полнофункциональных систем)
2. Излишняя степень универсализации, часть функционала никогда не
будет использоваться в связи с отсутствием подобных нужд.
3. Необходимость обучения персонала.
4. Сложности конфигурирования.
5. Сложности, а в большинстве случаев отсутствие возможности,
расширения системы и доработки собственных модулей.
40
6. Отсутствие некоторых обязательных целевых функций.
Это список основных недостатков готовых продуктов в целом, если
анализировать продукты по отдельности – можно, также, выявить
определенные проблемы.
Учитывая эти факторы, представляется целесообразным разработка
собственной информационной системы – ИС «Реестр интервьюеров». Ее
функционал и масштаб может уступать рассмотренным аналогам, но, в то же
время, ее неоспоримым преимуществом должны быть: ориентированность под
нужды конкретной организации (предприятия ООО «Капитал МС») с учетом
его особенностей, возможность поэтапного расширения, интеграция в общую
информационную среду, щадящие требования к аппаратному ресурсу.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Для информационного обеспечения АИС используется база данных, в
которой хранится основополагающая информация, основываясь на которую
система оперирует данными.
Информационное обеспечение – это некая совокупность условий
функционирования системы, под которой предполагают классификацию,
накопление, хранение и кодирование информации в IT-сфере.
Используемые классификаторы и система кодирования
Классификатор - систематизированный свод наименований и кодов
классификационных группировок.
Назначение классификатора:
− систематизация наименований кодируемых объектов;
− однозначная интерпретация одних и тех же объектов в различных
задачах;
41
− возможность обобщения информации по заданной совокупности
признаков;
− возможность сопоставления одних и тех же показателей,
содержащихся в формах статистической отчетности;
− возможность поиска и обмена информацией между различными
внутрифирменными подразделениями и внешними информационными
системами;
− экономия памяти компьютера при размещении кодируемой
информации.
Таблица 1.1 - Классификаторы, используемые в инф. модели
Название таблицы
Пояснение
CoWorker
Интервьюер работающий по договору (не в штате)
CoWorkerEducation
Образование (для нештатных сотрудников)
CoWorkerListOfDismissedeEmployees
Уволенные сотрудники
CoWorkerPreviousJobs
Таблица для хранения данных о предыдущей работе
WorkerTheListOfEmployeesOnLeave
Заявления и план отпусков
Education
Образование (для нештатных сотрудников)
Plan
Сущность (таблица) для хранения недельного плана
занятости сотрудника в проектах
QueueForCertification
Очередь на аттестацию сотрудников (только для
штатных СИ)
StaffWorker
Основной штатный Сотрудник_Интервьюер
TravelledCertification
Пройденные аттестации (только для штатных СИ)
Нормативно-справочная и входная информация системы
Система использует для взаимодействия с пользователем оконный
графический интерфейс, с помощью него у пользователя есть возможность
ввести в базу данных новые записи.
Справочная информация включает:
- сотрудников;
- данные об образовании;
- набор документов (заявление о приеме, заявление на отпуск, заявление
об увольнении);
Оперативная информация:
42
- план занятости сотрудника (Plan).
Макет основного реестра СИ представлен на рис. 1.6, он должен
представлять собой таблицу с детализацией выбранной записи и набором
фильтров по различным критериям (статус, важность и т.д.).
Результатная информация
Результатной информацией системы являются отчеты, согласно
выбранному списку (реестру СИ). Отчеты генерируются в формате Microsoft
Excel Document. Помимо этого программа позволяет первично отфильтровать
заявки по различным критериям.
Код
Имя
Отчество
Фамилия
11
Александр
Сергеевич
Грабовский
8
Елена
Васильевна
Буровская
9
Екатерина
Петровна
Тимошева
10
Артем
Владимирович
Туровский
Рисунок 1.15 – Список штатных интервьюеров (пример тестового набора
данных)
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Ключевым элементом разработки является база данных. Выбор типа базы
данных был сделан в пользу формата *.mdb. Это внутренний формат БД для
СУБД MS Access. Такой выбор был сделан не случайно.
MS Access – это одна из самых популярных и наиболее эффективных в
настоящее время систем управления базами данных. Современные СУБД
предназначены для управления информацией, хранящейся в базе данных и
предоставления пользователям возможности выполнять с этой информацией
любые действия. Предназначенная для профессиональной разработки
программ, база данных MS Access выгодно отличается от конкурирующих
СУБД простотой внедрения и управления, визуально понятным интерфейсом,